Wann und warum brauche ich einen Umsatzplan?
Wichtig ist eine möglichst detaillierte Umsatzplanung schon bei der Unternehmensgründung. In dieser Phase bildet sie einen zentralen Bestandteil des Business-Plans. Banken und andere Investor:innen entscheiden auf dieser Grundlage, ob sie Fördermittel gewähren und zu welchen Bedingungen. Doch auch für Start-ups selbst ist eine Umsatzplanung ein sehr nützliches Werkzeug, um die eigene finanzielle Situation im Auge zu behalten und rechtzeitig die richtigen Entscheidungen zu treffen. In der Gründungsphase erstellt man eine Umsatzplanung normalerweise auf monatlicher Basis, da sich die Umsätze rasch ändern können.
Bestehende Unternehmen können von einer laufenden Umsatzplanung ebenfalls profitieren. Umsatzprognosen helfen einerseits dabei, sich konkrete Ziele zu stecken und dafür die passenden Mittel zu ergreifen. Man braucht sie aber auch, um den zukünftigen Bedarf an Material und Mitarbeiter:innen abzuschätzen. Darüber hinaus tragen Umsatzberechnungen dazu bei, finanzielle Engpässe zu vermeiden und damit zahlungsfähig bleiben. Denn nur wenn man weiß, wie viel Geld man in einem bestimmten Zeitraum einnehmen wird, kann man seinen Liquiditätsbedarf realistisch planen. Für etablierte Unternehmen mit einigermaßen stabilen Verkaufszahlen reicht es meist, die Umsatzentwicklung pro Jahr zu berechnen.
Auf welcher Basis lässt sich die Umsatzentwicklung berechnen?
Auf welcher Grundlage man einen Umsatzplan am besten berechnet, das hängt von der Branche und vom Geschäftsmodell ab. Üblich sind folgende Berechnungsmethoden:
Nach verkauften Produkten
Handelsbetriebe oder Online-Shops berechnen ihren Umsatzplan normalerweise auf der Basis von Produkten: Man multipliziert die voraussichtliche Absatzmenge der Produkte mit ihrem Preis. Es kann sehr aufwendig sein, diese Berechnung für jedes Produkt einzeln vorzunehmen. Oft fassen Unternehmen ihre Produkte daher zu Gruppen zusammen und setzen für die Umsatzberechnung einen Durchschnittspreis pro Produktgruppe voraus.
Nach Anzahl der Kund:innen
In der Gastronomie und Hotellerie geht man oft von einem durchschnittlichen Umsatz pro Gast aus. Ein:e Restaurant-Besucher:in gibt beispielsweise im Schnitt 30 Euro aus, ein Hotelgast 150 Euro pro Nacht. Dann muss man nur noch die Anzahl der Gäste abschätzen, um die Umsatzentwicklung zu berechnen.
Nach Arbeitszeit
Dienstleistungsunternehmen rechnen ihre Leistungen üblicherweise pro Zeiteinheit ab. Um eine Umsatzprognose zu erstellen, multipliziert man den Stunden- bzw. Tagessatz mit der voraussichtlichen Arbeitszeit. Diese Methode eignet sich beispielsweise für Berater:innen, Therapeut:innen, selbstständige Pflegekräfte oder Reinigungsunternehmen.
Nach Anzahl der Aufträge
Handwerksbetriebe oder Künstler:innen berechnen ihre Umsatzentwicklung gerne auf der Basis von Aufträgen. Man multipliziert den Durchschnittspreis pro Auftrag mit der voraussichtlichen Anzahl der verkauften Aufträge und erhält so seine Umsatzprognose.
Wie geht man bei einer Umsatzplanung vor?
Doch wie können Unternehmen und Selbstständige ihre zukünftigen Umsätze abschätzen, ohne einfach ins Blaue hinein zu raten? Um eine realistische Umsatzprognose zu berechnen, gibt es eine Reihe an Methoden – einfachere und solche, die etwas Vorwissen voraussetzen. Die folgenden Methoden lassen sich mit vergleichsweise einfachen Mitteln umsetzen.
Umsatzberechnung auf der Basis früher Umsätze
Bestehende Unternehmen können für ihre Umsatzplanung ganz einfach Verkaufszahlen aus der Vergangenheit heranziehen. Auf der Basis von Erfahrungswerten lässt sich abschätzen, welche Umsätze in der Zukunft realistisch sind. Diese Methode liefert natürlich nur dann realistische Ergebnisse, wenn sowohl Nachfrage als auch Marktumfeld relativ stabil bleiben.
Umsatzprognosen auf der Basis des Fortschritts im Vertriebsprozess
Diese Methode eignet sich gut für Branchen und Betriebe mit komplexen Vertriebsstrukturen. Ein Beispiel wäre ein IT-Dienstleistungs-Unternehmen, das hochwertige Sicherheitslösungen an Geschäftskund:innen verkauft. Normalerweise gehen einem erfolgreichen Geschäftsabschluss mehrere Kontakte und Beratungsgespräche voraus. Je länger nun der Kontakt zwischen den Geschäftspartner:innen andauert, desto wahrscheinlicher wird ein erfolgreicher Abschluss.
Um eine Umsatzprognose zu berechnen, lässt sich jeder Stufe im Vertriebsprozess eine bestimmte Abschlusswahrscheinlichkeit zuweisen. Ein Erstgespräch entspricht beispielsweise einer Erfolgs-Wahrscheinlichkeit von 10 Prozent, eine Produkt-Präsentation macht den Abschluss schon zu 30 Prozent wahrscheinlich. Man geht nun alle Kontakte in der Vertriebs-Pipeline durch und multipliziert die definierten Wahrscheinlichkeiten mit dem durchschnittlichen Auftragsvolumen. So lässt sich abschätzen, welche Umsätze in naher Zukunft realistisch sind.
Umsatzplanung über Marktanteilsprognosen
Bei dieser Methode geht man zunächst von gesamten Umsatz einer Branche oder einer Produktsparte aus. Anschließend schätzt man ab, welchen Anteil davon das eigene Unternehmen voraussichtlich erzielen kann. Um den gesamten Marktumsatz zu berechnen, kann man Daten aus Branchenberichten oder IHK-Statistiken heranziehen. Geht man von einem Marktanteil von beispielsweise 5 Prozent aus, dann multipliziert man den Marktumsatz ganz einfach mit diesem Prozentwert.
Die Umsatzplanung über Marktanteilsprognosen funktioniert vergleichsweise einfach und rasch und eignet sich daher gut für eine erste grobe Abschätzung. Die größte Schwierigkeit besteht darin, den eigenen Marktanteil sicher zu prognostizieren.
Wie können Start-ups eine Umsatzprognose berechnen?
Start-ups können bei Umsatzberechnungen nicht wie etablierte Unternehmen auf Daten aus der Vergangenheit zurückgreifen. Trotzdem ist ein möglichst exakter Umsatzplan wichtig, da sich daraus weitere Planungsschritte wie der Kapitalbedarf ableiten. Um einen plausiblen Umsatzplan zu erstellen, hat sich das folgende Vorgehen bewährt:
Schritt 1: Mindestumsatz berechnen
Im ersten Schritt ermittelt man, welchen Umsatz man braucht, damit alle anfallenden Kosten gedeckt sind. Dieser sogenannte Mindestumsatz ist die unterste Schwelle, die ein Unternehmen mittelfristig erreichen muss, um existenzfähig zu sein. Man addiert dazu alle voraussichtlichen Kosten, etwa für:
- Waren- und Rohstoffeinkäufe
- Miete, Raumkosten
- Personal
- Marketing
- Versicherungen
- Finanzierung
- den eigenen privaten Lebensunterhalt
Schritt 2: Branchenvergleiche anstellen
Der Mindestumsatz ist ein reiner Soll-Wert. Im zweiten Schritt überprüft man daher, ob der Mindestumsatz auch wirklich erreichbar ist. Einen ersten Anhaltspunkt liefern dabei die Umsätze von vergleichbaren Unternehmen.
Sehr aufschlussreich sind Branchenberichte, die man teils frei verfügbar im Internet findet. Oder Sie wenden sich an Ihre Hausbank bzw. die zuständigen Industrie- und Handelskammern, die oft sehr detaillierte Branchenreports herausgeben. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, welche Umsätze in Ihrer Branche realistisch sind.
Schritt 3: Marktforschung betreiben
Natürlich lassen sich die Zahlen aus Branchenberichten nicht ohne Weiteres auf das eigene Unternehmen übertragen. Denn die Umsätze hängen stark vom konkreten Marktumfeld ab. So kann ein Tattoo-Studio in einer ländlichen Gegend nie denselben Umsatz erzielen wie in einer Großstadt. Deshalb sollten Sie als Gründer:in versuchen, Ihre voraussichtlichen Umsätze auf der Basis ganz konkreter Marktdaten abzuschätzen.
Als Inhaber:in eines Tattoo-Studios könnten Sie beispielweise andere Betriebe an strukturell vergleichbaren Standorten kontaktieren und sie nach ihren Erfahrungen fragen. Wer ein Ladengeschäft oder Café eröffnen will, kann zählen, wie viele Passant:innen an einem durchschnittlichen Samstagvormittag pro Stunde an dem Geschäftslokal vorbei spazieren. Oder Sie versuchen bereits jetzt, mit potenziellen Kund:innen in Kontakt zu kommen und das Interesse an Ihrer Geschäftsidee auszuloten.
Wie auch immer Sie vorgehen – versuchen Sie, Ihre Überlegungen im Umsatzplan möglichst konkret und nachvollziehbar zu beschreiben. So können Sie auch Banken und andere Geldgeber:innen mit größerer Wahrscheinlichkeit von Ihrem Vorhaben überzeugen.
Ihre kostenlose Umsatzplan-Vorlage zur Umsatzberechnung
Wie gehen Sie bei Ihrer Umsatzberechnung nun ganz praktisch vor? Sie können sich für Ihre Umsatzplanung in Excel oder einem anderen Tabellenkalkulations-Programm eine Tabelle basteln, in die Sie Ihre voraussichtlichen Umsätze pro Zeiteinheit und Produkt(-gruppe) eintragen. Falls Sie sich über die Details unsicher sind, finden Sie unter dem Suchbegriff „Umsatzplanung Muster“ verschiedene Beispiele im Internet, an denen Sie sich orientieren können.
Oder Sie nutzen unsere kostenlose Umsatzplan-Vorlage, die Sie nach dem Herunterladen einfach ausfüllen können. So brauchen Sie sich nicht erst Gedanken zu machen, wie Sie die Tabelle am besten organisieren, sondern können sofort beginnen und Ihren Umsatzplan Schritt für Schritt berechnen.
