Gesellschafterversammlung: Einberufung, Vorbereitung & Durchführung
Inhaltsverzeichnis
Gesellschafterversammlungen sind eine regelmäßige und wiederholende Pflichtveranstaltung im Leben einer GmbH. Das müssen Sie bei der Planung beachten.
Das Wichtigste in Kürze
Die Gesellschafterversammlung ist ein fester Bestandteil der Prozesse innerhalb von Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften. Vor allem in der GmbH ist die Gesellschafterversammlung wichtig, um Beschlüsse zu fassen und Meinungsverschiedenheiten zwischen den Gesellschafter:innen aus der Welt zu räumen. Alle Beschlüsse werden in der Gesellschafterversammlung schwarz auf weiß festgehalten und somit gültig. Ohne Gesellschafterversammlung würden also keine Beschlüsse entstehen und die GmbH könnte nicht sinnvoll geführt werden.
Was ist eine Gesellschafterversammlung?
Die Gesellschafterversammlung ist das oberste Organ in einer GmbH. Deshalb gibt es zahlreiche Vorschriften, die Gesellschafter und Gesellschafterinnen für die Umsetzung einer korrekten Gesellschafterversammlung einhalten müssen.
Die Gesellschafterversammlung besteht neben den Gesellschafter:innen aus den Anteilseignern einer GmbH. Sie umfasst also alle Personen, die an Entscheidungen bezüglich der Gesellschaft beteiligt sind.
In der Gesellschafterversammlung fassen die Entscheidungsträger:innen wichtige Beschlüsse für die GmbH.
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Aufgaben der Gesellschafterversammlung
In der Gesellschafterversammlung entscheiden Gesellschafter:innen und Anteilseigner:innen wie bereits erwähnt über wichtige Beschlussgegenstände, die das Unternehmen betreffen.
Die erste und vielleicht wichtigste Aufgabe der Gesellschafterversammlung ist der Beschluss der Satzung. Das heißt, die Versammlung setzt den Gesellschaftsvertrag auf, der alle wichtigen Beschlüsse enthält. Ohne die Satzung kann keine GmbH gegründet werden, sie ist fester Bestandteil des Gründungsprozesses.
Die Satzung kann sich in unterschiedliche Richtungen entwickeln. Für bestimmte Entscheidungen müssen die geltenden Gesetze beachtet werden. Es gibt aber auch viel Spielraum bei der Gestaltung des Gesellschaftsvertrags.
Zu den Beschlussgegenständen innerhalb einer GmbH gehören unter anderem diese Punkte:
- Bestimmung der Geschäftsführung
- Bevollmächtigung der Prokuristen und Prokuristinnen
- Entscheidungen zur Zusammenlegung, dem Verkauf oder dem Ankauf von Gesellschaftsanteilen
- Entscheidungen über die Gewinnverwendung
- Feststellung der Jahresergebnisse
Die Gesellschafterversammlung dient auch als eine Kontrollfunktion über die Geschäftsführung. Die Gesamtheit aller Gesellschafter:innen steht in der Pflicht, zu überwachen, dass die Geschäftsführung immer innerhalb der Grenzen der Gesetze und zum Wohle der Gesellschaft handelt.
Wie oft wird eine Gesellschafterversammlung abgehalten?
Für die Häufigkeit der Gesellschafterversammlung gibt es Vorschriften im Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG).
Die erste Gesellschafterversammlung muss vor der Gründung der GmbH stattfinden beziehungsweise dient der Gründung der GmbH. Sie findet also in der Gründungsphase statt. Wie erwähnt finden hier die ersten wichtigen Beschlüsse statt, die notwendig sind, um eine GmbH gründen zu dürfen. Dafür wird die Satzung mit allen Beschlüssen erstellt.
Anschließend muss mindestens eine ordentliche Gesellschafterversammlung im Jahr stattfinden. Es ist aber erlaubt, in der Satzung einen genauen Zeitplan für die Versammlungen festzulegen. Eine pro Jahr müssen die Gesellschafter:innen aber einhalten.
Außerordentliche Gesellschafterversammlungen – also Versammlungen, die nicht geplant sind – dürfen jederzeit einberufen werden, sofern das notwendig ist. Das ist beispielsweise in Krisensituationen der Fall.
Für die Einberufung einer Gesellschafterversammlung müssen Regeln in der Vorbereitung eingehalten werden.
Vorbereitung der Gesellschafterversammlung
Eine Gesellschafterversammlung findet per Einladung statt. Diese Einladung muss den Richtlinien entsprechen und an jede teilnahmeberechtigte Person versandt werden. Werden dabei Fehler gemacht, kann das bereits ausreichen, um Beschlüsse aus der Gesellschafterversammlung nachträglich als ungültig zu erklären.
Wichtig für die Einladung sind folgende Faktoren:
- Pflichtangaben: Adressat und Absender müssen erkennbar sein und sowohl Zeit als auch Ort der Versammlung müssen in der Einladung stehen. Der Ort ist die Gesellschaft selbst, es sei denn, die Gesellschaftsversammlung hat zuvor einen anderen Ort beschlossen. Obwohl der Ort also allen teilnahmeberechtigten Personen bekannt ist, muss er in der Einladung stehen.
- Frist: Die Einberufungsfrist beträgt mindestens eine Woche. Das heißt, alle Gesellschafter:innen und Anteilseigner:innen müssen spätestens eine Woche vor der Gesellschafterversammlung ihre Einladung erhalten. Wichtig: Erhalten bedeutet nicht abgesendet. Die Sendung muss entsprechend früh geschehen, damit die Einladung eine Woche vor Versammlung ihr Ziel erreicht. Im Gesellschaftervertrag dürfen andere Regeln für die Einberufungsfrist aufgestellt werden.
- Form: Die Einladung muss schriftlich per Einschreiben erfolgen. Am besten ist das Übergabe-Einschreiben, weil so ein Nachweis der Einladung besteht. Eine elektronische Einladung, beispielsweise via E-Mail, ist nicht ausreichend.
Die Tagesordnungspunkte müssen nicht in der Einladung stehen. Allerdings muss die Tagesordnung spätestens drei Tage vor der Gesellschafterversammlung allen Teilnehmer:innen zur Verfügung stehen. Deshalb bietet es sich an, die Tagesordnung mit in die Einladung aufzunehmen, eine Pflicht dafür besteht aber nicht.
Bei der Tagesordnung ist es wichtig, dass die zuständige Person die formellen Vorgaben einhält. Eine falsche Tagesordnung ist ein Grund für die nachträgliche Unwirksamkeit der Beschlüsse.
Die Tagesordnung muss bereits geplante Beschlussgegenstände konkret benennen.
Beispielsweise muss im Falle der Abberufung der Geschäftsführung auch „Abberufung der Geschäftsführung“ in der Tagesordnung stehen. Ein simples „Geschäftsführerangelegenheiten“ ist nicht ausreichend.
Liegt ein wichtiger Grund vor, muss dieser Zusatz ebenfalls in der Tagesordnung genannt werden: „Abberufung der Geschäftsführung aus wichtigem Grund“.
Sind Änderungen im Gesellschaftsvertrag geplant, muss die Tagesordnung den entsprechenden Absatz und Gegenstand aufführen. Eine Ausformulierung des neu geplanten Beschlusses ist aber nicht notwendig.
Bei einer Kapitalerhöhung muss der entsprechende Betrag in der Tagesordnung stehen.
Fehler bei der Einladung
Wie gesagt können Fehler in der Einladung dazu führen, dass alle Beschlüsse der entsprechenden Gesellschafterversammlung ungültig werden. Deshalb ist es besonders wichtig, bei der Einladung genau darauf zu achten, dass alles korrekt ist.
Zu den häufigsten Fehlern zählen:
- Nicht einhalten der Fristen: Alle Teilnahmeberechtigten müssen genügend Zeit haben, sich auf die Versammlung vorzubereiten. Deshalb ist es wichtig, die Fristen einzuhalten. Grundsätzlich gilt, dass eine Einladung einem Gesellschafter oder einer Gesellschafterin die Ausübung des unverzichtbaren Gesellschafterrechts nicht erschweren darf. Durch zu kurze Fristen wäre das der Fall.
- Unbefugte Personen laden ein: Nicht jede:r Gesellschafter:in ist dazu befugt, zur Gesellschafterversammlung zu laden. Die Einladungen stammen in der Regel von der Geschäftsführung. Sofern eine Einberufungspflicht besteht, bleibt die Zuständigkeit der Geschäftsführung bestehen, auch wenn eine Beschränkung auf eine Vertretung möglich ist.
Die Einberufung der Gesellschafterversammlung unterliegt dem Aufsichtsrat, wenn das Wohl der mitbestimmten GmbH das fordert oder wenn die Satzung das fordert. Ein generelles Einberufungsrecht steht dem Aufsichtsrat aber nicht zu.
Gesellschafter:innen mit mindestens 10 Prozent Beteiligung am Stammkapital dürfen zu einer Versammlung laden, wenn sie eine Gesellschafterversammlung beim zuständigen Organ beantragt haben, aber das Organ innerhalb von sieben Wochen diesem Antrag nicht nachgekommen ist oder wenn das zuständige Organ nicht mehr vorhanden ist – also beispielsweise, wenn die Geschäftsführung das Amt niederlegt. - Nicht alle Teilnahmeberechtigten wurden eingeladen: Bei der Gesellschafterversammlung dürfen alle Teilnahmeberechtigten anwesend sein, auch, wenn sie kein Stimmrecht haben (stille Gesellschafter und Gesellschafterinnen). Dementsprechend haben sie auch alle ein Recht auf eine Einladung.
- Fehlerhafte Angaben in der Einladung: Die Pflichtangaben finden Sie weiter oben. Fehlt eine Angabe oder stimmt eine Angabe nicht, sind sonstige Fehler in der Einladung enthalten, ist die gesamte Versammlung anfechtbar. Gleiches gilt wie bereits erwähnt für die Tagesordnung.
Die Beschlussfähigkeit einer Gesellschafterversammlung in der GmbH
Die erste Handlung in der Gesellschafterversammlung sollte die Feststellung der Beschlussfähigkeit sein. Eine beschlussunfähige Versammlung kann keine Beschlüsse fassen.
Für die Feststellung der Beschlussfähigkeit prüft die Versammlung zwei Punkte:
- Die ordnungsgemäße Einladung: liegen die oben erwähnten Fehler vor, ist die Einladung nicht ordnungsgemäß erfolgt und die Versammlung kann keine Beschlussgegenstände entscheiden.
- Die ordnungsgemäße Besetzung: Alle anwesenden Gesellschafter:innen und das Stammkapital werden festgestellt. Gesellschafter:innen dürfen sich durch andere Gesellschafter:innen oder Dritte vertreten lassen, müssen dafür aber eine schriftliche Vollmacht ausstellen.
Wenn der Gesellschaftervertrag keine Regelung zur Beschlussfähigkeit enthält, ist die Versammlung auch dann beschlussfähig, wenn nicht alle Gesellschafter und Gesellschafterinnen anwesend sind. In der Satzung sind in der Regel aber eine Mindestbesetzung und ein Mindeststammkapital festgelegt. Werden diese bei einer Gesellschafterversammlung nicht erfüllt, gilt die Versammlung als beschlussunfähig.
Gesellschafterversammlung Ablauf
Neben der Vorbereitung durch Einladung und Tagesordnung ist es wichtig, den Ablauf der Gesellschafterversammlung rechtssicher durchzuführen. Auch dafür gibt es bestimmte Vorschriften und Prozesse, die vollzogen werden müssen.
Versammlungsleitung bestimmen
Die Versammlungsleitung ist dafür zuständig, den ordnungsgemäßen Ablauf der Versammlung sicherzustellen. Es handelt sich dabei um eine Person, die demokratisch mit der Mehrheit durch die Gesellschafter:innen bestimmt wird.
Infrage dafür kommen beispielsweise Mitglieder der Geschäftsführung, des Beirats oder Rechtsberater der Gesellschaft.
Die Versammlungsleitung hat die Aufgabe, die Versammlung zu organisieren, den Ablauf vorzubereiten und notwendige Unterlagen bereitzustellen. Das beinhaltet unter anderem die Aufbereitung des Konferenzraums, die Festlegung der Sitzordnung und die Erstellung eines Ablaufplans, mit Redezeiten und Pausen.
Die Versammlungsleitung protokolliert alle Beschlüsse und stellt sicher, dass für jeden Beschluss eine ordnungsgemäße Abstimmung erfolgt.
Laut Gesetz ist eine Versammlungsleitung nicht vorgeschrieben. Eine Gesellschafterversammlung kann also auch ohne Leitung stattfinden. Allerdings ist es organisatorisch sinnvoll, eine Versammlungsleitung zu bestimmen. Das geschieht entweder im Vorfeld einer Versammlung per Stimmabgabe oder bereits bei der ersten Gesellschafterversammlung. Dort kann der Versammlungsleiter beziehungsweise die Versammlungsleiterin gewählt und im Gesellschaftsvertrag festgelegt werden
Abstimmungen in der Gesellschafterversammlung
Im Gesellschaftsvertrag ist für gewöhnlich die notwendige Mehrheit für einen Beschluss festgelegt. Ist das nicht der Fall, gilt die einfache Mehrheit bei der Gesellschafterversammlung.
Wichtig: In einigen Fällen ist mindestens eine ¾-Mehrheit vorgesehen. Dazu gehören Gesellschaftsbeschlüsse wie:
- Abberufung der Geschäftsführung
- Änderungen im Gesellschaftsvertrag
- Kapitalerhöhungen und Kapitalherabsetzungen
- Ausschluss von Gesellschafter:innen
- Formwechsel, Umwandlungen und Verschmelzungen der GmbH
- Auflösung der GmbH
- Fortsetzungsbeschlüsse
Sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorsieht, gewährt jeder Euro an Geschäftsanteilen eine Stimme bei der Abstimmung von Beschlüssen.
Eine unterschiedliche Stimmabgabe bei mehreren Geschäftsanteilen ist unzulässig. Die Person muss sich für eine Seite entscheiden und alle Stimmen gehen in eine Richtung. Diese Regel kann ausgesetzt werden, wenn ein:e Gesellschafter:in ein erheblich berechtigtes Interesse dafür nachweisen kann.
Die Gesellschafterversammlung kann die Abstimmung in jeglicher Form durchführen, die mit „Ja“, „Nein“ und „Enthaltung“ beantwortet werden kann. Ob also ein Handheben, ein Daumen hoch oder Stimmzettel gelten, bleibt der Versammlung überlassen. Ist keine Form vorgeschrieben, bestimmt die Versammlungsleitung über die Form der Abstimmung.
Enthaltungen haben keinen Einfluss auf das Abstimmungsergebnis und werden weder als „Ja“ noch als „Nein“ gewertet.
Das Stimmrecht darf auch durch eine Vollmacht auf eine vertretende Person übertragen werden.
Gesellschafterbeschlüsse protokollieren
Eine Protokollierung der Gesellschaftsbeschlüsse ist nur bei einer 1-Mann-GmbH vorgeschrieben, da es hier keine Versammlungen gibt. Stattdessen greift deshalb eine Dokumentationspflicht. Grundsätzlich verlangen aber viele Gesellschaftsverträge ein Protokoll der Gesellschafterversammlungen und machen sie dadurch zur Pflicht.
Beschlüsse sind aber auch ohne Versammlungsprotokoll wirksam. Es sei denn, sie müssen zusätzlich notariell beglaubigt werden, wie beispielsweise Kapitalerhöhungen oder Umwandlungen in eine andere Rechtsform.
Die Protokollführung kann die Versammlungsleitung übernehmen. Es ist aber auch erlaubt, eine andere Person als Protokollführer:in zu bestimmen.
Für eine schnelle Rechtssicherheit eines Protokolls ist es ratsam, dieses direkt am Ende der Versammlung von allen Anwesenden unterschreiben zu lassen. Dadurch stimmen alle Gesellschafter:innen dem Versammlungsprotokoll zu. Innerhalb eines Monats darf dem Protokoll aber noch widersprochen werden, also sozusagen ein Einspruch eingelegt werden.
Alle Gesellschafter:innen haben ein Recht auf Einsicht in das Protokoll.
Aus Beweisgründen ist es sinnvoll, jedem Gesellschafter und jeder Gesellschafterin eine Kopie des Protokolls auszuhändigen. Einen Anspruch auf eine Abschrift des Protokolls besteht aber nicht.
Die Aufbewahrungspflicht für das Protokoll beträgt 10 Jahre. Allerdings sollte ein Protokoll lückenlos dokumentiert, mit allen Gesellschaftsbeschlüssen über die gesamte Lebenszeit einer GmbH, aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung findet im besten Fall in einem Protokollbuch bei der GmbH und zusätzlich als Kopie bei einem Berater beziehungsweise einer Beraterin der GmbH statt.
Weist ein Versammlungsprotokoll Fehler auf, muss dies unmittelbar nach Erhalt des Protokolls der Geschäftsführung schriftlich mitgeteilt werden. Der rechtzeitige Widerspruch – wie gesagt: Frist von einem Monat – stellt sicher, dass es bei einer Beweisführung nicht zu einer nachteiligen Beurteilung kommt. Der Widerspruch stammt von einem Gesellschafter beziehungsweise einer Gesellschafterin. Diese Person muss verlangen, dass die Fehler korrigiert oder in einem Nachtrag zum Protokoll festgehalten werden und die neue Version an alle Gesellschafter:innen ausgehändigt wird. Ansonsten ist eine Korrektur nicht verpflichtend.
Aufzeichnungen der Gesellschafterversammlung
Bei einer Gesellschafterversammlung ist viel los und die Protokollierung kann schwierig werden. Deshalb bietet sich eine Aufzeichnung an. Diese kann heutzutage beispielsweise per Smartphone erfolgen. Allerdings ist das nicht immer einfach so erlaubt.
Es gibt dazu Urteile unter anderem vom Oberlandesgericht Karlsruhe.
So ist es beispielsweise bei mittelgroßen GmbHs erlaubt, Aufzeichnungen mit dem Smartphone vorzunehmen. Das gilt ab 10 Gesellschafter:innen und mehr als 50 Mitarbeiter:innen und einer Bilanzsumme über 4.840.000,00 und Umsatzerlösen von 9.680.000,00 Euro. Mitschnitte auf Smartphone werden dann unter Umständen auch als Beweismittel anerkannt.
In kleinen GmbHs ist die Aufzeichnung mit Smartphone nur dann zulässig, wenn sich niemand dagegen ausspricht.
Gründe für eine Aufzeichnung sind die einfachere Protokollführung und eine gewisse Rechtssicherheit durch den exakten Beweis auf Video oder als Audio. Damit können Skeptiker:innen vielleicht überzeugt werden.
Die Zustimmung zur Aufzeichnung sollte ebenfalls protokolliert werden.
Konsequenzen von anfechtbaren Gesellschafterbeschlüssen
Unwirksame Beschlüsse können mit einer Nichtigkeitsrüge oder einer Anfechtungsklage angefochten werden. Das Recht auf das Anfechten von Beschlüssen haben alle Gesellschafter:innen, auch diejenigen, die nicht von dem Beschluss betroffen sind. Die Nichtigkeitsfeststellungsklage hingegen muss von betroffenen Gesellschafter:innen kommen.
Beschlüsse sind aber auch „heilbar“. Beruht die Nichtigkeit eines Beschlusses auf einem Einberufungsmangel, dürfen die betroffenen Gesellschafter:innen den Beschluss „heilen“, indem sie ihn nachträglich genehmigen.
Wird ein Beschluss nicht „geheilt“, kann die Nichtigkeitsrüge erhoben werden. Dann ist eine Heilung immer noch möglich. Nur, wenn die Rüge nicht beachtet wird, ist für die Rechtssicherheit eine Feststellungsklage notwendig.
Unwirksame Beschlüsse, die ins Handelsregister eingetragen werden, sind automatisch nach drei Jahren geheilt.
Anfechtbare Beschlüsse sind immer wirksam, bis eine Anfechtung erfolgt. Nach einem Monat ist eine Anfechtung nicht mehr möglich.
Anfechtbare Beschlüsse können wie nichtige Beschlüsse „geheilt“ werden.
FAQ
Wer muss eine Gesellschafterversammlung einberufen?
Die Gesellschafterversammlung muss von der Geschäftsführung einberufen werden. Allerdings haben alle Gesellschafter:innen das Recht, eine Versammlung zu beantragen. Wird diesem Antrag nicht innerhalb von sieben Wochen Folge geleistet, darf die Gesellschafterversammlung auch von dem oder der entsprechenden Gesellschafter:in einberufen werden.
Wer nimmt an der Gesellschafterversammlung teil?
An der Gesellschafterversammlung nehmen alle Gesellschafter:innen (auch stille) und Anteilseigner:innen teil. Zudem ist jede Person mit einer Entscheidungsgewalt teilnahmeberechtigt. Alle Teilnahmeberechtigten müssen eingeladen werden, damit die Versammlung stattfinden kann.
Wie lange dauert eine Gesellschafterversammlung?
Es gibt keine gesetzlichen Zeitvorgaben für die Dauer einer Gesellschafterversammlung. Die Dauer hängt von der Tagesordnung ab. Je mehr Punkte besprochen und abgestimmt werden, desto länger dauert die Versammlung.
Welche Rechte hat die Gesellschafterversammlung?
Die Gesellschafterversammlung hat das Recht, über alle Entscheidungen abzustimmen, die das Unternehmen betreffen. Dazu gehören auch Änderungen der Satzung oder die Abberufung der Geschäftsführung.
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