Mandanten Onboarding – mit Checkliste und Prozess

Mandant:innen Onboarding – die Checkliste

Unabhängig von Anzahl und Größe Ihrer Neumandate profitieren Sie und Ihre Steuerkanzlei von einem strategisch aufgesetzten Onboarding

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Mandanten Onboarding startet automatisch, wenn neue Mandantinnen oder Mandanten zu Ihrer Kanzlei kommen. Wenn Sie diesen Ablauf des Onboardings strategisch gestalten, optimieren Sie nicht nur Ihre Prozesse.

Sie geben durch Effizienz und Service den Mandant:innen auch von Anfang an das Gefühl, am richtigen Ort und willkommen zu sein – und der erste Eindruck ist nun mal der wichtigste.

Warum strukturiertes Onboarding immer wichtiger wird für Steuerkanzleien

Mandanten Onboarding wird immer wichtiger, seit die Anforderungen an Steuerberatung immer spezieller und individueller werden. Wo früher noch eine einfache Liste mit den benötigten Unterlagen zum Abhaken gereicht hat, müssen Sie heute vor allem bis ins Detail erfahren, was die neuen Mandant:innen von Ihnen und Ihrer Kanzlei brauchen.

Es geht also weniger um vollständige Unterlagen – die sollten dank digitaler Bereitstellungsmöglichkeiten kein Problem darstellen. Sondern um Beziehungspflege ab dem ersten „Touch Point“ und beidseitiges effizientes Erwartungsmanagement und damit auch um Vertrauen.

Wer macht das Mandanten Onboarding?

Sind Sie als Inhaber:in immer noch die einzige Person, die sich in der Onboarding-Phase um Mandant:innen kümmert? Digitale Möglichkeiten und effiziente Prozesse auf beiden Seiten sorgen dafür, dass innovatives Onboarding auch anders aussehen kann.

Mit unserer Checklist erkennen Sie Herausforderungen frühzeitig und sorgen dafür, dass relevante Infos alle Mitarbeiter:innen Ihrer Kanzlei zuverlässig erreichen.

Fragebogen fürs Mandanten Onboarding

Wie digital ist der Mandant oder die Mandantin bereits aufgestellt?
Ist das Interesse an einer digitalen Zusammenarbeit und Abwicklung gegeben?

Wie viele Mitarbeiter:innen hat das Unternehmen?
Wie sehen die letzten fünf Jahre wirtschaftlich aus?

Welche Tools, Apps und Software-Anwendungen setzt der Mandant ein?`
Ist die Bereitschaft zu einem Wechsel vorhanden, falls sich dieser nötig erweist?

Mit welchen Zielen sind Mandantin oder Mandant zu Ihnen gekommen?
Wo sieht der Mandant oder die Mandantin die größten Herausforderungen?

Welche Erwartungshalten an die Zusammenarbeit müssen abgeglichen werden?
Kann der Mandant mühelos alle angefragten Unterlagen bereitstellen?

Welche Tätigkeiten sollen konkret übernommen werden?
Wer hat sie in der Vergangenheit übernommen?

Wie können Sie gemeinsam sicherstellen, alle relevanten Informationen zu erhalten?
Mit welchen Mitarbeiterinnen und Ansprechpartnern werden Sie arbeiten?

Wie möchten Sie kommunizieren? E-Mail, Telefon, Videoanrufe, Slack?
Wie kann ein gemeinsam erfolgreicher Projekt- und Zeitplan aussehen?

Wenn Sie den Onboarding Prozess personalisieren, bieten Sie Ihren Mandant:innen eine Erfahrung, die auf individuellen Wünschen und Bedarf basiert.

Vergessen Sie nicht zu fragen, wer den Mandanten vorher betreut hat und warum er jetzt wechseln möchte. Wenn es vor allem um Kosteneinsparungen geht, lohnt sich die Zusammenarbeit für Sie wahrscheinlich eher nicht.

Wenn Mandantin oder Mandant sich jedoch endlich digital aufstellen wollen, könnten Sie ein Dreamteam werden.

Die nächsten Schritte im Onboarding

Ebenfalls sprechen sollten Sie vorab über Honorare und sonstige Kosten, Stundensätze für Beratung und Nutzung von Software, einzuhaltende Fristen und alle anderen Konditionen, die verbindlich in die Zusammenarbeit einfließen.

Dann fehlen nur noch

  • Einholen und Sammeln aller relevanten Steuerinformationen
  • Übersendung und Unterzeichnung des Vertrags
  • Übersendung und Unterzeichnung aller erforderlichen NDAs
  • Festlegung und Kommunikation von Ansprachpartnerinnen auf beiden Seiten.

… und ein Kick-Off für die Zusammenarbeit: Das Vereinbaren der ersten gemeinsamen Ziele und ein Rhythmus, in dem über die Fortschritte gesprochen wird. Denn wie beim Mandanten Onboarding geht es bei der Zusammenarbeit in erster Linie um gelungene Kommunikation – dann erst um Zahlen und Fristen.

lexoffice Onboarding

Teil eines gelungenen Onboardings kann auch die Einladung zu lexoffice sein, indem Sie neuen Mandant:innen einen Kanzleirabatt anbieten und den Steuerberaterzugang zeigen. Wie Sie beim Onboarding mit lexoffice vorgehen können, das zeigen Ihnen Steuerberaterin Barbara Kutzka und lexoffice Kanzleibetreuer Olaf Clüver in diesem Video:

Die passende Checkliste mit vier Schritten zur Einführung von lexoffice bei Mandanten und Mandantinnen haben hier für Sie zusammengestellt:
Checkliste herunterladen

lex' talk about tax - der Podcast von lexoffice zur Zukunftskanzlei

Der Podcast greift die Themen der #Zukunftskanzlei auf: neue Arbeitsfelder für Steuerberater, Menschen aus der Branche mit ihren Erfahrungen, moderne digitale Technologien und konkrete Tipps, die schon heute umsetzbar sind. Deine Gastgeber, Carola Heine und Olaf Clüver aus dem lexoffice Team, sind für dich der Zukunft auf der Spur. Dazu bringen sie eigenen Themen ein und lassen im Gespräch mit Gästen die Sprühfunken fliegen. Sei dabei in der Runde, freue dich auf neue Einblicke und hole dir den Extra-Schub auf der Zukunftsgeraden.

Startklar? Dann heißt es wieder einmal „Auf in die Zukunft!“

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