Erfolgreich mahnen

Tipps für Selbstständige: Erfolgreich mahnen

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Zugegeben: Mahnungen sind immer dann am Schönsten, wenn du sie gar nicht erst schreiben musst. Viele Kunden zahlen ja zum Glück auch prompt und zuverlässig zum Fälligkeitsdatum, ohne sich erst bitten zu lassen. (Wann ist das vereinbarte Honorar fällig?)

Bei anderen fällt es schwer, ihr Verhalten nicht persönlich zu nehmen und auch bei der fünften nötigen Rückfrage noch sachlich zu reagieren.

Eigenmächtig eingeführtes Skonto oder ohne Absprache vorgenommene Rechnungskürzungen sind so ärgerlich wie Kunden, die sich einfach tot stellen und nicht erreichbar sind, bis sie Lust darauf haben, die Rechnung zu bezahlen.

Dann gibt da noch Otto Normalverzögerer, der die Zinsen für Beträge seiner nicht bezahlter Rechnungen als kleines Zusatzeinkommen verbucht und grundsätzlich erst nach der ersten oder zweiten Zahlungserinnerung begleicht – ein zinsloser Kredit auf deine Kosten, mit dem du dich nicht einverstanden erklärt hast.

Dem Geld hinterherzulaufen kostet dich nicht nur Zeit, sondern auch wichtige Energie. Und wusstest du, dass viele Unternehmer und auch Selbstständige irgendwann Insolvenz anmelden müssen, weil sie den Überblick über ihre Außenstände verloren haben und zu viele ausgefallene oder stark verzögerte Zahlungen ihnen das Genick brechen?

Mit lexoffice besteht die Gefahr nicht, dass du ständig Außenstände ansammelst, ohne es zu bemerken – unsere Unternehmenslösung verhilft dir jederzeit und überall auch mobil zum Überblick. Wir zeigen dir, wie das geht mit dem erfolgreich Mahnen.

Den Rest musst du leider selbst übernehmen:

  1. 1. Höflich und nett einfach mal telefonisch nachfragen, wenn ein Zahlungsziel ohne Geldeingang verstrichen ist – am besten in der Buchhaltung direkt, denn dort kann man dir den Grund nennen: Verzögerte Freigaben, offene Fragen, Urlaub des Ansprechpartners oder, ärgerlich aber häufig, einfach sehr lange Verwaltungswege in großen Organisationsapparaten. Manchmal ist aber auch einfach die Rechnung nicht da – das lässt sich dann mit lexoffice innerhalb von Sekunden per Mail beheben.Beginnst du das Gespräch mit der höflichen Frage, ob die Rechnung eingetroffen und in Ordnung ist, kann und wird es dir niemand verübeln, dass du nachhakst. Oft reicht schon ein nettes Telefonat von wenigen Minuten, um den Zahlungsstau zu beheben.
  2. 2. Bei einer nicht zufriedenstellenden Antwort und immer noch ausbleibenden Zahlungen wird dir jetzt nichts anderes übrig bleiben, als schon aus Beweisgründen rasch und konsequent zu mahnen, und zwar schriftlich. Es ist nicht nötig, das Schreiben oder die Mail mit „Mahnung“ zu betiteln, so lange nur darin steht, dass du ohne jede weitere Verzögerung dein Geld bekommen möchtest. Enthalten sein sollten außerdem Datum und Rechnungsnummer und das verstrichene Fälligkeitsdatum sowie der Wunsch, nun bezahlt zu werden.Wie du nun formulierst, kommt ganz darauf an: Möchtest du die geschäftliche Beziehung fortsetzen, ist Einfühlungsvermögen im Mix mit Bestimmtheit gefragt. Manchmal wirkt der Hinweis darauf Wunder, dass man selbst auch Kosten zu begleichen hat (und genau deswegen arbeitet), andere Kunden werden einfach gerne mindestens einmal gebeten und die Standardformulierung „eventuell ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass meine Rechnung YXZ zum … fällig war“ genügt völlig.
  3. 3. Immer noch kein Zahlungseingang? Wie geduldig du ab jetzt bist und wie oft du noch nachhakst, bleibt dir selbst überlassen. Es hat sich zwar so eingebürgert, eine „zweite Mahnung“ und/oder „letzte Mahnung“ zu versenden, bevor man weitere Schritte ergreift. Nötig ist es aber nicht, denn sobald dein Kunde auf die Zahlungserinnerung nicht reagiert, kannst du ein Mahnverfahren einleiten. Das geht online ganz schnell mit dem Mahnverfahren-Tool der deutschen Mahngerichte

Ein Mahnverfahren beendet in vielen Fällen die Geschäftsbeziehung, du solltest Vor- und Nachteile also sorgfältig gegeneinander abwägen.

Wir drücken die Daumen, dass du dich nicht oft mit Mahnungen auseinander setzen musst. Ein Mahnwesen innerhalb von lexoffice ist bereits in Arbeit – bitte folge uns auf Facebook oder abonniere unser Blog, um es sofort zu erfahren, sobald diese Erweiterung erfolgreich umgesetzt wurde.

Über den Autor
Carola Heine
Up to date: Trends und Online Navigation

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