7 Tipps für bessere Steuerkanzlei-Workflows
Weniger Stress, mehr Leichtigkeit: Wie Sie den Druck aus Abläufen nehmen und fürs ganze Team Freiräume gewinnen
Inhaltsverzeichnis
Wie Sie sich schneller und nachhaltiger als Beraterkanzlei etablieren und Ihre Mitarbeiter:innen entlasten, indem Sie mit Ihrem Team an einigen Stellschrauben für die Kanzleiorganisation drehen – hier sind sieben praxisnahe und gut umsetzbare Tipps für bessere Steuerkanzlei-Workflows.
Von Steuerkanzlei-Workflows der anderen lernen
Starten Sie mit einer Bestandsaufnahme Ihrer täglichen Abläufe. Wo wiederholen sich Aufgaben, wo hakt es, nervt es, kosten Prozesse durch Medienbrüche und Umwege Zeit?
Wenn Sie bereits wissen, was wo stört, dann wissen Sie auch bereits, wie ein besseres Ergebnis aussehen kann. Sortieren Sie die Ergebnisse dann nach Prioritäten und schauen Sie sich an, welche von unseren 7 Tipps für bessere Steuerkanzlei-Workflows sich auch bei Ihnen eignen, um mehr Leichtigkeit in den Arbeitsalltag zu bringen – viele Insights und Empfehlungen kommen direkt aus dem lexoffice Ökosystem.
Tipp 1: Digitalisieren Sie Ihre Mandant:innen
Ob Sie zukünftige nur noch Mandate annehmen, die zu einer digitalen Zusammenarbeit bereit sind oder ob Sie alle Bestandsmandant:innen auf moderne Systeme umstellen oder sich für einen Mix entscheiden: Am Ende gilt, dass jede Mandantin und jeder Mandant, die ihre Belegbuchung selbst übernehmen und über die Cloud orts- und zeitunabhängig mit Ihnen arbeiten, Ihnen den Weg zur lukrativeren Beraterkanzlei ebnen.
Tipp 2: Optimieren Sie entsprechend Ihre Akquise
Tragen Sie sich als digital-affine Steuerkanzlei in die lexoffice Steuerberatersuche ein, setzen Sie lexoffice in die Übersicht Ihrer Leistungen als Kanzlei und optimieren Sie Ihre Social Media Strategie auf die Vorteile digitaler Buchhaltung für die Mandant:innen. Steuerberaterin Nadine Meibohm hat außerdem für die Erhöhung der Service-Qualität ihr ganzes Team als lexoffice Coaches geschult.
Tipp 3: Legen Sie Ihr Terminvereinbarungen in die Cloud
Wie uns Steuerberater Marcus Dein aus der lexoffice Community in diesem Beitrag erklärt, hat es ausnahmslos Vorteile, von einer manuellen Terminplanung auf eine mit einem optimal organisierten Cloud-Werkzeug zu wechseln: Mandant:innen können aus verfügbaren Terminen auswählen, im Bedarfsfall eigenmächtig umplanen und im Vorfeld schon nötige Infos eintragen.
lexoffice Partner Ökosystem
Nicht nur digitale Terminkalender sind sehr praktisch:
Kennen Sie sich mit den zahlreichen Schnittstellen und Erweiterungen aus, die auch bei Ihren Mandant:innen die Prozesse optimieren könnten?
Als Beraterkanzlei punkten Sie passgenau, wenn Sie sich nicht nur um Datenexporte und Steuererklärungen kümmern, sondern auch wissen, mit welchen professionellen Integrationen sich die Prozesse Ihrer Mandant:innen unkompliziert optimieren lassen.
Tipp 4: Nutzen Sie digitale Zeiterfassung in der Cloud
Sofern es noch nicht der Fall ist, sollten Sie die Werkzeuge für Zeiterfassung in Ihrer Kanzlei vereinheitlichen und mit allen Mitarbeiter:innen im selben Tool arbeiten – nicht nur an Mandant:innenprojekten, sondern auch bei Routine-Aufgaben, um Optimierungspotenziale zu identifizieren. Nützlicher Nebeneffekt: Wenn Sie mit den Vorteilen innovativen Tools bis ins Detail vertraut sind, können Sie auch Ihre Mandanten und Mandantinnen entsprechend beraten.
Tipp 5: Holen Sie das Kanzlei-Wissen aus den Köpfen
Wie viele nur für Insider verständliche Ablagesysteme, Haftzettel-Gewächse und von Einzelpersonen abhängende Prozesse gibt es in Ihrem Team? Über die Jahre können solche organischen Knowledge-Tümpel entstehen. Doch sobald sie einen solchen Ablauf identifizieren, sollten Sie ihn ändern und Wissen auffindbar für alle machen – zum Beispiel durch eine professionelle Workflow-Management-Software.
Tipp 6: Verwandeln Sie Mails in Aufgaben
Ebenfalls hilfreich ist eine Workflow-Management-Software, wenn Sie Mails direkt in Aufgaben verwandeln, zugänglich machen und jederzeit wiederfinden. Das reduziert den Zeitaufwand und ist ein weniger fehleranfälliger Prozess als ein Hin- und Hermailen, vor allem wenn wichtige Dateien im Spiel sind, die auch noch zentral zugänglich archiviert werden sollten. Alles sollte an einem Ort landen.
Tipp 7: Sich wiederholende Aufgaben automatisieren
In allen Steuerkanzlei-Workflows gibt es Aufgaben, die jedes Mal auf die gleiche Weise erledigt werden müssen. Mit einer Automatisierung können Sie Parameter festlegen und die Aufgabe dann einfach im Hintergrund ablaufen lassen – auch erledigte Aufgaben dann zum nächsten Bearbeitungsschritt weiterleiten. So sparen Sie die Zeit, die für die manuelle Abwicklung benötigt würde – und setzen ungeahnt viele Kapazitäten frei.
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Wie Steuerberater:innen die Herausforderungen auf dem Weg zur Zukunftskanzlei bewältigen, das gehört auch zu den Themen in unserem Podcast:
lex‘ talk about tax – der Podcast von lexoffice zur Zukunftskanzlei
Der Podcast greift die Themen der #Zukunftskanzlei auf: neue Arbeitsfelder für Steuerberater, Menschen aus der Branche mit ihren Erfahrungen, moderne digitale Technologien und konkrete Tipps, die schon heute umsetzbar sind. Deine Gastgeber, Carola Heine und Olaf Clüver aus dem lexoffice Team, sind für dich der Zukunft auf der Spur. Dazu bringen sie eigenen Themen ein und lassen im Gespräch mit Gästen die Sprühfunken fliegen. Sei dabei in der Runde, freue dich auf neue Einblicke und hole dir den Extra-Schub auf der Zukunftsgeraden.
