Diese Übersicht enthält die häufigsten Fehler und Fallen beim Schreiben von Rechnungen und hilft Ihnen, im Vorfeld aufmerksam zu sein. Das spart Zeit und Ärger! Noch einfacher geht es natürlich mit lexoffice 🙂
| Fehler und Fallen in der Rechnung | Folgen |
|---|---|
| Kleine, nicht sinnentstellende Schreibfehler im Namen, in der Anschrift oder in der Leistungsbeschreibung. | Vorsteuerabzug bleibt erhalten. |
| Die gesetzlichen Pflichtangaben für Rechnungen wurden nicht vollständig und korrekt erfüllt. | Berichtigung ist möglich (§ 31 Abs. 5 UStDV). Der Rechnungsaussteller muss die fehlenden oder unzureichenden Angaben durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist und dieselben Anforderungen an Form und Inhalt erfüllt, an den Rechnungsempfänger übermitteln. |
| Den Leistungsempfänger gibt es nicht mehr. | Berichtigung ist nicht mehr möglich. |
| Fehler in der Steuernummer oder USt-IdNr. | Vorsteuerabzug bleibt erhalten, wenn der andere Unternehmer den Fehler nicht erkennen konnte. Ansonsten: Kein Vorsteuerabzug. |
| Es liegt ein unberechtigter Steuerausweis vor, wie z. B. wenn jemand wie ein leistender Unternehmer abrechnet, obwohl er nicht Unternehmer ist. | Die Person schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG). Die Berichtigung des Steuerbetrags kann schriftlich beim Finanzamt beantragt werden, wenn ein Vorsteuerabzug beim Empfänger nicht durchgeführt oder die geltend gemachte Vorsteuer an das Finanzamt zurückgezahlt worden ist. |
| Der Unternehmer weist in der Rechnung einen höheren Steuerbetrag gesondert aus, als er für die Lieferung oder sonstige Leistung nach dem Umsatzsteuergesetz schuldet. | Der Steuerbetrag kann gegenüber dem Leistungsempfänger jederzeit berichtigt werden. Alternativ kann der Unternehmer den geschuldeten Steuermehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG) auch gegenüber dem Finanzamt berichtigen. Tut er beides nicht, muss er die (zu hohe) ausgewiesene Umsatzsteuer ans Finanzamt zahlen; der Rechnungsempfänger darf jedoch die zu hoch ausgewiesene Steuer nicht als Vorsteuer abziehen. |
| Die Rechnung enthält eine zu niedrige Umsatzsteuer. | Der Rechnungsempfänger schuldet den zutreffenden (höheren) Steuerbetrag, auch wenn der Empfänger höchstens den ausgewiesenen Betrag als Vorsteuer abziehen darf. |
| Der Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger fehlt (Vereinfachungsregelung bei sonstigen Leistungen). | Der Leistungserbringer schuldet die Steuer (Normalfall). |
| Angabe des Lieferzeitpunktes, der Entgeltentrichtung oder der handelsüblichen Bezeichnung der Ware oder Leistung vergessen. | Ergänzung des Lieferzeitpunkts bzw. Entgeltentrichtung durch Empfänger ohne Rücksprache mit Aussteller möglich. |
| Falsche Identität des Leistenden, z. B. bei Rechnungen von Scheinfirma, bei Verwendung willkürlicher Namen, bei unzutreffender Anschrift des Leistenden, bei Rechnungen eines Strohmannes oder wenn der Leistende aus der Rechnung nicht eindeutig erkennbar ist | Kein Vorsteuerabzug möglich |
Dabei reicht es jedoch nicht aus, wenn er die Berichtung lediglich in seinen Unterlagen vornimmt; auch der Rechnungsempfänger muss darüber informiert werden. Denn dieser darf die fehlenden Angaben nicht selbst ergänzen – auch dann nicht, wenn es sich um einen fehlenden Steuerausweis oder um aus den Bruttobeträgen herauszurechnende Steuern handelt. Dies gilt selbst dann, wenn der Rechnungsaussteller der „Ergänzung“ zugestimmt hat.
Tipp:
Bevor Sie eine Rechnung rausschicken, sollten Sie unbedingt sorgfältig überprüfen, ob sie alle erforderlichen Angaben enthält. Andernfalls riskieren Sie hohe Nachzahlungszinsen. Denn: Bei einer Berichtigung wird der Vorsteuerabzug grundsätzlich in dem Besteuerungszeitraum, in dem die fehlerhafte Rechnung erteilt wurde, rückgängig gemacht. Der Anspruch auf Vorsteuerabzug aus der neuen, korrekten Rechnung entsteht jedoch erst in dem Besteuerungszeitraum, in dem diese vorliegt. Hierdurch können sich erhebliche Zinsbelastungen durch die vom Finanzamt festzusetzenden Nachzahlungszinsen auf die Vorsteuer ergeben (§ 233a AO).
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