Was ist noch mal dieses „Urlaub“? Tipps für Selbständige

Ohne Urlaub droht ein Burnout

Wie kannst du trotz aller Herausforderungen, die rund um die Uhr auf Selbständige einprasseln, auch mal Urlaub machen und dich regenieren? Es kann durchaus schwierig sein, im Urlaub innerlich zur Ruhe zu kommen, selbst wenn du endlich welchen genommen hast – das kommt nämlich ganz auf dein Geschäftsmodell an und darauf, ob du eine Urlaubsvertretung engagieren konntest oder ob immer alles durch deine Hände laufen muss im Arbeitsalltag.

Unauffällig Urlaub machen, so geht’s

Es wird immer wieder Phasen geben, in denen es dir als Unternehmer:in völlig unmöglich ist, wirklich ganz in Urlaub zu fahren. Das heißt aber nicht, dass du dir keine Ruhe gönnen kannst. Du musst sie nur besser planen.

Du kannst zum Beispiel bis Donnerstagmittag und ab Dienstagmittag arbeiten und damit fünf Urlaubstage fast am Stück nehmen, ohne dass dabei dann zu vieles liegenbleibt. Auch mehrmals nacheinander oder mehrfach mit einer Woche Abstand: Es ist auf jeden Fall besser als keine Auszeit.

Oder du arbeitest vor und wählst dann einen Urlaubort, an dem du jeden Morgen ein bis drei Stunden arbeiten kannst, um anschließend zu entspannen. Das klingt nicht nach dem völligen Abschalten? Richtig. Aber so geht auch nichts unter, kein Auftrag und kein Kunde/keine Kundin verloren.

Wichtig ist, dass du mit dir selbst eine Vereinbarung triffst und diese dann auch einhältst, so dass du genau weißt: Ab jetzt wird sich entspannt.

Planung ist alles: Was muss erledigt werden, was kann liegenbleiben?

Wenn du die entsprechenden finanziellen Rücklagen für deinen Urlaub geschaffen hast, dann solltest du dir überlegen, was du während deiner offiziellen Abwesenheit erledigen wirst und was nicht. Du solltest dir jetzt die vorherigen Monate anschauen und notieren, was an dringenden Sachen angelegen hat:

Guck durch deine gesendeten Mails, schau durch deinen Kalender. Welche Termine und Aufgaben hat es gegeben, bei denen etwas schiefgegangen wäre, wenn du dich nicht darum gekümmert hättest? Dann kannst du überlegen: welche Sachen kannst du verschieben, welche kannst du weglassen und welche kannst du delegieren?

Welche Dinge gibt es, die du während deiner Abwesenheit unbedingt weiterführen musst oder um die sich jemand kümmern sollte? Das kann vielleicht auch gar nichts sein. Aber um das herauszufinden, überleg dir jetzt einmal, wie dein Geschäft zurzeit aufgesetzt ist – wie deine Kommunikationswege sind, wie die Kontaktwege der Kund:innen sind – und was passiert, wenn du überhaupt nicht erreichbar bist.

Manche Angelegenheiten wie die Umsatzsteuervoranmeldung kannst du auch einfach gelassen mit in den Urlaub nehmen, wenn du sie niemandem übergeben kannst oder willst.

Was kannst du problemlos entfallen lassen?

Vielleicht reicht ja bereits ein Telefonservice, damit potenzielle Interessent:innen mit ihren Anrufen nicht ins Leere laufen. Vielleicht bist auch einfach du selber im Einsatz und schaust jeden Tag mindestens einmal in deine E Mails. Diese Erreichbarkeit kannst du den Kund:innen kommunizieren, damit sie wissen „Ach, da wird jeden Morgen zwischen acht und neun geantwortet. Also habe ich keinen Stress.“

Dann gibt es natürlich auch Dinge, die du vielleicht normalerweise machst, die aber auch keinen Schaden anrichten, wenn du sie mal komplett bleiben lässt.

Zum Beispiel Social Media Postings, die du jeden Tag erstellt hast oder irgendwelche Netzwerk-Geschichten, wo du jeden Tag so und so viele Kontakte versucht hast aufzubauen. Die Welt geht nicht unter, wenn du im Urlaub bist und solche Aufgaben einfach mal lässt.

Automatisierung ist dein Freund, deine Helferin und in vielen Fällen die entspannte Lösung

Abgesehen von allen anderen zu planenden Abläufen kannst du viel entspannter und deutlich länger Urlaub machen, wenn du möglichst viele deiner Geschäftsprozesse automatisiert und digitalisierst. Wenn du noch nicht so weit bist, ist jetzt der perfekte Moment, dich auf den nächsten Urlaub vorzubereiten, indem du dir anschaust, was du alles automatisieren kannst.

Du kannst Social Media Posts automatisch posten lassen. Du kannst Chatbots auf deine Kundenanfragen antworten lassen. Du kannst deiner Steuerkanzlei Zugang zu deinem lexoffice geben, so dass man ohne dich an alle Daten kommt. Du kannst sowieso Buchhaltung so gestalten, dass die Belege automatisch zugeordnet werden und deine Buchungen dich nur wenige Minuten wöchentlich kosten, Eingangsrechnungen automatisch gezogen werden und Ausgangsrechnungen mit einem Klick verschickt.

Schau dir einfach alle Bereiche in deinem Business an, von Kundengewinnung bis zur Klientenbetreuung bis zum Marketing und überleg dir, was du automatisieren kannst, was du outsourcen kannst, was vielleicht eine App erledigen kann und welche Aufgaben einfach superschnell zu erledigen sind mit Hilfe von künstlicher Intelligenz.

Ganz wichtig ist auch, dass du dein E-Mail-Postfach mit einem Autoresponder versiehst, sodass die Leute wissen, dass du gerade nicht im Büro bist und aber auch, wann du wieder da bist und wieder erreichbar sein willst. Das ist die niedrigste Stufe der Automatisierung und eine, auf die du auf gar keinen Fall verzichten kannst. Das wird dann auch sicherstellen, dass deine Kunden und Kundinnen sich nicht im Stich gelassen fühlen, wenn sie versuchen Kontakt mit dir aufzunehmen. Sie wissen, wann du wieder da sein wirst.

Nicht vergessen: Backup-Planung

Einen Backup Plan brauchst du natürlich auch. Denn es gibt immer irgendwas Unerwartetes, das passieren kann. Ein Websiteausfall oder ein größeres Kundenproblem: Wer vertritt dich, wenn irgendwas passiert? Was ist los, wenn es irgendeine Krise gibt? Wer guckt für dich in deine Mail, in deine wichtigsten Mails, falls du es selber nicht kannst, weil du irgendwo am Strand liegst in einer Gegend, wo es kein Internet gibt? Was, wenn du dachtest du hast Internet, aber es klappt nicht gut?

Überleg dir, was passiert, wenn du nicht erreichbar bist, wenn du krank bist oder wenn ein Kunde ein Problem hat und erstelle für solche Situationen einen Backup Plan. Formuliere den Plan bis ins Detail aus und gib ihn an potenzielle Vertretungen weiter, damit du auf alles vorbereitet bist und nicht nach dem Urlaub auf einmal bei Null anfängst dort, wo es ein Problem gegeben hast.

Zusammengefasst ist Urlaub für Selbständige ein Mix aus Planung, Vorbereitung und gekonnter Automatisierung. Setz dir realistische Ziele all die Sachen betreffend, die du erledigen willst, vor und nach und im Urlaub, damit du keinen Frust entwickelst. Ganz wichtig: dosiere diese Aufgaben so, dass du nicht danach sofort wieder urlaubsreif bist.

Viel Erfolg und gute Erholung!