Urteil zur Zeiterfassung:
Das bedeutet es für
Unternehmen

Das Bundesarbeitsgericht hat ein Urteil veröffentlicht, das für Arbeitgeber:innen weitreichende Folgen hat: Demnach besteht bereits jetzt für Unternehmen die Pflicht, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Erfahren Sie in diesem Beitrag, was das Urteil zur Zeiterfassung für Unternehmen bedeutet und welche Maßnahmen diese nun ergreifen müssen.

Das Wichtigste in Kürze

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber:innen verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmer:innen geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.

Das Urteil wurde von vielen Arbeitsrechtsexperten als „Paukenschlag“ eingestuft. Warum ist das Urteil so besonders und wie kam es dazu?

Inhaltsverzeichnis

Rechtsprechung kommt dem Gesetzgeber bei der Zeiterfassung zuvor
Was bedeutet das Urteil zur Zeiterfassung für Unternehmen?
Gehört die Vertrauensarbeitszeit nun der Vergangenheit an?
Wie schnell müssen Unternehmen auf das Urteil zur Zeiterfassung reagieren?
Kommt die Stechuhr wieder?
Werden Unternehmen bestraft, die noch kein umfassendes Zeiterfassungssystem eingeführt haben?
Wie geht es nach dem Urteil zur Zeiterfassung jetzt weiter?
Fazit: Unternehmen müssen bei der Zeiterfassung jetzt handeln
Zeiterfassung mit lexoffice

Rechtsprechung kommt dem Gesetzgeber bei der Zeiterfassung zuvor

Im Urteil zur Zeiterfassung ging es darum, ob der Betriebsrat die Einführung eines Systems zur (elektronischen) Arbeitszeiterfassung im Betrieb mithilfe der Einigungsstelle erzwingen kann. Das Bundesarbeitsgericht stellte jedoch klar, dass dem Betriebsrat nur ein Mitbestimmungsrecht zustünde, wenn es zur Zeiterfassung noch keine gesetzliche Regelung gäbe. Aber: Laut Auffassung des BAG gab es diese bereits.

Das Gericht verwies in diesem Zusammenhang auf die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH). In dem sogenannten Stechuhr-Urteil hat der EuGH bereits im Mai 2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten müssen, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit der Mitarbeiter gemessen werden kann. Damit soll sichergestellt werden, dass die zulässigen Arbeitszeiten nicht überschritten werden. Aus einer unionsrechtlichen Auslegung des deutschen Arbeitsschutzgesetzes ergibt sich deshalb nach Ansicht des Bundesarbeitsgerichts die Pflicht für Unternehmen zur Arbeitszeiterfassung.

Das Urteil des EuGH wurde bisher vom deutschen Gesetzgeber nicht in nationales Recht umgesetzt. Das Bundesarbeitsgericht ist mit seinem Urteil nun der Bundesregierung zuvorgekommen.

Was bedeutet das Urteil zur Zeiterfassung für Unternehmen?

In Deutschland gesetzlich verpflichtend war eine Zeiterfassung bisher lediglich für Überstunden oder Sonn- und Feiertagsarbeit. Außerdem mussten Minijobber:innen sowie bestimmte Berufsgruppen und Branchen ihre Arbeitszeiten bereits erfassen. Doch aus der aktuellen Rechtsprechung folgt, dass die Arbeitszeit aller Arbeitnehmer:innen täglich erfasst werden muss – und zwar bereits jetzt.

Arbeitgeber:innen, die bereits über ein System zur täglichen Arbeitszeiterfassung verfügen, haben derzeit keinen akuten Handlungsbedarf. Für sie könnten sich allerdings dann Änderungen ergeben, wenn die Gesetzgebung konkrete Vorschriften macht, wie die Arbeitszeit zu erfassen ist.

Aktiv werden müssen jetzt aber vor allem Unternehmen, die noch keine Arbeitszeiterfassung in ihrem Betrieb eingeführt haben oder die auf die sogenannte Vertrauensarbeitszeit setzen. Arbeitgeber:innen prüfen in diesem Fall keine Anwesenheitszeiten. Arbeitnehmer:innen erledigen ihre Aufgaben, ohne dass das Unternehmen die konkrete Arbeitszeit kontrolliert.

Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung: Gesetzesentwurf liegt vor

Die wichtigsten Punkte im Überblick:

  • Arbeitgeber sollen künftig dazu verpflichtet werden, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aufzuzeichnen – elektronisch und am jeweiligen Tag.
  • Die Aufzeichnung könnten demnach ebenso die Beschäftigten selbst oder z.B. Vorgesetzte übernehmen.
  • Es können Ausnahmen durch Tarifpartner für größere Unternehmen vereinbart werden.
  • Vertrauensarbeit soll weiterhin möglich sein.
  • Arbeitnehmern steht das Recht zu, über die aufgezeichneten Arbeitsstunden informiert zu werden und eine Kopie der erfassten Zeiten zu erhalten.

Vorgesehene Übergangsfristen:

Betriebe haben nach Inkrafttreten des Gesetzes folgende Übergangsfristen die elektronische Arbeitszeiterfassung einzuführen:

  • Betriebe mit mehr als 250 Mitarbeitern haben ein Jahr Zeit
  • Betriebe mit weniger als 250 Mitarbeitern haben zwei Jahre Zeit
  • Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitern haben fünf Jahre Zeit
  • Für Betriebe mit weniger als zehn Mitarbeitenden soll es eine Ausnahme geben: Laut Referentenentwurf soll die elektronische Erfassung für sie nicht verpflichtend sein, weshalb sie die Arbeitszeiten auch händisch in Papierform notieren dürfen.

Diese Regelungen und Übergangsfristen sind noch nicht in Kraft: Der Entwurf des Bundesarbeitsministeriums befindet sich aktuell in einer sehr frühen Phase des Gesetzgebungsverfahrens. Im nächsten Schritt folgt die Ressortabstimmung.

Gehört die Vertrauensarbeitszeit nun der Vergangenheit an?

Auch wenn die Verpflichtung der Arbeitgeber:innen zur Zeiterfassung bereits jetzt gilt: Das „Wie?“ ist noch vollkommen offen. Der EuGH gab in seiner Rechtsprechung vor, dass das System zur Arbeitszeiterfassung „objektiv, verlässlich und zugänglich“ sein muss. Das eröffnet für die Bundesregierung Gestaltungsspielräume bei einer etwaigen gesetzlichen Umsetzung.

Einige Arbeitsrechtsexpert:innen befürchten nun, dass Vertrauensarbeitszeitregelungen schwieriger oder überhaupt nicht mehr umsetzbar sein werden. Andere wiederum äußern die Hoffnung, dass es Lösungen geben wird, sowohl den Dokumentationspflichten nachzukommen als auch flexible Arbeitszeitmodelle zu erhalten. Wer am Ende Recht behalten wird, ist noch nicht abzusehen.

Allerdings hatte die Regierung vor dem Hintergrund des EuGH-Urteils im Koalitionsvertrag bereits angekündigt: „Im Dialog mit den Sozialpartnern prüfen wir, welchen Anpassungsbedarf wir angesichts der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs zum Arbeitszeitrecht sehen. Dabei müssen flexible Arbeitszeitmodelle (z. B. Vertrauensarbeitszeit) weiterhin möglich sein.“ Man darf gespannt sein, ob und wie diese Absicht später im Gesetz umgesetzt werden wird.

Info

Auswirkungen des Urteils auf Homeoffice-Regelungen

Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts wurden bereits Stimmen laut, dass dies das Ende von Homeoffice-Regelungen sein könnte. Doch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung sollte nicht mit einer Anwesenheitspflicht der Arbeitnehmer im Büro verwechselt werden. Die Arbeitszeit lässt sich auch erfassen, wenn ein Arbeitnehmer im Homeoffice ist.

Wie schnell müssen Unternehmen auf das Urteil zur Zeiterfassung reagieren?

Die Grundsätze aus dem Urteil gelten sofort. Unternehmen, die bisher kein umfassendes System zur Arbeitszeiterfassung etabliert haben, können die weiteren Entwicklungen also nicht einfach aussitzen und abwarten. Das Problem ist: Auch wenn ein Unternehmen nun sofort tätig werden will – noch ist nicht bekannt, ob und wie die Zeiterfassung konkret gesetzlich geregelt wird. Viele Fragen sind noch unbeantwortet.

Kommt die Stechuhr wieder?

Beim Thema Arbeitszeiterfassung denken viele unwillkürlich an die traditionelle Stechuhr oder auch Stundenzettel. Doch das muss nicht mehr zwingend so sein: Dank moderner Softwarelösungen gibt es heute zahlreiche Formen, die Arbeitszeit zu dokumentieren. Bisher gibt es auch keine gesetzliche Pflicht, dass die Dokumentation zwingend elektronisch erfolgen muss. Möglich wären demnach auch händische Aufzeichnungen. Denkbar wären aktuell:

Aber wichtig: Momentan kann lediglich spekuliert werden, wie die Dokumentationspflichten künftig zu erfüllen sein werden. Es ist auch noch nicht gesetzlich geklärt, wer aufzeichnen muss und was genau aufgezeichnet werden muss.

Werden Unternehmen bestraft, die noch kein umfassendes Zeiterfassungssystem eingeführt haben?

Da es in Deutschland bisher keine gesetzliche Regelung zur Arbeitszeiterfassung gibt, müssen Arbeitgeber derzeit nicht damit rechnen, beispielsweise mit Bußgeldern sanktioniert zu werden, wenn sie bis jetzt auf eine umfassende Arbeitszeiterfassung verzichtet haben. Dennoch handeln Arbeitgeber, die nun keine entsprechenden Dokumentationen führen, aufgrund der Rechtsprechung rechtswidrig und machen sich daher angreifbar.

Es ist damit zu rechnen, dass die Gesetzgebung nachsteuern wird und mit einer Regelung zur Arbeitszeiterfassung auch mögliche Strafen und Bußgelder bei einem Verstoß gegen die Verpflichtungen festlegen wird. Unternehmen müssen sich deshalb bereits jetzt mit der Thematik befassen.

Wie geht es nach dem Urteil zur Zeiterfassung jetzt weiter?

Das Urteil zur Zeiterfassung wird kontrovers diskutiert: Trägt eine Arbeitszeiterfassung tatsächlich zum Schutz der Arbeiternehmer:innen bei? Oder haben Arbeitgeber:innen nun zu viele Kontrollmöglichkeiten gegenüber Arbeitnehmenden? Doch an dem System der Arbeitszeiterfassung selbst werden Unternehmen nicht vorbeikommen.

Etwas mehr Klarheit zur Umsetzung der Zeiterfassungspflicht brachte die ausführliche Urteilsbegründung des BAG vom 3. Dezember 2022. In der Begründung erklären die Richter des BAG ihr Urteil und konkretisieren zudem, welche Rolle der Betriebsrat bei der Einführung eines Zeiterfassungssystem hat. 

Das BAG begründete am 3. Dezember 2022 sein Zeiterfassungsurteil: Was ist neu?!

Nach fast dreimonatiger Schweigepause hat das BAG die lang erwarteten Gründe seiner Entscheidung vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) zur Arbeitszeiterfassung veröffentlicht. Die Begründung konkretisiert manche Punkte, die im Urteil noch nicht klar waren:

  • Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten gilt definitiv ab sofort bzw. seit dem 13. September 2022.
  • Arbeitgeber müssen das Erfassungssystem nicht nur bereitstellen, sondern auch dafür sorgen, dass die Zeiten eingetragen werden. Wer aber die Zeiterfassung konkret vornimmt (Arbeitgeber oder Arbeitnehmer), bleibt den Betrieben überlassen.
  • Ebenso im Ermessen der Betriebe liegt die Form der Arbeitszeiterfassung. Das BAG gibt keine Vorgabe, ob Arbeitszeiten analog oder digital erfasst werden müssen.
  • Betriebsräte haben kein Initiativrecht, aber ein Mitbestimmungsrecht. Geschäftsführungen müssen den Betriebsrat – sofern vorhanden – also nur bei der Ausgestaltung des Zeiterfassungssystems miteinbeziehen. Der Betriebsrat darf aber kein Zeiterfassungssystem „diktieren“.

Wer mehr zu den Hintergründen des Urteils erfahren möchte, findet hier die Begründung des BAG vom 3. Dezember 2022.

 

Bundesarbeitsminister Hubertus Heil kündigte gegenüber Medien eine „handhabbare Lösung“ an. So soll eine gesetzliche Regelung „praxisnah und flexibel“ sein. Doch was das nun genau heißt, ist noch unklar. Es bleibt zu hoffen, dass hier eine für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen gleichermaßen praktikable Lösung gefunden wird.

Fazit: Unternehmen müssen bei der Zeiterfassung handeln

Auch wenn viele Fragen aktuell noch unbeantwortet sind, ist es für Arbeitgeber:innen, die noch keine Zeiterfassung einsetzen, empfehlenswert, zeitnah tätig zu werden.

Sofern noch nicht geschehen, sollten Sie damit beginnen, die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter:innen in irgendeiner Form zu erfassen, da Sie sich als Unternehmen angreifbar machen (auch wenn aufgrund fehlender gesetzlicher Regelungen derzeit nicht mit Bußgeldern zu rechnen ist). Sie können zunächst die Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Beschäftigten in einer leichtgewichtigen Form umsetzen, z.B. durch Zettel oder in einer Tabelle.

Da der Gesetzgeber noch keine Form für die Zeiterfassung vorgegeben hat, dürften Sie damit erst einmal auf der sicheren Seite sein, bis es konkrete gesetzliche Vorgaben zur Umsetzung der Arbeitszeiterfassung gibt.

Noch Fragen? Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales BMAS hat auch eine gute Liste mit Fragen und Antworten aufbereitet: www.bmas.de

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