Kurzfristige Beschäftigung: Darauf müssen Sie als Arbeitgeber:in achten
Die Einstellung kurzfristig Beschäftigter ist relativ unkompliziert. Doch es gibt ein paar Dinge, die Sie beachten sollten.
Kurzfristige Beschäftigung: Arbeitsvertrag und Meldung
Das Arbeitsverhältnis muss vertraglich festgehalten werden. Der Arbeitsvertrag für eine kurzfristige Beschäftigung sollte vor allem den Beginn und die Befristung der Beschäftigung enthalten sowie die Vergütung, Tätigkeit, Arbeitszeit, Urlaubs- und Krankheitsregelung, Nebentätigkeit, Verschwiegenheitspflicht und Verfall- und Ausschlusspflichten. Zusätzliche Vereinbarungen, Vertragsänderungen und Nebenabreden sollten Sie ebenfalls im Vertrag festhalten.
Jede kurzfristige Beschäftigung müssen Sie bei der Minijob-Zentrale an- bzw. abmelden.
Für kurzfristig Beschäftigte gilt das übliche DEÜV-Meldeverfahren. Deshalb sind für kurzfristig Beschäftigte die gleichen Meldungen zu erstatten wie für versicherungspflichtig Beschäftigte. Auch Jahresmeldungen und sonstige Entgeltmeldungen sind für kurzfristige Beschäftigungen zu erstatten.
Als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt ist stets „000 000“ und als Beitragsgruppenschlüssel „000“ anzugeben. Der Beitragsgruppenschlüssel wird von den Sozialversicherungsträgern festgelegt und richtet sich nach der Art der Beschäftigung sowie der Dauer des Arbeitsverhältnisses. Eine genaue Zuordnung des richtigen Beitragsgruppenschlüssels ist wichtig, um mögliche Fehler oder Nachzahlungen zu vermeiden.
Darüber hinaus ist in den Meldungen für kurzfristig Beschäftigte der Personengruppenschlüssel „110“ anzugeben.
Zusätzlich sind in allen Entgeltmeldungen für kurzfristig Beschäftigte (Abmeldungen, Jahresmeldungen, Unterbrechungsmeldungen) auch die notwendigen Angaben zur Unfallversicherung anzugeben. Dazu gehört im Datenbaustein „Unfallversicherung“ (DBUV) auch das zur Unfallversicherung beitragspflichtige Entgelt aus einer kurzfristigen Beschäftigung.
Tipp: Wenn Sie ein Unternehmen haben, das regelmäßig kurzfristige Beschäftigung anbietet, sollten Sie ein Arbeitsvertrag Muster erstellen, um die Wiederholung des Prozesses zu erleichtern und Zeit zu sparen.
Urlaub und Lohnfortzahlung
Sobald Ihr:e Arbeitnehmer:in einen vollen Monat bei Ihnen beschäftigt ist, hat er:sie Anspruch auf Erholungsurlaub – und zwar auf ein Zwölftel des regulären Jahresurlaubs pro Monat. Außerdem steht ihm:ihr nach vier Wochen ebenfalls Lohnfortzahlung im Krankheitsfall zu.
Lohnnebenkosten
Für kurzfristig Beschäftigte fallen keine Sozialabgaben auf den Arbeitslohn an, die Beschäftigung ist also sozialversicherungsfrei. Als Arbeitgeber:in müssen Sie allerdings Lohnsteuer und Kirchensteuer (je nach Höhe des Einkommens auch Solidaritätszuschlag) abführen und die Arbeitgeber-Umlagen U1 und U2 an die Krankenkasse zahlen. Außerdem müssen Sie Ihre Arbeitnehmer:innen bei Ihrer Berufsgenossenschaft unfallversichern.
Hinweis: Prüfen Sie genau, ob eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt, sonst drohen Nachzahlungen. Nutzen Sie dafür z. B. einen Personalfragebogen. Für eine kurzfristige Beschäftigung ist die Höhe des Arbeitsentgelts im Übrigen nicht relevant.
Kurzfristige Beschäftigung: Schüler:innen
Schüler:innen, die eine Beschäftigung bis zu drei Monaten oder 70 Arbeitstagen im Kalenderjahr ausüben, sind in der Regel sozialversicherungsfrei. Das gilt auch für Ferienjobs. Werden jedoch innerhalb eines Kalenderjahres mehrere aufeinander folgende kurzfristige Beschäftigungen ausgeübt, werden diese zusammengerechnet und gelten als eine Beschäftigung, auch wenn sie bei verschiedenen Arbeitgeber:innen ausgeübt werden.
Wird durch die Zusammenrechnung die Zeitgrenze überschritten und liegt das regelmäßige Arbeitsentgelt unter der Geringfügigkeitsgrenze, liegt eine geringfügig entlohnte Beschäftigung vor. Liegt das regelmäßige Arbeitsentgelt über der Geringfügigkeitsgrenze, besteht Sozialversicherungspflicht.
Kurzfristige Beschäftigung: Studierende
Beschäftigt ein:e Arbeitgeber:in Student:innen im Rahmen einer kurzfristigen Beschäftigung, sind auch diese in der Regel sozialversicherungsfrei. Werden jedoch die Zeitgrenzen von drei Monaten oder 70 Arbeitstagen überschritten, kann unter bestimmten Voraussetzungen Versicherungsfreiheit nach dem Werkstudentenprivileg bestehen. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:
- Die Beschäftigung beschränkt sich auf die vorlesungsfreie Zeit (Semesterferien). Gelegentliche zeitliche Überschneidungen mit der Vorlesungszeit von bis zu zwei Wochen sind unschädlich.
- Die wöchentliche Höchstarbeitszeit von 20 Stunden darf nur durch Arbeit am Wochenende oder in den Abend- und Nachtstunden überschritten werden.
Kurzfristige Beschäftigung: Elternzeit
Die versicherungsrechtliche Beurteilung von Beschäftigungen während der Elternzeit richtet sich nach den allgemeinen sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften. Kurzfristige Beschäftigungen während der Elternzeit gelten nach Auffassung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung als berufsmäßig ausgeübt. Daher besteht trotz der Begrenzung auf drei Monate bzw. 70 Arbeitstage Versicherungspflicht.