Sebastian Wieland

»Wir haben für unsere Kanzlei viele Systeme durchprobiert – mit lexoffice passt alles«

Steuerberater Sebastian Wieland von Appelt & Wieland

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Das Motto des Teams der Steuerkanzlei Appelt & Wieland lautet: »Wir sind nicht gern in der Situation, reagieren zu müssen. Es ist immer besser, als Erster Bescheid zu wissen.« Ähnlich gründlich prüfte die Kanzlei verschiedene Systeme, um für die optimale digitale Zusammenarbeit mit Mandanten zu sorgen. Wir freuen uns, dass die Wahl dann auf lexoffice gefallen ist.

Sebastian Wieland

Sebastian Wieland

Steuerberater Appelt & Wieland
https://www.appelt-wieland.de/

Sebastian Wieland hat an der TU München sowie der Columbia University (New York) Betriebswirtschaftslehre studiert. Im Anschluss hat er drei Jahre für eine große europäische Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft gearbeitet, bevor er im März 2015 in den Familienbetrieb wechselte. Im April 2016 wurde er zum Steuerberater bestellt.

Carola: Lieber Sebastian, vielen Dank, dass du dir die Zeit für ein Gespräch über das Thema »Kanzlei der Zukunft« genommen hast. Spannend ist die Bandbreite der Antworten, wenn man Steuerberater*innen fragt, wie sie in ihren Kanzleien die Digitalisierung vorantreiben: Der eine sagt „Das beginnt mit den Prozessen bei mir im Büro.“

Der nächste sagt: „Das beginnt bei den Mandanten, die müssen zuerst bereit sein, sich digital aufzustellen.“ Der dritte meint: „Das fängt an damit, dass ich die passenden Mitarbeiter finde.“ Und der vierte „Das fängt mit Weiterbildung für alle in meiner Kanzlei an, anders geht es nicht.“ Am Ende wünschen sich alle ähnliche Ergebnisse, doch die Ansätze sind unterschiedlich. Wie war das denn bei euch, in eurer Kanzlei?

Sebastian: Der digitale Wandel fängt auch für uns ganz klar bei den internen Themen und Prozessen an. Von den meisten Mandanten darf man nicht erwarten, dass sie in Begeisterung ausbrechen, auch wenn es inzwischen einige gibt, die auch digitale Wünsche äußern. Primär beginnt der erfolgreiche Wandel aber intern, mit verbesserten Prozessen, die dann ja auch die Zusammenarbeit mit Mandanten vereinfachen.

Carola: Du hast 2012 angefangen zu arbeiten. Wie digital bist du damals eingestiegen?

Sebastian: Als ich zu uns in die Kanzlei gekommen bin, hatten wir schon einen ganz guten digitalen Stand. Das papierbasierte Arbeiten, Papiere aus Ordnern heraussuchen müssen, das hat mir schon immer widerstrebt. So etwas muss doch irgendwie digital gehen über ein DMS-System: Dass du da eben nicht Ordner wälzen musst, um an die Informationen zu kommen – sondern über einen digitalen Prozess schnell an die archivierten Informationen herankommst.

Carola: Du sagst, ihr hattet bereits einen ganz guten digitalen Stand. Auch da muss ich mal nachhaken, denn es gibt ja auch Menschen, die einen Scanner für die Eingangspost haben und denken, sie sind innovativ – und andere sitzen in einer komplett durchdigitalisierten Kanzlei und klagen, dass es blöderweise nicht voran geht mit dem digitalen Deutschland.

Was verstehst denn du persönlich unter »Wir waren digital schon gut aufgestellt«? Beziehungsweise: Was hast du 2012 darunter verstanden, denn da war die Welt bekanntlich noch nicht so straff durchgetaktet wie heute … und was verstehst du jetzt darunter?

Sebastian: Ganz früh war unsere Kanzlei dran, was externe Rechenzentren angeht. Um es kurz zu erläutern, ich bin 2015 in die Kanzlei mit eingestiegen, die meine Mutter 1990 gegründet hat. Damals haben wir bereits mit einer ASP-Lösung gearbeitet. Ich glaube, bei uns läuft schon seit 2007 oder 2008 alles über externe Rechenzentren, das finde ich recht früh.

Und DMS oder beziehungsweise den DATEV-Vorreiter der DMS – ich glaube, der ist 2010 oder so eingeführt worden. Auch relativ früh. Das meinte ich damit, dass wir damals schon gut aufgestellt waren, als ich dazukam – wir haben zum Beispiel Daten nicht auf Papier, sondern bereits digital getauscht. Als ich in unsere Kanzlei kam, haben zum Beispiel Mandanten mit übersichtlicheren Einkommenssteuererklärungen ihre Belege bereits digital per Mail geschickt, das war normal. Wie du schon selbst gesagt hast, unter Digitalisierung verstehen die Leute 100 verschiedene Sachen, jeder hat da irgendwie fast eine eigene Definition.

Carola: Die Basis habt ihr also intern geschaffen, habt Ihr dann auch aktiv versucht, Prozesse zu etablieren, um analoge Mandanten zu digitalisieren? Oder habt ihr jeweils gewartet, bis jemand kam, der sagte: „Ich will digital arbeiten“?

Sebastian: Sowohl als auch. Ich habe an der TU München studiert, die hat ein Gründerzentrum. Auch durch meine Beziehungen dorthin – dank Studium an der TU – haben wir darüber relativ viele junge Mandanten gewonnen, die gleich von Anfang gesagt haben: „Wir wollen digital arbeiten. Und nur so und gar nicht anders.“ Das ist der eine Schritt, dass wir in den letzten Jahren viele Mandanten hinzugewonnen haben, die nur digital arbeiten wollen. Der andere ist tatsächlich die Digitalisierung der Bestandsmandanten.

Wir haben das natürlich nicht mit der Brechstange gemacht, der Ansatz war so ein bisschen, sich zunächst auf die zu konzentrieren, die offen dafür sind und bei denen es daher etwas bringt. Schließlich hat es keinen Zweck, bei einem Unternehmer, der das vielleicht nur noch drei bis fünf Jahre macht, gegen eine gut funktionierende Papierbuchführung anzugehen – weder lassen wir den im Stich, noch drücken wir gewaltsam unsere Modernisierungsideen durch.

Carola: Es gibt auch Kanzleien, die einfach sagen: Wir arbeiten jetzt nur noch so, und alle die nicht mitziehen, sind eben weg. Als Teilnehmende an der Zielgruppe finde ich es sehr schlau, wie Ihr das macht. Mir und sicher nicht nur mir geht es jedes Mal enorm auf die Nerven, wenn mir jemand die Optimierung seiner eigenen Prozesse aufdrücken will, so etwas muss freiwillig erfolgen.

Es ist also meiner Meinung nach eine clevere Entscheidung zu sagen: Wir gucken, wo es sinnvoll ist und digitalisieren die, bei denen es passt und nicht um jeden Preis alle und mit der Brechstange, das finde ich sehr kundenfreundlich. Für konservativ aufgestellte Steuerberater ist es sehr typisch, sich zu überlegen, was den eigenen Abläufen dient und als Mandant stehst du dann davor und hast keine Wahl, als dich der fremden Optimierung zu beugen, ob es gerade passt oder nicht. So sieht erfolgreicher Wandel aus Kundensicht nicht aus, dass man den Kuchen serviert und sagt „jetzt wird gegessen, was auf den Tisch kommt“. Euer Modell „Hier ist der Kuchen. Den kannst du haben. Und wenn nicht, dann eben nicht.“ Finde ich tatsächlich klug, vor allem auf langfristige Kundenbindung gesehen. Die meisten Menschen brauchen ja viele Jahrzehnte lang beratende Unterstützung, ein guter Start kann entscheidend sein.

Sebastian: Ja, aber die Schwierigkeit besteht auch darin, sich nicht zu verzetteln: wenn man zu weit in zu vielen Themen mitspielt, läuft man Gefahr, dass die internen Prozesse sich überhaupt nicht mehr standardisieren lassen. Wir als Kanzlei sind für ganz viele Sachen offen: Wir haben viele Systeme ausprobiert, mit denen wir zusammenarbeiten könnten. Da gibt es dann welche wie lexoffice, wo wir sagen: „Super, das passt.“ Und es klappt. Dann gibt es wieder andere, wo man sagt: „Ah, lieber nicht.“ Das alles macht es komplex. Das ist sicher die eine Seite.
Auf der anderen Seite ist es für mich ganz wichtig, jeden Mandanten individuell zu sehen und nicht eine vorgefertigte Lösung überzustülpen. Das haben wir auch kurz mal ausprobiert, es hat uns dann darin bestärkt, es doch lieber anders zu machen.

Mit lexoffice Mandanten machen wir es ganz häufig so, dass wir sagen: Okay, anfangs setzen wir uns zwei, drei Stunden zusammen. Wir buchen exemplarisch gemeinsam mal die Belege durch – dabei können wir dann auf Dinge hinweisen, die wir als häufige Fragen oder Problemquellen kennen. Oder Missverständnisse, wie die Vorsteuer von Versicherungen ziehen – Dinge, die immer dann passieren, wenn jemand noch nie zuvor Buchhaltung gemacht hat. Wir haben für uns erkannt, dass es sich lohnt, sich diese Zeit zu nehmen – einerseits als Investition in eine gute Beziehung zum Mandanten. Andererseits haben ja wirklich beide Seiten etwas davon, weil wir dann auch zeiteffizienter dann den Abschluss machen können, die Gewinnermittlung.

Der Mandant hat eine bessere Buchführung und wir haben weniger Arbeit, müssen weniger korrigieren und anpassen. Wenn die Mandanten konkrete Vorteile haben, sind sie auch offen für weitere digitale Vorschläge und ändern wirklich ihre Prozesse, statt einfach nur die Belege zu scannen und zu erfassen.

Carola: Jetzt mal wieder aus Mandantensicht, also aus der Sicht einer Person, die den ganzen Tag lang viele andere unternehmerische Dinge tun muss: Als Laie packe ich erst mal in das digitale System, was vorher in Ordnern gelandet ist und die ganzen anderen Vorteile, wenn ich sie mir nicht selbst gesucht habe, erschließen sich erst nach und nach.

Wenn jetzt bei mir einer ankommt und sagt „Das machst du jetzt gefälligst so, das ist für mich praktischer“, dann hätte ich ihm erklärt, dass ich erst mal mit meinen normalen Sachen Geld verdienen muss und mich nicht so ohne weiteres instrumentalisieren lassen kann, weil ich ja anfangs auch gar nicht abschätzen kann, was dann tatsächlich ganz wichtig ist und wo nur jemand ein bisschen an mir verdienen will.

Ich muss schon neben anderen Faktoren auch durch eigene Überlegungen dahin kommen, wo ich überzeugt bin. Als Freiberuflerin habe ich auch nicht so komplexe Buchungen. Vielleicht würde ich das noch anders sehen, wenn es um eine Branche gehen würde, in der man wirkliches Spezialwissen für die Steuern und Buchhaltung braucht.

Ist eure Kanzlei spezialisiert? Oder kann zu euch buchstäblich jeder kommen?

Sebastian: Wir haben keine Branchenspezialisierung. Höchstens einige englischsprachige Mandanten. Bei einer Steuerkanzlei unserer Größe geht das wohl als Spezialisierung durch. Bei uns sind auch einige junge Startups. Ich würde jetzt aber trotzdem nicht sagen, dass wir auf Startups spezialisiert sind. Solche Themen-Cluster kann man erkennen, aber wir sind tatsächlich vor allem flexibel aufgestellt.

Wir haben also kein Spezialgebiet wie beispielsweise Steuerberaterin Nadine Meibohm, die ich auf dem Event Initiative Kanzlei der Zukunft kennen gelernt haben, die Steuerberatungs-Expertin für Hundetrainer ist.

Das finde ich super, es ist aber sicherlich auch eine extrem anspruchsvolle Nische, in der viel spezielles Wissen eine Voraussetzung ist. Als Kanzlei mit vielen Bestandsmandaten finde ich es eher schwierig, jetzt so etwas zu sagen wie „Wir spezialisieren uns auf Hundetrainer“.

Carola: Wenn das euer Ziel wäre, dann wäre zunächst strategisches Marketing die Lösung. Ist dir schon mal aufgefallen, wie wenig „normales“ digitales Kanzleimarketing so eine durchschnittliche Steuerkanzlei macht?

Wenn du beispielsweise sagst, ihr habt zufriedene englischsprachige Mandanten. Es ist dann ja offensichtlich so gewesen, dass ihr einen oder zwei hattet, die euch dann empfohlen haben, weil sie euch kannten und für gut befanden. Oder wie kommt es, dass ihr mehr als einen zufälligen englischsprachigen Kunden habt? Einer kann einem immer ja mal zulaufen, aber wenn man mehrere und immer noch mehr hat, dann ist das Empfehlungsmarketing und würde sich strategisch weiter ausbauen lassen.

Sebastian: Es ist Empfehlungsmarketing, genau. Es fing damit an, dass wir relativ nah an einer internationalen Schule hier im Münchner Raum sind – dadurch kamen einige der Lehrer zu uns, später auch Eltern. Das ist dann mehr geworden, tatsächlich Empfehlungsmarketing und aktuell haben wir sogar mehr Anfragen, als wir bearbeiten können. Leider.

Aber auf der anderen Seite ist es ja auch ein Zeichen, dass unsere Dienstleistung so schlecht nicht sein kann. Wir bekommen den Großteil unserer Mandanten über Empfehlungen, betreiben wenig oder kein weiteres Marketing, denn wir stossen jetzt schon an unsere Grenzen und es gibt auch immer mal wieder einzelne Personen, die wahre Multiplikatoren sind. Wie der Mandant, der uns in einem Posting auf Reddit empfohlen hat – das hat zu sehr vielen Anfragen geführt.

Carola: Reddit – nicht schlecht!

In der Steuerbranche scheint es irgendwie aber nicht üblich zu sein, mit Saisonkräften zu arbeiten wie in anderen Berufen – Fachkräftemangel hat man doch eher weniger, wenn man den Leuten etwas bietet und sehr gut zahlt, oder?

Sebastian: Das stimmt. Es ist aber natürlich auch schwierig, da aus dem Vollen zu schöpfen, egal was man anbietet: Viele erfahrene und gute Kräfte haben keine oder wenig Ahnung im digitalen Bereich. Wenn man dann jemanden zum Vorstellungsgespräch hat, der aus einer Kanzlei kommt, die immer noch so arbeitet wie wir zuletzt in den Neunzigern, dann muss diese Person auch bereit sein und sagen: „Okay, ich will jetzt digital arbeiten.“

Aber wenn wir eine Bewerbung von jemandem bekommen und derjenige sagt: „Ja, nein, also mit dem digitalen Zeug, da müsst ihr mir gar nicht erst kommen“, dann ….

Carola: Oh! Das gibt es in dieser Ausprägung wirklich noch?

Sebastian: Ja, das gibt es. Erst Anfang des Jahres hat sich eine Buchhalterin vorgestellt, die bisher freiberuflich arbeitet und an einem Angestelltenverhältnis interessiert war – aber „mit dem digitalen Zeugs lieber nicht“.

Carola: Das digitale Zeugs ist überall. Was machen denn solche Banken mit ihrer Bank, mit ihrer Krankenkasse, mit der Ticketbuchung bei der Bahn, mit allem?

Sebastian: Wahrscheinlich alles ausdrucken.

Carola: Autsch.

Sebastian: im Großraum München ist die Nachfrage nach Fachpersonal im Bereich Steuern natürlich auch extrem hoch. Der Fachkräftemangel ist mit einem guten Gehalt alleine nicht zu lösen.

Seit ich 2015 in die Kanzlei gekommen bin, haben wir schon drei Auszubildende gehabt. 2015 bis aktuell eine im dualen Studium, dann eine reguläre Auszubildende, die jetzt nach zwei Jahren fertig geworden ist – und eine, die kurz vorm Abschluss steht. Jetzt haben wir ab Herbst auch wieder zwei neue Auszubildende.

Was toll ist: Wenn wir die Auszubildenden fragen, so lautet das Feedback „Ich darf hier mehr machen als meine anderen Kollegen aus der Berufsschule.“ Wir haben die Chance, die digitalen Konzepte von Anfang an einzuführen, die nötigen Schulungen zu veranlassen, und so weiter. So kann man gleich auch die Dinge beibringen, die später benötigt werden. Wir haben auch vier oder fünf Schülerpraktikanten gehabt in den letzten Jahren, mit denen wir nur gute Erfahrungen gemacht haben, die kommen meist in den Faschingsferien zu uns.

Die jüngste war 14, die anderen 16-17 Jahre alt. Für die haben wir uns ein Förderprogramm überlegt: Sie bekommen ihren DATEV-Übungsfall, den sie bearbeiten können. Sie dürfen unseren Beratern und Fachangestellten ein bisschen über die Schulter schauen, aber sie bekommen auch praktische Übungen und können selbst etwas machen, um in der kurzen Woche des Praktikums einen echten Eindruck zu bekommen und zu sehen „kann ich mir das als Beruf vorstellen oder nicht?“

Carola: Das klingt super. Am besten gibst du ihnen auch gleich einen lexoffice Account zum Üben.

Sebastian: Gute Idee, das werde ich mal aufnehmen. Für die anderen praktischen Übungen halten wir das ja schon so.

Carola: Es freut uns sehr, dass Ihr so zufrieden mit lexoffice seid und wir wünschen weiterhin viel Erfolg und Freude an diesem sich so stark wandelnden Beruf.

Kanzlei der Zukunft – eine Initiative von lexoffice

Fortschritt entsteht nur da, wo Chancen erkannt und genutzt werden. Im Alltag und der immer gleichen Peergroup ist das jedoch nicht ganz einfach. Deshalb arbeiten wir in unterschiedlichen Formaten gemeinsam mit Steuerberatern, Kanzleimitarbeiter, Studenten Branchenexperten und Fachjournalisten gemeinsam am Zukunftsbild der Steuerkanzlei.

mehr über die Initiative Kanzlei der Zukunft
#zukunftskanzlei

  • Foto: Sebastian Wieland
Über den Autor
Carola Heine
Up to date: Trends, Insider-Wissen und Online Navigation

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