Betriebsprüfung: „Ich will Ihre Verfahrensdokumentation sehen!“

Betriebsprüfung: „Ich will Ihre Verfahrensdokumentation sehen!“

Was wie ein großer Schreck klingt, ist mit lexoffice gar kein Problem: Die Einsicht der Verfahrensdokumentation bei einer Prüfung

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Das Finanzamt kann prinzipiell bei jedem Steuerpflichtigen eine Betriebsprüfung durchführen und die Verfahrensdokumentation verlangen. Rechtsgrundlage für eine Betriebsprüfung bildet u.A. die §§ 193-207 Abgabenordnung (AO).

Der Prüfungsumfang einer Betriebsprüfung kann ganz unterschiedlich ausfallen und sich auf spezielle Steuerarten oder Sachverhalte, Besteuerungszeiträume oder Teilbereiche beziehen: Wie eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder die Lohnsteuerprüfung oder die Prüfung der Verfahrensdokumentation.

Die Verfahrensdokumentation soll eine lückenlose Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Unterlagen in IT-gestützten Unternehmensprozessen gewährleisten. Daher besteht für jedes Unternehmen in Deutschland die Pflicht eine Verfahrensdokumentation zu führen, unabhängig von seiner Größe – auch als Einzelkämpfer*in oder Kleinunternehmer*in betrifft dich das.

Stell dir vor, die Prüfer*innen fragen dich „Wie scannen Sie Papierrechnungen und wie sind die Daten bei Ihnen gesichert?“ oder „Kann ich bitte Ihre Verfahrensdokumentation für den Umgang mit elektronischen Rechnungen sehen?“ Durch die Automatisierung der Verfahrensdokumentation in lexoffice sparst du dann sowohl Zeit, Geld als auch Nerven.

Verfahrensdokumentation mit lexoffice

„Die Verfahrensdokumentation zeigt, wie die moderne Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant auf der lexoffice Plattform funktioniert“, so Isabel Blank, Geschäftsführerin in der Haufe Group. „Wir automatisieren den Prozess der Dokumentation und der Mandant braucht sich nicht mit den komplexen Verfahren und Begrifflichkeiten auseinandersetzten. Der Steuerberater erhält hingegen auf Knopfdruck eine aktuelle Verfahrensdokumentation, die er im Bedarfsfall mit seinem Knowhow ergänzen kann und im persönlichen Beratungsgespräch seinem Mandanten erläutert.“

Verfahrensdokumentation auf Knopfdruck für die Betriebsprüfung

Lückenlos, super schnell erzeugt und dabei auch noch GoBD-konform: Die komfortable und einfache Verfahrensdokumentation für die Belegablage ist eine der zahlreichen automatischen Funktionen, mit denen lexoffice für hohe Effizienz in den Arbeitsabläufen der Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater sorgt und der Betriebsprüfung den Schrecken nimmt.

Grundlage der lexoffice Verfahrensdokumentation bildet die Mustervorlage der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung: „Auslegung der GoBD beim Einsatz neuer Organisationstechnologien“. Sie wird beim Abruf automatisch mit deinen Inhalten aus lexoffice individuell ausgefüllt und lässt sich jederzeit erneut abrufen.

§ 193 Zulässigkeit einer Außenprüfung

(1) Eine Außenprüfung ist zulässig bei Steuerpflichtigen, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten, die freiberuflich tätig sind und bei Steuerpflichtigen im Sinne des § 147a.

(2) Bei anderen als den in Absatz 1 bezeichneten Steuerpflichtigen ist eine Außenprüfung zulässig,
1. soweit sie die Verpflichtung dieser Steuerpflichtigen betrifft, für Rechnung eines anderen Steuern zu entrichten oder Steuern einzubehalten und abzuführen,
2. wenn die für die Besteuerung erheblichen Verhältnisse der Aufklärung bedürfen und eine Prüfung an Amtsstelle nach Art und Umfang des zu prüfenden Sachverhalts nicht zweckmäßig ist oder
3. wenn ein Steuerpflichtiger seinen Mitwirkungspflichten nach § 90 Absatz 2 Satz 3 nicht nachkommt.
Quelle: dejure.org

Eine Betriebsprüfung kann jede*n treffen

Es kann dir jederzeit passieren, dass du geprüft wirst, doch in Panik sollte dich das nicht versetzen: Kontaktier‘ deinen Steuerberater und er bereitet die Betriebsprüfung mit dir vor. Das ist keine Ausnahme: Bundesweit schauen sich die Beamten an, ob man die strengen Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) eingehalten hat. Was passiert im schlimmsten Fall, wenn das nicht der Fall ist? Ganz einfach: Deine Einkünfte werden geschätzt, denn das Finanzamt geht dann vom Verdacht auf Schwarzarbeit oder unterschlagene Gewinne aus.

Ein guter Grund, die eigenen Sachen in Ordnung und „prüfungssicher“ zu haben wie mit lexoffice. Denn Schätzungen durch das Finanzamt sind selten unternehmerfreundlich. Die GoBD und die Möglichkeit einer Verfahrensdokumentation auf Knopfdruck sind gute Argumente für lexoffice – so wie die komfortable Belegbuchung per App.

  • Foto: © photobyphotoboy – stock.adobe.com
Über den Autor
Carola Heine
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