Die USt-ID prüfen

Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Die USt-ID – auch USt-IdNr oder USt-IdentNr – ist eine Steuernummer für Unternehmen innerhalb Europas, die mit anderen europäischen Unternehmen außerhalb der eigenen Landesgrenzen Handel betreiben. Sie ist nicht zu verwechseln mit der Steuernummer. Die USt-ID erhalten Unternehmen zusätzlich zur Steuernummer.

Die USt-ID dient der Kennzeichnung eines Unternehmens bei Auslandsgeschäften und gehört auf alle entsprechenden Rechnungen.

Die Umsatzsteuer-ID ist wichtig für Geschäfte mit ausländischen Unternehmen, da für Ihr Unternehmen keine Umsatzsteuer anfällt, wenn Sie Waren oder Dienstleistungen an ein EU-Unternehmen verkaufen. Allerdings gilt das nur dann, wenn das andere Unternehmen über eine gültige USt-ID verfügt.

Um in Erfahrung zu bringen, ob das der Fall ist, müssen Sie die USt-ID prüfen.

Die Wichtigkeit der USt-IdNr-Prüfung

Die Umsatzsteuer bringt den Staaten innerhalb der EU am meisten Geld ein. Allerdings ist sie auch recht anfällig für Betrug und Steuerhinterziehung. Vor allem mit gefälschten USt-IDs lassen sich Kriminelle gerne Waren steuerfrei anliefern. Das ist beispielsweise für Geschäfte auf dem Schwarzmarkt ein beliebtes Betrugsmodell.

Das funktioniert allerdings nur deshalb, weil viele Unternehmen nicht die USt-ID prüfen, wenn sie Geschäfte mit anderen EU-Unternehmen vollziehen. Dadurch ist es möglich, mit gefälschten oder gestohlenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern Geschäfte zu machen und dabei die Umsatzsteuer zu sparen.

Deshalb besteht seit 2010 eine Verpflichtung für alle Unternehmen, die USt-ID der Geschäftspartner zu prüfen. Im Jahr 2020 fand zudem eine Verschärfung der Regelung durch die sogenannten „EU Quick Fixes“ statt. Dabei handelt es sich um Anpassungen der Regelungen für die Umsatzsteuer bei EU-Geschäften, die unter anderem auch die Überprüfungspflicht der USt-ID enthalten. Diese Prüfung muss mit der „Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns“ erfolgen.

Das Problem bei der Prüfung der USt-ID ist vor allem die Frage nach der Gültigkeit und die Frage: Wem gehört die Umsatzsteuer-ID-Nummer? Eine USt-ID kann jedes Unternehmen vorlegen. Schließlich handelt es sich um eine simple Zahlenfolge. Die Überprüfung der Echtheit ist wichtig.

Die USt-IdNr abfragen

Die USt-ID kann auf zwei Weisen überprüft werden: Entweder durch eine Überprüfung der Gültigkeit oder durch eine eindeutige Überprüfung der Zugehörigkeit zum entsprechenden Unternehmen.

Für die Überprüfung im Rahmen der Nachweispflicht für die USt-ID müssen Sie die eindeutige Variante wählen. Dabei ist auch zu beachten, dass die Überprüfung möglichst zeitnah erfolgen sollte, damit alle Daten zum Zeitpunkt des abgewickelten Geschäfts stimmen.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern können Sie auf unterschiedlichen Portalen abfragen:

Beim BZSt die USt-ID prüfen

Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bietet mehrere Möglichkeiten an, wie Sie die UST-ID prüfen können:

Über ein Online-Formular können Sie eine einzelne USt-ID abfragen. Dabei müssen Sie im Formular die entsprechenden Daten eintragen und bekommen dann nach Bestätigung der Daten ein Ergebnis.

Einfacher und dauerhafter ist der Weg einer Mehrfachabfrage über eine elektronische Schnittstelle. Diese XML-RPC-Schnittstelle müssen Sie installieren und mit Ihrem Softwaresystem verbinden. So erhalten Sie direkten Zugang zum BZSt.

Über diese Schnittstelle können Sie dann alle USt-IDs ohne großen Aufwand überprüfen. Sie müssen die Daten nicht mehr neu eingeben, da sie bereits in der Datenbank vorhanden sind.

Allerdings lassen sich über das BZSt keine deutschen USt-IDs überprüfen. Diese brauchen Sie aber auch nicht, wenn Sie Ihre Geschäfte von Deutschland aus führen.

Über MIAS die USt-ID prüfen

MIAS ist das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem. Im Englischen spricht man hingegen vom VIES, dem VAT Information Exchange System.

MIAS beziehungsweise VIES ist ein Portal, das die Europäische Union bereitstellt und einen Zugriff auf die Datenbanken der nationalen Behörden gewährt. Darüber ist auch die elektronische Überprüfung der USt-ID möglich.

Über MIAS sind aber nur Einzelabfragen erlaubt. Dadurch ist bei mehreren Abfragen der Aufwand entsprechend hoch.

Außerdem bietet MIAS keine umgekehrte Suche an. Sie können also nicht nach der USt-ID eines Unternehmens suchen, sondern nur nach der USt-ID selbst und bekommen dann das Unternehmen zu dieser Identifikationsnummer genannt.

Prüfung der Gültigkeit einer USt-ID

Anhand der qualifizierten Prüfung der USt-ID erfahren Sie, ob mit der Identifikationsnummer des anderen Unternehmens alles korrekt ist. In dem Fall bekommen Sie automatisch eine Bestätigung zugesandt. Einmal als E-Mail und zusätzlich auf dem Postweg.

Diese Bestätigung ist wichtig, da sie als nachweisliches Dokument gilt. Dieser Nachweise muss für spätere Betriebsprüfungen dokumentiert werden.

Zur Dokumentation gehören diese Unterlagen:

• Der Bestätigungsbrief
• Ein Ausdruck der Bestätigung
• Ein Screenshot der Bestätigung per E-Mail oder die Speicherung der E-Mail
• Der vom BZSt bei einer Mehrfachanfrage übermittelte Datensatz

Bewahren Sie alle Dokumente gut auf und denken Sie daran, dass Sie die Überprüfung häufiger durchführen sollten.

Wie häufig sollte man die USt-ID prüfen?

Generell reicht es, die USt-ID vor jedem Auftrag zu prüfen. Das muss aber natürlich nicht bei Bestandskunden sein, die regelmäßig bei Ihnen bestellen. Als Faustregel gilt, dass eine monatliche Überprüfung der USt-ID stattfinden sollte.

Wichtig zu wissen ist, dass die USt-ID nicht ewig an ein Unternehmen gebunden ist. Durch eine Umfirmierung beispielsweise entsteht die Pflicht auf den Antrag einer neuen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Deshalb ist es immer möglich, dass sich die USt-ID zwischen zwei Aufträgen geändert hat.

Bei einem Umzug innerhalb der Landesgrenzen bleibt die USt-ID erhalten. Wechselt ein Unternehmen aber den Standort in ein anderes Land, muss ebenfalls eine neue USt-ID beantragt werden.

Eine regelmäßige Überprüfung ist also sinnvoll und auch verpflichtend. Sie müssen es aber wie gesagt nicht übertreiben. Bei neuer Kundschaft bietet sich allerdings immer an, die USt-ID vorerst bei jedem neuen Auftrag zu überprüfen, um Betrug vorzubeugen. Entwickelt sich eine Stammkundschaft, können Sie dieser in der Regel mehr vertrauen und es reicht wie gesagt eine Überprüfung im Monat.

Die USt-IDs der EU-Mitgliedsstaaten

Die EU-Mitgliedstaaten haben alle ihre eigenen USt-IDs. Das System gleicht sich aber stark. Die USt-ID beginnt immer mit einem Länderkürzel aus zwei Buchstaben und wird gefolgt von einer Ziffernfolge. Die Länge der USt-ID ist aber unterschiedlich und hängt vom Mitgliedsstaat ab.

Hier finden Sie eine Tabelle mit den Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der einzelnen EU-Staaten: