Case Study

Handwerk in der Cloud

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Vallovapor setzt auf Digitalisierung mit den Saas Lösungen OpenHandwerk und lexoffice

Die Unternehmensgruppe Vallovapor setzt für ihre digitalen Geschäftsprozesses auf ein Plattform Ökosystem: OpenHandwerk bildet die Unternehmenszentrale und macht es durch die Integration mit lexoffice möglich, wichtige unternehmerische Aufgaben wie Buchhaltung und Kundenmanagement zentral und vernetzt zu steuern.

Vallovapor Erfolgsgeschichte

Integration mit lexoffice ermöglicht Online-Anbindung der Buchhaltung

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Anforderungen

Geschäftsführer der Vallovapor Gruppe ist Martin Urbanek. Er hat schon früh erkannt, welche Vorteile die Digitalisierung bringt. Die Vallovapor Gruppe bietet Deutschlandweit Dienstleistungen rund um die Schimmelbeseitung an. Das Unternehmen ist stetig gewachsen: heute werden ca. 600.000 Wohneinheiten für Verwalter und Eigentümer betreut. Mit immer mehr Standorten, Projekten und Mitarbeitern in der der Instandhaltung wurde Urbanek klar, dass er etwas ändern musste: “Die Unternehmensprozesse von Vallovapor gehörten dringend digitalisiert und in die Cloud!” sagt Martin Urbanek, Geschäftsführer der Vallovapor Gruppe.

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Umsetzung

Um die Unternehmensprozesse zu unterstützen und die Arbeitsprozesse zu vereinfachen musste eine Lösung her. Urbanek fand keine passende Anwendung im Bereich vorhandener Softwaresysteme für Handwerksbetriebe. So ließ er selbst eine Lösung programmieren und stellte sie im gleichen Schritt auch anderen Unternehmen zur Verfügung: Damit ging die Plattform OpenHandwerk an den Markt.

Nicht nur Vallovapor profitierte von SaaS über openHandwerk, immer mehr Betriebe nutzen die Plattform – auch dank der Möglichkeit, über Schnittstellen andere Unternehmenslösungen anzubinden. lexoffice ist eine dieser Lösungen! Die Integration kam zustande, weil Vallovapor die Software bereits im Einsatz hatte und sich zeigte, dass viele weitere Anwender eine Integration der beiden Lösungen wünschten.

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Lösung

Die Rechnungsstellung erfolgt seitdem bei Vallovapor dank Schnittstelle zu lexoffice direkt über openHandwerk. Alle Angebots- und Rechnungsdaten sind mit den operativen Auftragsdaten und -unterlagen verknüpft. “Zu Beginn haben wir die Plattform lediglich für die Dokumente zum Auftrag und zur Kundenkommunikation genutzt. Für die Rechnungsstellung bedienten wir uns bis 2018 weiterhin unserer alten Branchensoftware.” sagt Treichler. Wir waren hier jedoch durch eine unflexible Festinstallation begrenzt: “Arbeiten an mehreren Standorten war fast unmöglich. Hinzu kamen hohe Wartungsverträge und Serverkosten des Softwareanbieters.” erinnert sich Urbanek. 

Für Vallovapor suchten die beiden Verantwortlichen nach einer Lösung, um die Buchhaltung bestmöglich in der Cloud zu vereinfachen; sie entschieden sich für lexoffice als Integrationspartner von openHandwerk. Für Vallovapor war neben vieler anderer Vorteile die Cloudfähigkeit das entscheidende Kriterium. “Der digitale Belegaustausch reduziert spürbar unproduktive Mehrarbeit. Wir konnten damit unserer Datenqualität und unsere Effizienz deutlich steigern. Heute erstellen wir unsere Angebote und Rechnungen aus openHandwerk in der Cloud. Wir sind deutlich schneller, haben zum ersten Mal keinerlei Medienbrüche mehr und freuen uns über eine Lösung aus einer Hand”, erläutert Treichler.

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Ergebnisse

Über die Schnittstelle in openHandwerk gelangen alle erstellten Ausgangsrechnungen direkt aus der Plattform in die lexoffice-Buchhaltung. So auch bei Vallovapor: Alle Rechnungsinformationen werden sicher und verschlüsselte übertragen. Mit der lexoffice Scan-App können Handwerker auch von unterwegs auf ihren Einsätzen Belege jederzeit ganz einfach abfotografieren. Dieses sind dann als Scan automatisch im System verfügbar und werden dort dank Texterkennung (OCR) und intelligenter Kategorisierung automatisch richtig kontiert und gebucht. “Mit der App ist jetzt Schluss mit lästigem Papierkram, denn jeder Beleg ist sofort vor Ort erfasst und korrekt kategorisiert. Da ist für uns eine große Erleichterung”. bestätigt Treichler.

Viele Handwerksbetriebe haben lexoffice bereits im Einsatz; und profitierten von der problemlosen Anbindung an openHandwerk.de.

  • es braucht keine manuelle Übertragung von Dokumenten und Rechnungsinformationen mehr
  • kein Kopieren von Ausgangsrechnungen für die Archivierung
  • Rechnungen werden stets fristgerecht gestellt
  • dank digitaler Auftragshistorie sind alle Mitarbeiter immer auf demselben Stand
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“Bei Vallovapor wickeln wir mit nur zwei Bürokräften allein in Deutschland im Jahr über 1.200 Instandhaltungsaufträge ab, von der Angebotserstellung, Terminierung und Abwicklung sowie Dokumentation bis hin zur Rechnungsstellung. Durch die digitale Archivfunktion und die bestehenden Prozesse sparen wir jährlich circa. 30.000 Euro an Kosten ein. und erhöhen gleichzeitig unsere Qualität in der Abwicklung. Unsere Mitarbeiter haben somit wieder mehr Zeit für die wesentlichen Dinge.”

Arkadij Treichler, Betriebsleiter & Malermeister der Vallovapor Gruppe

Über Vallovapor

Vallovapor ist ein Dienstleister im Bereich Raumdesinfektion und bietet seinen Kunden einen branchenübergreifenden umfangreichen Service. In jahrelanger Forschungsarbeit ist es dem Unternehmen gelungen, ein wirkungsvolles Produkt auf den Markt zu bringen, das gleichermaßen effektiv gegen Schimmel, Gerüche sowie gegen Viren und Bakterien eingesetzt werden kann – und das auf schnelle, nachhaltige und vor allem gesundheitlich unbedenkliche Weise.
Mehr unter www.vallovapor.de

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Die Vorteile auf einen Blick

Integrierte Schnittstelle in lexoffice ermöglicht eine problemlose Anbindung an openHandwerk.de

Alle Rechnungsinformationen werden sicher und verschlüsselt übertragen

Keine manuelle Übertragung von Dokumenten und Rechnungsinformationen

Rechnungen werden immer fristgerecht gestellt

Optimierte Prozesse ermöglichen 30.000 Euro Einsparung im Jahr

Über openHandwerk

Auf der Plattform können Handwerks-, Bau- und Dienstleistungsbetriebe kostengünstig die Cloudsoftware für Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse – von der Auftragsverwaltung, dem Ressourcenmanagement und der Zeiterfassung über die Baudokumentation und das Mängelmanagement bis hin zum Rechnungswesen – per Lizenzmodell abonnieren. Darüber hinaus sind zahlreiche kostenfreie Schnittstellen, z.B. auch zur Buchhaltungssoftware lexoffice verfügbar, die dem Handwerker Mehrwerte entlang seines Arbeitsprozesses liefern. OpenHandwerk.de hat neue Standards für die Digitalisierung im Handwerk gesetzt und wurde bereits mehrfach mit Preisen ausgezeichnet.

openHandwerk kennen lernen!

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