Mahnungen schreiben: Wie du am besten vorgehst

Mahnungen schreiben: Wie du am besten vorgehst

Mit lexoffice ist eine Mahnung zwar mit einem Klick verschickt. Doch fehlende Zahlungseingänge haben auch eine zwischenmenschliche Komponente.

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Erfolgreich Mahnungen schreiben ist eine Aufgabe, die allen Unternehmer:innen früher oder später begegnet. Zugegeben: Auch wenn das Mahnungen schreiben mit lexoffice ganz einfach ist, Zahlungserinnerungen sind immer dann am Schönsten, wenn du sie gar nicht erst schreiben musst.

Erfolgreich Mahnungen schreiben

Die Frage, ab wann das vereinbarte Honorar fällig ist, treibt viele Selbständige um, die Hemmungen dabei verspüren, sofort nach Abschluss einer Projektaufgabe eine Rechnung zu versenden. Dabei ist das für deine Kund:innen gar keine so emotionale Angelegenheit, sie wussten ja bereits, dass eine Abrechnung erfolgt: Einfach machen!

Die meisten Kundinnen und Kunden zahlen prompt und zuverlässig. Zugegeben, bei den anderen fällt es schwer, ihr Verhalten nicht persönlich zu nehmen und auch bei der fünften nötigen Rückfrage noch sachlich zu reagieren.

Was dir als selbständige:r Unternehmer:in in Sachen Zahlung so alles begegnen kann

Auch bei verzögerten Zahlungen gilt: So richtig emotional ist das alles vermutlich nur für dich, denn die Gegenseite hat meist die Ruhe weg und andere Sachen zu tun. Eigenmächtig eingeführtes Skonto oder ohne Absprache vorgenommene Rechnungskürzungen sind so ärgerlich wie Kunden, die sich einfach tot stellen und nicht erreichbar sind, bis sie Lust darauf haben, die Rechnung zu bezahlen.

Dann gibt da noch Otto Normalverzögerer:in, der/die Zinsen für Beträge der nicht bezahlten Rechnungen als kleines Zusatzeinkommen verbucht und grundsätzlich erst nach der ersten oder zweiten Zahlungserinnerung begleicht – ein zinsloser Kredit auf deine Kosten, mit dem du dich nicht einverstanden erklärt hast.

Diesem Geld hinterherzulaufen kostet dich nicht nur Zeit, sondern auch wichtige Energie. Und wusstest du, dass viele Unternehmer und auch Selbstständige irgendwann Insolvenz anmelden müssen, weil sie den Überblick über ihre Außenstände verloren haben und zu viele ausgefallene oder stark verzögerte Zahlungen ihnen das Genick brechen?

Mit lexoffice besteht die Gefahr nicht, dass du ständig Außenstände ansammelst, ohne es zu bemerken – unsere Unternehmenslösung verhilft dir jederzeit und überall auch mobil zum Überblick. Auch das Umwandeln einer fälligen Rechnung in eine Mahnung ist mit wenigen Klicks erledigt.

Zahlungserinnerung erstellen und versenden mit lexoffice

Offene und überfällige Rechnungen in Zahlungserinnerungen umzuwandeln ist mit lexoffice kein großer Aufwand:

Wechsele zum Menüpunkt „Belege“. Wähle in der linken Spalte erst „Überfällige“ und dann „Rechnungen“ aus und klick die betroffene Rechnung an. Mit der rechten Maustaste gelangst du auf „Weitere Aktionen“ (das Icon mit drei Punkten) und kannst „Mahnen“ auswählen.

Mahnen mit lexoffice

Wenn du die Überschrift der Mahnung ändern willst, klickst du auf „Titeltexte verwalten“. So kannst du auch etwas freundlicher nachfragen.

Erfolgreich Mahnungen schreiben, die empfohlene Vorgehensweise

Bevor du eine offizielle Zahlungserinnerung, eventuell sogar mit dem Betreff „Mahnung“ verschickst, solltest du noch einige andere Schritte in Erwägung ziehen. Ob diese sinnvoll sind, kommt auf Größenordnung, Projekt, Kunde/Kundin und die bisherigen gemeinsamen Erfahrungen an. Wenn gar nichts hilft, musst du allerdings durchgreifen. Du kannst ja nicht gratis arbeiten, du musst deine Kosten decken.

Du könntest beispielsweise …

  1. Anrufen: Höflich und nett einfach mal telefonisch nachfragen, wenn ein Zahlungsziel ohne Geldeingang verstrichen ist. Am besten in der Buchhaltung direkt, denn dort kann man dir den Grund nennen:Verzögerte Freigaben, offene Fragen, Urlaub des Ansprechpartners oder, ärgerlich aber häufig, einfach sehr lange Verwaltungswege in großen Organisationsapparaten. Manchmal ist aber auch einfach die Rechnung nicht da – das lässt sich dann mit lexoffice innerhalb von Sekunden per Mail beheben.Beginnst du das Gespräch mit der höflichen Frage, ob die Rechnung eingetroffen und in Ordnung ist, kann und wird es dir niemand verübeln, dass du nachhakst. Oft reicht schon ein nettes Telefonat von wenigen Minuten, um den Zahlungsstau zu beheben.

     

     

  2. Dranbleiben: Bei einer nicht zufriedenstellenden Antwort und immer noch ausbleibenden Zahlungen wird dir jetzt nichts anderes übrig bleiben, als schon aus Beweisgründen rasch und konsequent zu mahnen. Wie du dies nun formulierst, kommt ganz darauf an: Möchtest du die geschäftliche Beziehung fortsetzen, ist Einfühlungsvermögen im Mix mit Bestimmtheit gefragt. Manchmal wirkt der Hinweis darauf Wunder, dass man selbst auch Kosten zu begleichen hat (und genau deswegen arbeitet), andere Kunden werden einfach gerne mindestens einmal gebeten und die Standardformulierung „eventuell ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass meine Rechnung YXZ zum … fällig war“ genügt völlig. 

     

  3. Durchgreifen: Immer noch kein Zahlungseingang? Wie geduldig du ab jetzt bist und wie oft du noch nachhakst, bleibt dir selbst überlassen. Es hat sich zwar so eingebürgert, eine „zweite Mahnung“ und/oder „letzte Mahnung“ zu versenden, bevor man weitere Schritte ergreift. Nötig ist es aber nicht, denn sobald dein Kunde auf die Zahlungserinnerung nicht reagiert, kannst du ein Mahnverfahren einleiten. Das geht online ganz schnell mit dem Mahnverfahren-Tool der deutschen Mahngerichte

Warnhinweis: Ein Mahnverfahren beendet in vielen Fällen die Geschäftsbeziehung, du solltest Vor- und Nachteile also sorgfältig gegeneinander abwägen.

Viele Kund:innen zahlen ja zum Glück auch prompt und zuverlässig zum Fälligkeitsdatum, ohne sich erst lange bitten zu lassen. Falls nicht:

Erstaunlich oft hilft ein Anruf in der zuständigen Buchhaltung entweder dem Geldfluss oder dem Kommunikationsknoten auf die Sprünge. Das solltest du also als erstes versuchen.

Wir drücken dir feste die Daumen, dass du dich nicht oft mit Mahnungen auseinander setzen musst. Aber wenn, dann sind sie wenigstens innerhalb von lexoffice professionell und vollständig mit wenigen Klicks verschickt.

Erfolgreich Mahnungen schreiben

  • Foto Adobe Stock: Jacob Lund
Über die Autorin
Carola Heine
Up to date: Trends, Insider-Wissen und Online Navigation

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