Steuerberaterin Farah Razai aus Neuss

»Mit lexoffice arbeiten meine Mandanten ohne Medienbrüche – und dabei gleich auch GoBD-konform«

Steuerberaterin Farah Razai aus Neuss ist froh darüber, digital aufgestellt zu sein und hat früh gelernt, ihre Prozesse zu optimieren.

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Farah Razai ist in Kabul Afghanistan geboren und kam erst mit 19 Jahren nach Deutschland. Nachdem sie die deutsche Sprache gelernt hatte, machte sie zunächst eine kaufmännische Ausbildung zur Kauffrau im Groß- und Außenhandel. Ihrem Kind zuliebe hat sie sich dann für den praktischen Weg der Ausbildung mit anschließender Weiterbildung entschieden und absolvierte 2003 erfolgreich die erste Fortbildung zur Bilanzbuchhalterin.

Carola: Du bist nach deiner Weiterbildung zur Bilanzbuchhalterin erst in der freien Wirtschaft geblieben und nicht sofort in eine Steuerberatungskanzlei gewechselt. Wie ist das für dich gewesen, wie hat sich das auf deine Karriere ausgewirkt?

Farah: Ich bin über diese Entscheidung sehr froh, denn so konnte ich die Prozesse in großen nationalen und internationalen Unternehmen kennen lernen. Ich optimierte daher bereits im Jahr 2003 Prozesse durch Automatisierung: Ich habe zum Beispiel die Lastschrifteinzüge, die Überweisungsläufe und Mahnverfahren über ein ERP-System automatisch abgewickelt. Ich habe den Kontoauszugsmanager in den Unternehmen eingeführt, so dass die Bankbuchungen automatisch abgewickelt wurden.

In vielen mittelständigen Unternehmen laufen diese Prozesse leider auch heute noch nicht automatisch. Im Jahr 2007 war ich dann bei der Einführung der SAP-Software in einem Konzern für den Bereich Finanzbuchhaltung und Controlling als Key-Userin zuständig. Bei dem Projekt habe ich gelernt, wie ein ERP-System aufgebaut ist und wie die Schnittstellen zwischen den einzelnen Bereichen wie Einkauf, Materialwirtschaft, Produktion, Lagerhaltung, Verkauf, Lohn und Finanzbuchhaltung überhaupt funktionieren.

Deswegen kann ich heute Mandanten die Auswertungsmöglichkeiten und die Erstellung von Schnittstellen zwischen den einzelnen Vorsystemen und Datev anbieten. Ich konnte mich übrigens auch mit der Personalführung vertraut machen, was leider bei der klassischen Steuerberaterausbildung vernachlässigt wird.

Farah Razai rhc

Farah Razai

Steuerberaterin Razai Henneberg Consulting
https://www.rhc-stb.de/

Razai Henneberg Consulting, das sind Farah Razai, Steuerberaterin und Dr. Frank Henneberg, Fachanwalt fürs Steuerrecht. Farah: »Ich bringe die Erfahrungen aus der Industrie, freien Wirtschaft und Steuern mit. Dr. Frank Henneberg sammelte seine Erfahrungen im Bereich der Rechtsberatung und Steuern u.a. in der Finanzverwaltung und startete seine Kariere bei der Finanzverwaltung als Dipl. Finanzwirt. Er studierte dann Rechtswissenschaften an der Universität Trier mit dem Schwerpunkt Steuerrecht. Nach seinem Studium promovierte er am Lehrstuhl für Unternehmenssteuerrecht an der Universität Düsseldorf. Der Sitz unserer Gesellschaft ist in Neuss in NRW, das Team besteht aktuell aus den beiden Gesellschaftern, zwei Steuerfachangestellten und einer Auszubildenden.

Bedingt durch die großen Neusser Modehäuser ist die Kanzlei im Bereich Großhandel Textilien/Mode gut vertreten und betreut außerdem Existenzgründer: Wir sprechen Persisch, Chinesisch, Englisch, Türkisch und Bosnisch und können den Mandanten das deutsche Steuerrecht in ihren Muttersprachen erklären, beratend zur Seite stehen. Privatpersonen mit einer einfachen Steuererklärung werden bei uns genauso ernst genommen und sind willkommen, wie Klein- und Mittelständische Unternehmen, ob Handwerk, Dienstleistung oder Industrie.«

Carola: Du warst also bei den Ersten, die gelernt haben, Prozesse klug zu optimieren. Was hat sich seitdem geändert – und gefällt es dir?

Farah: Ich bin immer noch sehr glücklich darüber, diesen Beruf gewählt zu haben und ihn in der jetzigen Zeit auszuüben, in der viele Kanzleibetreiber aufgrund der Digitalisierung Angst um ihre Zukunft haben.

Die Möglichkeiten, die wir heute haben, die gab es früher in der Steuerberatungskanzleien nicht. Es ist einfach viel effizienter so: Der Mandant muss nicht mehr die Unterlagen analog als Pendelordner monatlich in die Kanzlei bringen. Ich arbeite digital mit ihm, er hat den Vorteil, dass er seine Rechnungen mittels eine Software wie lexoffice GoBD-Konform schreibt. Mandanten können Eingangsrechnungen einscannen und den Zahlungsverkehr automatisch mit Hilfe der Texterkennung von OCR abwickeln. Sie können Belege und Quittungen überall mit einem Handy fotografieren und komfortabel via App in das Buchhaltungssystem hochladen. Meine Mandanten sind zum größten Teil digital und dies erleichtert uns enorm die Zusammenarbeit.

»Digital zu arbeiten hat viele Vorteile für die Mandanten, aber auch für uns als Steuerberater: Belege werden komfortabel per App gescannt und hochgeladen, Rechnungen sind mit lexoffice sofort GoBD-konform, Medienbrüche und manuelles Übertragen werden vermieden.«

Farah Razai, Steuerberaterin aus Neuss

Carola: Seit wann arbeitet ihr mit lexoffice? Wie ist es dazu gekommen?

Farah: Mandanten von mir haben bereits 2016 die Ausgangsrechnungen über lexoffice erstellt, so dass ich versucht habe, die Zusammenarbeit über die Weitergabe der Daten über die Datev-Schnittstellen zu nutzen. Viele Steuerberater nutzen die Datev-Software und lexoffice bieten die Schnittstelle an. Es wäre eine ‚Sünde‘, hier einen Medienbruch herbei zu führen und diese wertvollen Informationen manuell einzutippen.

Carola: Das ist schön zu hören. Was gefällt dir persönlich an lexoffice?

Farah: Der Prozess z.B. der Rechnungserstellung ist viel einfacher und kann fehlerfrei laufen. Mandanten müssen nicht mehr per Word und Excel Rechnungen schreiben und dabei die Anforderungen der GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff vernachlässigen.

Das Formular für die Rechnungserstellung wird einmalig konfiguriert und die Stammdaten eingepflegt, der Klient muss sich nur um die Bewegungsdaten kümmern. Sehr praktisch für alle Beteiligten!

Für 2020 planen wir, die wenigen noch analogen Mandanten ebenfalls von den Vorteilen der Digitalisierung zu überzeugen, dabei noch weitere digitale Mandanten hinzu zu gewinnen. Der Erstkontakt kann ja auch digital sein, die Unterlagen können per E-Mail eingehen und das Gespräch kann per Telefon oder Skype erfolgen.

Carola: Ihr seid bereits sehr modern. Wie siehst du die Zukunft der Steuerberaterbranche? In fünf Jahren, in 10 Jahren? Wie bereitest du dich darauf vor?

Farah: Unsere Branche wird sich stark verändern. Felder wie Buchhaltung, die bisher einen festen Bestandteil des Umsatzes ausgemacht haben, werden automatisiert werden und somit wegfallen. Die Buchhaltung muss nicht mehr analog erstellt werden.

Wir können schon heute sehen, dass die Buchhaltungsprogramme dank OCR- Erkennung vieles automatisch erkennen. Die künstliche Intelligenz wird uns die einfache Arbeit zwar wegnehmen, dadurch werden wir aber die Chance haben, das zu tun, wofür wir ausgebildet wurden: Wir sind Steuerberater – die Beratung käme bei der reinen Erledigung von Buchhaltung zu kurz. Digitalisierung wird dafür sorgen, dass wir die Zeit dafür haben, Mandanten in ihren wirtschaftlichen Belangen zu beraten.

Wie bei den Haushaltsgeräten, die haben Hausfrauen ja auch nicht den ‚Job‘ weggenommen, sondern ihn erleichtert und ihnen Möglichkeiten für größere und wertvollere Aufgaben gegeben. Was jetzt bei allen Veränderungen noch oft fehlt, ist die entsprechende Fortbildung der Mitarbeiter, deren klassische Aufgaben sich ja gerade sehr ändern.

Carola: Apropos Mitarbeiter. Auch Eure Kanzlei, wie so viele in der Steuerberaterbranche aktuell, ist aktuell auf der Suche nach Mitarbeitenden.

Farah: Das stimmt. Unsere Branche leidet wie alle anderen Branchen in Deutschland unter Fachkräftemangel. Deshalb versuchen wir auch selber auszubilden.

Ich habe zum Beispiel dieses Jahr eine chinesische Auszubildende aufgenommen, die in China ein abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre absolviert und die ersten praktischen Erfahrungen dort gesammelt hat. Wir haben eine neue Herausforderung – mit der wir auch andere Wege gehen sollen. Wenn unsere Schulabsolventen lieber studieren wollen, dann müssen wir auf andere Ressourcen zurückgreifen.

Digitalisierung bietet uns außerdem große Möglichkeiten, Mitarbeitern einen Home-Office-Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Denn wenn die Unternehmen in den Ballungszentren um Mitarbeiter kämpfen, können wir doch den Mitarbeitern in ländlichen Gebieten einen Homeoffice-Arbeitsplatz anbieten. Außerdem ist sehr wichtig, für ein gutes und gesundes Betriebsklima zu sorgen – denn nur zufriedene Mitarbeiter bleiben dem Unternehmen treu.

Die Zufriedenheit kommt den Mandanten natürlich auch zugute.

Carola: Das stimmt, und dass Ihr als Steuerberater eure Mandanten auch auf Persisch, Chinesisch, Englisch, Türkisch und Bosnisch betreuen könnt, ist natürlich auch ein Highlight. Vielen Dank für das spannende Gespräch.

Farah: Vielen Dank für die Gelegenheit, mich vorzustellen und das Interview!

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  • Foto: Steuerberaterin Farah Razai aus Neuss
Über den Autor
Carola Heine
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