Gesetzliche Änderungen:
PUEG, Arbeitgeberkonten & Arbeitszeiterfassung

Gesetzliche Änderungen häufen sich zwar um den Jahreswechsel herum. Aber auch unterjährig beeinflussen Sie die Pflichten von Unternehmen und Arbeitgeber:innen.

Webinar „Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG), Arbeitgeberkonten und Arbeitszeiterfassung“

Nachfolgend finden Sie die Aufzeichnung von unserem Webinar am 20. Juni 2023.

Im Webinar haben wir die folgenden Themen aufgegriffen:

01 Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG)
02 Arbeitgeberkonten
03 Arbeitszeiterfassung

Die Präsentation zum Download

Format: pdf
Dateigröße: 2,3MB
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Weiterführende Informationen

In der Aufzeichnung weisen wir auf einige weiterführende Informationen und Links hin. Diese finden Sie hier nochmal übersichtlich:

Fragen & Antworten aus dem Webinar

Thema 1: PUEG

Können Sie bitte noch mal klären, welche Nachweise ich vom MA haben MUSS. Verstehe den Hinweis zur Selbstauskunft nicht. / Wenn ich ein Kind für MA eintrage, brauche ich also ZWINGEND eines der genannten Dokumente. Richtig?
Wenn in der Abrechnung Kinder unter 25 Jahren berücksichtigt werden bzw. wenn bei uns eine Kinderanzahl >0 eingegeben wird, dann muss der AG einen schriftlichen Nachweis in den Unterlagen haben. Das kann ein offizielles Dokument (Geburtsurkunde usw.) sein oder auch eine formlose Selbstauskunft des Mitarbeiters. Was sonst noch alles gültige Nachweise sind, werden die SV-Spitzenverbände mitteilen (dafür ist noch kein Termin bekannt).

Widerspricht das Hinterlegen von Geburtsurkunden o.ä. nicht dem Grundsatz der DSGVO ? (Datenminimierung?)
Eine rechtliche Bewertung können/dürfen wir nicht vornehmen. Wir werden PUEG so umsetzen (und ggf. anpassen), wie es das Gesetz jetzt und in Zukunft vorsieht.

Zählt jedes Kind unter 25, unabhängig ob Kindergeld gezahlt wird?
ja

Wird mittelfristig für die Angabe des Kindesalters die Möglichkeit eingerichtet, das Geburtsdatum einzugeben? So könnte das Lebensalters des Kindes doch automatisiert errechnet werden.
Die Erfassung des Geburtsdatums eines Kindes wird aktuell nicht angeboten. Warum? Leider wurde PUEG sehr kurzfristig vom Gesetzgeber auf den Weg gebracht und verabschiedet. Daher haben wir uns zunächst darauf fokussiert, dass Sie als Arbeitgeber:in Ihren gesetzlichen Pflicht zur korrekten Abrechnung termintreu gerecht werden können. Eine Erfassung der Geburtsdaten und eine automatische Anpassung der Abrechnung muss gut durchdacht werden, da sie bspw. erheblichen Einfluss auf Korrekturabrechnungen haben kann. Zudem sieht das Gesetz vor, dass bis zum 31. März 2025 ein digitales Verfahren zur Erhebung und zum Nachweis der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder entwickelt wird. Eine manuelle Erfassung der Kinder sowie eine laufende Kontrolle von deren Berücksichtigungsfähigkeit würde dann entfallen. Dennoch werden wir von lexoffice prüfen, inwiefern wir Ihnen die Erfassung des Geburtsdatums und damit noch mehr Komfort bei der Datenpflege anbieten können, um Ihnen jederzeit eine einfache und rechtssichere Lösung anzubieten.

Muss ich mir dann selbständig Wiedervorlagen für alle Kinder meiner Mitarbeiter legen, damit ich das Alter korrekt pflege?
ja (aktuelle ist das so, aber siehe auch letzte Antwort)

Spielt es eine Rolle, ob die Kinder im eigenen Haushalt leben ? Also, es geht genau gesagt um Alleinerziehende. Ist hier noch irgendwas besonderes bei der Erfassung der Anzahl der Kinder zu berücksichtigen?
Nein.

Wie sieht es aus mit Kindern, die unter 25 sind, aber nicht mehr über die Eltern laufen?
Spielt keine Rolle. Kinder werden pauschal, unabhängig vom Einzelfall, bis zum 25. Lebensjahr berücksichtigt.

Wann muss man wechseln, wenn das Kind z.B. im März 25 Jahre geworden ist? Dann ab dem folgenden Monat?
ja

Ist es möglich, die Dateien (Geburtsurkunde etc.) beim Mitarbeiter-Self-Service-Bereich abzulegen?
Dies ist derzeit nicht möglich, aber wir denken über eine solche Lösung nach.

Wenn die beide Eheleute im gleichen Betrieb angestellt sind, kommen diese Eingaben bei beiden Mitarbeitern rein?
ja (auch wenn sie nicht im gleichen Betrieb arbeiten. 1 Kind zählt in der PV immer für beide Eltern als je 1)

PUEG steht bei Bundesministerium für Gesundheit unter laufendes Verfahren…wo finde ich weiteren Infos

Thema 2: Arbeitgeberkonten / Umlage

Wie sieht es mit dem SEPA-Lastschriftmandat für die Beiträge aus? Muss ich das noch an die neue Krankenkasse schicken?
Ja, aktuell müssen Sie das Lastschriftmandat noch schriftlich direkt an die jeweilige Krankenkasse senden. Jedoch wollen wir Ihnen hier künftig die Möglichkeit bieten das Lastschriftmandat digital über lexoffice zu erteilen.

Kann man die Umlageeinstellung Änderung selbst vornehmen?
Ja, die Umlageeinstellung kann auf der lexoffice Lohn & Gehalt Krankenkassen-Seite (zu finden über das Zahnrad-Menü) je Krankenkasse geändert werden. Bitte ändern Sie die Umlageeinstellungen immer im Januar oder bei Abrechnungsstart mit lexoffice.

Wenn man die U1-Einstellung ändert, bekommt man dann auch keine Erstattungen mehr beim Arbeitsausfall?
Wenn Sie in den Firmendaten angegeben haben, dass die Firma nur U2-pflichtig ist, dann gibt es keine U1-Erstattungsanträge mehr. Bitte beachten Sie, dass Sie diese Einstellung nur zum Abrechnungsbeginn mit lexoffice oder im Januar ändern können.

Thema 3: Arbeitszeit

Gilt die Verpflichtung zur Arbeitszeitaufzeichnung auch bei festen Arbeitszeiten?
Ja, auch bei festen Arbeitszeiten muss die gesamte Arbeitszeit aller Mitarbeiter erfasst werden.

Gilt die Verpflichtung zur Arbeitszeitaufzeichnung auch für den Gesellschafter oder Geschäftsführer?
Nein, das Arbeitszeitgesetz bezieht sich grundsätzlich auf Arbeitnehmer.

Ausdrücklich ausgenommen sind davon:

Leitende Angestellte sowie Chefärzte
Leiter von öffentlichen Dienststellen und deren Vertreter sowie Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst, die zu selbstständigen Entscheidungen in Personalangelegenheiten befugt sind
Arbeitnehmer, die in häuslicher Gemeinschaft mit den ihnen anvertrauten Personen zusammenleben und sie eigenverantwortlich erziehen, pflegen oder betreuen

Zählt eine Exceltabelle als elektronische / digitale Zeiterfassung?
Zählt die Exceltabelle, die nur in elektronischer Form auf dem Computer existiert und dort geführt wird, als elektronische Erfassung? Falls nicht, wie ist elektronische Erfassung definiert?

Eine bestimmte Art der elektronischen Aufzeichnung wird derzeit im Gesetzesentwurf nicht vorgeschrieben. Laut der Begründung des Gesetzentwurfs soll auch die Nutzung herkömmlicher Tabellenkalkulationsprogramme (z.B. Excel) den aktuellen Vorgaben genügen. Dabei wird nicht zwischen offline und online Nutzung unterschieden.

Es wäre wünschenswert, wenn lexoffice die AZ-Erfassung (ganz toll auch z.B. inkl. Urlaub/Krankheit) über den Self-Service abbilden könnte. Ist irgendetwas in dieser Richtung geplant? Falls ja… von welchem Zeitraum (in einem Jahr, in einem halben Jahr, …?) muss man ausgehen, bis wann lexoffice etwas ankündigt?

Ja, unsere derzeitigen Planungen zielen auf eine Umsetzung der elektronischen Arbeitszeiterfassung über den Mitarbeiter-Self-Service ab. Es ist wichtig anzumerken, dass sich die Anforderungen im Rahmen des laufenden Gesetzgebungsverfahrens noch ändern können und wir dieses daher intensiv weiter verfolgen werden. Unser Ziel ist es, nach Inkrafttreten des Gesetzes eine rechtssichere und durchdachte Lösung für unsere Kund:innen bereitzustellen, die ihnen in dieser Angelegenheit den Rücken freihält. Das Management von Abwesenheiten ist in dieser Planung enthalten.

Wir nutzen Clockodo. Sind wir damit auf der sicheren Seite?

Es ist wichtig anzumerken, dass sich die Anforderungen im Rahmen des laufenden Gesetzgebungsverfahrens noch ändern können. Es gilt daher, nach Gesetzesbeschluss, im Einzelfall zu prüfen, ob Clockodo und andere Software für elektronische Arbeitszeiterfassung den rechtlichen Vorgaben genügen.

Wie funktioniert das mit dem Stundennachweis in der Reinigungsbranche? Unsere Mitarbeiter haben feste Zeiten für ihre Objekte. Z.B. 3 Stunden für Kunde A und 2 Stunden für Kunde B. Egal, ob der Mitarbeiter nun 4 oder 6 Stunden benötigt, bekommt er 5 bezahlt. (In der Regel sind die MA schneller als vorgegeben.)

Zweck des Arbeitszeitgesetzes ist die Sicherheit und der Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer. Entsprechend gilt die Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit aller Mitarbeiter eines Unternehmens (Beginn, Ende und Dauer) unabhängig von der Branche und der vergüteten Arbeitsstunden.

Muss ein Freiberufler mit über 10 Mitarbeitern seine eigenen Zeiten auch erfassen?

Ein Freiberufler ist kein Arbeitnehmer, daher gilt für ihn keine Erfassungspflicht. Die gesamte Arbeitszeit seiner Beschäftigten muss jedoch erfasst werden.

Sind Mitarbeiter aller Art gemeint oder Minijobber ausgenommen? Oder Werkstudierende.
Die Verpflichtung zur Arbeitszeitaufzeichnung gilt für alle Arbeitnehmer. Folglich sind Werkstudierende, Minijobber oder andere Mitarbeiter-Gruppen davon nicht ausgenommen.