Das brauchen wir nicht, das geht auch ohne, das lerne ich auf meine alten Tage nicht mehr … kommt Ihnen daran etwas bekannt vor? Veränderungen klappen immer dann am besten, wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, sie selbst ausgelöst zu haben. Beim Megatrend Digitalisierung nicht ganz so einfach zu bewerkstelligen: Wir geben Tipps für die anstehende Überzeugungsarbeit in Ihrer Kanzlei.
Erfahrene Fachkräfte sind wertvoll und schwer zu finden. Mit viel Erfahrung Hand in Hand geht aber auch häufig die Annahme, dass anstrengende Innovation vorsichtshalber doch besser gleich abgelehnt wird: So hat man sich das nicht vorgestellt, auf Anhieb und von selbst klappt es ja auch nicht – deshalb kann das ja nichts sein, das mit der Neuerung.
Solche Hürden lassen sich nur mit einer gründlichen mitarbeiterfreundlichen Einweisung überwinden, bei der ausreichend Zeit für Fragen und Übungen bleibt. Vielleicht gibt es noch zusätzliche Gründe, aus denen ein neues System oder eine Umstellung abgelehnt wird. Nur wenn Sie diese erfahren, können Sie etwas dagegen tun. Häufig ist ein Mix aus mangelnder Einsicht und Versagensangst der Grund:
»Das lerne ich auf meine alten Tage doch jetzt nicht mehr«
Besonders die ältere Belegschaft macht im Alltag die Erfahrung, dass man mit diesem Argument so mancher Neuerung entkommt. Die Damen und Herren möchten keinen umständlichen Lernprozess in Kauf nehmen, ohne einen konkreten Nutzen zu erkennen.
Hier hilft nur eine Vorreiterin oder ein Vorreiter, die den konkreten Nutzen im Stil einer Demo vorführen und aufzeigen, dass der erforderliche Lernprozess im Gegenteil ein kurzer ist. Denn die Erwartung entspricht ja nicht der Wirklichkeit, alles wird einfacher mit innovativen Tools.
Wo Worte nicht helfen, muss dann eben real gezeigt werden, wie die Arbeitserleicherung aussieht. Denn wo alles dann wirklich einfacher wird im Arbeitsalltag, sind auch ältere Kräfte plötzlich ganz fit.
»Es geht doch auch ohne«
Komplexer wird die Angelegenheit, wenn sich Einzelne im Team weiter ohne die neuen Möglichkeiten behelfen. Ob Zeiterfassung, digitale Akten oder Dokumentation eines Vorgangs: Wenn die Motivation nicht vorhanden ist und die Möglichkeit des Durchmogelns besteht, wird diese genutzt.
Zunächst muss also das Durchmogeln unterbunden werden. Dann der Motivation auf die Sprünge geholfen – durch gemeinsame Überlegungen mit dem ganzen Team, eventuell eine Prämie für besonders motivierte Mitarbeiter oder einen spielerischen Ansatz, der Hemmschwellen abbaut.
Fest steht, dass viele Tools nur funktionieren, wenn sie von allen genutzt werden – was aber nicht immer allen klar ist. Informieren Sie also umfassend – und appellieren Sie an den Teamgeist aller Mitarbeitenden.
Mitarbeiter digitalisieren
Die wahren Gründe für Blockaden erforschen und beheben,
mit Schulungen, Demos und Vorreitern im Team arbeiten,
das etwaige Durchmogeln ohne digitale Tools unterbinden,
gezielt motivieren und sämtliche Mitarbeitenden involvieren:
Digitalisierung ist ein Job fürs ganze Team.
Digitalisierung fühlt sich nach Überwachung an
Sobald Sie forschen, woher der Widerstand gegen den Fortschritt kommen kann, werden Sie feststellen: Wer sich mit Technik wenig auskennt, hat bei elektronischer Zeiterfassung mit Standort, digitaler Belegbuchung und Datenverwaltung schnell den Eindruck, vollständig kontrolliert zu werden: Schließlich kann man jetzt genau sehen, was wann von wem gearbeitet wurde und Fehler können genau zugeordnet werden.
Auch gegen dieses Unwohlsein hilft nur Information und zwar vor allem eine: Dass es rechtswidrig ist, Mitarbeitende zu überwachen und auszuspionieren. Sprechen Sie Klartext, zeigen Sie die Möglichkeiten und Grenzen als Arbeitgeber auf, damit sich darum keine Mythen und Legenden ranken, die am Ende die Akzeptanz moderner Systeme senken.
Mit dem Nutzen punkten
Wenn Technik praktisch ist, Zeit und Kosten spart und überdies die Erwartungen der Mandantschaft erfüllt, hilft manchmal nur eine klare Ansage von der Kanzlei-Leitung:
Innovation ist nicht optional. Sie sichert die Jobs aller in der Kanzlei.
Je früher sich alle damit beschäftigen, desto mehr Nutzen haben alle davon, die Mandanten eingeschlossen.
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Die Führung der Kanzlei muss digitales Arbeiten und digitale Prozesse konsequent ohne Ausnahme täglich vorleben: keine Umlaufmappen, keine Papierordner, keine CDs. So erkennen Mitarbeitende den Vorteil der digitalen Kanzlei für sich und für die Kunden (Mandanten).