Gutschrift

Was ist eine Gutschrift?

Rechtlich gesehen ist eine Gutschrift die Abrechnung von Leistungen oder Lieferungen. Generell bezeichnet dieser Begriff aber ebenso eine Stornorechnung. Umgangssprachlich wird sie auch bei der Rückabwicklung eines Kaufs oder einer Dienstleistung verwendet. Wird auch im heutigen Sprachgebrauch die Bezeichnung Gutschrift in unterschiedlichen Zusammenhängen gebraucht, so bezeichnet rechtlich betrachtet dieses Dokument die sogenannte Abrechnungsgutschrift.

Die gesetzliche Grundlage der Gutschrift

Bei der Gutschrift muss zwischen drei inhaltlichen Begrifflichkeiten unterschieden werden:

1. die Abrechnungsgutschrift zwischen zwei Kaufleuten,
2. die Rückabwicklung eines Geschäftsvorfalls oder eine Rechnungskorrektur,
3. alle Zahlungseingänge auf einem Bankkonto.

Bankgutschrift Beispiel

Für ein Bankgutschriftbeispiel kann jede Haben-Buchung auf dem Girokonto genutzt werden. Ein:e Kund:in kauft eine Ware gegen Vorkasse. Er:Sie überweist den Betrag. Der oder die Verkäufer:in erhält eine Bankgutschrift.

Stornorechnung: Vorlage bei Verbraucher:innen nicht notwendig

Bei der Rückabwicklung eines Geschäftsvorfalls erstattet der oder die Leistungserbringer:in entweder den Zahlbetrag oder vergibt einen Gutschein. Verbraucher:innen sollten zwar den Kassenbeleg vorweisen können, müssen aber keine Stornorechnung als Vorlage erbringen.

Stornorechnung erstellen, Gutschrift überweisen

Anders verhält es sich, wenn zwischen zwei Geschäftspartner:innen ein Auftrag rückabgewickelt wird. In diesem Fall kommt eine Stornorechnung zur Vorlage, da dieses Storno umsatzsteuerrechtliche Auswirkungen hat.

Gleiches gilt, wenn der Gutschrift eine Rechnungskorrektur zugrunde liegt, beispielsweise, weil der Stundensatz von Handwerker:innen fehlerhaft abgerechnet wurde. Zunächst wird die Stornorechnung erstellt, welche den zu stornierenden Betrag beziffert, anschließend wird die entsprechende Gutschrift an den:die Leistungsempfänger:in überwiesen.

Lesen Sie die Details zu den umsatzsteuerrechtlichen Auswirkungen in den folgenden Abschnitten.

Das verbirgt sich hinter der Abrechnungsgutschrift

Gemäß § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ist die Gutschrift eine Art umgekehrte Rechnung, also die Abrechnungsgutschrift. Von einem solchen Dokument wird immer dann gesprochen, wenn der Empfänger einer Rechnung dem Rechnungssteller eine Gutschrift für eine Leistung oder Lieferung zukommen lässt.

Demzufolge erhält nicht der oder die Kund:in eine Rechnung, sondern er schreibt dem Ersteller der Leistung eine Gutschrift, wie dies beispielsweise bei Provisionsgeschäften gebräuchlich ist. Fußend auf dem oben genannten Paragraphen besteht die Möglichkeit, dass der Leistungsempfänger eine Rechnung ausstellt, sofern dies vorher vereinbart wurde. Damit wird ersichtlich, dass der Gesetzgeber Gutschriften als Ausnahme im Handelsverkehr ansieht, die jedoch in der rechtlichen Wirkung mit Rechnungen gleichgesetzt werden, wobei sich jedoch die Geschäftspartner:innen im Vorfeld auf das Gutschriftverfahren einigen müssen.

So dürfen Sie nicht ohne eine Vereinbarung eine Gutschrift ausstellen. Umgekehrt sind Sie auch nicht dazu verpflichtet, Gutschriften zu akzeptieren.

Die Abgrenzung der Begrifflichkeiten innerhalb des Rechnungswesens

Im Rahmen dieses Themenkomplexes überschneiden sich die Benennungen für ähnliche Dokumente häufig. So wird beispielsweise der Terminus Faktura nicht selten mit der Rechnung gleichgesetzt, was jedoch nur eingeschränkt richtig ist. Zwar ist jede Rechnung eine Faktura, dennoch ist nicht jede Faktura auch eine Rechnung, da Faktura der Oberbegriff für Gutschriften, Rechnungen, Pro-forma-Rechnungen sowie Stornobelege ist.

All diese Dokumente belegen Abrechnungen als Vorgänge, die die eigentlichen Abschlüsse des Geschäfts nachweisen.

Das müssen Sie beim Erstellen einer Gutschrift beachten

Der Gesetzgeber hat Gutschriften den Rechnungen rechtlich gleichgestellt. Dies bedeutet, dass sie ebenfalls dieselben Pflichtangaben wie Rechnungen enthalten müssen. Welche das sind, regelt § 14 Abs. 4 UStG mit dem Muster zu Pflichtangaben einer Gutschrift:

• Anschrift und Name der leistenden Firma sowie des:der Leistungsempfänger:in
• Datum der Ausstellung
• Steuernummer oder USt-ID des Leistenden
• Bezeichnung der Leistungen oder Produkte
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung
• das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt
• Steuerbetrag und Steuersatz
• Von großer Wichtigkeit ist die zusätzliche Angabe „Gutschrift“.
• bei steuerpflichtigen Werkleistungen der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht

Das Muster zu den Pflichtangaben sollten gerade Gründer:innen wenn schon nicht im Kopf, dann zumindest auf dem Schreibtisch liegen haben, um immer rechtssicher zu sein. Noch besser ist es, eine Buchhaltungssoftware wie lexoffice zu nutzen, die alle Formalien bei der Rechnungsstellung berücksichtigt.

Diese Pflichtangaben sind keinesfalls eine Formalität, denn wenn Sie als Existenzgründer:in und/oder als Unternehmer:in die Gutschrift nicht korrekt erstellen, können Sie diese nicht als Nachweis für den Vorsteuerabzug verwenden.

Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit eine Gutschrift zum Vorsteuerabzug berechtigt?

Sofern Sie selbst eine Gutschrift erstellen, möchten Sie die geleistete Vorsteuer natürlich auch von Ihrer Umsatzsteuerschuld abziehen.

Wann Sie dies geltend machen können, ist in § 14 Abs. 2 UStG geregelt:

• Aussteller:in und Empfänger:in sind sich über das Gutschriftverfahren einig
• der oder die Empfänger:in einer Gutschrift muss auch zum Ausweis der Umsatzsteuer berechtigt sein
• sie muss alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG beinhalten
• die Gutschrift muss dem oder der Empfänger:in zugeschickt worden sein

Gutschriften bei Kleinunternehmen

Sofern Sie Kleinunternehmer:in im Sinne des § 19 Abs. 1 UStG sind, weisen Sie üblicherweise auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus.

Sollte Ihnen nun eine Firma eine Gutschrift inklusive Umsatzsteuer ausstellen, ist es ratsam, wenn Sie dieser Gutschrift widersprechen und um eine Gutschrift ohne den Ausweis der Umsatzsteuer bitten. Als Kleinunternehmer:in sind Sie nämlich nicht berechtigt, Umsatzsteuer von Ihrer Kundschaft zu erhalten.

Welche Arten von weiteren Gutschriften sind gebräuchlich?

Unterschieden werden hier kaufmännische Gutschriften, buchhalterische Gutschriften, Bankgutschriften sowie umsatzsteuerrechtliche Gutschriften.

Bei der kaufmännischen Gutschrift handelt es sich um eine Rechnungskorrektur. So sind folgende Dokumente kaufmännische Gutschriften:

• Stornorechnungen
• Preisnachlässe
• Rechnungskorrekturen, die aus anderen Gründen vorgenommen wurden

Kaufmännische Gutschrift: Was ist mit der Umsatzsteuer?

Beachten Sie in diesem Zusammenhang bitte, dass eine kaufmännische Gutschrift keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinn ist, da dieses Dokument nicht durch den Leistungsempfänger ausgestellt wurde!

Eine Gutschrift im Rahmen einer Rechnungskorrektur kann sowohl in Form einer echten Rückzahlung, sei es in bar oder per Bankgutschrift, erfolgen, sie kann aber auch ein Guthaben von Leistungsempfänger:innen bei Leistungserbringer:innen bedeuten.

Angenommen, der Kauf einer Ware stellt sich als Fehlkauf heraus. Der oder die Verkäufer:in kann dem oder der Käufer:in jetzt das Geld direkt in bar an der Kasse gutschreiben. Es kann aber auch ein Gutschein angeboten werden, der zu einem späteren Zeitpunkt in Form einer Gutschrift eingelöst werden kann.

Die Buchführung und die Bankgutschrift

Innerhalb der Buchführung steht die Gutschrift formal für den Buchungsvorgang auf der Habenseite eines Kontos, wohingegen die Bankgutschrift die Zahlungseingänge auf einem Bankkonto dokumentiert.

Die Gutschrift im Vergleich zur Rechnung

Dieses Dokument ist eine Rechnung im gesetzlichen Sinn. Ein solches Verfahren ist bei vielen Geschäftsvorgängen eine bequeme und unkomplizierte Alternative, und zwar besonders in folgenden Fällen:

• bei Abrechnungen von Agenturen oder Handelsvertreter:innen
• bei Provisionsabrechnungen
• im Rahmen langfristiger Geschäftsbeziehungen mit Großunternehmen

Warum sollten Sie sich mit der Gutschrift auseinandersetzen?

Das Gutschriftverfahren könnte für Sie vorteilhaft sein. Alle Gutschriften, die Ihnen Ihre Geschäftspartner ausstellen, erhalten erst dann den Status einer gültigen Rechnung, wenn Sie nicht widersprechen. Sie haben die gleichen Kontrollmöglichkeiten wie bei Rechnungen, die Sie selbst erstellen. Gutschriften können Ihnen also viel Mühe ersparen.