Egal, ob Sie selbstständig mit Ihrem Kleinunternehmen sind oder einen Freiberuf ausüben, sobald Sie eine Leistung abgeschlossen haben oder ein Produkt verkaufen wollen, müssen Sie eine Rechnung schreiben. Ob diese Rechnung unterschrieben werden muss und was überhaupt in eine Rechnung gehört, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.
Das Wichtigste in Kürze
Das Umsatzsteuergesetz bestimmt die Pflichtangaben auf Rechnungen, wobei Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen, sondern darauf hinweisen müssen.
Generell müssen Rechnungen nicht unterschrieben werden, aber für Steuerberater und Rechtsanwälte ist es Pflicht; eine Unterschrift kann jedoch bei Zahlungsstreitigkeiten hilfreich sein.
Trotz der Risiken einer physischen Unterschrift, wie Fälschung, gibt es die Option der E-Signatur, die bis 2011 für elektronische Rechnungen verpflichtend war.
Inhalt
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, ist im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Es kommt aber ein wenig darauf an, wofür Sie sich in Bezug auf die Steuerbelastung entschieden haben. Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung, dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen muss jede Rechnung dann einen Verweis darauf enthalten, dass Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen und keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen.
Weisen Sie Umsatzsteuer aus, müssen Sie den Steuersatz auf der Rechnung angeben. Dieser beträgt entweder 19 Prozent oder beim ermäßigten Steuersatz 7 Prozent.
Darüber hinaus muss jede Rechnung diese Pflichtangaben enthalten:
Wurden vorab Minderungen oder Gutschriften vereinbart, müssen diese ebenfalls auf der Rechnung angegeben werden.
Was Sie sonst noch zum Rechnung schreiben wissen müssen, lesen Sie in unserem Artikel „Rechnung schreiben: So erstellen Sie Rechnungen korrekt“.
Die kurze Antwort lautet: Nein, Rechnungen müssen nicht unterschrieben werden. Aber es gibt Ausnahmen: Steuerberater:innen und Rechtsanwält:innen müssen ihre Rechnungen unterschreiben. Für alle anderen besteht offiziell keine Pflicht für eine Unterschrift.
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Es gibt aber Argumente, die für eine Unterschrift sprechen.
Ohne eine Unterschrift ist eine Rechnung kein rechtsgültiges Dokument. Das ist in der Regel kein Problem. Eine Rechnung ist nur eine Auflistung von Waren und Leistungen, die von dem oder der Empfänger:in bezahlt werden muss. Diese Bezahlung erfolgt für gewöhnlich auch ohne eine Unterschrift unter der Rechnung.
Verweigert der oder die Empfänger:in allerdings die Zahlung, wäre ein rechtsgültiges Dokument hilfreich, um einen Rechtsstreit zu umgehen. Allerdings wird ein Dokument erst dann rechtsgültig, wenn beide Parteien durch Ihre Unterschrift bestätigt haben, dass Sie das Dokument verstanden haben und damit einverstanden sind.
Ersteller:in und Empfänger:in müssen also beide die Rechnung unterschreiben. Dadurch verpflichtet sich der oder die Empfänger:in die Rechnung zu bezahlen und Sie können die Zahlung einfacher anfordern.
Besonders, wenn Sie Waren oder Leistungen vor der Zahlung bereitstellen, kann eine unterschriebene Rechnung sinnvoll sein. Kund:innen sind dann dazu verpflichtet, nach Abschluss der Transaktion die Rechnung zu begleichen.
Der Nachteil einer Unterschrift auf einer gedruckten Rechnung ist, dass es leicht ist, die Rechnung dadurch zu fälschen. Beispielsweise kann der oder die Empfänger:in durch einen Stempel über der Unterschrift eine Zahlungsbestätigung fälschen. Die Beweislast, dass es sich dabei um eine Fälschung handelt, liegt dann bei dem oder der Rechnungsersteller:in.
Außerdem ist der Papierverkehr mit viel Aufwand und Energieverbrauch verbunden. Die Rechnung muss ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt, erneut gedruckt und verschickt werden.
Heutzutage gibt es aber auch die Möglichkeit einer Online-Signatur oder E-Signatur. Dafür benötigen Sie eine entsprechende Software, die diese Möglichkeit anbietet. Bis zum Jahr 2011 war die digitale Unterschrift tatsächlich Pflicht auf elektronischen Rechnungen. Heute ist das aber nicht mehr der Fall.
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