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Betriebsprüfung:
Keine Panik vor dem Betriebsprüfer

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Jede:r Unternehmer:in fürchtet sie: die Betriebsprüfung. Dabei ist gute Vorbereitung die halbe Miete und die Angst in den meisten Fällen unbegründet. Was Sie über die Betriebsprüfung wissen müssen und welche Dokumente sie bereithalten sollten, lesen Sie hier.

Was ist eine Betriebsprüfung und wer kann geprüft werden?

Eine Betriebsprüfung ist eine Kontrolle des Finanzamts, die im Außendienst durchgeführt wird und der Überprüfung der Buchführung der steuerzahlenden Unternehmen bzw. Personen dient. Die Rechtsgrundlage der Betriebsprüfung bildet die Betriebsprüfungsverordnung. Sie beinhaltet die Regeln der Organisation und Durchführung der Betriebsprüfung.

Von einer Betriebsprüfung können Unternehmen, aber auch Selbstständige betroffen sein – in Ausnahmefällen auch Privatpersonen. Welche Unternehmen geprüft werden, ist von unterschiedlichen Kriterien abhängig, jedoch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit für eine Prüfung mit der Größe des Unternehmens. Gilt ein Unternehmen als Großbetrieb, ist eine regelmäßige Betriebsprüfung wahrscheinlich.

Allerdings prüfen Sachbearbeiter des Finanzamts genau, welche Unternehmen für eine Prüfung infrage kommen. Dafür bedarf es eines konkreten Verdachtes, der die Prüfung rechtfertigt. Mehren sich Auffälligkeiten, wird eine Betriebsprüfung umso wahrscheinlicher. Darunter fallen:

  • Unstimmigkeiten bei Umsatz, Gewinn und Kosten
  • Zahlen, die nicht zu den Vorjahreswerten oder Richtwerten für Unternehmen der jeweiligen Branche und Größe passen
  • starke Umsatzschwankungen.
  • Zuwachs des Vermögens, ohne die nötigen Einnahmen
  • Nachzahlungen bei vergangenen Betriebsprüfungen

Hinweis: Es kann auch vorkommen, dass eine Betriebsprüfung nach Geschäftsaufgabe durchgeführt wird. Dabei wird kontrolliert, ob tatsächlich alle Besteuerungen vorgenommen wurden.

Wie oft findet eine Betriebsprüfung statt und wie lange dauert sie?

Eine Betriebsprüfung kann jederzeit stattfinden, allerdings muss den Unternehmen die Prüfung mit einer angemessenen Vorlaufszeit angekündigt werden. Diese liegt bei Großbetrieben etwa bei vier Wochen, bei Kleinbetrieben bei zwei Wochen. Bei Kleinbetrieben dauert eine Betriebsprüfung außerdem kürzer, etwa ein bis zwei Tage. Bei Großbetrieben kann sie teilweise einige Wochen dauern.

Betriebsprüfung: Diese Unterlagen werden benötigt

Was für Zeiträume werden bei einer Betriebsprüfung mit einbezogen?

In der Regel umfasst die Betriebsprüfung die letzten drei zusammenhängenden Jahre. Der Prüfungszeitraum kann aber auch länger oder kürzer ausfallen. Das ist z. B. dann der Fall, wenn ein Prüfer 2021 eine Prüfung anordnet und bisher nur die Jahre 2016 bis 2018 beim Finanzamt eingegangen sind. Der:die Prüfer:in darf nur Steuererklärungen prüfen, die bereits beim Finanzamt eingegangen sind.

Wo findet die Betriebsprüfung statt?

Die Betriebsprüfungsordnung legt fest, dass eine Prüfung im Unternehmen selbst stattzufinden hat. Wenn die Prüfung nicht im Unternehmen stattfinden soll, müssen Sie dies schriftlich und plausibel begründen. Ein Platzproblem wird der:die Prüfer:in i. d. R. akzeptieren. Die Alternativen zu einer Prüfung im Unternehmen sind:

  1. Die Prüfung in der Kanzlei des Steuerberaters oder der Steuerberaterin: Sie profitieren hierbei von der Erfahrung des Steuerberaters oder der Steuerberaterin mit Betriebsprüfungen. Der Nachteil ist, dass die Prüfung in der Kanzlei kostspielig ist.
  2. Die Prüfung im Finanzamt: Sie bringen hierfür alle relevanten Unterlagen ins Finanzamt. Ein Nachteil könnte sein, dass der Prüfer sich im Finanzamt mehr Zeit nimmt, die Unterlagen gründlich zu prüfen und so eher auf Unstimmigkeiten stößt.

Welche Arten von Betriebsprüfungen gibt es?

Das Finanzamt entscheidet, welchen Schwerpunkt es bei der Prüfung setzt. Dadurch ergibt sich die Art der Prüfung.

Lohnsteueraußenprüfung

Bei der Lohnsteueraußenprüfung beschränkt sich die Prüfung auf die Lohnsteuer, die für die Mitarbeiter abgeführt wird. Jeder Prüfer hat dabei seine eigenen Schwerpunkte, die er aufgreifen wird. Das können typische Prüferthemen sein wie

  • Ehegattenarbeitsverhältnis
  • Sonderzahlungen
  • Sachzuwendungen
  • Firmenwagen
  • Direktversicherungen
  • Aushilfslöhne ohne Stundenaufzeichnungen
Betriebsprüfung: Diese Arten der Betriebsprüfung gibt es

Umsatzsteueraußenprüfung

Auch bei der Umsatzsteueraußenprüfung ist der Name Programm. Der Prüfer kontrolliert hier die korrekte Abführung der Umsatzsteuer und die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug.

Kassen-Nachschau

Im Jahr 2018 wurde die Kassen-Nachschau neu eingeführt. Sie dient dazu, Kassenmanipulation zu vermeiden. Bei dieser Prüfung darf der Prüfer des Finanzamts unangekündigt erscheinen, um das Kassenbuch zu prüfen.

Umsatzsteuer-Nachschau

Bei der Umsatzsteuer-Nachschau darf der Prüfer ebenso wie bei der Kassen-Nachschau unangekündigt auf der Matte stehen. Gründe für eine Umsatzsteuer-Nachschau können u. a. sein:

  • besonders hohe Vorsteuererstattungen
  • häufiger Wechsel zwischen Umsatzsteuerzahlungen und Vorsteuererstattungen
  • Umsätze mit unterschiedlichen Steuersätzen
  • starke Umsatzabweichungen vom Branchendurchschnitt

Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung

Neben dem Finanzamt kann auch die Rentenversicherung eine Betriebsprüfung veranlassen. Hier wird kontrolliert ob Sozialabgaben, Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung und Abgaben zur Künstlersozialkasse ordnungsgemäß abgeführt wurden.

Überprüfung durch die Zollbehörde

Zollbehörden überprüfen in regelmäßigen Abständen Unternehmen, die am Außenwirtschaftsverkehr teilhaben. Dabei werden die Abgabenhöhen für Zölle und Verbrauchssteuern sowie die Einhaltung anderer Außenhandelsvorschriften geprüft.

Checkliste: Benötigte Unterlagen für den:die Betriebsprüfer:in

Es empfiehlt sich, im Vorfeld der Betriebsprüfung bereits die Unterlagen zusammenzutragen, die im Rahmen der Prüfung benötigt werden. Vor allem sollten folgende Unterlagen parat gehalten werden:

  • Anlagenverzeichnis
  • Arbeitsverträge
  • Buchungsbelege
  • Darlehensverträge
  • Fahrtenbücher
  • Gesellschaftsverträge
  • Gewinnermittlung
  • Kassenbuch
  • Kaufverträge
  • Konten bei EDV-Buchführung
  • Leasingverträge
  • Miet- und Pachtverträge
  • Unterlagen zu betrieblichen Konten
  • Verträge mit Angehörigen

Praxistipp: Wenn Sie die Buchhaltung und Gewinnermittlung computergestützt erledigen, halten Sie die Aufzeichnungen in elektronischer Form bereit.

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