„Das brauchen wir doch nicht, das geht bisher auch ohne, das lerne ich auf meine alten Tage nicht mehr“ – kommt Ihnen daran etwas bekannt vor? Digitale Innovation in der Steuerkanzlei heißt immer noch, Überzeugungsarbeit leisten zu müssen. Nicht nur Mandant:innen gegenüber, auch das Team muss überzeugt sein von den neuen Möglichkeiten.
Was Sie tun können, damit Ihre Mitarbeiter:innen Neuerungen annehmen
Veränderungen klappen immer dann am besten, wenn Menschen das Gefühl haben, sie selbst ausgelöst zu haben. Selbst auslösen möchten sie eine Veränderung, wenn sie davon überzeugt sind, dass es ihr Leben leichter macht, sie umzusetzen. Am besten klappt es dann, wenn Mitarbeiter:innen sich das Tool oder den Prozess selbst ausgesucht haben.
Vielleicht haben Sie in Ihrer Kanzlei erfahrene Fachkräfte, die Neuerungen ablehnen. Die Gründe können sehr unterschiedlich sein: Stress und wenig freie Lernkapazitäten sind einer, der häufigste allerdings ist Angst. Nämlich Angst davor, die neuen Dinge nicht erfolgreich umsetzen zu können und deshalb Erwartungen nicht zu erfüllen.
Solche Hürden lassen sich mit einer gründlichen mitarbeiterfreundlichen Einweisung überwinden, bei der ausreichend Zeit für Fragen und Übungen bleibt. Kombinieren Sie diese von Anfang an mit einer unmissverständlichen Demonstration der Vorteile:
Wenn Sie beispielsweise auf selbstbuchende Mandant:innen umstellen wollen, werden Sie auf Skepsis stoßen, weil Fachkräfte sich verständlicherweise nur schwer vorstellen können, dass Mandant:innen in Eigenregie etwas übernehmen, das vorher ein bezahlter Job war.
Zeigen Sie also – oder lassen Sie es von unserem Steuerberater-Team zeigen – wie einfach die Datenübernahme und die Zusammenarbeit in der Praxis sind. Dann rechnen Sie gemeinsam aus, wie viele Stunden gespart werden, die nun für spannendere Aufgaben verwendet werden können.
Vielleicht gibt es noch zusätzliche Gründe, aus denen ein neues System oder eine Umstellung abgelehnt wird. Nur wenn Sie diese erfahren, können Sie etwas dagegen tun.
Schicken Sie Ihr Team zum lexofficer
Die zertifizierte lexofficer Ausbildung für Kanzleimitarbeiter:innen hilft Ihrer digitalen Innovation im Turbotempo auf die Sprünge: top informierte und ausgebildete Mitarbeiter:innen, die für Effizienz und zufriedene Mandant:innen sorgen, weil keine Fragen offen bleiben.
Mit unserem drei Säulen-Modell bilden wir die Teilnehmer:innen zum lexoffice Profi aus. Durch das Selbststudium auf unserer Lernplattform, individuellen Webinaren und einem regionalen Workshop werden sämtliche Funktionen der Buchhaltungssoftware vorgestellt, wodurch Mandanten optimal unterstützt werden können. Gleichzeitig beraten wir die Teilnehmer, lexoffice optimal auf die Kanzleiprozesse abzustimmen.
lexofficer info und anmeldung»Es geht doch auch ohne«
Für Sie als Führungskraft wird die digitale Kanzlei eine Herausforderung, wenn sich Einzelne in Ihrem Team weiter ohne die neuen Möglichkeiten organisieren, obwohl alle Tools und Prozesse vorhanden sind. Ob Zeiterfassung, digitale Akten oder Dokumentation eines Vorgangs: Wenn die Motivation nicht vorhanden ist und die Möglichkeit des Durchmogelns besteht, wird diese von nicht sehr motivierten Mitarbeiter:innen auch genutzt werden.
Fest steht, dass viele Tools als Effizienzgewinn für die Kanzlei nur funktionieren, wenn sie auch wirklich von allen genutzt werden – was aber nicht immer allen klar ist.
Zunächst muss also das Durchmogeln unterbunden werden, dann der Motivation auf die Sprünge geholfen werden: Sie können dafür sorgen, dass jede:r Newcomer:in in einem Effizienzprozess einen erfahreneren Menschen an die Seite bekommt, der oder die beim Umsetzen hilft (eine gute Einarbeitung vorausgesetzt).
Digitalisierung von Abläufen ist ein Job fürs ganze Team. Sobald Sie nachforschen, woher der Widerstand gegen den Fortschritt kommt, werden Sie feststellen: Wer sich mit Technik wenig auskennt, hat bei elektronischer Zeiterfassung mit Standort, digitaler Belegbuchung und Datenverwaltung schnell den Eindruck, vollständig kontrolliert zu werden: Schließlich kann man jetzt genau sehen, was wann von wem gearbeitet wurde und Fehler können genau zugeordnet werden. Diese Bedenken sollten Sie als Führungskraft durch transparente Kommunikation und klare Ansagen entkräften.
Innovation ist nicht optional. Sie sichert die Jobs aller in der Kanzlei.
Je früher sich alle in Ihrem Team damit beschäftigen, sich innovativ aufzustellen, desto mehr Nutzen haben alle davon – die Mandant:innen eingeschlossen.
Sie möchten die Chancen der Digitalisierung in der Zusammenarbeit mit Mandant:innen nutzen? Dann buchen Sie unser Starter-Paket. Ein lexoffice Kanzleibetreuer analysiert dabei gemeinsam mit Ihnen Ihren individuellen Bedarf, schult Ihre Mitarbeiter:innen und unterstützt Sie bei der Einarbeitung erster Mandante.
lex' talk about tax - der Podcast von lexoffice zur Zukunftskanzlei
Der Podcast greift die Themen der #Zukunftskanzlei auf: neue Arbeitsfelder für Steuerberater, Menschen aus der Branche mit ihren Erfahrungen, moderne digitale Technologien und konkrete Tipps, die schon heute umsetzbar sind. Deine Gastgeber, Carola Heine und Olaf Clüver aus dem lexoffice Team, sind für dich der Zukunft auf der Spur. Dazu bringen sie eigenen Themen ein und lassen im Gespräch mit Gästen die Sprühfunken fliegen. Sei dabei in der Runde, freue dich auf neue Einblicke und hole dir den Extra-Schub auf der Zukunftsgeraden.
Startklar? Dann heißt es wieder einmal „Auf in die Zukunft!“
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