Zeitspar-Trick: Rechungseingang automatisieren

Rechnungen automatisieren: Auslöser war „ein völlig bekloppter Prozess“

Carola Heine: Wir haben uns ja zum letzten Mal auf der lexpresso 2022 gesehen, als du spontan für eine erkrankte Panel-Teilnehmerin eingesprungen bist. Für diejenigen, die dich noch nicht kennen: Was machst du?

Phillip Strauch: Mein Name ist Phillip Strauch. Ich bin geschäftsführender Inhaber von invoicefetcher® – wir automatisieren Rechnungseingänge für Unternehmen aus Onlineportalen, Emails und Scans direkt rein zu lexoffice.

Carola Heine: Wie kommt man auf so eine Geschäftsidee?

Phillip Strauch: Das war 2008 am Kaffeetisch meiner Eltern. Die baten mich jeden Monat, die Rechnungen von Versatel herunterzuladen. Und ich dachte mir: Meine Güte, was für eine lahme Tätigkeit! Und wenn es meine Eltern als Privatperson schon nervt, wie ist denn das erst mit Unternehmen? Die dazu auch noch die Pflicht haben, Belege irgendwie einem Buchungssystem zuzuordnen?

Dann habe ich in meiner jungen Naivität so einen Konnektor auf Basis von Zugangsdaten gebaut und Versatel angezapft – und das hat sofort funktioniert. Sicherheitstechnik war damals noch nicht so das Thema. So kam es dann, dass ich herumgelaufen bin und gesagt habe „hier, schau mal, das kann man doch automatisieren“. Getreu meinem Leitspruch „Alles kein Problem“.

Aber ich wurde damals noch ausgelacht, obwohl man 2008 ja schon Rechnungen auf dem PC geschrieben hat. Die wurden aber oft per Post verschickt, dann sind sie irgendwo angekommen, wurden aufgemacht – alles per Hand – und dann wurde die Rechnung vielleicht einer Abteilung zugeschickt und dann wieder eingescannt, wenn überhaupt. Das ist doch aber ein völlig bekloppter Prozess.

Carola Heine: Diese Idee und dieses Thema haben dich dann nicht mehr losgelassen.

Phillip Strauch: Genau. Ich wollte mich selbständig machen, das als Produkt anbieten ohne eine Stunde zu verkaufen, als Software as a Service anbieten. Aber ich war ja selbst noch grün hinter den Ohren und rechtlich war alles noch eine Weile eine Grauzone. invoicefetcher® habe ich dann 2016 gegründet, nachdem ich mir die Wortmarke schon 2013 habe eintragen lassen.

Carola Heine: An wen richtet sich euer Angebot, mit dem du ja auch lexoffice Partner bist, so dass unsere Kund:innen invoicefetcher® mit dem lexoffice Konto mit nur zwei Klicks verbinden können?

Phillip Strauch: Wir richten uns in erster Linie an Einzelkämpfer, kleine und mittlere Unternehmen als auch an Steuerkanzleien: alle die verpflichtet sind, ihre Belege vorzuhalten. Denn wir wissen ja, ohne Beleg keine Buchung. Mit unseren Portal-Konnektoren decken wir eigentlich inzwischen fast alles ab, was es mittlerweise an Rechnungen abzuholen gibt.

Der Versand von Rechnungen per Post nimmt stetig weiter ab.

Wir optimieren dann das Einsammeln der Belege, inklusive Duplikatsprüfung, wenn Sachen eventuell parallel per E-Mail verschickt worden sind oder eine Portal-Abholung mehrfach eingerichtet wurde. Wir erkennen beim Eingang, ob wir das Dokument schon haben oder nicht – auf Basis von Prüfsummen oder auf Basis von Angaben innerhalb der Rechnung.

Damit machen wir es unseren Kundinnen und Kunden so einfach wie möglich. Denn sie wollen nicht viel darüber nachdenken, sondern das Ziel besteht darin, sie zu entlasten. Ja, in der IT ist meine Prämisse: Nimm‘ die Leute an die Hand, nimm ihnen alles ab und versuche Standards zu setzen.

Rechnungseingang automatisieren dank plattformübergreifender Prozesse

Carola Heine: Deshalb passt Ihr als lexoffice Partner auch so gut. Erklär mir doch mal bitte, wie sieht so ein plattformübergreifender Prozess in der Praxis aus?

Phillip Strauch: Sagen wir mal zum Beispiel, eine lexoffice Kundenfirma nutzt eure Unternehmenslösung zum Schreiben von Rechnungen, möchte aber auch die Ausgaben buchhalterisch verwalten. Dann müssen die Belege in die Software.

Ich kann wunderbar die lexoffice App benutzen, um Fotos von Papierrechnungen zu machen und dann ist der Beleg drin. Aber die Rechnungen, die meine Mitarbeiter:innen und ich per Mail bekommen, die müssen auch erfasst werden. Egal ob ich fünf Team-Mitglieder habe, fünfzig oder zwei, da kommen unterschiedliche Quellen zusammen, aus denen die Belege stammen.

Einige Belege kommen per Mail, andere muss ich mir aktiv herunterladen wie beim DHL-Geschäftskundenportal für Online-Händler, oder beim Internet-Provider, bei Software oder Rechnungen aus Bestellungen von Amazon. Hier heißt es, alles automatisiert einzusammeln und dabei Fehler zu vermeiden.
Wir verstehen uns mit invoicefetcher® als Zulieferer der Buchhaltung. lexoffice Kunden können mit unserem kostenlosen Tarif starten. Darin enthalten ist die Abholung aus zwei Portalen und mit dem Gutscheincode freemail auch unsere invoicefetcher.email.invoicefetcher® importiert täglich die Eingangsrechnungen aus Online-Portalen und schickt sie automatisch zur weiteren Verarbeitung in lexoffice, so dass sie für die Buchhaltung zur Verfügung stehen. Im kostenfreien Tarif funktioniert das 90 Tage so kann jeder ausprobieren, ob das was wir anbieten auch für den eigenen Prozess geeignet ist.

Im invoicefetcher® Dashboard kann man unter „Lieferant hinzufügen“ seine schmerzvollsten Portal-Lieferanten suchen und in wenigen Minuten alles einrichten.. Bei uns werden die Zugangsdaten mehrstufig verschlüsselt gespeichert. Anschließendlädt unsere Automatisierung die Rechnungen herunter, macht eine Duplikatsprüfung und wir haben alle relevanten Daten und stellen die Belege in lexoffice zur Verfügung.

Carola Heine: Was ist mit den Mails, die nicht heruntergeladen werden, sondern wo die Rechnung der Text der Mail ist und gar kein Datei-Anhang?

„Wir reduzieren ganz viele Dinge auf das Wesentliche“

Phillip Strauch: Daraus machen wir vollautomatisch ein PDF, das wie ein richtiges Rechnungsdokument aussieht, so wie das, das man sich sonst digital bekommt. Das ist eine kleine Sache mit großer Wirkung, weil niemand mehr etwas umwandeln,umformatieren oder drucken und einscannen muss, nur damit es weiterverarbeitet werden kann.

Und darum geht es bei uns. Wir reduzieren ganz viele Dinge auf das Wesentliche, denn am Ende möchte der Kunde an oder in seinem Unternehmen arbeiten und nicht bei uns oder für uns.

Carola Heine: Das hört sich einfach an, aber so unkompliziert wird das in der Praxis nicht sein, es gibt doch so viele ganz unterschiedliche Portale.

Phillip Strauch: Ja und es werden wöchentlich mehr. Der technische Aufwand ist immens, aber das soll der Kunde gar nicht sehen.Wo kommen diese ganzen Sachen her? Momentan gibt es einen Hype um das Thema E-Ladesäulen und die Anbieter. Denn auch diese stellen digitale PDF-Rechnungen zum Download bereit. Oft kleine Beträge jeweils mit einer PDF-Rechnung.

Es ist sehr facettenreich, was wir da machen: Wir haben für jede Branche irgendwelche speziellen Lösungen. Wir holen sogar von einem Labordienstleister die Endkundenrechnungen ab, die entstehen, wenn der Kunde Pferde-Untersuchungen durchführen lässt..

Carola Heine: Das ist allerdings speziell.

Phillip Strauch: Absolut. An solchen Fällen sieht man, da ist nicht nur der Blumenladen nebenan betroffen oder das Restaurant, das bei der Metro einkauft – sondern buchstäblich jedes Unternehmen in unterschiedlichem Ausmaß.

Wir prüfen, wie viele Kund:innen sich eine bestimmte Anbindung wünschen und entscheiden, wann wir loslegen. Aber wir lassen diesen internen Score auch schon mal außer acht, wenn ein Kunde anruft und berichtet, wo er wirklich Schmerzen hat aufgrund sehr vieler Rechnungen. Heute morgen habe ich zum Beispiel fix eine Anbindung an DNS gebaut.

Das war recht unkompliziert, weil der Anbieter eine super strukturierte Website hat, bei der man die Requests die im Hintergrund laufen gut auslesen konnte. Zack zack. So wächst unser Portal-Stamm immer weiter. Oft sind auch US-Firmen dabei, deren HTML-Rechnungen wir in PDFs umwandeln. Das ist das, was wir tun.

Carola Heine: Apropos Schmerzen und Rechnungsmengen. Da habe ich ein Trigger-Wort für dich: Amazon.

„Wir sind die erste Firma weltweit, die von Amazon eine Schnittstelle bekam“

Phillip Strauch: Amazon, kein Problem. Haben wir seit Jahren angezapft, an unterschiedlichen Stellen für Einkäufer oder Verkäufer.Wir holen vor allen Dingen Einkaufsrechnungen aus Bestellungen. Ob Amazon oder Amazon Business, wir haben bereits Millionen von Rechnungen verarbeitet.

Und jetzt kommt aber der Knaller. Wir sind die erste Firma weltweit, die für dieses Herunterladen von Rechnungen seitens Amazon eine echte Schnittstelle bereitgestellt bekommen hat. Das bedeutet? Wir brauchen keine Zugangsdaten mehr, Passwort-Resets entfallen und Zwei-Faktor- Autorisierung entfallen. Du verbindest dich wie mit lexoffice mit nur einem Klick, dann können die Belege auch dort tagesaktuell abgeholt und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt werden. Ein Gamechanger.

Derzeit befindet sich diese Schnittstelle in der Finalisierung und im Live-Test. Es gibt noch ein Problem mit einem von drei Belegtypen. Unsere Kunden können die Verbindung unter dem Lieferanten Amazon Business API bereits einrichten. Wichtig ist, dass man ein Business Konto hat.

Carola Heine: Wie hast du das denn geschafft? Attacke-Modus?

Phillip Strauch: Ein initialer Kontakt seitens lexoffice und fünf Jahre harte Arbeit.Ich würde es mal so sagen, in der Branche bin ich bekannt dafür, dass ich manchmal ein bisschen hartnäckig bin und den Finger in die Wunde drücke. 😉

Am Ende soll es um tolle Digitalisierung gehen und da haben wir eigentlich alle ganz viele Schmerzpunkte. Wenn wir auf Anbieter zugehen, dann stoßen wir manchmal auf taube Ohren, auf kein Budget, auf die Notwendigkeit, dass tatsächlich Traffic auf der Webseite des Lieferanten stattfindet – weil da jede Woche ein Marketing-Team zum Vorstand rennt und sagt wie viele tolle Zugriffe man hat.

Der geschätzte Endkunde ist zur gleichen Zeit aber maximal genervt davon, dass er sich da einloggen und Rechnungen holen muss. Diese Probleme versuchen wir zu lösen.

Carola Heine: Eine wahnsinnige Zeitersparnis. Wenn Ihr Millionen von Belegen digital automatisiert verwaltet, rettest du außerdem jede Woche einen Wald, sozusagen.

Jetzt sag mir aber mal: Wie findest du selbst denn lexoffice?

Phillip Strauch: Großartig. Vieles habt ihr auf das Wesentliche reduziert und es einfach nutzbar gemacht. Ich habe lexoffice vielen Bekannten und Geschäftspartner:innen empfohlen oder wir haben Tipps gegeben sich verschiedenes anzusehen und da kam mal folgendes zurück, ich zitiere: „Das Beste, was ich jemals an Empfehlung für eine Software bekommen habe. Ich kann ja so einfach eine Rechnung erstellen, Zackzack das Bankkonto matchen. Fertig.“

Carola Heine: Ein besseres Schlusswort fällt mir jetzt bestimmt nicht ein. Wenn ich darf, werde ich dich bei Gelegenheit noch genauer nach eurem Angebot für Steuerberater:innen fragen.

Phillip Strauch: Ein Stichwort dazu: invoicefetcher® Mandantenfunktion für Steuerberater:innen und Unternehmensgruppen.

Carola Heine: Vielen Dank für deine Zeit und bis bald!