Automatisierung und noch 10 Tipps für mehr Produktivität in der Kanzlei

Produktivität in der Kanzlei entspannt ausbauen

Wenn Sie beispielsweise lexoffice Anwender:innen im Mandantenstamm haben, kennen Sie zwar den Steuerberaterzugang. Aber schöpfen Sie auch alle Möglichkeiten aus, aufwandlos und fehlerfrei an alle Daten zu kommen? Haben Sie für jedes Mandat eine andere Vorgehensweise oder läuft der Prozess bereits sauber? Unsere Kanzleibetreuer stehen Ihnen persönlich, auf Events, online und in Webinaren zur Verfügung, damit alles klappt. Zu den Infos für Steuerkanzleien.

Doch Automatisierung ist nicht die einzige produktivitätsfördernde Maßnahme, die sich mit vertretbarem Aufwand implementieren lässt. Mit einigen bewussten neuen Angewohnheiten können Sie in der digitalen Welt voller Ablenkungen und Nebenbeiprobleme den Fokus aufrechterhalten, durchgehend organisiert bleiben trotz Stress und so Ihre Ziele erreichen.

Wir haben 10 Tipps für Sie, die der Produktivität in der Kanzlei über die Automatisierung und Digitalisierung hinaus helfen werden.

1. Klare Zielsetzung

Nicht nur Sie als Inhaber:in der Steuerkanzlei, sondern jede:r Mitarbeiter:in sollte sich klare Ziele setzen, die ruhig anspruchsvoll sein dürfen. Gut erreichbar sollte die Zielsetzung natürlich sein, es geht nicht darum, dass das Hamsterrad sich schneller dreht. Tatsächlich werden Sie alle aber effektiver planen, wenn Sie Ihre Ziele festlegen, sich verpflichten und die Aufgaben in überschaubare Schritte aufteilen.

„Feiern“ Sie das Erreichen dieser Schritte, besprechen Sie im Team die Erfolge und Stolperstellen. Klarheit und Motivatin erhöhen die Produktivität auch bei den banalsten Abläufen im Arbeitsalltag deutlich. Vor allem, wenn Sie „Gamification“-Elemente nutzen.

2. Aufgaben sortieren nach Priorität

Kennen Sie die Eisenhower-Matrix? Die Aufgaben strukturiert nach Prioritäten zu ordnen ist ein Management-Tool, das von etablierten Produktivitätsexperten empfohlen wird, zum Beispiel in Stephen Coveys Buch „The 7 Habits of Highly Effective People“.

Verwenden Sie die Eisenhower-Matrix, um Aufgaben in vier Quadranten einzuteilen: dringend und wichtig, wichtig, aber nicht dringend, dringend, aber nicht wichtig, und weder noch. Diese Methode hilft bei der Priorisierung von Aufgaben und stellt sicher, dass sich alle auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist.

3. Blocken Sie Zeit für bestimmte Aufgaben

Auch das gezielte Reservieren von Zeitblöcken für bestimmte Aufgaben ist eine effiziente Produktivitätstechnik. Der wichtigste Nebeneffekt ist Fokus, denn wer Zeit für Aufgaben blockt, verliert sich nicht in Multitasking, sondern geht nicht mal ans Telefon in dem für eine Aktivität geblockten Zeitraum.

Social Media Apps sollten Sie schließen und Benachrichtigungen ausschalten, um sämtliche Ablenkungen zu vermeiden und Ihre Konzentration zu verbessern. Für welche Aufgaben Sie Zeiten blocken, legen Sie anhand Ihrer vorher ermittelten Prioritäten fest.

4. Setzen Sie die Zwei-Minuten-Regel um

Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt, dann erledigen Sie sie ab jetzt sofort. So entrümpeln Sie ganz nebenbei Ihren elektronischen Posteingang und die Aufgabenlisten, haben ein Erfolgserlebnis nach dem anderen und verhindern, dass sich im Hintergrund lauter kleine Aufgaben neben den großen ansammeln – eine einfache, aber wirkungsvolle Strategie, um Ordnung auf der To-do-Liste und im Kopf zu halten.

5. Geplante Pausen und echte Ruhepausen

Vielleicht kennen Sie die Pomodoro-Technik, bei der wird in kurzen, konzentrierten Zeitabschnitten gearbeitet, beispielsweise fünfundzwanzig fokussierte Minuten, gefolgt von einer kurzen Pause. Diese in den 1980er Jahren von Francesco Cirillo entwickelte Technik kann die Produktivität steigern, da das Hirn sich immer wieder erholen und gut ausgeruht in die nächste Runde starten darf. Aber auch wenn dieser Rhythmus nichts für Sie ist, echte Pausen sind es auf jeden Fall. Sie sind so wichtig wie Termine mit Mandant:innen und Fristen und sollten von Ihnen deshalb ebenso in den Terminkalender eingetragen und eingehalten werden.

6. Klarheit am Arbeitsplatz

In einer gut strukturierten und aufgeräumten Umgebung ist es einfacher, sich zu konzentrierten und ganz ohne Ablenkungen an der Steigerung der Produktivität zu arbeiten. Visuelle Ablenkungen wie Chaos und kippelnde Stapel, Nippes und sonstige optische Unruhe stellen tatsächlich eine kognitive Belastung dar.

Machen Sie eine kleine Routine morgens oder abends darauf, einen angenehm aufgeräumten Arbeitsplatz zu haben und vor allem nur die Gegenstände aufzubewahren, die Sie für Ihre tägliche Arbeit auch wirklich benötigen. Das motiviert und hilft der Konzentration.

7. Technologie sinnvoll einsetzen

Schauen Sie alle regelmäßig, ob Ihre Tools und Apps auf dem neuesten Stand sind und ob sie Ihnen auch wirklich einen Mehrwert bieten. Melden Sie Accounts ab, die brachliegen und löschen Sie dort Ihre Daten. Und: Wenn Sie im Büro sind, stellen Sie Ihre Benachrichtigungen am Smartphone aus, mindestens für die sozialen Medien.

Während Sie eine Aufgabe erledigen, sollten alle anderen Geräte als das genutzte im Flugmodus warten. So schalten Sie unnötige Ablenkungen aus.

8. Stressabbau durch Meditation

Üben Sie Achtsamkeit und Meditation, denn Achtsamkeitspraktiken führen zu einer stark verbesserten Konzentration und der Steigerung von kognitiven Fähigkeiten. Es hat sich bewährt, eine morgendliche Routine zu etablieren. Aber auch wenn Sie einfach „nur“ mit einer guten Anleitung lernen, durch Atemübungen oder Meditation bewusst abzuschalten – egal wie stressig der Tag war oder ist – dann haben Sie schon viel gewonnen.

9. Lebenslanges Lernen als Gewohnheit

Verpflichten Sie sich doch sich selbst gegenüber, Zeit für kontinuierliches Lernen fest im Leben einzuplanen und so Wissen und Fähigkeiten immer auf dem neuesten Stand zu halten. Auf diese Weise verbessern Sie nicht nur Ihr Selbstvertrauen und Ihre Kompetenz, sondern steigern auch Ihre Produktivität und Effektivität.

Lernen ist und bleibt sowieso ein lebenslanger Prozess, dann können Sie ihn auch so steuern, dass Sie Erfolgserlebnisse, berufliche Vorteile und Freude davon haben. Ergreifen Sie proaktiv Maßnahmen, um sich neue Kenntnisse und Fähigkeiten anzueignen – lassen Sie sich beispielsweise von den Experten schulen, die mit den Programmen arbeiten, die Sie täglich im Einsatz haben.

10. Klare Kommunikation

Eine gute Kommunikationskultur spart Zeit und Nerven und verhindert Missverständnisse, dadurch allein trägt klare Kommunikation schon zur Produktivität bei. Doch das passiert nicht automatisch oder durch den Vorsatz allein. Man kann aber lernen und üben, Ideen prägnant zu vermitteln und transparent zu kommunizieren – so wie man auch daran arbeiten kann, die Sichtweisen anderer besser zu verstehen. Ein Team, in dem sich alle gut aufgehoben fühlen, arbeitet produktiver und hat Mitarbeiter:innen, die gerne bleiben.

Fazit: Innovatives Arbeitsumfeld macht produktiver

Wenn Sie bestimmte Angewohnheiten und Vorgehensweise in Ihre täglichen Routinen einbauen, und Ihr Team mitzieht, dann sind alle entspannter und dabei produktiver. Der Einstieg gelingt am besten mit gut dokumentierten überschaubaren Änderungen, denn der Aufbau nagelnauer Gewohnheiten braucht Zeit.

Wenn Sie beruflich und privat erfolgreich sein wollen, bleiben Sie konsequent, konzentrieren Sie sich, und beobachten Sie, wie diese Gewohnheiten Ihren Tagesablauf verändern. Während Sie in Sachen Automatisierung und Technologie auf dem neuesten Stand bleiben, versteht sich. Denn dieser Mix macht am Ende Ihr Erfolgsmodell daraus.