Die Einstellung Ihres Angestellten läuft auf Hochtouren und dem ersten Arbeitstag steht nichts mehr im Weg. Eines dürfen Sie als Arbeitgeber aber nicht vergessen: Den Arbeitnehmer bei den Sozialleistungsträgern zu melden. Alles was Sie als Arbeitgeber über die Meldungen zur Sozialversicherung und die Sofortmeldung wissen müssen, erfahren Sie hier.
Meldungen zur Sozialversicherung
Worauf Arbeitgeber bei Sofortmeldung & Co achten müssen
Meldungen zur Sozialversicherung: Ziel und Fristen
Das Ziel der Meldepflicht gegenüber der Sozialversicherung ist, dass Arbeitnehmer die ihnen zustehenden Sozialleistungen erhalten. Als Arbeitgeber sind Sie daher verpflichtet, Ihre Angestellten bei den zuständigen Sozialversicherungsträgern wie Krankenkassen, Renten- oder Unfallversicherungsträgern zu melden.
Beachten Sie: Die Meldepflicht ist vom Arbeitgeber zeitnah zu erfüllen. Die Meldung zur Sozialversicherung ist mit der ersten Entgeltabrechnung des Angestellten zu erfolgen, spätestens aber innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsaufnahme. Was beim Sonderfall Sofortmeldung zu beachten ist, lesen Sie weiter unten.
Wann eine Meldung erfolgen muss
Neben dem Beginn einer versicherungspflichtigen Beschäftigung gibt es noch weitere Anlässe, die eine Meldung zur Sozialversicherung erfordern:
- Ende einer Beschäftigung bzw. Auflösung des Arbeitsverhältnisses
- Änderung der Beitragspflicht
- Wechsel der Krankenkasse
- Unterbrechung der Gehaltszahlung
- Einmalzahlungen
- Beschäftigungen bei mehreren Unternehmen
- Zusätzliche beitragspflichtige Einnahmen des Beschäftigten
- Jahresentgelt für jeden über den Jahreswechsel beschäftigten Arbeitnehmer
- Beitragspflichtige Einnahmen im Rahmen des Rentenantragsverfahrens
- Beginn und Ende der Berufsausbildung
- Wechsel von einer Betriebsstätte im Beitrittsgebiet zu einer Betriebsstätte im übrigen Bundesgebiet oder umgekehrt
- Beginn und Ende der Altersteilzeitarbeit
- Wechsel von einer geringfügigen in eine versicherungspflichtige Beschäftigung oder umgekehrt
- Antrag eines geringfügig Beschäftigten auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
- Nicht ordnungsgemäße Verwendung von Wertguthaben
Was in einer Meldung stehen muss
In jeder Meldung zur Sozialversicherung müssen die folgenden Angaben zum Arbeitnehmer enthalten sein:
- die Versicherungsnummer
- Vor- und Nachname
- Geburtsdatum
- Staatsangehörigkeit
- Angaben über die Tätigkeit nach dem Schlüsselverzeichnis der Bundesagentur für Arbeit
- Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs
- Beitragsgruppe
- die zuständige Einzugsstelle
- der Arbeitgeber
- ob der Arbeitgeber Ehegatte oder Lebenspartner des Arbeitnehmers ist
- ob es sich um eine Tätigkeit als geschäftsführender Gesellschafter einer GmbH handelt
Beachten Sie: Je nach Meldeanlass sind unter Umständen noch weitere Angaben notwendig.
Wie eine Meldung zur Sozialversicherung erfolgen kann
Das Meldewesen in der Sozialversicherung läuft rein elektronisch ab. Bei der Meldung muss eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung gewährleistet sein. Arbeitgeber haben zwei Möglichkeiten, wie Sie der Meldepflicht nachkommen können:
- Entweder Sie nutzen eine maschinelle Ausfüllhilfe (wie sv.net), bei der Sie die einzelnen Angaben manuell eingeben müssen. Die Daten werden anschließend an die zuständige Stelle übertragen.
- Oder Sie nutzen ein Entgeltabrechnungsprogramm wie lexoffice, das systemgeprüft ist, d. h. es erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben zur Entgeltermittlung, Beitragsberechnung, Erstellung und Übermittlung von Beitragsnachweisen und Sozialversicherungsmeldungen. Im Unterschied zur maschinellen Ausfüllhilfe erfolgt die Meldung automatisch, Sie müssen keine manuellen Eingaben tätigen!
Sonderfall Sofortmeldung: Wer ist betroffen?
Die Sofortmeldung ist ein Sonderfall im Meldewesen an die Sozialversicherung und dient der Bekämpfung von Schwarzarbeit. Die Sofortmeldung ist in Branchen abzugeben, in denen der Anteil an Schwarzarbeit hoch ist und illegal Beschäftigte mitunter hohen Risiken ausgesetzt sind. Wenn Ihr Unternehmen in einem der folgenden Wirtschaftsbereiche tätig ist, müssen Sie bei der Einstellung eines Angestellten eine Sofortmeldung durchführen:
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Fleischwirtschaft
- Prostitutionsgewerbe
Egal ob Geschäftsführer oder Minijobber: Die Sofortmeldepflicht gilt für alle Beschäftigten in Unternehmen der aufgeführten Wirtschaftsbereiche.
Sofortmeldung: Frist und Form
Die Sofortmeldung muss vor Beginn der Beschäftigung oder spätestens zum Zeitpunkt der Beschäftigungsaufnahme erfolgen. Die Sofortmeldung kann genauso wie die normale Meldung nur auf elektronischem Weg eingereicht werden – also über eine elektronische Ausfüllhilfe oder ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm. Falls bei einer Betriebsprüfung keine Angaben zur Beschäftigung in der Betriebsprüfungsdatei der Rentenversicherung gefunden werden, gilt die Tätigkeit als Schwarzarbeit.
Sofortmeldung: Ausweispflicht der Arbeitnehmer
Arbeitnehmer, die in den von der Sofortmeldung betroffenen Branchen beschäftigt sind, müssen sich bei der Arbeit durch Personaldokumente ausweisen können. Gültige Ausweispapiere sind der Personalausweis, aber auch behördliche Ausweise wie der Dienstausweis eines Beamten oder der Führerschein.
Als Arbeitgeber in einem sofortmeldepflichtigen Bereich sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Beschäftigten über die Mitführungspflicht schriftlich zu informieren. Falls Sie dem nicht nachkommen, kann ein Bußgeld in Höhe von bis zu 1.000 EUR verhängt werden. Für das Mitführen von Personaldokumenten ist aber letztlich der Arbeitnehmer verantwortlich: Falls ein Angestellter bei einer Kontrolle keine gültigen Ausweispapiere mitführt, darf er solange nicht weiterarbeiten, bis er ordnungsgemäß identifiziert wurde. Für die Zeit des Nichteinsatzes hat der Arbeitnehmer dann auch keinen Anspruch auf Entgelt. Zudem kann gegen ihn ein Bußgeld in Höhe von bis zu 5.000 EUR verhängt werden.
Wichtig für die Sozialversicherung: Entgeltunterlagen
Neben der Meldepflicht müssen Sie auch bedenken, dass Arbeitgeber zur Aufbewahrung und Führung von Entgeltunterlagen verpflichtet sind. Für jeden Angestellten, den Sie beschäftigen, müssen Sie Entgeltunterlagen anlegen. Diese sind getrennt nach Kalenderjahren zu führen und müssen mindestens ein Jahr lang nach der letzten Prüfung aufbewahrt werden.
Damit die Lohn- und Gehaltsabrechnungen bei einer Betriebsprüfung auf ihre Vollständigkeit überprüft werden können, muss der Arbeitgeber folgendes beachten: Die notwendigen Angaben sind für jeden Abrechnungszeitraum und für alle Angestellten getrennt nach Krankenkassen aufzubewahren.
Lohnsoftware als Entlastung
Beim Meldeverfahren in der Sozialversicherung gibt es vieles zu berücksichtigen: Die verschiedenen Meldepflichten und -fristen, die erforderlichen Meldeinhalte und das korrekte Führen von Entgeltunterlagen.
Falls Ihnen jetzt vor lauter Meldewesen und Sofortmeldung der Kopf raucht, haben wir eine gute Nachricht für Sie: lexoffice kümmert sich automatisch um Ihre Meldungen zur Sozialversicherung.
lexoffice Lohn & Gehalt
Jetzt kostenlos testen oder sofort loslegen & sparen!