„lexoffice ist für mich absolut zuverlässig, professionell und kostengünstig. Und dabei wirklich einfach.“

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Maren Huth von der Zwergenküche  erstellt für Ihre Mitarbeiter:innen die Lohnabrechnungen mit lexoffice. Warum Sie diesen Weg gewählt hat, erzählt Sie in diesem Interview.

Hinweis: Der Text ist ein Audio-Transkript eines Video-Interviews.

Erzähl uns kurz, wer du bist, was du machst und was dich bewegt hat, ein eigenes Unternehmen zu gründen.

Ich bin Maren Huth, ich hab die Zwergenküche GmbH gegründet. Wir sind ein Catering-Unternehmen für Kindergärten und Schulen. Wir kochen bio, regional, saisonal, ohne Geschmacksverstärker und alles was dazu gehört. Letztlich so wie ich das auch zuhause für meine drei Kinder mache.

Das ganze ist gestartet weil mein inzwischen 13jähriger Sohn von der Kita in den Kindergarten kam und dort war das Essen einfach nicht so, wie ich mir das vorgestellt hatte. In der Kita war das großartig und so kam ich mit der Kitaleitung ins Gespräch und wir haben beschlossen dieses Essen mehr Kindern zur Verfügung zu stellen, unter anderem dem Kindergarten meines Sohnes. Und daraus ist die Idee dieses Unternehmens entstanden und daraus ist die Zwergenküche seit 2013 gewachsen.

Wieviele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beschäftigts du?

Wir sind gestartet mit 3 Mitarbeitern, zwei haben wir eben aus dem Zwergenstüble übernommen, aus der Kita aus der unsere Küche entstanden ist. Die beiden Köchinnen dort haben wir mit in die GmbH eingegliedert. Und ich hab für mich quasi einen eigenen Arbeitsplatz geschaffen. So, das wir zu dritt gestartet sind.

Desweiteren sind jetzt eben seit 2013 insgesamt 12 Mitarbeiter dazugekommen bzw. 12 Stellen. Davon sind sechs Minijobber und der Rest sind Teilzeitangestellte, aber sozialversicherungspflichtig.

Als du mit dem Gedanken gespielt hast, jemanden einzustellen, was hat dich da am meisten beschäftigt: Die Verantwortung, die damit einhergehende Bürokratie, die Möglichkeiten für dein Unternehmen?

Was hat mich am meisten beschäftigt? Mich hat am meisten beschäftigt, das ich den Arbeitsvertrag mit den Arbeitnehmern rechtssicher mache. Das der so ist, das der nicht anfechtbar ist. So, das alles passt. Und diesmal eben aus Arbeitgebersicht.

Und das nächste Thema, das dann ganz schnell kam, war natürlich die Entlohnung. Also wie funktioniert die Bezahlung? Was darf ich denn überhaupt dem Arbeitnehmer überweisen? Was geht woanders hin? Wie stelle ich an? Wie kriege ich das mit der Krankenkasse hin und so weiter.

Und da haben wir uns dann relativ schnell auch Unterstützung geholt vom Lohnbüro bzw. Steuerberater. Weil wir an das heiße Eisen nicht selber ran wollten. Das Eisen war schon heiß genug ein Business an sich zu gründen, zu schauen das wir in eine wirtschaftliche Situation auch kommen, das sich die ganze Geschichte auch rechnet. Dieses Eisen wollten wir wirklich nicht gerne selber anfassen.

Was waren deine größten Bedenken beim Wechsel mit der Lohnabrechnung vom Steuerbüro zu lexoffice? Und vor allem: Konnten wir die ausräumen?

Am Anfang hatte ich tatsächlich Bedenken. Man ist ja so im Alltag eingespannt, auch in seinem Kerngeschäft, das alles, was einfach läuft, rührt man am besten auch gar nicht an. Nachher geht vielleicht etwas schief und es läuft ja. 

Es hat aber dann überwogen, das ich ja sowieso grundsätzlich Arbeit mit der Lohnabrechnung hab. Ich muss ja jeden Monat schauen, wieviele Stunden hat der Arbeitnehmer gearbeitet, wann waren die Urlaubs- und Krankheitstage… Ich muss es ja eh jeden Monat eh aufarbeiten. Und letztlich hab ich dem Lohnbüro nur diese Daten übermittelt und das Lohnbüro hat daraus dann *simsalabim* eine Lohnabrechnung gezaubert.

Und als ich dann erfahren hab, dass das theoretisch auch viel viel günstiger ein Lohnabrechnungsprogramm machen kann, ich die Daten dort einpflege und sogar noch an der Hand genommen werde – das war für mich extrem interessant. Also natürlich auch vor diesem Kostenhintergrund. Das Lohnbüro hat pro Arbeitnehmer so 10 bis 15 Euro genommen und je mehr Arbeitnehmer das dann wurden, desto mehr wurden dann auch diese monatlichen Kosten.

Und das waren die zwei Gründe zu sagen, es macht total Sinn das Risiko auch einzugehen das vielleicht was schief geht. Die Mehrarbeit, die am Anfang die erste Lohnabrechnung bedeutet, also alle Mitarbeiter einzupflegen, das hat sich dann doch rentiert.

Was hat sich für dich seitdem zum Besseren verändert? Was möchtest du nicht mehr missen?

Ja, letztlich die zweierlei Geschichten, die ich jetzt schon genannt habe. Der größte Gewinn ist tatsächlich die Kostensenkung. Ganz klar, also das steht in keinem Verhältnis. Die Arbeit an sich ist die gleiche geblieben. Ich hab da weder ein Vor- noch einen Nachteil. Bis auf das, dass ich so gefühlt mit an die Hand genommen werde, um nichts zu vergessen. Also die zwei Geschichten haben sich wirklich verbessert.

Gab es einen “Wow, ich kann das” Moment bei deiner ersten Lohnabrechnung mit lexoffice? Wenn ja, wann hast du den erlebt?

Das ist ja so eine Art Blackbox für mich. Also ich hab die Daten und weiß wie die Mitarbeiter gearbeitet haben und dann gebe ich das entweder ans Lohnbüro oder in dieses lexoffice und dann passiert irgendwas und dann weiß ich zum Schluss was ich dem Arbeitnehmer direkt ausbezahle aufs Konto und hintendran an die Krankenkassen und die Pflegeversicherung, das Finanzamt, die Lohnsteuer – das läuft einfach im Hintergrund. Für mich hat sich wirklich nichts verändert. Ein “wow” war ehrlich gesagt nicht da, weil die Arbeit einfach nur von jemand anderem viel günstiger und mindestens genauso gut übernommen wurde.

Würdest du die Lohnabrechnung mit lexoffice einem:r befreundeten Unternehmer:in weiterempfehlen? Warum? Was wäre das aus deiner Sicht stärkste Argument für eine Lohnabrechnung mit lexoffice?

Das Argument ist ganz klar “Es klappt.” Also es funktioniert einfach. Diese Einstiegsbarriere, die man als Unternehmer einfach gut spürt am Anfang “Oh, ein Riesenberg, was kommt da auf mich zu? Kann ich das? Bin ich da jetzt auf mich alleine gestellt?”. Die Angst könnte ich anderen Unternehmern, die sich das überlegen, supergut nehmen. Weil es sich für mich komplett bewahrheitet hat, das es kein Problem ist. Es ist einfach, es funktioniert und es ist total gut machbar ohne das man Angst haben muss.

Wenn du lexoffice mit nur 3 Worten beschreiben müsstest: Welche wären das?

lexoffice ist für mich absolut zuverlässig, professionell und kostengünstig. Und dabei wirklich einfach. Das sind jetzt vier Wörter, aber vielleicht geht das ja trotzdem 😊

Welche der Funktionen ist dir am wichtigsten?

Es ist ja das Gesamtpaket, was für mich wichtig ist. Das die Mitarbeiter jetzt ihre Lohnabrechnung selber abrufen können, das ist für uns nicht zentral, weder für die Mitarbeiter noch für mich. Was toll ist, ist natürlich schon, das diese ganze Dokumente einfach drin sind und ich sie dann in der lexoffice Buchhaltung mit nutzen kann, dass das direkt rüber wandert. Das ich eben diese SEPA Datei bekomme bzw. mit einem Klick übermitteln kann, aber genau diese Vorteile oder diesen Luxus, den hatte ich auch vorher. 

Ich hab vorher auch nichts selbstständig bei sv.net oder so eingegeben. Also ich hab genau dieses Paket, was ich beim Lohnbüro so abgegeben hab, das gebe ich jetzt einfach nur in diese Maske ein und es passiert genau das gleiche, und genauso zuverlässig und professionell. Es geht aber nur im Gesamtpaket. Und genau dieses Versprechen hat lexoffice dann einfach auch eingehalten.

Über die Autorin
Claudia Riede
Senior Marketing Managerin bei lexoffice

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