Für die Pflege eines kranken Angehörigen, eine längere Urlaubsreise oder eine Weiterbildung – es gibt viele Gründe, weshalb Beschäftigte unbezahlten Urlaub beantragen. Doch müssen Arbeitgeber:innen den Wunsch nach unbezahltem Urlaub überhaupt erfüllen? Und was müssen Sie dabei beachten, wenn sie den Urlaub gewähren? Dieser Artikel gibt Ihnen Antworten auf die wichtigsten Fragen.
Unbezahlter Urlaub:
Das müssen Sie als Arbeitgeber:in wissen
Was genau ist unbezahlter Urlaub?
Der unbezahlte Urlaub ist gesetzlich nicht genauer geregelt. Man spricht aber von „unbezahltem Urlaub“ (oder auch einer „unbezahlten Freistellung“), wenn ein:e Arbeitnehmer:in sich für einen bestimmten Zeitraum von der Arbeit freistellen lässt und in dieser Zeit kein Gehalt erhält. Nebenpflichten des Arbeitsvertrags (z. B. ein Wettbewerbsverbot und Treue- und Fürsorgepflichten) behalten während dieser Zeit aber ihre Gültigkeit.
Gibt es einen Anspruch auf unbezahlten Urlaub?
Grundsätzlich haben Arbeitnehmer:innen keinen Anspruch auf unbezahlten Urlaub. Im Bundesarbeitsgesetz (BUrlG) ist lediglich bestimmt, wie viele Tage an bezahltem Urlaub Arbeitnehmer:innen gesetzlich zustehen. Sie als Arbeitgeber:in haben somit also auch die Möglichkeit, den Wunsch ihres Arbeitnehmenden abzulehnen.
Allerdings können Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen Regelungen zu unbezahltem Urlaub enthalten. Auch im Arbeitsvertrag kann der:die Arbeitgeber:in seinen Angestellten die Möglichkeit auf unbezahlten Urlaub einräumen. In diesem Fall kann sich der:die Arbeitnehmer:in natürlich auf diese Regelungen berufen.
Außerdem kann sich ein Anspruch auf unbezahlten Urlaub in folgenden Fällen ergeben:
- Ein gesetzlicher Anspruch besteht beispielsweise dann, wenn der:die Beschäftigte einen kranken Angehörigen pflegen muss (z. B. Kind, Eltern) oder im Rahmen der Elternzeit.
- Wenn ein Mitarbeiter unverschuldet in eine Notsituation (z. B. Überschwemmung) gerät, kann sich ein Anspruch auf unbezahlten Urlaub aus der Fürsorgepflicht des:der Arbeitgebers:in
- Auch aus betrieblicher Übung kann sich ein Anspruch auf unbezahlten Urlaub ergeben, d. h. wenn Sie als Arbeitgeber:in Ihren Angestellten schon mehrfach (i. d. R. in mehr als drei Fällen) unbezahlten Urlaub gewährt haben.
Dauer des unbezahlten Urlaubs
Allgemeingültige Regelungen über die Dauer des unbezahlten Urlaubs gibt es i. d. R. nicht. Auch wie oft ein:e Mitarbeiter:in unbezahlten Urlaub nehmen darf, ist nicht vorgeschrieben. Das entscheidet grundsätzlich der:die Arbeitgeber:in zusammen mit dem:der Beschäftigten.
Allerdings gibt es auch Fälle, in denen die Dauer der unbezahlten Freistellung gesetzlich geregelt ist:
Pflege kranker Angehöriger
Beschäftigt Ihr Unternehmen mehr als 15 Angestellte, haben Ihre Mitarbeiter:innen im Rahmen der Pflege naher Angehöriger Anspruch auf bis zu 6 Monate Urlaub. Die Freistellung kann dabei ganz oder teilweise unbezahlt erfolgen.
Entsteht der Pflegebedarf kurzfristig, hat der:die Beschäftigte einen Anspruch auf bis zu 10 Tage unbezahlten Urlaub, um die Pflege zu organisieren oder selbst pflegerisch tätig zu werden.
Betreuung kranker Kinder
Für die Betreuung kranker Kinder unter 12 Jahren haben Arbeitnehmer:innen normalerweise Anspruch auf 10 Tage unbezahlten Urlaub (Alleinerziehende: 20 Tage). Für diese Zeit kann der:die Beschäftigte jedoch Kinderkrankengeld von seiner Krankenkasse beantragen. Wichtig: Aufgrund der Corona-Pandemie wurde der Anspruch auf 30 Tage je Elternteil verlängert (Alleinerziehende: 60 Tage). Bei mehreren Kindern sind es sogar bis zu 65 Tage (Alleinerziehende: 130 Tage).
Für die Betreuung unheilbar kranker Kinder ist die Dauer des unbezahlten Urlaubs nicht beschränkt.
Anrechnung auf Erholungsurlaub möglich
Die Zeit, die ein:e Arbeitnehmer:in unbezahlten Urlaub nimmt, kann den gesetzlichen bzw. vertraglich vereinbarten Erholungsurlaub entsprechend verkürzen.
Beispiel: Ein:e Arbeitnehmer:in hat laut Arbeitsvertrag Anspruch auf 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr. In einem Jahr nimmt er:sie nun einen unbezahlten Urlaub von 2 Monaten. Der Erholungsurlaub kann nun anteilig um diese beiden Monate gekürzt werden. Dadurch reduziert sich ihr Urlaubsanspruch um 5 Tage (30 Urlaubstage: 12 Monate = 2,5 Tage Urlaubsanspruch pro Monat x 2 Monate) auf 25 Urlaubstage.
Lohnabrechnung bei unbezahltem Urlaub
Wie der Begriff schon sagt, werden unbezahlte Urlaubstage nicht vergütet. Das muss natürlich entsprechend in der Lohnabrechnung beachtet werden. Nimmt der:die Arbeitnehmer:in einen oder mehrere komplette Monate unbezahlten Urlaub, erhält er:sie auch kein Gehalt für diese Monate. Dauert der unbezahlte Urlaub keinen ganzen Monat, berechnen Sie das Gehalt für diesen Monat wie folgt:
- Teilen Sie das reguläre Brutto-Monatsgehalt Ihres:r Beschäftigten durch die Anzahl der Arbeitstage in diesem Monat.
- Multiplizieren Sie dieses „Tagesgehalt“ mit der Anzahl der Tage, die der:die Mitarbeiter:in gearbeitet hat.
Beispiel: Ein:e Arbeitnehmer:in verdient 3.300 Euro brutto und nimmt 2 Wochen (10 Arbeitstage) unbezahlten Urlaub. Da es in diesem Monat 22 Arbeitstage gab, beträgt das „Tagesgehalt“ 150 Euro. Da der:die Beschäftigte an 12 Tagen in diesem Monat gearbeitet hat, erhält er:sie für diesen Monat ein Gehalt in Höhe von 1.800 Euro brutto.
Wichtig: Auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung und im Lohnkonto muss unbezahlter Urlaub von mindestens 5 zusammenhängenden Arbeitstagen im Kalenderjahr durch Eintragung des Großbuchstabens U vermerkt werden („U“ = Unterbrechung).
Was ist mit den Beiträgen für die Sozialversicherung während des unbezahlten Urlaubs?
Da während des unbezahlten Urlaubs kein Lohn gezahlt wird, müssen für diese Zeit auf Seiten des:der Arbeitgebers:in auch keine Beiträge für die Sozialversicherung gezahlt werden. Dauert der unbezahlte Urlaub nicht länger als einen Monat, bleibt der Versicherungsschutz des:der Mitarbeiters:in in der Arbeitslosen-, Pflege-, Kranken- und Rentenversicherung aber bestehen.
Dauert der unbezahlte Urlaub länger als einen Monat, müssen Sie als Arbeitgeber:in den:die Beschäftigte:n von den Sozialversicherungen abmelden (Meldegrund 34) und er:sie muss sich selbst versichern. Nimmt der:die Beschäftigte seine:ihre Arbeit wieder auf, müssen Sie ihn:sie wieder anmelden (Meldegrund 13).
Kann unbezahlter Urlaub vom Unternehmen angeordnet werden?
Arbeitgeber:innen können keinen unbezahlten Urlaub anordnen. Auch nicht, wenn gerade eine Auftragsflaute herrscht. Liegen „dringende betriebliche Erfordernisse“ vor, können Arbeitgeber:innen zwar Betriebsferien oder Zwangsurlaub anordnen. Allerdings erhalten die Mitarbeiter:innen in dieser Zeit weiterhin ihr volles Gehalt.
Ist eine Kündigung während des unbezahlten Urlaubs möglich?
Während des unbezahlten Urlaubs ruht zwar das Arbeitsverhältnis, aber es besteht ganz normal weiter – mit allen Rechten und Pflichten. Deshalb ist es auch möglich, einem:r Mitarbeiter:in während des unbezahlten Urlaubs zu kündigen. Dies ist sowohl ordentlich möglich als auch fristlos, wenn der:die Arbeitnehmer:in beispielsweise grob gegen Pflichten aus dem Arbeitsvertrag verstoßen hat (z. B. das Wettbewerbsrecht).
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