Telefonkosten von der Steuer absetzen

Das Wichtigste in Kürze

Telefonkosten können von der Steuer abgesetzt werden, wenn das Telefon auch beruflich genutzt wird, wobei sowohl Festnetztelefone als auch Mobiltelefone und Internetkosten berücksichtigt werden.

Es gibt zwei Hauptmethoden, um Telefonkosten abzusetzen: die Telefonkostenpauschale, bei der bis zu 20% der monatlichen Kosten (maximal 20 Euro pro Monat) abgesetzt werden können, und die Einzelaufzeichnung, bei der detaillierte Aufzeichnungen über berufliche Telefonate geführt werden.

Bei beruflicher Nutzung können verschiedene Telefon- und Internetkosten, einschließlich Grundgebühren, Gerätemieten und -käufen sowie Anschluss- und Bereitstellungsgebühren, steuerlich geltend gemacht werden.

Insgesamt wird heutzutage weniger telefoniert als früher. Sprachnachrichten und Chats haben vor allem im privaten Bereich das klassische Telefonat ein wenig in den Hintergrund verdrängt. Im beruflichen Bereich allerdings erfreut sich das Telefon nach wie vor großer Beliebtheit. Umso besser, dass Sie die Telefonkosten von der Steuer absetzen können.

Wer darf Telefonkosten von der Steuer absetzen?

In Zeiten von Homeoffice ist diese Frage natürlich für jeden interessant. Die erfreuliche Antwort: jede:r darf die Telefonkosten von der Steuer absetzen, sofern es sich dabei um ein Telefon handelt, dass auch beruflich genutzt wird.

Verwenden Sie beispielsweise Ihr privates Haustelefon für berufliche Telefonate, während Sie im Homeoffice arbeiten, können Sie die Telefonkosten als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben. Gleiches gilt übrigens auch für Ihren privaten Internetanschluss.

Selbstständige und Freiberufler:innen dürfen die Telefonkosten ebenfalls von der Steuer absetzen. Dann geben Sie diese aber als Betriebsausgaben an. Wichtig ist, dass Sie ebenfalls private und berufliche Gespräche trennen. Am besten funktioniert das natürlich, wenn Sie einen privaten Anschluss und einen beruflichen Anschluss verwenden. Alternativ funktioniert natürlich auch ein Geschäftshandy.

Beim Internetanschluss ist es allerdings ein wenig schwierig, beruflich und privat zu trennen. Je nach Beruf, verschwimmen dabei durchaus die Grenzen. Ein:e Freelancer:in beispielsweise nutzt das Internet für Recherche. Das kann sich aber mit privaten Hobbys und Interessen überschneiden. Dann ist es nur schwer festzustellen, wo die private Nutzung aufhört und die berufliche Verwendung anfängt.

Deshalb gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die Internet- und Telefonkosten von der Steuer abzusetzen.

So setzen Sie die Telefonkosten von der Steuer ab

Bei der Absetzung der Telefonkosten von der Steuer haben Sie zwei Möglichkeiten:

Telefonkostenpauschale

Die Regelungen für die Telefonkostenpauschale sind relativ simpel gehalten. Sie können bis zu 20 Prozent Ihrer Telefonkosten monatlich von der Steuer absetzen. Allerdings höchstens 20 Euro pro Monat. Im Jahr sind das also maximal 240 Euro, die Sie an Telefonkosten pauschal von der Steuer absetzen können.

Sie können über die Telefonkostenpauschale den tatsächlichen Jahresdurchschnitt berechnen. Die bessere Methode ist aber meistens, wenn Sie die drei höchsten aufeinanderfolgenden Telefonrechnungen des Jahres für die Berechnung nehmen und diese aufs Jahr hochrechnen. Dabei kommt meistens ein etwas höherer Betrag raus als beim tatsächlichen Jahresdurchschnitt und Sie können dementsprechend ein wenig mehr in der Steuererklärung eintragen.
Nehmen wir mal an, dass Sie die Telefonrechnungen für März, April und Mai zur Berechnung nehmen. Die Höhe der Rechnungen sieht so aus:

• März: 67,00 Euro
• April: 72,00 Euro
• Mai: 81,00 Euro

Rechnen Sie die Beträge zusammen, kommen Sie auf 210,00 Euro. Das sind im Monatsschnitt 70,00 Euro. Von diesen 70,00 Euro berechnen Sie jetzt 20 Prozent und multiplizieren Sie mit 12 für das gesamte Jahr:

• 70 x 20 % = 14
• 14 x 12 = 168

Sie können also 168,00 Euro Ihrer Telefonkosten in der Steuererklärung angeben.

Einzelaufzeichnungen

Wollen Sie es ganz genau machen und sind der Meinung, dass Sie bei der beruflichen Nutzung Ihrer Telefonanlage auf weit mehr als 20 Prozent kommen, können Sie auch höhere Telefonkosten von der Steuer absetzen. Dafür benötigen Sie aber Belege für die Kosten in Form einer Einzelaufzeichnung.

Die Einzelaufzeichnung nehmen Sie ebenfalls über mindestens drei Monate vor. Dabei dokumentieren Sie bei jedem Telefonat diese Aspekte:

• Datum
• Uhrzeit
• Dauer
• Gesprächsteilnehmer:innen
• Beruflich/privat

Über die Einzelaufzeichnungen können Sie nun den prozentualen Anteil der beruflich geführten Gespräche ermitteln. Die Regelung dafür sieht so aus:
Bei einer beruflichen Nutzung von über 90 Prozent dürfen Sie die Ausgaben für Telefonate komplett absetzen. Das ist natürlich vor allem für Selbstständige und Freiberufler:innen interessant, die im Rahmen ihrer Tätigkeit viel telefonieren müssen.

Alternativ berechnen Sie auf diese Weise die tatsächlichen Kosten über das gesamte Jahr. Das bringt natürlich einen höheren Aufwand mit sich. Wenn Sie sicher sind, dass die Nutzung über 90 Prozent liegt, lohnt sich das kaum. Auch bei einem Prozentsatz knapp über 20 Prozent, können Sie sich diese Arbeit ersparen. Wägen Sie ab, wo die Kosten ungefähr liegen und welche Variante Ihnen den größten Vorteil bei der Steuererklärung bringt.

Denken Sie daran, dass Sie die Belege für die Einzelaufzeichnungen nicht an das Finanzamt schicken müssen, aber eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt. Falls das Finanzamt die Belege sehen will, müssen Sie diese dann nachreichen.

Welche Telefonkosten dürfen von der Steuer abgesetzt werden?

Bei den Telefonkosten macht es das Gesetz ausnahmsweise mal einfach, denn rechtlich gesehen darf so ziemlich alles abgesetzt werden, was mit dem Telefon zusammenhängt.

Natürlich ist es wie üblich alles abhängig von der Verwendung, aber grundsätzlich können Sie folgende Kosten für Telefon und Internet steuerlich geltend machen:

• Grundgebühren
• Flatrate-Kosten
• Telefax-Gebühren
• Internetkosten
• Miete für Geräte (zum Beispiel der Router)
• Anschaffungskosten für Geräte (zum Beispiel geschäftliche Telefonanlage)
• Anschlusskosten
• Bereitstellungsgebühren

Sie sehen, bei beruflicher Nutzung, können Sie beim Finanzamt einige Ausgaben für Telefonie und Internetznutzung geltend machen. Da rechnet sich schnell ein netter Betrag zusammen.