Unbezahlter Urlaub:
Das müssen Sie als Arbeitgeber:in wissen

Was genau ist unbezahlter Urlaub?

Der unbezahlte Urlaub ist gesetzlich nicht genauer geregelt. Man spricht aber von „unbezahltem Urlaub“ (oder auch einer „unbezahlten Freistellung“), wenn ein:e Arbeitnehmer:in sich für einen bestimmten Zeitraum von der Arbeit freistellen lässt und in dieser Zeit kein Gehalt erhält. Nebenpflichten des Arbeitsvertrags (z. B. ein Wettbewerbsverbot und Treue- und Fürsorgepflichten) behalten während dieser Zeit aber ihre Gültigkeit.

So beantragen Sie unbezahlten Urlaub

Ein Antrag auf unbezahlten Urlaub unterliegt keinen direkten Vorschriften, was Inhalt und Gestaltung angeht. Wichtig ist nur, dass der Antrag schriftlich erstellt wird. Im besten Fall wird er auch von beiden Parteien unterzeichnet. So liegt für beide Seiten schwarz auf weiß vor, dass der Antrag gestellt und genehmigt wurde.

Für einen möglichen Streitfall existiert dann ein Beweis.

In der Theorie kann unbezahlter Urlaub aber auch mündlich beantragt und genehmigt werden. Allerdings ist es dann sinnvoll, Zeugen anwesend zu haben, die im Zweifelsfall bezeugen können, dass Antrag und Genehmigung stattgefunden haben.

Dauer des unbezahlten Urlaubs

Allgemeingültige Regelungen über die Dauer des unbezahlten Urlaubs gibt es i. d. R. nicht. Auch wie oft ein:e Mitarbeiter:in unbezahlten Urlaub nehmen darf, ist nicht vorgeschrieben. Das entscheidet grundsätzlich der:die Arbeitgeber:in zusammen mit dem:der Beschäftigten.

Allerdings gibt es auch Fälle, in denen die Dauer der unbezahlten Freistellung gesetzlich geregelt ist:

Pflege kranker Angehöriger

Beschäftigt Ihr Unternehmen mehr als 15 Angestellte, haben Ihre Mitarbeiter:innen im Rahmen der Pflege naher Angehöriger Anspruch auf bis zu 6 Monate Urlaub. Die Freistellung kann dabei ganz oder teilweise unbezahlt erfolgen.

Entsteht der Pflegebedarf kurzfristig, hat der:die Beschäftigte einen Anspruch auf bis zu 10 Tage unbezahlten Urlaub, um die Pflege zu organisieren oder selbst pflegerisch tätig zu werden.

Betreuung kranker Kinder

Für die Betreuung kranker Kinder unter 12 Jahren haben Arbeitnehmer:innen normalerweise Anspruch auf 10 Tage unbezahlten Urlaub (Alleinerziehende: 20 Tage). Für diese Zeit kann der:die Beschäftigte jedoch Kinderkrankengeld von seiner Krankenkasse beantragen. Wichtig: Aufgrund der Corona-Pandemie wurde der Anspruch auf 30 Tage je Elternteil verlängert (Alleinerziehende: 60 Tage). Bei mehreren Kindern sind es sogar bis zu 65 Tage (Alleinerziehende: 130 Tage).

Für die Betreuung unheilbar kranker Kinder ist die Dauer des unbezahlten Urlaubs nicht beschränkt.

Lohnabrechnung bei unbezahltem Urlaub

Wie der Begriff schon sagt, werden unbezahlte Urlaubstage nicht vergütet. Das muss natürlich entsprechend in der Lohnabrechnung beachtet werden. Nimmt der:die Arbeitnehmer:in einen oder mehrere komplette Monate unbezahlten Urlaub, erhält er:sie auch kein Gehalt für diese Monate. Dauert der unbezahlte Urlaub keinen ganzen Monat, berechnen Sie das Gehalt für diesen Monat wie folgt:

1. Teilen Sie das reguläre Brutto-Monatsgehalt Ihres:r Beschäftigten durch die Anzahl der Arbeitstage in diesem Monat.
2. Multiplizieren Sie dieses „Tagesgehalt“ mit der Anzahl der Tage, die der:die Mitarbeiter:in gearbeitet hat.

Beispiel: Ein:e Arbeitnehmer:in verdient 3.300 Euro brutto und nimmt 2 Wochen (10 Arbeitstage) unbezahlten Urlaub. Da es in diesem Monat 22 Arbeitstage gab, beträgt das „Tagesgehalt“ 150 Euro. Da der:die Beschäftigte an 12 Tagen in diesem Monat gearbeitet hat, erhält er:sie für diesen Monat ein Gehalt in Höhe von 1.800 Euro brutto.

Wichtig: Auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung und im Lohnkonto muss unbezahlter Urlaub von mindestens 5 zusammenhängenden Arbeitstagen im Kalenderjahr durch Eintragung des Großbuchstabens U vermerkt werden („U“ = Unterbrechung).

Unbezahlten Urlaub berechnen

Der unbezahlte Urlaub selbst kann nicht berechnet werden, da es keinen Anspruch auf unbezahlten Urlaub gibt. Unbezahlter Urlaub wird also separat beantragt und genehmigt.

Allerdings ist es möglich, das Monatsgehalt abzüglich des unbezahlten Urlaubs zu berechnen. Dafür gibt es eine einfache Formel:

Monatsgehalt = Monatliches Gehalt / Kalendertage im Durchschnitt x Bezahlte Arbeitstage

Ein Beispiel: Ein:e Mitarbeiter:in mit einem Monatsgehalt von 3.000,00 Euro nimmt sich im März zwei Tage unbezahlten Urlaub. Der März hat 31 Tage. Bezahlte Arbeitstage wären 22, da aber 2 Tage unbezahlter Urlaub abgezogen werden, sind es 20 Tage.

Die Berechnung sieht dann so aus:

Monatsgehalt = 3.000 / 31 x 20 = 1935,48

Das Monatsgehalt im März liegt also bei 1935,48 Euro.

Was ist mit den Beiträgen für die Sozialversicherung während des unbezahlten Urlaubs?

Da während des unbezahlten Urlaubs kein Lohn gezahlt wird, müssen für diese Zeit auf Seiten des:der Arbeitgebers:in auch keine Beiträge für die Sozialversicherung gezahlt werden. Dauert der unbezahlte Urlaub nicht länger als einen Monat, bleibt der Versicherungsschutz des:der Mitarbeiters:in in der Arbeitslosen-, Pflege-, Kranken- und Rentenversicherung aber bestehen.

Dauert der unbezahlte Urlaub länger als einen Monat, müssen Sie als Arbeitgeber:in den:die Beschäftigte:n von den Sozialversicherungen abmelden (Meldegrund 34) und er:sie muss sich selbst versichern. Nimmt der:die Beschäftigte seine:ihre Arbeit wieder auf, müssen Sie ihn:sie wieder anmelden (Meldegrund 13).

Für die einzelnen Versicherungen und Steuern gelten individuelle Regelungen:

Sozialversicherung

Die Sozialversicherung ist von unbezahltem Urlaub zunächst nicht betroffen. Zumindest nicht, solange der unbezahlte Urlaub nicht länger als einen Monat dauert. Solange der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmer ein Gehalt erhält, bleibt auch die Sozialversicherung aktiv.

Krankenversicherung

Auch die Krankenversicherung bleibt für einen Monat bestehen. Das gilt auch, wenn in diesem Monat keiner Beiträge gezahlt werden. Nach einem Monat ohne Beiträge endet die Pflichtversicherung durch die Beschäftigung allerdings.

Besteht keine Familienversicherung mit Ehepartner oder durch die Eltern und ist auch sonst kein vergleichbarer Krankenversicherungsschutz vorhanden, tritt nach Ablauf des Monats ohne Beiträge die sogenannte obligatorische Anschlussversicherung in Kraft. Dadurch wird verhindert, dass der Krankenversicherungsschutz plötzlich erlischt.
In jedem Fall sollten sich Arbeitnehmer:innen dann aber mit ihrer Versicherung in Verbindung setzen, um künftige Optionen zu besprechen.

Dauert der unbezahlte Urlaub exakt einen Kalendermonat – also beispielsweise genau vom 1. März bis zum 31. März – kann eine Unterbrechungsmeldung vorgenommen werden.

Die Krankenversicherung berücksichtigt immer den Kalendermonat. Das bedeutet, dass in jedem Monat Beiträge gezahlt werden müssen, damit die Krankenversicherung bestehen bleibt. Dauert ein unbezahlter Urlaub aber genau einen Kalendermonat oder umfasst einen gesamten Kalendermonat, wird in diesem Kalendermonat kein Beitrag bezahlt. Die Krankenversicherung würde also enden.

Wenn aber bereits im Vorfeld klar ist, dass der unbezahlte Urlaub nach dem Kalendermonat endet und die Arbeit wieder aufgenommen wird, kann durch eine Unterbrechungsmeldung der Versicherungsträger informiert werden und die Krankenversicherung wird für diesen Monat unterbrochen.

Steuern

Unbezahlter Urlaub hat keinerlei Einfluss auf die Lohnsteuerabrechnung. Durch das sogenannte Zuflussprinzip, das im Steuerrecht gilt, wird das Entgelt versteuert, das tatsächlich dem Empfänger beziehungsweise der Empfängerin zugeflossen ist. Wo kein Zufluss stattfindet – also kein Lohn gezahlt wird – weil durch den unbezahlten Urlaub kein Betrag entsteht, werden auch keine Steuern berechnet.

Dabei ist aber zu beachten, dass andere Gehaltsbestandteile hier auch eine Rolle spielen. Wird kein Entgelt gezahlt, aber beispielsweise der Firmenwagen weiterhin zur Verfügung gestellt und abgerechnet, müssen diese Einnahmen wie üblich versteuert werden.

Bei unbezahltem Urlaub wird im Lohnkonto der Buchstabe „U“ eingetragen, um die Unterbrechung zu kennzeichnen. Das gilt, wenn die Zahlung des Arbeitslohns für mindestens fünf aufeinanderfolge Tage ausfällt.

Kann unbezahlter Urlaub vom Unternehmen angeordnet werden?

Arbeitgeber:innen können keinen unbezahlten Urlaub anordnen. Auch nicht, wenn gerade eine Auftragsflaute herrscht. Liegen „dringende betriebliche Erfordernisse“ vor, können Arbeitgeber:innen zwar Betriebsferien oder Zwangsurlaub anordnen. Allerdings erhalten die Mitarbeiter:innen in dieser Zeit weiterhin ihr volles Gehalt.

Ist eine Kündigung während des unbezahlten Urlaubs möglich?

Während des unbezahlten Urlaubs ruht zwar das Arbeitsverhältnis, aber es besteht ganz normal weiter – mit allen Rechten und Pflichten. Deshalb ist es auch möglich, einem:r Mitarbeiter:in während des unbezahlten Urlaubs zu kündigen. Dies ist sowohl ordentlich möglich als auch fristlos, wenn der:die Arbeitnehmer:in beispielsweise grob gegen Pflichten aus dem Arbeitsvertrag verstoßen hat (z. B. das Wettbewerbsrecht).

Abgrenzung zum Sonderurlaub

Unbezahlter Urlaub ist nicht gleichzusetzen mit Sonderurlaub. Beim Sonderurlaub handelt es sich um zusätzliche bezahlte Urlaubstage, die unter bestimmten Bedingungen und in Ausnahmesituationen genommen werden können. Auf Sonderurlaub besteht laut dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) ein Anspruch.

Dabei ist klar geregelt, wie viel Sonderurlaub unter den jeweiligen Bedingungen und in Ausnahmesituationen gewährt werden muss:

• 1 Tag für betriebliche Gründe wie den Umzug in eine andere Stadt, beim 25-jährigen und beim 40-jährigen Arbeitsjubiläum und bei der Geburt des eigenen Kindes.
• 2 Tage beim Tod eines Ehegatten oder eingetragenen Lebenspartners.
• Bis zu 4 Tage bei schwerer Erkrankung des eigenen Kindes vor dem 12. Lebensjahr.
• Unbestimmte Dauer bei zwingender ärztlicher Behandlung, die nicht außerhalb der vereinbarten Arbeitszeiten stattfinden kann.

Die Vergabe von Sonderurlaub liegt darüber hinaus im Ermessen der Arbeitgeber:innen. Viele genehmigen beispielsweise auch einen Tag Sonderurlaub für die Hochzeit.