Kurzfristige Beschäftigung

Welche Abgaben müssen bei einer kurzfristigen Beschäftigung geleistet werden? Von einer kurzfristigen Beschäftigung spricht man, wenn diese im Voraus auf nicht mehr als drei Monate, also 90 Kalendertage bzw. 70 Arbeitstage begrenzt ist. Verdienste aus einer entsprechenden Anstellung sind sozialversicherungsfrei, aber lohnsteuerpflichtig. Mithilfe einer Lohnsteuerpauschalierung kann das Abgabeverfahren vereinfacht werden. Das ist aber nur dann möglich, wenn die Tätigkeit der kurzfristigen Beschäftigung auf maximal 18 Arbeitstage am Stück befristet ist und der Arbeitnehmer einen Stundenlohn von maximal 12 Euro erhält. Gerade bei bestimmen Bevölkerungsgruppen wie beispielsweise Rentnern oder Studenten sind kurzfristige Beschäftigungen sehr beliebt, um sich mit ein paar Stunden Arbeit ein wenig Geld dazu zu verdienen. Aber was muss ein Arbeitgeber in puncto Kosten und rechtlicher Hintergründe bei der kurzfristigen Beschäftigung beachten, damit bei einer potentiellen Betriebsprüfung keine Komplikationen entstehen?

Arbeitsrechtliche Bestimmungen

Kurzfristig Beschäftigte werden arbeitsrechtlich üblicherweise genauso behandelt wie alle anderen Arbeitnehmer. Allerdings gelten die folgenden Ausnahmen:

• Der Betriebsrat darf über die Einstellung eines Arbeitnehmers auf Zeit mitbestimmen.
• Wenn mehrere kurzfristig Beschäftigte in einem Unternehmen arbeiten und mehr als die Hälfte davon weiblich sind, muss geprüft werden, ob dies diskriminierende Hintergründe hat.
• Kurzfristig Beschäftigte unterliegen nicht dem Kündigungsschutzgesetz.
• Bei Beschäftigungsverhältnissen mit einer Dauer von weniger als einem Monat findet die Nachweispflicht über die grundlegenden Arbeitsbedingungen keine Anwendung.
• Kurzfristige Beschäftigte haben einen Teilanspruch auf Urlaub.
• Ist ein Tarifvertrag vorhanden, treffen die darin getroffenen Aussagen auch auf befristete Beschäftigungsverhältnisse zu.
• Im Krankheitsfall haben kurzfristig Beschäftigte den gleichen Anspruch wie andere Mitarbeiter.

Lohnsteuer

1 Besteuerung nach den ELStAM

Der an kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer (Aushilfskräfte, Gelegenheitsarbeiter) gezahlte Arbeitslohn ist nach den allgemeinen Vorschriften lohnsteuerpflichtig. Die Lohnsteuererhebung richtet sich grundsätzlich nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers.

Praxis-Tipp Permanenter Lohnsteuer-Jahresausgleich Mit Wirkung ab 2018 dürfen Arbeitgeber gesetzlich bei kurzfristig beschäftigten Arbeitnehmern mit der Steuerklasse VI einen sog. permanenten Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen. Die Regelung gilt für Arbeitnehmer, die beim Arbeitgeber gelegentlich, nicht regelmäßig wiederkehrend beschäftigt werden und deren Dauer der Beschäftigung 24 zusammenhängende Arbeitstage nicht übersteigt. Voraussetzung für die Anwendung des Verfahrens ist, dass der Arbeitnehmer vor Aufnahme der Beschäftigung unter Angabe seiner Identifikationsnummer gegenüber dem Arbeitgeber schriftlich zustimmt, mit der Zustimmung den aus vorangegangenen Arbeitsverhältnissen im Kalenderjahr einzubeziehenden Arbeitslohn und die darauf erhobene Lohnsteuer erklärt und mit der Zustimmung versichert, dass ihm der Pflichtveranlagungstatbestand (Steuererklärung) bekannt ist. Die Zustimmungserklärung ist zum Lohnkonto zu nehmen.

2 Pauschalbesteuerung mit 25 %

Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Arbeitgeber den Arbeitslohn für eine kurzfristige Beschäftigung mit 25 % pauschal besteuern und auf den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale verzichten. Hinzu kommt der Solidaritätszuschlag mit 5,5 % und ggf. die Kirchensteuer.

Beschäftigungen, die nur gelegentlich ausgeübt werden

Lohnsteuerrechtlich liegt eine kurzfristige Beschäftigung vor, wenn der Arbeitnehmer bei dem Arbeitgeber gelegentlich, nicht regelmäßig wiederkehrend beschäftigt wird und

• die Dauer der Beschäftigung über 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht hinausgeht,
• die Höhe des Arbeitslohns während der Beschäftigungsdauer durchschnittlich je Arbeitstag 72 EUR (2016: 68 EUR) nicht übersteigt und
• der auf einen Stundenlohn umgerechnete Arbeitslohn durchschnittlich 12 EUR nicht übersteigt.

Die Möglichkeit des pauschalen Lohnsteuerabzugs bei kurzfristiger Beschäftigung entfällt, wenn von Anfang an ein wiederholter Einsatz geplant ist. Die Lohnsteuerpauschalierung bleibt aber möglich, solange nur keine – anfängliche – Wiederholungsabsicht besteht.

Achtung Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung unerheblich Die steuerliche Kurzfristigkeit weicht von dem sozialversicherungsrechtlichen Begriff der sog. kurzfristigen Beschäftigung ab. Ob sozialversicherungsrechtlich eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt oder nicht, ist für die Pauschalbesteuerung mit 25 % ohne Bedeutung.

Pauschalierung trotz Überschreiten der Tageslohngrenze

Wird der Einsatz einer Aushilfskraft zu einem unvorhersehbaren Zeitpunkt sofort erforderlich, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer ebenfalls mit 25 % pauschal erheben. In diesen Fällen ist die Tageslohngrenze der kurzfristigen Beschäftigung unbeachtlich. Daneben sind aber die genannten Pauschalierungsvoraussetzungen zu beachten.

3 Alternative Pauschalierungsmöglichkeiten

Handelt es sich nicht um eine kurzfristige Beschäftigung im steuerlichen Sinne, aber um eine geringfügige Beschäftigung i. S. d. Sozialversicherung, kommen die Pauschsteuersätze von 2 % oder 20 % in Betracht.

Scheiden auch diese Pauschalierungsmöglichkeiten aus, kann der Arbeitgeber ggf. die Pauschalierung für Aushilfskräfte in der Land- und Forstwirtschaft mit 5 % wählen. Sie gilt insbesondere für Saisonarbeitskräfte und Erntehelfer.

Sozialversicherung

1 Versicherungsfreiheit

Kurzfristige Beschäftigungen sind versicherungsfrei in der Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie nicht versicherungspflichtig in der Pflegeversicherung. Bestimmte Personenkreise sind allerdings auch versicherungspflichtig in einer kurzfristigen Beschäftigung (Ausnahmen von der Versicherungsfreiheit).

2 Mehrere Beschäftigungen bei demselben Arbeitgeber

Übt ein Arbeitnehmer bei demselben Arbeitgeber gleichzeitig mehrere Beschäftigungen aus, ist ohne Rücksicht auf die arbeitsvertragliche Gestaltung stets von einem einheitlichen Beschäftigungsverhältnis auszugehen.

3 Befristung der Beschäftigung

Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn die Beschäftigung für eine Zeitdauer ausgeübt wird, die im Laufe eines Kalenderjahres seit ihrem Beginn auf nicht mehr als 3 Monate oder insgesamt 70 Arbeitstage nach ihrer Eigenart begrenzt ist oder im Voraus vertraglich begrenzt wird. Um eine zeitliche Begrenzung nach der Eigenart einer Beschäftigung handelt es sich, wenn sie sich aus der Art, dem Wesen oder dem Umfang der zu verrichtenden Arbeit ergibt (z. B. Aushilfe im Schlussverkauf). Eine kurzfristige Beschäftigung liegt auch vor, wenn die Beschäftigung im Voraus vertraglich auf einen Arbeitseinsatz von 70 Arbeitstagen innerhalb eines Jahres durch eine Rahmenvereinbarung begrenzt ist.

Hinweis Kurzfristige Beschäftigung nur gelegentlich ausüben Eine kurzfristige Beschäftigung liegt nur dann vor, wenn sie nicht regelmäßig, sondern gelegentlich ausgeübt wird.

3-Monats-Zeitraum oder 70 Arbeitstage

Von dem 3-Monats-Zeitraum ist dann auszugehen, wenn die Beschäftigung an mindestens 5 Tagen in der Woche ausgeübt wird. Der Zeitraum von 70 Arbeitstagen ist maßgebend, wenn die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit unter 5 Tagen liegt. Ein Nachtdienst, der sich über 2 Kalendertage erstreckt, gilt als ein Arbeitstag. Werden an einem Kalendertag mehrere kurzfristige Beschäftigungen ausgeübt, gilt dieser Tag ebenfalls als ein Arbeitstag.

4 Zusammenrechnung

Bei der Prüfung, ob die Zeiträume von 3 Monaten oder 70 Arbeitstagen überschritten werden, sind die Zeiten mehrerer aufeinanderfolgender kurzfristiger Beschäftigungen zusammenzurechnen. Dies gilt auch, wenn eine Person zwei kurzfristige Beschäftigungen parallel bei verschiedenen Arbeitgebern ausübt.

4.1 Maßgeblicher Prüfzeitraum

Bei der Prüfung von Vorbeschäftigungen wird auf das Kalenderjahr abgestellt. Der Jahreszeitraum beginnt immer am 1.1. des Kalenderjahres, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird. Er endet mit dem voraussichtlichen Ende der zu beurteilenden Beschäftigung. Jeweils bei Beginn einer neuen Beschäftigung ist zu prüfen, ob diese zusammen mit den im Laufe eines Kalenderjahres bereits ausgeübten Beschäftigungen die Zeitgrenze von 3 Monaten oder 70 Arbeitstagen überschreitet. Angerechnet werden alle kurzfristig ausgeübten Beschäftigungen innerhalb dieses Zeitraums. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um geringfügig entlohnte oder mehr als geringfügig entlohnte Beschäftigungen handelt. Entscheidend ist, dass es sich um – für sich betrachtet – kurzfristige Beschäftigungen handelt.

4.2 Zeitgrenze von 90 Kalendertagen

Bei der Zusammenrechnung treten an die Stelle des Zeitraums von 3 Monaten 90 Kalendertage (5-Tage-Woche), wenn die Vorbeschäftigungen keine vollen Kalendermonate umfassten. Sind Beschäftigungen mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von weniger als 5 Tagen und Beschäftigungen von 5 oder mehr Arbeitstagen zusammenzurechnen, ist einheitlich von dem Zeitraum von 70 Arbeitstagen auszugehen.

Praxis-Beispiel Mehrere Aushilfsbeschäftigungen Eine Hausfrau nimmt eine vom 22.7.2018 bis 15.8.2018 befristete Aushilfstätigkeit auf (5-Tage-Woche). In der Zeit vom 13.5.2018 bis 29.5.2018 und vom 21.11.2017 bis 12.12.2017 war sie ebenfalls befristet beschäftigt (jeweils 5-Tage-Woche). Ergebnis: Für die Prüfung der Zeitgrenze ist neben der zu beurteilenden Beschäftigung vom 22.7.2018 bis 15.8.2018 die Vorbeschäftigung vom 13.5.2018 bis 29.5.2018 zu berücksichtigen, weil diese für sich allein gesehen ebenfalls kurzfristig war. 13.5.2018 bis 29.5. 2018 = 17 KT 22.7.2018 bis 15.8.2018 = 25 KT insgesamt: 42 KT Die Beschäftigung vom 22.7.2018 bis 15.8.2018 ist versicherungsfrei, weil unter Anrechnung der Vorbeschäftigung vom 13.5.2018 bis 29.5.2018 die Zeitgrenze von 90 Kalendertagen nicht überschritten wird. Die Beschäftigung vom 21.11.2017 bis 12.12.2017 darf bei der Zusammenrechnung nicht berücksichtigt werden, weil sie nicht im Kalenderjahr 2018 ausgeübt wurde.

Praxis-Beispiel Welche Zeitgrenze gilt? Ein Einzelhändler stellt für den Sommerschlussverkauf Aushilfe A und B ein: Aushilfe A arbeitet den gesamten August von Montag bis Samstag. Außerdem hat sie bereits den gesamten März die Zeit zwischen Ausscheiden einer Mitarbeiterin Ende Februar und Neueinstellung einer Vollzeitkraft zum 1.4. überbrückt. Auch hier war sie an 6 Wochentagen beschäftigt. Aushilfe B beginnt erst am 5.8. bis 26.8. und arbeitet jeweils Montag bis Donnerstag. Sie ist außerdem schon fest für die Inventur Ende Oktober sowie für die Zeit vom 1. bis 31.12. vertretungsweise mit jeweils einer 5-Tage-Woche eingeplant. Ergebnis: Für die Beurteilung, ob für Aushilfe A Versicherungsfreiheit vorliegt, ist der 3-Monats-Zeitraum maßgebend. Maßgebend für die Beurteilung, ob Versicherungsfreiheit für Aushilfe B vorliegt, ist hier der 70-Arbeitstage-Korridor.

Die versicherungsrechtliche Beurteilung wird immer vorausschauend für die gesamte Beschäftigungsdauer vorgenommen. Das gilt auch dann, wenn diese über den Jahreswechsel hinaus andauert.

Wichtig Keine Zusammenrechnung Kurzfristige und geringfügig entlohnte Beschäftigungen dürfen nicht zusammengerechnet werden.

5 Überschreiten der Zeitgrenze

Überschreitet eine zunächst kurzfristige Beschäftigung entgegen den ursprünglichen Erwartungen die vorgesehene Zeitdauer, so tritt ab Kenntnisnahme des Überschreitens Versicherungspflicht in allen Zweigen der Sozialversicherung ein. Das gilt nicht, wenn es sich um eine geringfügig entlohnte Beschäftigung handelt.

Achtung Versicherungspflicht beginnt bereits bei erkennbarer Überschreitung der Zeitgrenze Stellt sich schon im Laufe der Beschäftigung heraus, dass sie länger als 3 Monate bzw. 70 Arbeitstage dauern wird, tritt Versicherungspflicht in allen Sozialversicherungszweigen ein. Die Versicherungspflicht beginnt bereits mit dem Tag, an dem die Überschreitung erkennbar wird. Die Beschäftigung bleibt nicht die restliche Zeit bis zum Ablauf der Zeitgrenze versicherungsfrei.

Für die zurückliegende Zeit bleibt es aber bei der Versicherungsfreiheit.

Praxis-Beispiel Versicherungspflicht ab Kenntnis der Verlängerung Ein Arbeitnehmer nimmt am 2.6.2018 eine Beschäftigung als Urlaubsvertretung in einer Bäckerei (6-Tage-Woche) gegen ein monatliches Arbeitsentgelt von 1.500 EUR (wöchentliche Arbeitszeit = 32 Stunden) auf. Da die Urlaubsvertretung am 15.7.2018 beendet sein soll, wird zunächst eine kurzfristige Beschäftigung angenommen, die versicherungsfrei bleibt. Die vertretene Verkäuferin teilt ihrem Arbeitgeber jedoch am 15.7.2018 mit, dass sie die Arbeit nicht am 16.7.2018, sondern erst am 6.9.2018 aufnehmen werde. Damit verlängert sich die Urlaubsvertretung der Arbeitnehmerin bis zum 6.9.2018. Ergebnis: Die Beschäftigung ist vom 15.7.2018 an nicht mehr als kurzfristige Beschäftigung anzusehen und nach dieser Beurteilung also versicherungspflichtig zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.

6 Prüfung der Berufsmäßigkeit

Eine versicherungsfreie kurzfristige Beschäftigung liegt selbst bei Einhaltung der Zeitdauer von 3 Monaten bzw. 70 Arbeitstagen nicht vor, wenn Berufsmäßigkeit gegeben ist und das monatliche Arbeitsentgelt mehr als 450 EUR beträgt.

Hinweis 450-EUR-Grenze gilt auch für kürzere Beschäftigungszeiträume Wird die Beschäftigung für einen kürzeren Zeitraum als einen Monat ausgeübt, ist zur Prüfung der Berufsmäßigkeit im jeweiligen Monat dennoch keine anteilige Entgeltgrenze, sondern der monatliche Grenzbetrag von 450 EUR anzusetzen.

6.1 Wirtschaftliche Bedeutung der Beschäftigung

Berufsmäßig wird eine Beschäftigung dann ausgeübt, wenn sie für die in Betracht kommende Person von nicht untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung ist. Ohne weitere Prüfung ist Berufsmäßigkeit immer dann anzunehmen, wenn die Beschäftigungszeiten im Laufe eines Kalenderjahres insgesamt mehr als 3 Monate oder 70 Arbeitstage betragen.

6.2 Anrechenbare Beschäftigungen

Angerechnet werden bei der Prüfung der Berufsmäßigkeit alle Beschäftigungen mit einem monatlichen Arbeitsentgelt von mehr als 450 EUR. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um befristete oder unbefristete Beschäftigungsverhältnisse handelt.

Wird durch die Zusammenrechnung die Grenze von 3 Monaten bzw. 70 Arbeitstagen überschritten, so ist die an sich kurzfristige Beschäftigung berufsmäßig und somit versicherungspflichtig.

Bei besonderen Tatbeständen und einigen Personenkreisen sind Besonderheiten zu beachten.

7 Meldungen

7.1 Inhalte der Meldungen

Für kurzfristig Beschäftigte gilt das übliche DEÜV-Meldeverfahren. Deshalb sind für kurzfristig Beschäftigte die gleichen Meldungen zu erstatten wie für versicherungspflichtig Beschäftigte. Auch Jahresmeldungen und sonstige Entgeltmeldungen sind für kurzfristige Beschäftigungen zu erstatten.

Als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt ist stets „000 000“ und als Beitragsgruppenschlüssel „000“ anzugeben. Darüber hinaus ist in den Meldungen für kurzfristig Beschäftigte der Personengruppenschlüssel „110“ anzugeben.

Zusätzlich sind in allen Entgeltmeldungen für kurzfristig Beschäftigte (Abmeldungen, Jahresmeldungen, Unterbrechungsmeldungen) auch die notwendigen Angaben zur Unfallversicherung anzugeben. Dazu gehört im Datenbaustein „Unfallversicherung“ (DBUV) auch das zur Unfallversicherung beitragspflichtige Entgelt aus einer kurzfristigen Beschäftigung.

Hinweis Besonderheiten bei Rahmenvereinbarungen Bei Rahmenvereinbarungen sind Anmeldungen mit dem Tag der Aufnahme der Beschäftigung und Abmeldungen mit dem letzten Tag der Beschäftigung abzugeben. Wird eine kurzfristige Beschäftigung auf Basis einer Rahmenvereinbarung für länger als einen Monat unterbrochen, ist nach Ablauf dieses Monats eine Abmeldung mit Abgabegrund „34“ und bei Wiederaufnahme der Beschäftigung eine Anmeldung mit Abgabegrund „13“ zu erstatten.

7.2 Empfänger der Meldungen

Die DEÜV-Meldungen für kurzfristig Beschäftigte müssen an die Minijob-Zentrale bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See übermittelt werden.

Wichtig Daten zur Unfallversicherung Arbeitgeber müssen die kurzfristig Beschäftigten bei ihrem Unfallversicherungsträger und bei der Minijob-Zentrale anmelden. Auch wenn die Übermittlung der Meldedaten der Unfallversicherung in den DEÜV- Meldungen auch für kurzfristig Beschäftigte erfolgt, wird die Meldung der Entgelte zur Unfallversicherung nicht über die Minijob-Zentrale abgedeckt (Ausnahme: private Haushalte). Die Entgelte der kurzfristig Beschäftigten müssen in der Meldung zur Sozialversicherung (DEÜV) und im jährlichen Lohnnachweis für die Unfallversicherung gemeldet werden.

8 Beiträge bei kurzfristiger Beschäftigung

Für versicherungsfreie kurzfristige Beschäftigungen brauchen keine Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung gezahlt zu werden.

8.1 Unfallversicherung

Das Entgelt aus kurzfristigen Beschäftigungen ist beitragspflichtig zur gesetzlichen Unfallversicherung. Die Beitragshöhe ist von der Branche des Betriebs abhängig. Die Zahlung erfolgt an die zuständige Berufsgenossenschaft.

8.2 Umlagen zur Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen

Das Arbeitsentgelt ist bei kurzfristig Beschäftigten zu beiden Umlagekassen beitragspflichtig. Für die Umlage des Ausgleichsverfahrens der Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit (U1) und Mutterschaftsleistungen (U2) ist das Arbeitsentgelt maßgebend, nach dem die Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung bei Versicherungspflicht zu bemessen wären.

Die Umlage 1 für den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit beträgt bei der Minijob-Zentrale ab 1.1.2018 0,9 % des Bruttoarbeitsentgelts, zur Umlage 2 sind 0,24 % des Bruttoarbeitsentgelts zu zahlen.

Achtung Keine U1-Pflicht bei Beschäftigungsdauer bis zu 4 Wochen Weil der gesetzliche Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall erst nach 4-wöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses entsteht, ist diese Umlage nur dann zu entrichten, wenn die Beschäftigung auf mehr als 4 Wochen angelegt ist. Für Arbeitnehmer, deren Beschäftigung bei einem Arbeitgeber von vornherein auf bis zu 4 Wochen befristet ist, entfällt die Umlagepflicht U1. Zur U2 (Ausgleichsverfahren bei Mutterschaft) ist das Arbeitsentgelt der kurzfristig Beschäftigten auch bei Beschäftigungsdauer von bis zu 4 Wochen umlagepflichtig.

Die entsprechenden Erstattungsanträge für die Aufwendungen zur Entgeltfortzahlung bzw. bei Mutterschaftsleistungen für kurzfristig Beschäftigte sind maschinell an die Minijob-Zentrale zu übermitteln.

8.3 Insolvenzgeldumlage

Für kurzfristige Beschäftigungen ist die Insolvenzgeldumlage zu entrichten (0,06 %). Die Beitragszahlung erfolgt an die Minijob-Zentrale.