Judith Klups: New Work gegen Fachkräftemangel

lexoffice: Sie haben eine Mutter eingestellt, deren Zeiten sich nach der eigenen Familie richten mussten. Oft bleiben Aufgaben wie Kinderbetreuung aus einer Vielzahl von Gründen größtenteils an der Mutter hängen. Wie war das denn bei Ihnen?

Judith Klups: Mein Mann und ich sharen das, was anliegt. Wir teilen uns alles, Arbeit und Projekte ebenso wie das Familienleben. Auch das ist ein Teilaspekt von neuer Arbeit: Zu gucken, wie passt meine Arbeit zu meinem Leben und umgekehrt. Das leben wir tatsächlich auch so. Wir haben unsere Immobilie danach ausgesucht, haben die Büros und Mitarbeiter unten im Haus. Die Grenzen verschwimmen. Da stehen dann auch schon mal die Großeltern in der Tür, wenn man mit Kunden spricht.

lexoffice: Jemand, der selbst Kinder hat, der oder die versteht, dass ein frisch eintreffender Backenzahn den Wochenplan kippen kann. Aber wie gehen Kunden damit um, die vielleicht keine Kinder haben oder die aus herkömmlicheren Strukturen kommen?

Judith Klups: Ja, tatsächlich sind einige Kunden wirklich irritiert. Ein Stück weit provoziere ich das auch manchmal. Also dann kommt zum Beispiel „Ja, sie müssen jetzt am Montag dann und dann da sein.“ und ich sage „Das kann ich nicht, da ist Ballett.“ Das mache ich natürlich einmal deswegen, weil es mir tatsächlich wichtig ist – aber zum anderen auch, weil ich daran glaube, dass das genau die Situationen sind, die auch in Unternehmen vorkommen. Solche Situationen, die es Eltern erschweren, ihre Arbeitsplatzsituation zu flexibilisieren.

Das erzeugt natürlich erst einmal Irritationen. Aber dann versuche ich eben auch, sehr schnell an diesen schmerzenden Punkt zu gehen und zu fragen: „Warum ist das jetzt eigentlich so abwegig?“ Das ist ja schon ein wichtiger erster Schritt. Warum eigentlich ist es abwegig, dass ich um diese Uhrzeit zum Ballett gehe? Muss diese Arbeit denn zu genau dieser Zeit passieren, unbedingt?“ Dann kommt eine Antwort wie „Nein, eigentlich nicht, aber …“

Schon sind wir mitten in einem Grundsatzgespräch über Arbeit, das Verständnis von Arbeit – das bewegt schon einiges. Nicht bei jedem, natürlich. Nein – bei jedem nicht. Aber es gibt dann auch solche Erlebnisse: Ein Kunde, der anfangs sehr skeptisch war, rief dann 10 Minuten vor einem Termin mit einem weiteren Externen und uns an und sagte: „Ich habe mein Enkelkind dabei – das ist doch jetzt kein Problem, oder?“

Wir haben dann meinen Mann aus dem Termin herausgezogen und er hat auf die insgesamt vier Kinder aufgepasst, oben im Haus, weil nämlich unsere Babysitterin auch abgesagt hatte. Unten fand der Termin statt wie geplant. Das war sportlich. Aber dass der Mann so selbstverständlich davon ausging, dass es völlig okay ist, zu uns sein Enkelkind mitzubringen, das fand ich wunderbar. Zehn Minuten vorher, das war ein bisschen knapp. Aber abgesehen davon: Es ist total toll, wenn jemand vorher ganz klassisch an eine strikte Trennung von Arbeit und Privatleben geglaubt hat und dann passiert so etwas.

Das war insgesamt ein längerer Prozess, es hat bestimmt eineinhalb Jahre gedauert. Mich hat es wirklich beeindruckt, wie sich das Ergebnis unserer gemeinsamen Arbeit an diesen Themen rund um die neue Arbeitswelt ausgewirkt hat, bis er schließlich diesen Schritt auch für sich gegangen ist. Kinderbetreuung ist zwar nur ein Beispiel. Aber es ist nun einmal eins aus unserer aktuellen Lebensphase. Wenn es normal ist, so zu leben und zu arbeiten, dann lässt sich das auf jede andere Situation auch übertragen.

lexoffice: Mit Kindern kann man es sich nicht unbedingt aussuchen, wie flexibel man die eigenen Zeiten einteilt. Aber es gibt ja noch viele andere Konstellationen, die von New Work Ansätzen profitieren. Wenn jemand gesundheitlich eingeschränkt ist, oder stark die privaten Interessen betreibt, oder im Rentenalter noch arbeiten möchte, oder verschiedene Geschäftsbereiche kombiniert – egal ob große oder kleine Firmen, eigentlich kann jede*r nur davon profitieren, New Work Konzepte umzusetzen.

Judith Klups: Ja, richtig. Diese Transformation ist ein lohnender Lernprozess für alle.

lexoffice: Auch für die Steuerberaterbranche. Einige große Kanzleien durchlaufen den digitalen Wandel und setzen gute Transformationsprojekte um, aber es gibt sehr viel mehr kleinere Kanzleien und damit einhergehend einen großen Fachkräftemangel. Zum Glück haben das relativ viele innovative Steuerberater*innen inzwischen erkannt und profitieren ungemein davon, dass sie zumindest Digitalisierung betreiben. Aber müssen die nun alle auch New Work umsetzen?

Judith Klups: Ja, das sehe ich genauso wie Sie: Da wird in den nächsten Jahren super viel digitalisiert werden, digitalisiert werden können/müssen, weil die Kunden letztendlich auch anders beraten werden wollen oder eben anders – ich nenn es mal in Anführungsstrichen – „bedient“ werden möchten. Da werden sich die Kanzleien sowieso umstellen müssen. Aber das ist ja auch eine große Chance: Statt die Arbeit in Papierform buchstäblich durch die Gegend zu tragen, können dank Digitalisierung völlig neue Zielgruppen angesprochen werden.

Außerdem ist es dann egal, ob ich Mutter bin oder ob ich im Ausland sitze: Ich kann arbeiten, ich habe Zugriff auf die nötigen Unterlagen. Je mehr der digitalen Möglichkeiten umgesetzt werden, desto mehr kann ich auch meine Aufgaben wunschgemäß verändern. Das Thema Beratung zum Beispiel wird wahrscheinlich viel stärker vertreten werden. Das wiederum setzt voraus, dass ich mich um ganz andere innovative „Talente“ bemühe für eine Steuerberatungsfirma, als es das Klischeebild des konservativen Buchhaltertypen hergibt. Da sehe ich für Kanzleien eine wirklich große Herausforderung.

Es ändern sich damit nicht nur Geschäftsmodelle und Zielgruppen in einer flexiblen Welt, auch die Arbeitswelt und die Anforderungen an persönliche Anwesenheit. Sobald alles digitalisiert ist, wird es völlig egal, ob ich im Grünen daheim oder in einem Büro sitze.

lexoffice: Die Möglichkeiten sind toll, aber ganz auf persönliche Kontakte verzichten? Es ist verständlich, wenn Chefs die Mitarbeiter*innen zumindest gelegentlich zu Gesicht bekommen möchten – je digitaler eine Zusammenarbeit wird, desto wichtiger kann es werden, die Menschen am anderen Ende der Leitung richtig einschätzen zu können. Auch einen Berater wird man selten rein digital auswählen.

Judith Klups: Das glaube ich auch. Es gibt viele Aufgaben, für die es auf die eine oder andere Weise förderlich ist – zum Beispiel für den Team-Zusammenhalt – sich gelegentlich zu sehen. Das klappt auch bei herkömmlichem Bürobetrieb ja durchaus nicht immer. Die Frage ist: Wofür trifft man sich? In welchem Rahmen? Diesen Zweck und Rahmen sollte es geben. Durch Flexibilisierung und Digitalisierung werden außerdem ein Stück weit solche Freiräume für Zusammenkünfte überhaupt erst entstehen, beispielsweise in Form von Beratung oder gemeinsamen Überlegungen – etwas, das heute oft auf der Strecke bleibt. Im normalen Tagesgeschäft hilft nämlich auch kein schicker „Innovation Room“, Austausch bleibt einfach viel zu oft auf der Strecke.
Einer der Vorteile durch Digitalisierung besteht darin, durch die Automatisierung von Aufgaben anderen Tasks wie Austausch und Kommunikation wieder einen höheren Stellenwert geben zu können. Auch einen Raum, indem ein Rahmen geschaffen wird. Auch in Steuerkanzleien gibt es im Tagesgeschäft Routine-Aufgaben, die man getrost von daheim aus erledigen kann und andere, bei denen es sich positiv und befruchtend auswirkt, für Lösungen zusammen an einem Tisch zu sitzen.

lexoffice: Es sind aber nicht die innovationswilligen, bereits flexiblen Mitarbeiter, die mit New Work und allen dadurch resultierenden Transformationen Probleme haben. Die Steuerberaterbranche hat aktuell eine ganze Generation Angestellter mit akuten digitalen Berührungsängsten, mit allgemeiner Angst vor Veränderungen und um ihre Arbeitsplätze. Menschen, teils auch mit der Unwilligkeit, jetzt noch etwas zu lernen – wo man doch eigentlich nur noch acht bis fünfzehn Jahre bis zur Rente absitzen müsste. Es ist ein großes Problem, solche Mitarbeiter*innen davon zu überzeugen, dass sie immer noch einen Job haben werden, wenn das abgeschafft wird, womit sie den halben Tag verbringen. Das ist eines dieser New-Work-Probleme, die zu häufig nicht erwähnt werden: Wie viel Angst einige der von den Umwälzungen betroffenen Menschen haben.

Judith Klups: Ja, das glaube ich auch. Denn das ist wirklich auch das, wo es bei diesem Thema oft auch sehr schwarz-weiß wird: Geht es jetzt um die Technik oder den Menschen? Ich glaube also auch, dass das ein Problem ist. Denn was bei manchen, ich sage mal etwas böse „kosmetischen“ New Work Maßnahmen so gerne vergessen wird: Da wird dann irgendeine coole Sache gemacht, alles auf „agil“ gesetzt oder ein Hub etabliert oder eine andere dieser tausend schicken Maßnahmen, die gerade unter dem Begriff „New Work“ herumschwirren. Aber keiner schaut mal nach, worum es wirklich geht: Was ist denn überhaupt Arbeit in der Zukunft dieses Unternehmens? Natürlich lässt sich das gar nicht immer so einfach sagen, aber dort sollte man doch ansetzen und nicht bei „Hauptsache, wir machen da jetzt auch was irgendwie Vorzeigbares mit New Work“. Hier sollte man eher mit den bestehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in genau diese New Work Diskussion gehen und fragen: Wie stellt Ihr euch die neue Arbeitswelt vor, wie möchtet Ihr arbeiten? Wieso arbeitet Ihr so, wie Ihr aktuell unterwegs seid?

Wenn möglich, sollte das Ziel sein, auch ein bisschen die Lust auf Zukunft zu wecken. Das klingt profan, es klappt auch nicht bei jedem. Aber es ist wichtig, überhaupt in diese Dialoge zu gehen. Aus meiner Sicht wird das in vielen Unternehmen total oft vergessen, mit den von der Transformation betroffenen Menschen in den Dialog zu gehen. Da wird dann halt irgendeine Maßnahme ausgerollt: Die Neuen werden es schon richten, irgendwie. Aber die nächste Generation wird nicht einfach plötzlich alles richten und alles ganz anders machen.

Auch da gibt es ganz unterschiedliche Persönlichkeiten. Sie wachsen natürlich mit einem anderen Verständnis von Arbeit schon auf, und anderen Möglichkeiten. Die größte Chance von New Work liegt darin, wie Sie auch schon gesagt haben, zu schauen: Wo geht es überhaupt hin und wie geht es den Menschen damit. Welche Rollen gibt es überhaupt noch? Welche Jobs gibt es nicht mehr, oder vielleicht nicht mehr in fünf Jahren? Auch solchen Themen muss man ins Auge blicken.

Nur wenn Sie in den Dialog gehen, werden Sie sehen, welche von den heutigen Jobs und Strukturen – und Menschen – sich trotz grundsätzlichem Wandel so mitnehmen lassen, dass es noch passt. Oder eben nicht mehr passt. Ohne Dialog teilen wir uns in New Work und Old Work Fraktionen auf, da bewegt sich dann nichts Grundsätzliches. Genau an der Stelle wird aber eher wenig an Ressourcen und Energie und Aufwand investiert. Oft kommen in dem Zusammenhang so Themen an wie „Wenn wir jetzt die Mitarbeiter fragen, was sie sich erwarten, dann machen wir ein Wunschkonzert auf“ und ähnlich abstruse Befürchtungen. Dabei sind die Wünsche der Mitarbeiter doch sowieso da. Also kann ich vielleicht auch einfach mal danach fragen.

lexoffice: Wenn jetzt ein Kanzleiinhaber kommt – einer kleinen oder mittelgroßen oder meinetwegen auch sehr großen Kanzlei, der zu Ihnen sagt, „Okay, ich hab’s verstanden, das geht nicht an mir vorbei mit diesem New Work, wo fange ich denn an?“, was würden Sie empfehlen? Was wäre ein sinnvoller Einstieg, ausgehend von einer komplett konservativen Kanzlei, die vielleicht grade mal angefangen hat, ein digitales Dokumentenmanagement zu integrieren und die tatsächlich bitte keine kosmetische Buzz-Word Strategie fahren wollen, sondern konkrete praxisnahe Umwälzungen und damit Erfolge erzielen möchten?

Judith Klups: Wir haben, auch bei erzkonservativen Kunden mit ultralangen Betriebszugehörigkeiten und felsenfest etablierten Strukturen, gute Erfahrungen mit einer „Zukunftsreise“ gemacht, egal in welchem Format. Ich bin wirklich ein Fan davon, die Mitarbeiter einzubeziehen, mitzunehmen und zu schauen: Was kommt denn in Zukunft überhaupt auf uns zu? So holt man das Thema New Work weg von der persönlichen Betroffenheit auf eine grundsätzliche Ebene, indem man sich gemeinsam fragt: Wie verändert sich denn gerade unsere Arbeitswelt? Das muss gar nicht in einem total durchgesignten Workshop geschehen, das kann man auch ganz pragmatisch machen.

Im Fall einer Steuerkanzlei könnte die Frage lauten: Wie verändern sich die Anforderungen unserer Kunden? Verändert sich vielleicht eher das, was wir als unser Produkt betrachten? Wie könnten wir denn dann besser anders arbeiten? Idealerweise wieder gemeinsam mit den Mitarbeitern, wobei das ein bisschen auf die Firmenkultur ankommt. In einer strikt hierarchisch organisierten Kanzlei macht es beispielsweise vielleicht Sinn, zunächst mal mit den Führungskräften zu arbeiten – dann aber auch relativ schnell konkret zu werden und zu sagen: Okay, aber was bedeutet das?

Im Worst Case könnte es heißen: Wir brauchen ganz andere Leute, um diese Zukunft so zu gestalten.
Wahrscheinlicher sind aber andere Arbeitsmittel, andere Systeme. Aber unbedingt auch, was von den Menschen überhaupt gewollt wird – das ist tatsächlich diese wichtige Frage, die zu oft vergessen wird. Ebenso: Welche Art von Arbeit möchten wir unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Zukunft ermöglichen – denn dass beispielsweise Home-Office geht, das ist schon klar, aber trotzdem oft erst mal eine Frage des Wollens. Auch das ist wichtig.

Worauf müssen wir uns einstellen, wenn wir in Richtung Zukunft kucken? Und was ändert sich dadurch? Produkte, Dienstleistungen, Arbeitsmittel? Und dann wäre die Frage: Was müssen wir realisieren, was wollen wir realisieren? Arbeit zu flexibilisieren ist ja nur ein Aspekt von New Work. Mehr Mitbestimmung in der Kanzlei wäre auch eine Option, vielleicht in der nächsten Phase. Erst mal aber empfehle ich, in dieses ganze Wirrwarr rund um die New Work Thematik wieder ein bisschen Struktur zu bringen. Bei aller Agilität, jetzt muss man schauen, was in Zukunft auf eine Kanzlei zukommt und wie man das in den Arbeitsalltag überträgt. Im Idealfall tritt man diese Reise bereits gemeinsam mit den Mitarbeiter*innen an.

lexoffice: Aus Ihrer Sicht als HR-Expertin: Was hat er davon, New Work Konzepte umzusetzen, der Inhaber dieser Steuerkanzlei? Außer flexiblen Arbeitszeiten für alle? Wie profitiert er konkret?

Judith Klups: Er hat auch in Zukunft überhaupt noch eine Kanzlei, um es mal ganz drastisch zusammenzufassen. Eine erfolgreiche dann, wenn er sich bemüht. Denn bei New Work geht es ja nicht nur um die Flexibilisierung von Arbeit. Das mag ein wichtiger Aspekt sein, wenn es um das Beheben des Fachkräftemangels geht. Viel grundsätzlicher aber ist, dass sich alles ändert, das Geschäft, die Kundenbedürfnisse und –anforderungen. Ein Kanzleiinhaber, der sich die schon jetzt vorhandenen aktuellen digitalen Angebote anschaut, muss sich die Frage stellen: Braucht man mich, uns überhaupt noch? Oder läuft bald alles komplett digital ab? Gut, Sie werden sagen: Für Beratung ist der menschliche Kontakt wichtig. Das stimmt, auch wenn diese Aufgaben irgendwann in ferner Zukunft ebenfalls von künstlicher Intelligenz oder Bots übernommen werden können, vielleicht. Aber abgesehen davon: Hier ist die Zukunftsfähigkeit der Kanzlei das Thema. Es geht nicht darum, ob dem Inhaber die Umwälzung behagt, ohne Transformation hat er in absehbarer Zeit keine Erfolge mehr.

Das gilt übrigens auch für Kanzleien, die aktuell sehr erfolgreich sind.

Veränderung ist eine noch größere Herausforderung, wenn alles gut läuft. Eigentlich. Aber wenn man sich die Trends anschaut, Megatrends wie Digitalisierung und New Work, dann dürfte schnell klar werden: Da kommen in den nächsten Jahren weitere sehr drastische Veränderungen für alle. Kluge Führungskräfte werden hellhörig, die haben begriffen, dass echte Zukunftsfähigkeit weit mehr ist, als irgendwo einen schicken Kicker aufzustellen. Digitale Werkzeuge sind nur ein Anfang.

lexoffice: Oft ist der Einstieg in digitale Prozesse einfacher, wenn man bereits nützliche Apps und Tools verwendet und den Nutzen wie Komfort und Zeitersparnis erkannt hat – wie lexoffice, mit dem Mandant*innen ihren Steuerberater einfach virtuell in die Buchungen schauen lassen können. Welche Apps setzen Sie persönlich denn so ein?

Judith Klups: Oh. Das sind sehr viele. Ich versuche mich mal an einer Aufzählung. Klassisch angefangen haben wir mit SharePoint als Dokumentenmanagement, um komfortabel mit Kunden zusammenzuarbeiten. Sehr aktiv genutzt wird auch unser Trello, das virtuelle Kanban-Board. Außerdem natürlich sämtliche Anwendungen im Microsoft Office 365-Paket. Da gibt’s ja ganz schöne Tools, wir nutzen alle das gesamte Paket. Für Video Conferencing arbeiten wir mit Google Hangouts …

lexoffice: …. und vermutlich noch mit einem Google-Kalender für die Zwillingsterminverwaltung.

Judith Klups: Genau 🙂 wobei der Kinderplanungskalender mit dem Jobkalender verwoben ist, denn so wissen alle Beteiligten: Okay, in dieses Zeitfenster setze ich vielleicht nicht unbedingt ein die volle Aufmerksamkeit erforderndes Telefonat, wenn im Kalender steht “Judith betreut alle Kinder”. Im Ausnahmefall kann man mich dann zwar natürlich auch kurz anrufen, aber das wäre ein denkbar schlechter Zeitpunkt für einen telefonischen Pitch. Wir sind da alle sehr offen intern, was unseren individuellen Terminbedarf und die Planung. Transparenz ist zwar kein Tool, aber sehr hilfreich. Die Kalenderfunktion nutzen also alle sehr aktiv und wissen daher immer, wer wann wie und wo verfügbar ist.

lexoffice: Für arbeitende Eltern inzwischen ganz normal – für viele andere Menschen ist so eine Alltagsorganisation aber immer noch denkbar exotisch. Genau das ist aber die Art von Brücke, die New Work jetzt für alle schlagen muss.

Judith Klups: Ja. Das glaube ich auch.

lexoffice: Herzlichen Dank für das spannende Interview und dafür, dass Sie auch Ihre persönlichen Erfahrungen mit uns geteilt haben.