Erfolgreich Zeitfresser jeder Größenordnung zähmen

„Als Spezialistin bin ich die Schnittstelle zwischen Kund:innen und Kanzlei“

Carola Heine: Liebe Steffi, du hast dich im Bereich papierlose Buchführung spezialisiert, wobei du keine Buchhaltung anbietest, sondern Digitalisierungsberatung: Du bringst den Menschen bei, wie sie papierlos buchen und die Daten an die Steuerkanzlei richtig liefern. Was ich gerne genauer wissen würde: Du hast gesagt, dass du aber wie eine Schnittstelle arbeitest. Was meinst du denn damit?

Steffi Krüger: Ich sehe mich wie eine Drehscheibe, ich übersetze sozusagen für Steuerkanzleien und Unternehmen die jeweilige „Sprache“, indem ich beiden Seiten das nötige Wissen für ihre Abläufe vermittle. Ich fasse immer beide Seiten an, wenn ich für meine Kund:innen arbeite, die unternehmerisch tätig sind:

Nehmen wir an, ein Mandant oder eine Mandantin hat lexoffice im Einsatz, schreibt Rechnungen, erfasst Eingangsbelege und hat aber nicht immer das gleiche Verständnis von einem Vorgang wie die beauftragte Steuerkanzlei, wählt zum Beispiel häufig das falsche Konto aus – Bürobedarf ist so ein Beispiel, wo Steuerberater:innen eventuell andere Zuordnungen treffen können. Oder die verschiedenen Export- und Übertragungsmöglichkeiten der Daten und der Belege sind noch nicht das, was in der Kanzlei gebraucht wird. In solchen Fällen – vor denen beide Seiten dann manchmal ratlos stehen – übersetze ich die Anforderungen der einen Seite in die Sprache der anderen und umgekehrt. Ich räume Missverständnisse auf und schließe Wissenslücken und auf einmal klappt alles wunderbar.

Carola Heine: Was war der Auslöser für deine Geschäftsidee? Man wacht ja nicht morgens auf und beschließt spontan, Mandant:innen-Abläufe zu dolmetschen und zu digitalisieren.

Steffi Krüger: Der Auslöser war eine Kündigung. Als IT-Projektleitung habe ich viele Projekte parallel gemanagt, bis die Firma umstrukturiert hat und mir kündigte. Einerseits wollte ich auch dort weg. Andererseits war es auch ein Tiefschlag, nachdem ich dort so viel Herzblut gelassen hatte. Also habe ich beschlossen, dass ich mich für keinen Chef mehr abmühen werde, der mich am Ende vielleicht trotzdem absägt. Ich habe gesagt „Jetzt reicht’s, ich mach das jetzt für mich selbst!“ und habe einfach angefangen.

Carola Heine: Das klingt ideal, bis auf ein kleines Detail: Du hast September 2019 gegründet, im Grunde also mit Anlauf in die Anfangsphase der Corona-Krise ein halbes Jahr später mitten hinein. Wie war das?

„Die größte Herausforderung der Pandemie war die fehlende Schule für meine Tochter“

Steffi Krüger: Zuerst hatte ich kein Problem, sondern gleich einen großen Auftrag an Land gezogen, der mich bis Juli 2020 ernährt hat. Eine echte Herausforderung wurde es dann aber 2021, als ich „nebenbei“ meine Tochter betreuen musste, die nicht zur Schule gehen konnte.

Unterricht gab es nicht. Ich konnte keine Kundenakquise machen, die Auftragslage brach also ein. Die Firmen waren vorsichtig mit der Auftragsvergabe und obwohl man normalerweise als IT-Mensch immer einen Job findet, war das alles von Januar bis Mai 2021 richtig schwierig.

Carola Heine: Du bist auch lexoffice Coach. Dabei ist es gar nicht dein Ziel, Menschen im Unternehmensalltg bei der Buchhaltung zu helfen. Trotzdem bist du von dem Coaching begeistert.

Steffi Krüger: Ja, mir ist das wichtig. Ich will auch den lexoffice Premium Coach machen. Ich bin eben Premium 🙂

lexoffice ist ein etabliertes Produkt, das mein Portfolio sinnvoll ergänzt. Schließlich geht es auch um Vertrauensaufbau, und die Leute lieben lexoffice, sie setzen es gerne ein. Vertrauen ist also ein Grund. Ein weiterer ist, dass ich immer kleinteilig anfange.

Meine Kunden und Kundinnen wissen ja nicht, was ich kann und was man noch alles machen kann, wenn ich komme. Wenn ich sie dann bei ihren Fragen einsammele und wir zusammenarbeiten, dann stellen sie fest: Da kann man ja noch viel mehr machen, dann tun wir das doch auch.

Mein Ziel ist es nicht, allen ein großes Digitalisierungsprojekt zu verkaufen, sondern wir fangen bei den bestehenden Problemen an, lösen erst mal die Herausforderungen. Denn aus meiner Berufserfahrung heraus weiß ich, dass die Leute mit einfachen Dingen auch Schwierigkeiten haben. Wenn sie an so einem Punkt scheitern, machen sie anschließend nicht weiter.

Das ist der Punkt, an dem ich ansetze: Wir üben lexoffice und erkunden verschiedene andere Tools, zum Beispiel die reibungslose Übergabe von Daten an den Steuerberater, das automatisierte Einsammeln von Belegen.

Carola Heine: Wer ist denn dieser lustige kleine blaue Kerl, den du mir gezeigt hast?

Steffi Krüger: Das ist Ben Zeitfresser, mein erster Mitarbeiter als Frau Papierlos – das neue Label, das ich mir gerade aufbaue. Da geht es darum, dass man sich nicht „nur“ um die Buchführung kümmert als einen digitalen vollautomatisierten Prozess, sondern um das ganze Büro. Um Buchhaltung, Terminabsprachen, Dokumentablage, Dokumente wiederfinden und solche Sachen.

Da schicken wir Ben Zeitfresser dann auf die Suche nach Zeitfressern.

Carola Heine: Sehr gute Idee für die Zielgruppe Selbständige und kleine Unternehmen.

Steffi Krüger: Das glaube ich auch, denn es wird immer wichtiger, für die Zeitfresser in den eigenen Abläufen sensibilisiert zu werden. Ben steht dann auf deinem Schreibtisch und erinnert dich jeden Tag mit seiner kleinen Uhr freundlich daran, dass du deine Planung optimieren kannst.

Meiner Erfahrung nach suchen die Menschen oft nach einem großen Einsparpotenzial, aber die kleinen wiederkehrenden Aufgaben sind viel wesentlicher. Die muss man im Griff haben, dabei wird Ben Zeitfresser helfen.

Carola Heine: Hast du mal ein paar Praxisbeispiele für uns, welche Einsparpotenziale du meinst?

Steffi Krüger: Bleiben wir einfach mal kurz bei der Buchführung: Da ist ein ganz typischer Zeitfresser „Kontoauszüge durchgucken“. Kennt jede:r. Man druckt sich den Auszug aus und geht dann Zeile für Zeile mit den Augen durch: Habe ich den Beleg?

Das kostet mindestens eine Stunde im Monat, alleine diese kleine Tätigkeit. lexoffice macht ein paar Sekunden daraus, fast 100% Einsparung sind möglich. Oder Terminplanung manuell. Statt drei Vorschläge hin- und her zu schicken und abzustimmen, spart man viele Mails und Stunden mit einem Terminplanungs-Tool.

Rechnungen abholen ist auch so ein Thema. Statt immer wieder jeden Monat eine Plattform und ein Portal nach dem anderen abzuklappern, doch lieber eine Anwendung wie Invoicefetcher nutzen, und so weiter. Aber ich gebe auch Tipps für ein strukturiertes Arbeiten generell, wie das Abarbeiten von Aufgaben im Block – man spart viel Zeit, wenn man bestimmte Tätigkeiten bündelt und auf einmal abarbeitet, statt immer mal hier und da wieder einzusteigen in einen Ablauf.

Ben Zeitfresser hat da eine ganz wichtige Aufgabe: Statt dich aufs Bauchgefühl zu verlassen, nutzt du die kleine Uhr und findest heraus, wo deine Zeitfresser wirklich wohnen. Ein Tagesprotokoll gehört dann auch noch dazu. Das ist schon sehr hilfreich.

Carola Heine: Das hört sich sehr gut durchdacht an und lustig ist der Ben Zeitfresser auch. Was sagen denn die Kund:innen?

Jeden Monat eine dreistellige Stundenzahl Zeit einsparen durch bessere Prozesse

Steffi Krüger: Sie sind begeistert. Ich gebe dir mal ein Beispiel: ein Händler, der zunächst nur papierlose Buchhaltung wollte, hat mich dann mit der Prozessoptimierung und Ermittlung von Zeitfressern beauftragt. Die saßen in wahren Bergen von Papier. Es war eine Kombination aus Lieferschein, Rechnungen. Wie bediene ich das System? Welcher Mitarbeiter macht was? Wo werden Daten manuell abgeglichen und es tun sich Fehlerquellen auf?

Es ist also ein bisschen komplexer gewesen und es hat insgesamt sechs Monate gedauert – aber jetzt sparen sie jeden Monat 100 Stunden Zeit. Mein Herz schlägt für kleinere Firmen, bei denen eine solche Unternehmensberatung wirklich einen wichtigen Unterschied machen kann.

Carola Heine: Das ist ein schönes Schlusswort. Vielen Dank für deine Zeit!