Homeoffice einrichten

Darauf müssen Arbeitgeber:innen achten

Homeoffice war nicht nur in Zeiten der Corona-Pandemie eine gute Maßnahme, um Mitarbeiter:innen zu schützen und gleichzeitig den Betrieb am Laufen zu halten. Deshalb ist Homeoffice nun auch verstärkt für kleine Unternehmen interessant. Es wird sogar staatlich gefördert. Doch wie können Sie Ihren Mitarbeiter:innen kurzfristig Homeoffice ermöglichen und was müssen Sie als Arbeitgeber:in dabei beachten?

Das Wichtigste in Kürze

Homeoffice beschreibt eine flexible Arbeitsform, bei der Beschäftigte ihre Aufgaben ganz oder teilweise außerhalb des Unternehmens erledigen.

Bei der Einrichtung eines Homeoffice geht es vor allem darum, die notwendige technische Infrastruktur zu schaffen, die das Arbeiten von zu Hause aus ermöglicht, z.B. Firmenlaptops, VPN-Verbindungen und Videokonferenzsysteme.

Neben Vorteilen wie Zeitersparnis, Flexibilität und Kostenersparnis stehen Nachteile wie fehlende soziale Interaktion und erschwerte Kommunikation

Zudem gibt es in Deutschland derzeit kein generelles Recht auf Homeoffice, sondern es sind bestimmte gesetzliche Regelungen und Pflichten hinsichtlich Arbeitszeit und Arbeitsschutz zu beachten.

Was bedeutet Homeoffice?

Homeoffice ist nicht mit dem heimischen Arbeitszimmer zu verwechseln. Im Arbeitszimmer kann Homeoffice betrieben werden, aber das Arbeitszimmer ist kein Homeoffice. Die Verwechslung rührt ein wenig von der direkten Übersetzung des Begriffs „Homeoffice“, was so viel wie „Heimbüro“ bedeutet.

Homeoffice beschreibt aber eine flexible Form der Arbeit, bei der die Angestellten ihre Aufgaben komplett oder zumindest teilweise zu Hause beziehungsweise im privaten Umfeld ausführen. Der Begriff Homeoffice hat sich etabliert, da die meisten Tätigkeiten in den eigenen vier Wänden ausgeführt werden. Es ist aber beispielsweise auch möglich, Homeoffice im Café zu betreiben oder in der Eisdiele oder draußen auf einer Parkbank.

Deshalb sprechen wir statt Homeoffice auch von Telearbeit. Der Begriff der Telearbeit ermöglicht dann auch eine bessere Unterteilung in drei Formen von Homeoffice-Arbeit.

Drei Formen der Telearbeit

Homeoffice beziehungsweise Telearbeit lässt sich in drei Formen unterteilen. Durch diese Unterteilung wird auch klar, dass Homeoffice nicht bedeutet, dass Angestellte zwingend von zu Hause aus arbeiten.

Die Teleheimarbeit

Die Teleheimarbeit ist das, was wir am ehesten unter dem Begriff „Homeoffice“ verstehen. Ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin verrichtet alle Aufgaben in Vollzeit zu Hause oder im privaten Umfeld.

Bei der Teleheimarbeit ist es nicht notwendig, ein Büro aufzusuchen oder im Unternehmen selbst anwesend zu sein. Es sei denn, das ist ausdrücklich erforderlich. Abgesehen von diesen Ausnahmen, verrichtet ein:e Angestellte in Teleheimarbeit aber alles im Homeoffice. Das beinhaltet die aufgetragenen Aufgaben, Besprechungen, Telefonate, Meetings über das Internet und alles weitere, was innerhalb des Jobs anfällt.

Die alternierende Telearbeit

Am weitesten verbreitet ist die alternierende Telearbeit. Dabei haben Angestellte sowohl einen Arbeitsplatz im Unternehmen als auch die Möglichkeit, ihre Aufgaben im Homeoffice zu erledigen zur Verfügung.

In der alternierenden Telearbeit können die Mitarbeiter:innen häufig selbst entscheiden, wann sie an den Arbeitsplatz kommen und wann sie im Homeoffice arbeiten. Die Vorgesetzten haben aber weiterhin das Direktionsrecht und dürfen Angestellte an den Arbeitsplatz beordern, wenn das notwendig ist.

Alternierende Telearbeit wird gerne genutzt, um einen Arbeitsplatz mit mehreren Stellen zu besetzen. Beispielsweise werden so Büroarbeitsplätze abwechselnd von mehreren Angestellten genutzt. Die Mitarbeiter:innen sprechen sich dabei im Vorfeld selbst ab und organisieren sich selbst oder Arbeitgeber:innen erstellen einen Arbeitsplan für die Belegschaft.

Aufwand und Kosten können mit diesem System stark reduziert werden, wenn die Angestellten sich selbst organisieren.

Die mobile Telearbeit

Bewegt sich der Arbeitsplatz sozusagen mit dem oder der Angestellten, spricht man von mobiler Telearbeit. Mobiles Arbeiten findet man vor allem in Branchen mit hohem Reiseaufkommen, bei denen die Angestellten sehr viel unterwegs sind. Sie nehmen dann quasi das Homeoffice in Form ihres Laptops und Diensthandys mit.

Unterwegs nutzen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für mobiles Arbeiten die IT-Infrastruktur des Unternehmens weiter und greifen so auf Kundendaten oder interne Information zu.

Drei Formen der Telearbeit im Homeoffice

Voraussetzungen für Homeoffice

Die Voraussetzungen für die Umsetzung der Arbeitsform Homeoffice lassen sich recht einfach zusammenfassen: Die Tätigkeiten müssen auch außerhalb des Unternehmens ausführbar sein.

Am ehesten kennen wir Homeoffice von Büroangestellten. Das liegt daran, dass diese sehr viele Aufgaben erledigen, die auch zu Hause am Laptop oder mit dem Telefon verrichtet werden können.

Im Handwerk oder in der Produktion hingegen lässt sich Homeoffice häufig nur schwer umsetzen. In der Theorie kann der Schreiner einen Holztisch auch zu Hause in der Garage bauen, aber die Frage nach dem Nutzen muss auch gestellt werden.

Wie effizient ist es, wenn der Schreiner das Werkzeug und das Material aus der Schreinerei mit nach Hause nimmt, um dort den Tisch zu bauen und diesen dann fertig wieder in die Schreinerei zu transportieren.

Bestimmte Branchen bieten sich zudem gar nicht für das Homeoffice. Die Metallgießerin wird kaum die Kokillen und Heizkessel inklusive des Metalls, das für den Guss erforderlich ist, zu Hause im eigenen Keller verarbeiten.

Die Voraussetzungen für Homeoffice sind also in erster Linie ein Abwägen von Aufgaben, die sinnvoll auch außerhalb des Unternehmens umsetzbar sind und wie effizient diese im Homeoffice umgesetzt werden können. Arbeit am Laptop verändert sich durch einen anderen Arbeitsort nicht. Die Produktion von Gegenständen in der Regel hingegen schon.

Homeoffice einrichten

Wie bereits erwähnt ist Homeoffice nicht mit dem Arbeitszimmer gleichzusetzen. Bei der Einrichtung vom Homeoffice geht es also nicht um die Ausstattung mit Möbeln. Stattdessen dreht sich alles um die Schaffung der notwendigen Infrastruktur, damit Homeoffice sinnvoll und effizient umgesetzt und genutzt werden kann.

Dafür haben sich die folgenden sechs Schritte etabliert, die alle wichtigen Voraussetzungen für Homeoffice schaffen:

Kreis mit der Zahl eins in der Mitte

Selbst einrichten oder externen Dienstleister beauftragen?

Bevor Sie mit der Einrichtung der nötigen Infrastruktur (Hardware und Software) für die Arbeit im Homeoffice beginnen, sollten Sie sich überlegen, ob Sie oder evtl. Mitarbeiter:innen in Ihrem Betrieb das nötige technische Wissen dafür besitzen. Lautet die Antwort auf diese Frage „Nein“ oder Sie sind sich nicht sicher, empfiehlt es sich, einen externen IT-Dienstleister mit ins Boot zu holen. Dieser kann Sie umfassend beraten.

Kreis mit der Zahl zwei in der Mitte

Firmen-Notebooks mit VPN-Verbindung

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen Firmen-Notebooks mit allen Programmen zur Verfügung, die sie zum Arbeiten benötigen. Sorgen Sie dafür, dass sich die Notebooks über eine VPN-Verbindung mit dem Unternehmensnetzwerk verbinden können. Dies lässt sich bei den meisten Routern einfach realisieren. Konkrete Anleitungen hierfür finden sich im Internet.

Netzwerklaufwerk für Daten

Lassen Sie ein Netzwerklaufwerk einrichten, das für Ihre Angestellten freigegeben wird. Sie schaffen dadurch eine sichere Plattform zum Speichern und Laden von Daten. Durch zusätzliche Freigaben im Firmennetzwerk können Sie Ihren Mitarbeiter:innen weitere Ressourcen zur Verfügung stellen.

Rufumleitung einrichten

Lassen Sie eine einfache Rufumleitung vom Diensttelefon auf das Privattelefon (Festnetz oder Smartphone) der jeweiligen Mitarbeiter:innen einrichten, um dessen telefonische Erreichbarkeit zu garantieren.

Kostenlose Videokonferenzsysteme für die Zusammenarbeit

Videokonferenzsysteme wie Zoom oder Microsoft Teams wurden zu Corona-Zeiten auch für den Unternehmenseinsatz vorübergehend kostenlos angeboten. Und auch jetzt sind sie nicht unerschwinglich. Damit können Ihre Mitarbeiter:innen mit den anderen Teilnehmer:innen im Firmennetzwerk telefonieren, virtuelle Termine abhalten und Daten austauschen.

Unterstützen Sie Ihre Angestellten

Damit Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Lage sind, effektiv im Homeoffice zu arbeiten, sollten Sie sie entsprechend im Umgang mit der Technik schulen. Hierbei helfen auch Schritt-für-Schritt-Anleitungen, in denen die technischen Grundlagen zusammengefasst sind (z. B. „Wie verbinde ich mich mit dem Firmennetzwerk?“, „Wie organisiere ich eine Videokonferenz mit den Kollegen?“ oder „Wie sende ich eine verschlüsselte E-Mail?“). Außerdem sollten die Mitarbeiter:innen wissen, an wen sie sich bei technischen Problemen wenden können.

Homeoffice Steuererklärung

Bei der Steuererklärung für Arbeit im Homeoffice ist vor allem die Homeoffice-Pauschale ein wichtiger Faktor.  Ursprünglich galt die Homeoffice-Pauschale nur befristet. Im Jahr 2023 wurde diese aber dauerhaft mit Verbesserungen eingeführt.

Die Begrenzung von 600,00 Euro im Jahr wurde ab 2023 auf bis zu 1.260,00 Euro angehoben, also mehr als verdoppelt. Dadurch sind jährlich 210 Tage im Homeoffice begünstigt.

Für jeden Tag im Homeoffice dürfen Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen 5,00 Euro in der Steuererklärung geltend machen. Angegeben werden diese als Werbungskosten, für die bis zu einem Betrag von 1.230,00 Euro keine Belege notwendig sind.

Die Homeoffice-Pauschale hängt nicht an einem Arbeitszimmer. Sie darf also auch genutzt werden, wenn das Homeoffice einfach die eigene Küche ist. Ein separates Arbeitszimmer ist nicht mehr länger eine Voraussetzung für einen Steuerabzug.

Homeoffice im Ausland

Für sogenannte „Digital Nomads“ also digitale Nomaden, ist das Konzept vom Homeoffice im Ausland nichts Neues. In den meisten Fällen handelt es sich um Freelancer, die überall auf der Welt ihre Arbeit erledigen, während sie herumreisen.

Das Homeoffice im Ausland ist aber mittlerweile auch in den Unternehmen angekommen. Warum auch nicht? Ob die Aufgaben zu Hause, im Hotel oder am Strand erledigt werden, ändert im Kern nichts. Hauptsache ist, dass die Arbeit gemacht wird.

Allerdings gibt es beim Homeoffice im Ausland gewisse Dinge zu beachten. Vor allem sollten einige Vereinbarungen dem Arbeitsvertrag hinzugefügt werden, um für beide Seiten gewisse Sicherheiten zu gewährleisten.

Beispielsweise dürfen Arbeitgeber:innen festlegen, in welchen Ländern Homeoffice betrieben werden darf. Das ist unter Umständen aus steuerlichen Gründen von Bedeutung und auch aufgrund von Gesetzen und Richtlinien in den einzelnen Ländern. In jedem Fall sollten Arbeitnehmer:innen das Unternehmen regelmäßig darüber informieren, wo sie sich aufhalten.

Ein Antrag auf die A1-Bescheinigung ist Pflicht, wenn im Ausland gearbeitet werden soll. Zumindest dann, wenn der Aufenthalt länger als drei Monate dauert.

Außerdem unterscheiden sich die Auflagen entsprechend, wenn es sich um ein Land außerhalb der EU handelt. Dann können schon die Einreisebestimmungen wichtig sein, da man nicht überall einfach so reinkommt und vor allem ein dauerhafter Aufenthalt meistens mit weiteren Auflagen verbunden ist.

Vorteile und Nachteile

Wie immer gibt es auch beim Homeoffice Vorteile und Nachteile. Welche Seite dabei eher zutrifft, hängt vom einzelnen Unternehmen ab. Die Vorteile und Nachteile helfen Ihnen aber dabei, zu entscheiden, wie sinnvoll Homeoffice in Ihrem Unternehmen ist und wie es sich umsetzen lässt:

Die Vorteile sind diese:

  • Zeitersparnis und Umweltschutz für Arbeitnehmer:innen durch Wegfall des Arbeitswegs
  • Flexible Gestaltung des Arbeitstages
  • Kosteneinsparungen
  • Höhere Produktivität
  • Vorteile beim Employer-Branding

Die Nachteile sind diese:

  • Fehlende soziale Interaktion, wodurch das Teamgefüge leiden kann
  • Kann zu Motivationsschwierigkeiten und erhöhter Ablenkung sorgen
  • Selbstdisziplin ist Voraussetzung für effizientes Arbeiten
  • Erschwerte Kommunikation
  • Umständlichere Informationswege, da nicht direkt mit Kolleg:innen interagiert wird

Vor- und Nachteile von Homeoffice

Häufig gestellte Fragen

Gibt es ein Recht auf Homeoffice?

In Deutschland gibt es derzeit kein Recht auf Homeoffice. Das Direktionsrecht erlaubt es Arbeitgeber:innen, den Arbeitsort der Angestellten zu bestimmen. Es darf also immer angeordnet werden, dass der Arbeitsort im Unternehmen liegt.

Umgekehrt dürfen Arbeitgeber:innen aber kein Homeoffice verordnen. Das wäre ein Eingriff in die Privatsphäre, da sie nicht über die privaten Wohnräume bestimmen dürfen. Angestellte haben also auch jederzeit ein Anrecht auf einen Arbeitsplatz im Unternehmen.

Welche Arbeitszeit gilt im Homeoffice?

Im Homeoffice gelten dieselben Regelungen wie an allen anderen Arbeitsorten. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gibt die Begrenzungen und Regelungen für die Arbeitszeit vor. So gelten auch im Homeoffice die Gesetze zur Höchstarbeitszeit und Pausenzeiten.

Wie wird die Arbeitszeit erfasst?

In Deutschland besteht seit dem Jahr 2022 eine Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit. Arbeitgeber:innen müssen dafür ein System im Unternehmen einführen, dass es allen Angestellten ermöglicht, die Arbeitszeit zu erfassen.

Bieten Arbeitgeber:innen Homeoffice an, müssen sie gewährleisten, dass die Mitarbeiter:innen die Arbeitszeit auch außerhalb des Unternehmens erfassen können.

Wie ist man im Homeoffice versichert?

Am Versicherungsschutz ändert sich durch das Homeoffice nichts. Das Homeoffice gilt als Arbeitsplatz und der Weg vom Bett zum Laptop am Morgen ist sozusagen der Arbeitsweg.

Ein etwas heikler Punkt ist, dass Sie als Arbeitgeber:in auch bei Homeoffice-Tätigkeit Ihren Pflichten aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) nachzukommen haben. Das bedeutet, dass Sie im Prinzip kontrollieren müssen, dass der Arbeitsplatz angemessen ausgestattet und die Gesundheit Ihrer Beschäftigten nicht gefährdet ist. Um dies tun zu können, benötigen Sie ein Zugangsrecht zum Heimarbeitsplatz, das Sie sich über die Zusatzvereinbarung geben lassen sollten. Besuchen dürfen Sie Ihre Beschäftigten aber natürlich nicht unangemeldet, sondern nur nach vorheriger Ankündigung.

Trägt die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber die Kosten für das Homeoffice?

Arbeitgeber:innen sind dazu verpflichtet, ihren Angestellten die nötigen Mittel zur Verfügung zu stellen, die sie für die Ausführung ihrer Arbeit benötigen. Das gilt auch für die Arbeit im Homeoffice.

Laptop und Handy müssen also zur Verfügung gestellt werden. Eine Büroausstattung für das Arbeitszimmer gehört aber nicht dazu, da diese nicht zwingend erforderlich ist, um den Job auszuführen.

Es gibt Ausnahmefälle, in denen die Angestellten selbst dafür verantwortlich sind, sich mit den nötigen Geräten auszustatten. So eine Sonderregelung muss aber vertraglich geregelt sein und einen finanziellen Ausgleich beinhalten.

Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?

Für den Datenschutz erhalten Arbeitnehmer:innen in jedem Unternehmen klare Regeln im Umgang mit Daten, Dokumenten, Geräten und allem, was zu Datenlecks führen kann. Diese Regeln gelten unternehmensübergreifend für alle Tätigkeiten und somit auch für die Arbeit im Homeoffice.

In seltenen Fällen gibt es für die Arbeit zusätzliche Regelungen, die sich beispielsweise auf das private Speichern von Daten oder die Arbeit mit privaten Geräten beziehen.

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mit dem ganz pragmatischen Blickwinkel „Was bedeutet das ganz konkret für mich?“ sowohl zu aktuellen gesetzlichen Änderungen als auch zu den Grundlagen des Arbeitgeberlebens. Keine unverständlichen Gesetzestexte, keine bürokratischen Abhandlungen.

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