Entfernungspauschale:
Anspruch und Berechnung

Was ist die Entfernungspauschale?

Arbeitnehmer:innen, die zwischen ihrem Zuhause und Arbeitsplatz hin- und herpendeln, können die Entfernungspauschale als steuerliche Subvention nutzen und als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Pro gefahrenen Kilometer erhält der oder die Arbeitnehmer:in eine Pauschale, die die zu versteuernden Einkünfte reduziert.

Die Entfernungspauschale ist grundsätzlich unabhängig von der Art des genutzten Verkehrsmittels. Ob Sie den Arbeitsweg zu Fuß, mit dem Fahrrad, dem Motorrad, dem Auto oder den öffentlichen Verkehrsmitteln zurücklegen macht keinen Unterschied. Zu beachten ist allerdings die Kostendeckelung von 4.500 Euro pro Kalenderjahr.

Entfernungspauschale Steuer

In der Steuererklärung kann die Entfernungspauschale bis zur Höchstgrenze von 4.500,00 Euro ohne Belege angegeben werden.
1.230,00 Euro werden als Werbungskosten-Pauschbetrag in jedem Fall vom Finanzamt gestattet. Alle Beträge, die über den 1.230,00 Euro liegen, verringern die Steuerlast.

Höhe der Entfernungspauschale

Die Entfernungspauschale beträgt einheitlich 0,30 Euro je Entfernungskilometer und wird auf die kürzeste Wegstrecke für die einfache tägliche Fahrt angerechnet. Pro Tag darf die einfache Wegstrecke also nur einmal angesetzt werden und selbstverständlich nur für Tage, an denen der Arbeitnehmer tatsächlich zur Arbeit gefahren ist. Fährt ein:e Arbeitnehmer:in z. B. für die Mittagspause nach Hause, kann die Pendlerpauschale nur einmal angesetzt werden und somit bleibt die Mittagsfahrt unberücksichtigt.

Die Anrechnung der kürzesten Wegstrecke gilt auch für den öffentlichen Nahverkehr: Ist z. B. die S-Bahn-Strecke länger als die Straßenverbindung, wird die kürzere Straßenverbindung angesetzt.

Tipp: Ermitteln lässt sich die kürzeste Strecke im Übrigen mit Google Maps sehr einfach.

Hinweis: Pendler:innen können dann eine längere Strecke ansetzen, wenn diese verkehrsgünstiger ist und sie diese regelmäßig zurücklegen, weil sie dadurch schneller bei der Arbeitsstätte sind.

Erhöhung der Entfernungspauschale

Im Rahmen des Klimapakets, in dem die Bundesregierung Gesetze und Maßnahmen zum Klimaschutz bündelt, sollte die Entfernungspauschale von 1. Januar 2021 bis 31. Dezember 2023 ab dem 21. Kilometer von 0,30 Euro auf 0,35 Euro angehoben werden und vom 1. Januar 2024 bis 31. Dezember 2026 auf 0,38 Euro.

Im Rahmen des Energie-Entlastungspakets aufgrund des Kriegs in der Ukraine wurde von der Bundesregierung eine vorzeitige Erhöhung der Entfernungspauschale beschlossen:

• 2021: 0,35 Euro ab dem 21. Entfernungskilometer
• 2022 bis 2026: 0,38 Euro ab dem 21. Entfernungskilometer

Das soll vor allem Pendler:innen aus dem ländlichen Raum entlasten, die oft nicht die Möglichkeit haben, den öffentlichen Nahverkehr zu nutzen.

Mit dem Klimapaket wurde auch eine Mobilitätsprämie beschlossen als Alternative zur Entfernungspauschale. Pendler:innen, die aufgrund geringen Einkommens keine (Lohn-)Steuern zahlen, können statt der Erhöhung der Entfernungspauschale eine Mobilitätsprämie in Höhe von 14 % der erhöhten Pauschale wählen. Die Mobilitätsprämie ist zunächst bis zum 31. Dezember 2026 befristet.

Das Finanzamt wird diese Aspekte im Zweifelsfall genau überprüfen und bei Abweichungen kann es passieren, dass die gestatteten Beträge geringer ausfallen als angenommen.
Die wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Berechnung der Entfernungspauschale beachten sollten, sind die folgenden:

Einfache Entfernungsstrecke

In der Regel wird die Strecke zwischen Arbeitsstelle und Wohnung mehrmals am Tag zurückgelegt. Mindestens zweimal, wenn man zur Arbeit fährt und nach Feierabend wieder nach Hause. Manche Arbeitnehmer:innen fahren auch in der Mittagspause nach Hause und dann wieder zur Arbeit. Sie legen die Strecke also täglich viermal zurück.

Das Finanzamt interessiert das aber alles nicht. Abrechenbar ist nur die einfache Entfernungsstrecke zwischen Arbeit und Wohnung. Der Weg darf also nur für exakt eine Fahrt täglich angesetzt werden.

Das gilt dann als die volle Wegstrecke. Allerdings darf diese auch nur dann berücksichtigt werden, wenn an einem Arbeitstag tatsächlich Hin- und Rückweg zurückgelegt wurden.
Fährt ein:e Arbeitnehmer:in an einem Arbeitstag zur Arbeit, aber erst am folgenden Tag wieder zurück, darf für die jeweiligen Arbeitstage nur die jeweils halbe Wegstrecke angesetzt werden. Das gilt beispielsweise für Flugbegleiter:innen, die mit dem Auto zum Flughafen fahren, aber logischerweise erst wieder nach Hause fahren, wenn sie nach einigen Tagen von dem Flug zurück sind.

Anzahl der Fahrten

Die Kilometerpauschale ist nur an den Tagen ansetzbar, an denen die Wegstrecke zur Arbeitsstätte tatsächlich zurückgelegt wurde. Das Finanzamt geht dabei zusätzlich von einer pauschalen Menge an zulässigen Fahrten im Jahr aus.

Das Finanzamt berücksichtigt dabei die Wochen, die ein Jahr hat, abzüglich der Urlaubstage und möglicher Krankheitstage. Ausgehend von einer Fünf-Tage-Woche akzeptiert das Finanzamt jährlich ungefähr 230 Fahrten.

Wer im Homeoffice arbeitet, muss nicht zur Arbeit fahren und kann entsprechend keine Kilometerpauschale beanspruchen. Stattdessen gibt es dafür die Tagespauschale von 6,00 Euro täglich.

Seit dem Jahr 2023 gilt aber, dass beide Pauschalen gleichzeitig angesetzt werden dürfen, da es viele Arbeitnehmer:innen gibt, die sowohl im Homeoffice als auch auf der Arbeitsstelle arbeiten. Ein gutes Beispiel sind Lehrkräfte, die zur Schule fahren müssen, um dort zu unterrichten, aber im Homeoffice den Unterricht vorbereiten oder Klausuren kontrollieren und benoten.

Erste Tätigkeitsstätte

Die erste Tätigkeitsstätte ist der Arbeitsplatz von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen, die diesen dauerhaft von Arbeitgeber oder Arbeitgeberin zugeordnet ist. Konkret bedeutet das, dass die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses an diesem Arbeitsplatz vorgesehen ist oder mindestens 48 Monate in dieser Tätigkeitsstätte vorgesehen sind.

Wenn ein:e Arbeitnehmer:in eine erste Tätigkeitsstätte hat, können sie die Fahrtkosten nur mit der Pendlerpauschale abrechnen. Diese Regelung wurde durch die Reisekostenreform im Jahr 2014 verschärft. Zuvor sprach man von einer regelmäßigen Arbeitsstätte. Dadurch hatten es Außendienstler:innen leichter. Die Dienstreisegrundsätze für die Abrechnung der Fahrtkosten anzusetzen und nicht nur die einfache Strecke zu berücksichtigen.

Das Finanzamt prüft bei Arbeitnehmer:innen ohne erste Tätigkeitsstätte im Zweifelsfall, ob der oder die entsprechende Mitarbeiter:in mindestens ein Drittel der vereinbarten Arbeitszeit oder zwei volle Arbeitstage in der Woche an einer Tätigkeitsstätte verbringt. In dem Fall stuft das Finanzamt diese als die erste Tätigkeitsstätte ein.

Ein Beispiel dafür sind Polizisten und Polizistinnen, die zwar auf Streife unterwegs sind, aber in der Dienststelle für Besprechungen erscheinen müssen und dort Berichte schreiben. Die Dienststelle ist dann die erste Tätigkeitsstätte, wie der Bundesfinanzhof in einem Urteil aus dem Jahr 2019 beschlossen hat.

Auch ein Flughafen, ein geschlossenes Gebiet, wie das Flughafengelände oder ein Bahnhof können als erste Tätigkeitsstätte gelten, wenn beispielsweise Piloten und Pilotinnen, Zugführer:innen oder Flugbegleiter:innen arbeitsrechtlich dauerhaft einem Flughafen oder Bahnhof zugeordnet sind.

Bei Arbeitnehmer:innen, die an mehreren Orten arbeiten, ist es sinnvoll, dass Arbeitgeber:innen eine erste Tätigkeitsstätte festlegen. Vor allem, wenn die Orte unterschiedliche Entfernungen aufweisen, kann man so den Angestellten entgegenkommen und eine erste Tätigkeitsstätte wählen, die eine höhere Entfernung aufweist und nicht die nächstliegende.

Allerdings sollte dabei auch beachtet werden, dass diese erste Tätigkeitsstätte die Auflagen vom Finanzamt erfüllen muss, dass dort mindestens ein Drittel der Arbeitszeit oder zwei volle Arbeitstage in der Woche verbracht werden.

Kürzeste Straßenverbindung

Das Finanzamt nimmt bei der Berechnung der Entfernungspauschale nur volle Kilometer an. Gültig ist die kürzeste Wegstrecke von A nach B, wobei A die Wohnung ist und B die Arbeitsstelle.

Es ist aber möglich, eine alternative Wegstrecke als die kürzeste anzugeben, wenn diese nachweisbar verkehrsgünstiger ist und sie regelmäßig genutzt wird. Beispielsweise, wenn die kürzeste Strecke durch eine Baustelle mit einer Umleitung versehen ist.

Als verkehrsgünstiger gilt eine Strecke dann, wenn über diese die Arbeitsstelle schneller erreichbar ist.

Laut dem Bundesfinanzhof ist es dabei auch nicht notwendig, dass die Fahrzeit um mindestens 20 Minuten kürzer ist als auf der eigentlich kürzesten Wegstrecke, wie es früher häufig vom Finanzamt als Beweis gefordert wurde.

Stattdessen wird jeder Einzelfall individuelle anhand der Gegebenheiten entschieden. Dabei spielen sowohl die Verkehrsdichte als auch beispielsweise die Schaltung von Ampelsystemen eine Rolle.

Wenn bei einer Strecke eine Zeitersparnis erwartbar ist, gilt diese als die beste Strecke und kann somit für die Pendlerpauschale herangezogen werden. Unter der Voraussetzung, dass diese Strecke auch tatsächlich die ist, die regelmäßig befahren wird.

Das verwendete Verkehrsmittel ist dabei irrelevant. Die kürzeste Straßenverbindung gilt beispielsweise auch dann, wenn eine Teilstrecke mit der Bahn zurückgelegt wird.

Höchstbetrag

Der jährliche Höchstbetrag für die Pendlerpauschale liegt bei 4.500,00 Euro. Höhere Kosten können also nicht pauschal in der Steuererklärung angesetzt werden.

Das gilt aber nicht, wenn der Weg zur Arbeit mit dem eigenen oder einem Dienstwagen zurückgelegt wird. In dem Fall können auch höhere Kosten angesetzt werden.
Für diese Kosten muss aber ein Nachweis erbracht werden, der eindeutig und unzweifelhaft die höheren Kosten bestätigt.

Sollten höhere Kosten bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel entstehen, können auch diese in bestimmten Fällen angesetzt werden. Auch dann muss ein unzweifelhafter Nachweis erbracht werden. Beispielsweise in Form von Fahrscheinen. Allerdings kommt es hier darauf an, ob die alternativen Kosten günstiger gewesen wären. Wenn der Bus genutzt wurde, obwohl es eine direkte Bahnverbindung gibt und der Bus teurer war, werden die höheren Kosten vermutlich nicht vom Finanzamt akzeptiert.

Bei Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung können ebenfalls höhere Kosten geltend gemacht werden. Auch dann muss ein Nachweis erfolgen. Mehr dazu im entsprechenden Absatz.

Mehrere Wohnungen

Für die Ansetzung der Entfernungspauschale bei mehreren Wohnungen ist der Lebensmittelpunkt entscheidend. Das bedeutet, dass es nur dann zulässig ist, die weiter entfernte Wohnung für die Entfernungspauschale zu nehmen, wenn diese die Hauptwohnung ist, in der der Großteil des Lebens verbracht wird. Als Lebensmittelpunkt gilt also sozusagen der Hauptwohnsitz.

Es darf sich also nicht um beispielsweise eine Ferienwohnung handeln, die nur am Wochenende oder nur im Urlaub bewohnt wird.

Außerdem gilt grundsätzlich, dass Arbeitnehmer:innen sich mindestens zu 10 Prozent an Miete, Kosten für Lebensmittel und weiteren Lebenshaltungskosten einer Wohnung beteiligen müssen, damit diese als Lebensmittelpunkt gilt, sofern eine zweite Wohnung vorhanden ist. Das alte Kinderzimmer im weiter entfernten Haus der Eltern zählt also nicht als Lebensmittelpunkt.

Doppelte Haushaltsführung

Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung sind ebenfalls als Entfernungspauschale absetzbar. Hier gilt auch die Höchstgrenze von 4.500,00 Euro nicht. Stattdessen werden die tatsächlichen Kosten berücksichtigt. Diese können also auch über dem eigentlichen Höchstbetrag liegen.

Allerdings gelten ansonsten dieselben Regelungen für Entfernungen und Anzahl der Fahrten.

Wenn Arbeitgeber:innen steuerfreie Leistungen für Familienheimfahrten zahlen, werden diese auf die Entfernungspauschale angerechnet und mindern diese um den entsprechenden Wert der erbrachten Leistungen.

Mobilitätsprämie

Die Mobilitätsprämie ist eine Alternative zur Entfernungspauschale für Geringverdienende, deren Einkommen unter dem Grundfreibetrag liegt. Da in dem Fall keine Einkommensteuer gezahlt wird, bringt der höhere Werbungskostenabzug durch die Entfernungspauschale dann keinen Vorteil.

Ab einem Arbeitsweg von mindestens 21 Kilometern, kann die Mobilitätsprämie beantragt werden. Damit sie vom Finanzamt ausgezahlt wird, muss sie aber mindestens bei 10,00 Euro liegen. Pro Kilometer gibt es bei der Mobilitätsprämie 0,38 Euro.

Wichtig ist bei der Mobilitätsprämie, dass sie von den Arbeitnehmer:innen selbst beantragt werden muss. Das geht nur über die Steuererklärung. Arbeitnehmer:innen, die also gewöhnlicherweise keine Steuererklärung abgeben, weil sie von dieser Pflicht durch den Geringverdienst befreit sind, müssen also für einen Antrag auf die Mobilitätsprämie eine Steuererklärung abgeben. Dadurch sind sie anschließend immer verpflichtet, diese jährlich abzugeben.

Wie bei der Entfernungspauschale, ist es auch bei der Mobilitätsprämie möglich, sie für Fahrgemeinschaften oder Familienheimfahrten anzuwenden. Dann gelten dieselben Regelungen wie bei der Entfernungspauschale.

Nach derzeitigem Stand (2023) ist die Mobilitätsprämie bis zum Jahr 2026 befristet.