Radikal reduzieren: Von diesen Mandaten sollten Sie sich trennen

Radikal reduzieren: Von diesen 3 Mandaten sollten Sie sich trennen

Der Fokus auf Mandant:innen, die Ihre Kanzlei voranbringen, ist ein radikales Konzept – und könnte Ihr Kapazitätenproblem lösen helfen.

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Mandantinnen oder Mandanten kündigen kann Ihrer Steuerkanzlei dabei helfen, mit dem Fachkräftemangel einen gesünderen Umgang zu finden als bisher. Welche 3 Mandate Sie nicht weiterbringen, sondern sogar noch Ressourcen fressen, haben wir Ihnen zur Orientierung aufgelistet.

Alltag in der Kanzlei: Frist an Frist, Zusatzaufgaben, zu wenig Fachkräfte, Dauerstress und kein Ende in Sicht

Termine, Lebensqualität und Arbeitsklima unter einen Hut zu bringen scheint zunehmend unmöglich bei der Lawine an von Steuerkanzleien zu bewältigenden Aufgaben. Entlastung ist nicht in Sicht. Ganz im Gegenteil wachsen die Herausforderungen durch Gesetzesänderungen, Krisen und die bald anstehende Rentnerwelle der Baby-Boomer, die einen in vielen Fachgebieten leergefegten Arbeitsmarkt hinterlassen werden.

Genau jetzt zum Start des dritten Quartals ist ein guter Zeitpunkt, um Bestandsmandate durchzusehen und zu entscheiden, wer ab dem nächsten Jahr (oder sofort) ohne Ihre Kanzlei auskommen muss.

Mit zeitlichem Vorlauf Mandantinnen und Mandanten kündigen heißt, dass diese ausreichend Zeit haben, um sich für die nächste Erklärung eine andere Kanzlei zu suchen. Doch Sie kennen Ihre „Pappenheimer“ am besten und wissen, wer nach einer Kündigung der Zusammenarbeit die Zahlung noch weiter verzögern wird als sowieso schon. Oder wer untergeht ohne eine angemessene Frist, um eine andere Kanzlei zu finden.

Einfacher wird es für alle Beteiligten mit einer Deadline, einer Kündigungsfrist, die den Mandant:innen Orientierung erlaubt und es Ihnen erspart, knallhart sofort ein Ende für die Zusammenarbeit auszusprechen. Genau das fällt nämlich nicht allen Steuerberater:innen leicht, vor allem bei langfristig bestehenden Mandaten oder solchen mit persönlichen Verknüpfungen.

Da Sie aber nur zufrieden und in guter Qualität arbeiten können, wenn das Auftragsvolumen Ihnen dazu noch eine Chance lässt, werden Sie irgendwann solche Beschlüsse fassen müssen. Dann ist es besser, Sie starten sofort und bewusst, als unter Zugzwang und in Zeitnot.

Einfache Entscheidungen sind das nicht: Mandanten kündigen kann einiges an Erleichterung bringen, wird aber wohl nie zu den freudvollen Aufgaben gehören. Deshalb geben wir Ihnen jetzt eine kleine Orientierungshilfe an die Hand, die Sie mit Ihrem Team besprechen können.

Denn auch Mandantinnen und Mandanten kündigen ist Teamwork: Entscheiden Sie unbedingt gemeinsam mit Ihren Mitarbeiter:innen darüber, welche Geschäftsbeziehungen zu den belastenden und ineffizieten gehören.

Das Problem der akuten Überlastung auf Dauer ist ein internationales und auch in anderen Ländern Thema:

In den USA: "National Fire Some Clients Day"

Die us-amerikanischen Unternehmensberaterinnen Tamera Loerzel und Jennifer Wilson von ConvergenceCoaching machen Nägel mit Köpfen und einen „Feiertag“ am 21. Oktober aus dem Thema, durch ein Säubern des Kundenstamms zufriedener und effizienter zu arbeiten.

Mehr über den amerikanischen "fire some clients day"

Von diesen 3 Mandaten sollten Sie sich trennen

Steuerberatung ist auch Beziehungsarbeit, das gerät nur viel zu oft in Vergessenheit, weil wir alle traditionell im Modus „immer noch mehr Aufträge und das dann irgendwie hinbekommen“ aufgestellt sind. Doch in diesen sich wandelnden Zeiten geht es um mehr. Die Belastung ist nicht einseitig und kaum eine Kanzlei hat Auftragsmangel. Ganz im Gegenteil.

Daher sollten Sie im ersten Schritt den Mandanten kündigen, die eine zeitgemäße Zusammenarbeit verweigern.

1. Mandanten kündigen, die sich digitalen Arbeitsweisen verweigern

Digitale Selbstbucher geben Kanzlei-Kapazitäten frei. Falls Sie es noch nicht selbst erlebt haben, zeigen wir Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen gerne, wie effizient die Abläufe sind, wenn Ihre Mandanten digital buchen und Sie online jederzeit auf alle benötigten Daten und Informationen zugreifen können.

Wer so nicht arbeiten möchte, passt nicht als Mandat zu einer modernen Kanzlei, die es in fünf Jahren noch geben soll.

2. Mandanten kündigen, deren Branchen zeitfressende Einzelfälle für Sie sind

Für Commerce-Sonderfälle, für bestimmte Branchen und Konstellationen gibt es spezialisierte Kanzleien. Wenn Sie Mandate an der Hand haben, die von Ihnen und Ihren Menschen immer wieder die Einarbeitung in neue Themen erfordern – oder in Themen, die Sie eigentlich nicht mehr bedienen – blockieren Sie sich selbst und die Mandant:innen erhalten nicht das volle Potenzial themenbewährter Beratender.

Wenn Sie also Branchen oder Themen mitschleifen, die nicht mehr aktuell für Sie sind oder nie ein Schwerpunkt waren, ist die Zeit für einen Abschied gekommen.

3. Mandanten kündigen, denen grundlegende Manieren im Umgang fehlen

Keine Schonfrist für Gutsherren und Primadonnen, denn Ihre Kanzlei ist weder ein Therapiezentrum noch ein Kasperletheater. Immer noch gibt es Menschen, die das Prinzip „der Kunde ist König“ als Aufforderung zu herablassenden Verhaltensweisen interpretieren. Schon damit Ihnen keine Mitarbeiter:innen entlaufen, sollten Sie solchem Verhalten den Hahn abdrehen und alle Mandanten kündigen, die launisch, herrisch, unverschämt und frech werden. Anzüglichkeiten nicht zu vergessen.

Wenn bei bestimmten Telefonnummern im Display alle Augen entnervt rollen, stimmt etwas nicht, auch wenn der Rest anscheinend stimmig ist. Schauen Sie genauer hin.

Langstrecken-Tipp: Mandantinnen oder Mandanten kündigen leichter gemacht:

Bestimmt fallen Ihnen auf Anhieb Fälle ein, bei denen Sie sich selbst seit Jahren vertrösten: Mandate mit geringen Gewinnspannen und begleitenden Problemen, bei denen sich die Erwartung nie erfüllt, dass es doch noch besser wird.

Starten Sie eine Liste. Wenn Aufräumen unter den Mandaten irgendwann erfolgs- oder überlebensentscheidend wichtig wird, müssen diese als erste gehen.

Aufräumen ist ein wiederkehrender Prozess. Ob Sie vierteljährlich, immer im Sommer oder am Anfang des vierten Quartals aufräumem ist unerheblich, so lange sie es nur immer wieder tun. Ob Sie Fristen setzen oder sofort einen „Cut“ machen, auch. Wichtig ist nur, dass Sie Entscheidungen treffen, Mandantinnen und Mandanten kündigen und damit Effizienz und Qualität wieder möglich machen.

Finger am Puls der Branche:
Unser Steuerberaterthemen-Podcast

Mit allen Themen rund um die Kanzlei der Zukunft und die Herausforderungen der Branchengegenwart beschäftigt sich auch unser Podcast „lex‘ talk about tax“. Hören Sie doch mal rein!

lex' talk about tax - der Podcast von lexoffice zur Zukunftskanzlei

Der Podcast greift die Themen der #Zukunftskanzlei auf: neue Arbeitsfelder für Steuerberater, Menschen aus der Branche mit ihren Erfahrungen, moderne digitale Technologien und konkrete Tipps, die schon heute umsetzbar sind. Deine Gastgeber, Carola Heine und Olaf Clüver aus dem lexoffice Team, sind für dich der Zukunft auf der Spur. Dazu bringen sie eigenen Themen ein und lassen im Gespräch mit Gästen die Sprühfunken fliegen. Sei dabei in der Runde, freue dich auf neue Einblicke und hole dir den Extra-Schub auf der Zukunftsgeraden.

Startklar? Dann heißt es wieder einmal „Auf in die Zukunft!“

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