Gültige Gutschriften: Pflichtangaben und Wissenswertes

Gültige Gutschriften - auf diese Angaben solltest Du achten

Arbeitest Du mit Gutschriften oder erhältst Du welche? Dann wird dieser Artikel Dich interessieren. Viele Gründer verwechseln Gutschriften mit Rabatten oder Gutschein-Guthaben. Aber gültige Gutschriften sind einfach nur Abrechnungen. Ob solch eine Abrechnung wiederum eine Gutschrift oder eine Rechnung ist, kommt darauf an, wer sie ausstellt: Der Zahlungsempfänger oder der Zahlende.

Der einzige Unterschied ist: Mit einer Rechnung verlangst Du Geld. Mit einer Gutschrift sagst Du aus, dass der Empfänger welches von Dir bekommt. Eine Gutschrift ist ansonsten alles, was auch eine Rechnung ausmacht.

Sie berechtigt den Ausstellenden zum Vorsteuerabzug, wenn sie formal korrekt ist, also alle Pflichtangaben enthält wie eine Rechnung. Im umsatzsteuerrechtlichen Sinn ist eine gültige Gutschrift im Grunde nur eine besondere Form der Abrechnung – eine umgekehrte Rechnung, die durch den Leistungsempfänger ausgestellt wird. Eine Gutschrift weist immer einen positiven Betrag aus.

Gültige Gutschriften: Das muss enthalten sein

Sowohl Gutschriften als auch Rechnungen müssen sämtliche folgenden Pflichtangaben enthalten:

  • eine gültige Gutschrift muss ausdrücklich „Gutschrift“ heißen
  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • das Ausstellungsdatum,
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer,
  • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10)
  • der anzuwendende Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
  • oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf

Wenn eine dieser Angaben oder ein Posten auf der Gutschriften-Abrechnung vergessen wurde, kann der Empfänger Deiner Gutschrift ihr widersprechen. Außerdem berechtigt auch Dich ebenso wie Deinen Empfänger genau wie bei Abrechnungen nur eine gültige Gutschrift zum Vorsteuerabzug.

Gültige Gutschriften können nicht ungefragt ausgestellt werden

Wie gültige Gutschriften auszusehen haben, regelt § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG In diesem Paragrafen kannst Du die gesetzliche Definition der Gutschrift nachlesen. Sie lautet, dass eine Rechnung vom Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung ausgestellt werden kann, wenn dies vorher vereinbart wurde.

Das bedeutet für Dich, dass Gutschriften im Gesetz als Ausnahme gesehen werden, in der rechtlichen Wirkung jedoch mit Rechnungen gleichgesetzt werden. Du kannst aber nicht einfach eine Gutschrift ausstellen. Du bist auch nicht verpflichtet, eine zu akzeptieren. Voraussetzung für eine gültige Gutschrift ist immer, dass die Geschäftspartner sich vorher auf die Anwendung des Gutschriftenverfahrens geeinigt haben.

Früher diente eine Gutschrift neben der Anwendung als Abrechnung auch dazu, fehlerhafte Rechnungen zu annullieren. Dafür ist aber seit einer Gesetzesänderung 2014 die so genannte Rechnungskorrektur oder auch Stornorechnung vorgesehen.

Gutschriften können die Administration vereinfachen

Für Unternehmer, die regelmäßig für große Firmen tätig sind, bietet sich das Gutschriftverfahren an. Aufgrund der vielen anfallenden Rechnungsvorgänge kann es sein, dass Gutschriften wesentlich schneller und effektiver zu erstellen sind. Der Unternehmer lässt sich seine Leistung quittieren oder reicht eine andere Form des Nachweises für die erbrachte Tätigkeit ein. Das Unternehmen erstellt auf dieser Grundlage eine gültige Gutschrift.

Jede Gutschrift wird wirksam, wenn diese den Leistungserbringer erreicht und er nicht widerspricht (§ 14 Abs. 2 Satz 4 UStG). Die Gutschrift ersetzt damit die Rechnung und wird vom Finanzamt als Beleg akzeptiert.

Achtung Kleinunternehmer: Gültige Gutschriften ohne Umsatzsteuer

Wenn Du unter die Kleinunternehmerregelung im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG fällst, solltest Du bei Gutschriften aufpassen.

Als Kleinunternehmer bist Du es gewohnt, auf Deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer auszuweisen. Wenn Dir ein Unternehmen nun aber eine Gutschrift erstellt, in der Umsatzsteuer enthalten ist, solltest Du dieser widersprechen. Du kannst dann ein Abrechnungsdokument ohne Umsatzsteuer verlangen, nur so hast Du eine gültige Gutschrift. Denn Du bist als Kleinunternehmer nicht berechtigt, die Umsatzsteuer von Deinen Kunden einzuziehen. Auch nicht als Teil einer Gutschrift.

23.11.2016