Alle Prozesse rund um die Rechnungslegung automatisieren mit easybill

Ein Steuerberater tat sich mit Entwicklern zusammen

Carola Heine: Hallo Benjamin, bevor du zu easybil gekommen bist, warst du im Hotellerie- und Dienstleistungsgewerbe unterwegs. War das eine sehr große Umstellung?

Benjamin Klein: Eigentlich gar nicht so groß, denn spannenderweise waren wir easybill-Anwender in dem Concierge-Unternehmen, für das ich gearbeitet habe. Damals bin ich mit meiner Frau und den Hunden bei uns hier in Willich spazieren gegangen. Wir kamen am easybill Office vorbei und ich sagte nur zu ihr „Das wäre ja witzig, wenn die jemanden suchen würden – dann hätte ich einen Arbeitsweg von fünf Minuten zu Fuß.“ Eine Woche später stand die Stellenanzeige auf Facebook und ein paar Wochen später war ich an Bord.

Carola Heine: Das ist ja eine witzige Story zum Einstieg. easybill ist tatsächlich einer der seltenen Unternehmensnamen, der einem schon relativ lange an verschiedenen Stellen begegnet. Die meisten Start-ups und Firmen kennt man so seit drei bis fünf Jahren, seit der Pandemie und kurz davor. Da ist easybill doch deutlich etablierter. Wie lange gibt es euch und wie fing alles an?

Benjamin Klein: Du hast es schon ganz richtig gesagt, easybill ist nicht erst seit gestern da. Wir sind jetzt im 17. Jahr und die Gründung kam tatsächlich durch einen Steuerberater zustande. Der hatte damals die Nase voll von den berühmten Schuhkartons der Mandant:innen und hat sich gedacht: Das muss doch irgendwie alles strukturierter, einfacher und einheitlicher gehen. Er hat dann mit zwei befreundeten Entwicklern angefangen, eine Rechnungssoftware in der Cloud an den Start zu bringen.

Viele unserer Kunden haben dann daran mitgewirkt, dass die Software immer weiterentwickelt wurde, von „Ich kann eine Rechnung schreiben, ich kann ein Angebot schreiben“ hin zu „Ich verkaufe auch auf eBay, ich verkaufe aber auch auf Amazon“, wofür wir dann unseren Import-Manager entwickelt haben.

Heute sind etwa die Hälfte unserer Kunden Onlinehändler,wir betreuen also ein riesiges Segment mit easybill. So fing es an, steuerberaterliche Expertise und die Entwickler. Diese drei Gründer sind auch heute noch easybill Gesellschafter. Wir sind also ein gesund gewachsenes und langsam aber stetig größer werdendes Unternehmen, haben mittlerweile 35 Mitarbeiter:innen. Unseren Kunden ist es außerdem wichtig, dass die easybill Server in Deutschland stehen und die Daten nicht irgendwo in der Weltgeschichte herumfliegen.

Carola Heine: Jetzt muss ich eine provokante Frage stellen. Wir sind hier im lexoffice-Blog und mit lexoffice kann man Rechnungen schreiben. Wozu brauche ich euch von easybill denn, wenn ich das mit lexoffice machen kann? Was ist der Benefit für Kunden, die beides nutzen?

Benjamin Klein: Wir haben ganz viele Kunden, die lexoffice und easybill nutzen und mit unserer Lösung ganz viele Dinge automatisieren. Online-Händler:innen können mit uns beispielsweise über 40 verschiedene Shops-und Marktplätze anbinden und damit ihre komplette Rechnungsstellung automatisieren. Rechnung automatisch erstellen, automatisch per Mail an den Kunden versenden, Labels drucken über eine Schnittstelle zu DHL. An der Stelle hört es bei uns dann aber ganz bewusst auf: Unsere Nutzer setzen dann zum Beispiel Tools wie lexoffice ein, damit die in easybill automatisiert erstellten Ausgangsrechnungen zu lexoffice geschoben werden. Da kann ich dann wieder meine vorbereitende Buchhaltung machen und diese dem Steuerberater gesammelt übergeben.

Carola Heine: Ein typischer Kunde von euch wäre also ein Online-Händler?

Benjamin Klein: Genau. Für Online-Händler:innen sind die Möglichkeiten besonders spannend, weil sie mit einer ganz großen Bandbreite an Tools, Shops und Marktplätze ihre Prozesse automatisiert bekommen. Lexoffice Anwender:innen können durch die easybill Integration diese Möglichkeiten rund um Online-Shops und Marktplätze komfortabel integrieren.

Alle Verkaufskanäle werden an einer Stelle zusammengeführt: Du verkaufst als Händler auf eBay, du verkaufst auf Amazon, hast vielleicht noch einen eigenen Shopify-Shop oder Ähnliches. Dadurch, dass sich in easybill all diese diese Plattformen anbinden lassen, führst du dann alle Verkaufskanäle an einer Stelle zusammen, wo deine Rechnungen sind. Das ist ein großer Vorteil.

Händler könnten sich zwar bei Shopify ein Plugin setzen und PDF-Rechnungen drucken. In eBay oder Amazon Rechnungen erstellen – dann haben sie ihre Rechnungen aber an drei verschiedenen Orten, haben drei Nummernkreise, müssen an drei Stellen schauen, wie sie den Aufbewahrungspflichten von 10 Jahren hinterherkommen. Mit easybill haben sie alle Daten gesammelt an einer Stelle.

Carola Heine: Ich muss das also nur einbinden, bekomme alles eingesammelt bzw. geschickt und muss mich nicht ständig irgendwo einloggen, irgendwelche Menüs aufrufen und Buttons finden, weil alles so integriert ist, dass es bei mir gesammelt und in lexoffice rübergeschoben wird.

Benjamin Klein: Richtig. Wenn eine Schnittstelle vorhanden ist, und das ist bei fast allen der Plattformen der Fall, von denen wir hier sprechen, dann kannst du einfach sagen: „easybill, wähle dich ein oder zweimal am Tag ein, ruf diese Daten ab“. Dann gebe ich an, was ich abrufen will: Vielleicht will ich nur bezahlte, vielleicht will ich nur in verschickte Bestellungen reinlesen. Wenn die diesem Status entsprechen, dann werden sie automatisch ein oder zweimal am Tag eingesammelt und zu Rechnungen gemacht. Eventuell gehen sie dann gleich per Mail an den Kunden oder werden zu Amazon hochgeladen, damit die Käufer:innen sich den Download holen können. Mit uns kannst du wirklich den gesamten Prozess der Rechnungserstellung automatisieren.

Im Online-Handel geht es auch um internationale Steuerthemen

Benjamin Klein: Wenn es um den Onlinehandel geht, dann reden wir auch viel von internationalen Steuerthemen, One-Stop-Shop und Ähnliches, Lagerungen im Ausland zum Beispiel – wo dann auch steuerliche Pflichten im Ausland mit dazukommen. Hier können wir wirklich die Dinge vereinfachen und das muss heute auch sein. Alles muss einfach sein, es darf nicht fehleranfällig sein und der Kunde muss noch ein bisschen mit an die Hand genommen werden, damit er mit wenig Aufwand steuerlich korrekte Rechnungen erstellt bekommen kann.

Carola Heine: Ich glaube, dass die internationale Problematik vielen gar nicht klar ist, die irgendwo einen kleinen Onlineshop aufmachen. Dann haben sie drei Bestellungen aus der Schweiz und wissen gar nicht, dass sie damit ein ganz neues Fass aufgemacht haben.

Benjamin Klein: Absolut. Gerade weil es die Marktplätze und Shops so einfach machen zu internationalisieren, machen sich viele gar keine Gedanken. Bei Amazon werde ich motiviert: „Hey, lagere doch hier auch in dem und dem Land, dann sparst du dir sogar noch Gebühren, weil wir das ein bisschen günstiger machen!“ Der Klick ist schnell gesetzt und am nächsten Tag gehen die ersten Bestellungen aus Polen oder aus Tschechien raus, ohne dass es dem Händler bewusst ist, dass er sich damit jetzt auch in Polen und in Tschechien steuerlich registrieren muss.

Weil Amazon das alles so einfach macht, spricht er natürlich die Entscheidung auch vorher nicht mit seinem Steuerberater ab – und schon haben wir eine ganz große Problematik am Hals. Denn der Kunde muss sich in den Ländern registrieren. Gegebenenfalls, wenn er das zu spät merkt, hat er sogar den Aufwand, nachträglich Steuern zurückzufordern – oder in Deutschland Steuer nachträglich im Ausland abzuführen. Ein großes Problem, dessen sich viele nicht bewusst sind.
Oder die zweite Thematik: Wenn wir über den Verkauf ins Ausland reden, darf ich an Privatpersonen im Jahr 10.000 Euro netto Warenwert grenzüberschreitend innerhalb der EU verkaufen. Komme ich über diese 10.000 Euro, dann bin ich ab dem Moment ziellandbesteuert. Mit easybill ist das zum Glück recht einfach gelöst, ich muss einfach nur sagen, ab wann ich am One-Stop-Shop-Verfahren teilnehme und dann muss der Satz des Ziellandes angesetzt werden.
Es gibt eine integrierte Überwachung von diesem 10.000-Euro-Wert in easybill, bei Erreichen von 90% des Grenzwertes geht eine E-Mail raus: „Hey, hier, du steuerst auf diesen Grenzwert zu. Das heißt, ab dann und dann kommt auf dich eine Änderung zu. Sprich die bitte mit deiner Steuerberatung ab“ oder „Informiere dich, setz die richtigen Einstellungen“. Wir werfen auch einen automatischen Hinweis aus, wenn wir zum ersten Mal ein ausländisches Warenlager übermittelt bekommen, damit die Händler sich vorbereiten können oder überhaupt bemerken, dass es da eine Herausforderung gibt.

Wir nehmen unsere Händler also immer ein bisschen an die Hand und sagen: „Pass auf, hier kann es eine Herausforderung geben. Schau dir das bitte an. Wenn du Fragen hast, melde dich bei uns. Wir dürfen dich zwar nicht steuerlich beraten, aber wir können zumindest den einen oder anderen Tipp geben, in welche Richtung du mit deinem Steuerberater mal reden solltest.“

Carola Heine: Ihr habt aber auch andere Kunden, nicht nur aus dem Handel.

Benjamin Klein: Absolut, wir punkten überall mit großer Arbeitsersparnis. Auch andere Unternehmen als die Händler haben ja gegebenenfalls Dokumente, die automatisiert erstellt werden müssen: beispielsweise Wartungsverträge oder wenn ich mit einem Kunden Ratenzahlungen vereinbart habe und einfach in einem gewissen Turnus eine Rechnung stellen muss. Gerade Einzelunternehmer profitieren sehr von der Zeitersparnis durch die vielen Automatisierungsmöglichkeiten und die Vereinfachung.

Carola Heine: Apropos Vereinfachung. Wie viel technisches Wissen brauche ich, um lexoffice und easybill zu verbinden: Wie viel Einarbeitungszeit muss ich anrechnen?

Benjamin Klein: Keine. Mit wenigen Klicks ist die Anbindung gemacht und kann dann auch sofort genutzt werden, um die Rechnungen zu lexoffice zu übertragen. Der Aufwand ist wirklich gering und man braucht kein technisches Vorwissen. Trotzdem haben wir natürlich Anleitungen in unserem Hilfecenter, doch es ist ganz einfach: Einmal die Verbindung hergestellt mit wenigen Klicks und ebenso unkompliziert ist dann auch die Übertragung der Dokumente mit wenigen Klicks.
Und wer sich die Klicks sparen möchte oder sich unsicher ist, kann sich einfach an unseren Support wenden und bekommt hier telefonisch Unterstützung.

Mehr zu lexoffice & easybill finden Sie hier: www.lexoffice.de/partner/easybill/

Carola Heine: Vielen Dank für deine Zeit und die Einblicke in die Nutzung dieses spannenden Tools! Wir wünschen euch weiter ganz viel Erfolg und freuen uns schon auf das gemeinsame Webinar – Link folgt!