offene Rechnungen - was tun

Offene Rechnungen eintreiben: Drei Wege zur Zahlungserinnerung

Wenn Kunden Rechnungen nicht bezahlen, ist für Gewerbetreibende und Selbständige das finanzielle Risiko ärgerlich. Mahnen zu müssen kann sich zusätzlich sehr belastend anfühlen.

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Ein Blick aufs Konto: Wie unangenehm – Firma XYZ hat noch immer nicht gezahlt, dabei könntest du das Geld langsam wirklich sehr gut brauchen. Ein paar Tage kannst du überbrücken, doch wenn alle so lasch zahlen, wird es langsam knapp. Zu wissen, dass man eine Mahnung schreiben kann, ist das eine. Offene Rechnungen eintreiben und sich dazu überwinden, eine Zahlungserinnerung zu senden? Es sollte einfach sein. Ist es aber nicht immer.

Die meisten Selbständigen kennen das Gefühl, wenn ein dringlich erwarteter Zahlungseingang ausbleibt und auch der zehnte Blick aufs Konto keine magische Wirkung hat und einen Geldregen auslöst.

Mitten im laufenden Projekt den Ansprechpartner mit banalen organisatorischen Dingen belasten? Gern tust du das nicht, denn Ansprechpartner*innen freuen sich selten, wenn sie einer Rechnung hinterherforschen müssen. Doch gibt es immer die Möglichkeit, dass eine unbearbeitete Abrechnung noch im Stapel schlummert – denn was für dich zeitnah Existenzsicherung bedeutet, ist anderswo meist nur ein Verwaltungsvorgang.

Offene Rechnungen eintreiben? Mit der Beißhemmung stehst du nicht alleine da

Wenn du zu denen gehörst, die über ein Bauchgrummeln bei Zahlungserinnerungen weit erhaben sind, ist dieser Text nicht für dich. Solltest du aber das frustrierte Gefühl kennen, dich jetzt um etwas Unangenehmes kümmern zu müssen, das eigentlich von selbst stattfinden sollte, haben wir drei komfortable Eskalationsstufen und einen Tipp für dich.

Der beste Finanztipp von allen: Überblick

Wichtig ist vor allem eins: Der mühelose Überblick über deine Finanzen, und zwar immer. Du solltest nicht erst lange in Unterlagen graben müssen, um aufwendig zu ermitteln, bei wem du noch offene Rechnungen eintreiben musst, sondern auf einen Klick erkennen können, wo eine Mahnung ausgelöst werden kann. lexoffice macht das für dich, denn immer den Überblick zu haben und niemals Überraschungen erleben zu müssen ist nervenschonend und existenzsichernd.

Eins solltest du dir klar machen: Es hat auch eine gute Seite, dass deine Rechnung für die Kundschaft nur irgendein Routineablauf in der Verwaltung ist, normalerweise. Du bist kein Bittsteller, du hast deine Leistung erbracht und damit den Werkvertrag oder Auftrag erfüllt, nun ist der Kunde oder die Kundin dran. Das findet alles auf der Sachebene statt.

Drei Vorgehensweisen für die Zahlungserinnerung vor gerichtlichen Mahnverfahren sind empfehlenswert. Die erste: Wenn du jetzt nicht einfach eine Mahnung schicken magst, ruf an.

1. Stufe: Telefonisch beim Ansprechpartner anfragen

Schnapp dir deine Unterlagen und frag bei nächster Gelegenheit nach, ob es sein kann, dass deine Rechnung irgendwo untergegangen ist. Nicht als Gesprächseinstieg, da erkundigst du dich nämlich, ob man zufrieden mit deiner Arbeit ist – wenn die hoffentlich positive Antwort erfolgt, ist der Moment gekommen, nach der Rechnung zu fragen.

2. Stufe: Bei der Buchhaltung des Kunden nachhaken

Wenn du davor zurückscheust, die Kundschaft direkt zu fragen, ruf doch in der Buchhaltung an. Dieser Schritt fällt vielen leichter, als sofort ein offizielles Schreiben zu schicken. Oder schick eine Mail an die Buchhaltungsabteilung. Wer den ganzen Tag Zahlungsein- und ausgänge um die Ohren hat, wundert sich kein bisschen, wenn mal jemand nach einem Vorgang fragt. Sollte tatsächlich etwas schief gegangen sein, erfährst du es jetzt.

3. Mahnen mit lexoffice – ein Klick und weg

Ärgerst du dich über dich selbst, dass es dir so schwer fällt, nach deinem wohl verdienten Geld zu fragen? Besser, einfacher, nachvollziehbar und logischer ist es, wenn du lexoffice nutzt, um Mahnungen und Zahlungserinnerungen zu schreiben. Denn offene Rechnungen eintreiben wird superleicht und kostet keine Überwindung mehr, wenn du nur kurz klicken und eine Mail versenden musst.

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Über den Autor
Carola Heine
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