Digitale Personalakte im Blick: Was ist zu beachten?
Inhaltsverzeichnis
In vielen Unternehmen ist sie schon Standard, manche beschäftigen sich noch mit der Einführung einer digitalen Personalakte. Wir haben das Wichtigste zur elektronischen Form der Personalakte für Sie in unserem Beitrag zusammengetragen.
Das Wichtigste in Kürze
Die digitale Personalakte ist eine elektronische Variante der herkömmlichen Personalakte, die softwaregestützt verwaltet wird und Zeit- und Kostenersparnisse ermöglicht, insbesondere durch die Reduzierung von Druck- und Lagerkosten.
Obwohl es keine gesetzliche Verpflichtung zur Führung einer digitalen Personalakte gibt, sind bei ihrer Führung bestimmte Datenschutzaspekte und gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten.
Arbeitnehmer:innen haben jederzeit das Recht auf Einsicht in ihre Personalakte.
Was ist eine digitale Personalakte und wo liegen ihre Vorteile?
Die Digitalisierung schreitet in vielen Bereichen immer weiter voran, bringt neue Möglichkeiten und Vorteile mit sich. So auch im Bereich der Personalakte. Eine digitale Personalakte, auch elektronische Personalakte genannt, ist das Pendant einer klassischen Personalakte, bei der die Verwaltung der Dokumente digital mittels einer Software erfolgt.
Das hat Vorteile: Zum einen bringt das Nutzen einer digitalen Personalakte für die Beschäftigten eine enorme Zeitersparnis mit sich. Der Zugriff und das Ablegen erfolgen schneller und die digitale Suche erleichtert das Auffinden der benötigten Informationen.
Diese Zeitersparnis sorgt zum anderen für eine Kostenersparnis, da Routineaufgaben schneller durchgeführt und damit neue Kapazitäten geschaffen werden. Auch Druck- und Papierkosten sowie sonst möglicherweise anfallende Lagerkosten können dadurch reduziert werden.
Die freiwerdenden Kapazitäten können darüber hinaus für strategische Personalthemen genutzt werden und steigern die Qualität der Personalarbeit.
Ein weiterer Vorteil der elektronischen Personalakte ist, dass Mitarbeitenden generell Zugriff auf bestimmte Bereiche der Personalakte gewährt werden kann und sie somit bestimmte Daten selbst aktualisieren können.
Ist eine digitale Personalakte Pflicht?
Bisher gibt es keine konkreten Regelungen im Gesetz, die zu einer verpflichtenden Führung einer Personalakte führen – ganz gleich ob digital oder klassisch. Das heißt auch, Arbeitgebende können frei entscheiden, ob sie eine Personalakte im digitalen Format oder lieber analog führen möchten. Im Umgang mit einer digitalen Personalakte sind einige Aspekte zu berücksichtigen, auf die wir im Folgenden weiter eingehen.
Welche Inhalte gehören in eine Personalakte?
Grundsätzlich gehören nur Inhalte in eine Personalakte, die sachlich mit dem Arbeitsverhältnis der Arbeitnehmenden zusammenhängen und von ihnen eingesehen werden dürfen. In die Personalakte gehören z. B.:
- Persönliche Daten (Arbeitsvertrag, Bewerbungsunterlagen etc.)
- Unterlagen zur Tätigkeit, Vergütung und zu Abwesenheiten (Urlaub, Krankheitstage, Elternzeit etc.)
- Unterlagen zu Lohnsteuer und Kranken- sowie Sozialversicherung (z. B. Sozialversicherungsnachweis)
Wichtig: Privates gehört nicht in eine Personalakte.
Muss das Original nach der Digitalisierung der Personalakte noch aufbewahrt werden?
Hatten Sie zuvor eine Personalakte in Papierform, stellt sich die Frage, ob Sie das Original aufbewahren müssen, nachdem es digitalisiert wurde. Hier gilt: Heben Sie wichtige Dokumente wie befristete Arbeitsverträge, Arbeitsverträge mit nachträglich vereinbarten Wettbewerbsverboten, Aufhebungsverträge oder Kündigungsschreiben auf. Denn diese bedürften zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.
Vernichten Sie das Original und kommt es zu einer Auseinandersetzung vor Gericht, in der die Einhaltung der Schriftform in Zweifel gezogen wird, fehlen Ihnen die nötigen Beweise.
Wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden?
Die gesamte Personalakte sollte für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfrist aufbewahrt werden. Diese beträgt drei Jahre ab Fälligkeit des Anspruchs. Die Verjährungsfrist beginnt allerdings immer erst am Ende des jeweiligen Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Für manche Unterlagen gilt eine andere Aufbewahrungspflicht. Näheres hierzu erfahren Sie in unserem Artikel: Aufbewahrungsfristen von Personalakten
Muss die digitale Personalakte bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gelöscht werden?
Ist das Arbeitsverhältnis beendet, müssen Arbeitgebende nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) die digitale Personalakte löschen, es sei denn Arbeitgebende haben ein berechtigtes Interesse, die Personalakte aufzubewahren. Das ist dann der Fall, wenn z. B. die gesetzliche Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist oder der:die Arbeitnehmende noch Ansprüche geltend machen kann.
Wer hat Einsicht in die digitale Personalakte?
Laut Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) haben Arbeitnehmende jederzeit ohne Angabe von Gründen das Recht, ihre Personalakte einzusehen. Arbeitnehmende dürfen hierzu auch ein Mitglied des Betriebsrates hinzuziehen. Für das Betriebsratsmitglied gilt in Bezug auf die Einsicht in die Personalakte Schweigepflicht.
Der Betriebsrat selbst, hat kein generelles Einsichtsrecht. Zudem hat der Bundesgerichtshof im Jahr 2016 entschieden, dass nur Mitarbeiter:innen, die Personalentscheidungen treffen, Einsicht in die Personalakte haben sollten.
Arbeitnehmende haben nicht das Recht, zur Einsichtnahme einen Anwalt oder eine Anwältin hinzuzuziehen. Aber sie dürfen sich auf eigene Kosten Notizen, Abschriften oder Kopien der Personalakte zu machen. Außerdem gilt das Einsichtsrecht weiterhin, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist. Ehemaligen Mitarbeitenden darf die Einsicht in die Personalakte also nicht verwehrt werden. Darüber hinaus haben Mitarbeitende auch dann noch das Recht auf Berichtigung oder Beseitigung unrichtiger Angaben, wenn sie nicht mehr im Unternehmen angestellt sind.
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