Tägliche Zeitersparnis durch web-basierte Mandanten-Tutorials

„Herkömmliche Erklärvideos können nicht genug“

Auf der TaxArena in Mainz trafen wir Tim Brendel und Torben Osterloh von Quixplain, die im lex’talk about tax LIVE Podcast davon berichteten, wie sie lexoffice einsetzen – und dabei auch von ihrem Start-up erzählten, mit dem bereits einige Steuerkanzleien arbeiten und eine große Zeitersparnis erzielen.

Warum sowohl der Bedienkomfort für die Ersteller:innen als auch für die Nutzer:innen bei Quixplain normale Erklärvideos um Längen schlägt, erklärt Tim uns im Community Interview.

„Steuerberater profitieren am meisten von der Zeitersparnis“

Carola Heine: Hallo Tim, was ist das Besondere an eurem Erklär-Produkt und warum kann es einer Steuerkanzlei eine so große Zeitersparnis bringen?

Tim Brendel: Quixplain ist eine extrem einfache Methode, komplexe Sachverhalte zu erklären. Nicht wie bei einem Erklärfilm, sondern wir legen Bilder hintereinander und reichern sie mit aussagekräftigen Sprechblasen an. User:innen klicken sich im eigenen Tempo durch.

Erklärfilme haben nämlich den Nachteil, dass Tempo und Informationsdichte nicht immer zu jedem Betrachter oder jeder Betrachterin passen. Außerdem muss ich als Ersteller leider immer den ganzen Film neu aufnehmen, wenn sich etwas geändert hat, auch wenn es vielleicht nur eine Kleinigkeit ist.

Mit Quixplain muss ich das nicht. Bei einem Quix, denn so nenen wir es, ist jedes Bild im Hintergrund austauschbar – jeder Text ist jederzeit anpassbar. So kann ich meine Inhalte beliebig und zeitsparend anpassen.

Eure Leser:innen kennen das Prinzip übrigens wahrscheinlich bereits von den DATEV Klick-Tutorials, und jetzt kann jede Kanzlei ein Quix oder mehrere nutzen, um wiederkehrende Mandant:innenfragen bequem und zeitsparend zu beantworten.

Carola Heine: Ein Quix klingt praktisch. Wie kann ich mir so ein Beispiel für Erklären mit Quixplain denn vorstellen?

Tim Brendel: Nehmen wir mal als einfaches Beispiel Schalter oder Tasten an unterschiedlichen Geräten wie einer Kaffeemaschine oder Waschmaschine: Muss ich jedes Mal losgehen und die Bedienungsanleitung suchen, wenn ich etwas nicht weiß? Jetzt nicht mehr. Jetzt kann ich mit dem Smartphone den QR Code öffnen, dann geht ein Quix auf mit Bild von der Waschmaschine und da steht genau erklärt „Hier können Sie die Temperatur einstellen, da können Sie das Waschprogramm einstellen. Es gibt das Programm, dieses Programm, jenes Programm und dann noch das Programm.“

Wir bilden den zu erklärenden Gegenstand oder die zu erklärende Software ab und bauen eine Sprechblase ein, die dort auftaucht, wo die Information benötigt wird. Ich erkläre das gerne wie den Nachfolger der Höhlenmalerei, nur eben mit Sprechblasen: Wenn ich ein Quix erstellen will, zum Beispiel von einer Steuersoftware, zu der Mandant:innen immer wieder Fragen haben, dann mache ich mir Screenshots von dem, was ich erklären will, lade sie hoch und bringe sie in die gewünschte Reihenfolge – dann muss ich nur noch die Stellen markieren, die ich zeigen will und die Sprechblasen-Texte befüllen.

So kann ich als Steuerberater:in sehr einfach und nervenschonend zum Beispiel sehr komplexe Abläufe am Bildschirm zeigen und dann die Mandant:innen immer einfach mit dem passenden Quix versorgen.

Oder wie man eine digitale Unterschrift erstellt, das ist eine Sache, bei der einer unserer Kunden bis zu fünfmal am Tag von seinen Mandanten angerufen wurde, weil er genauer erklären sollte, wie das jetzt geht. Mit einem Quix spart er diese Zeit jetzt. Die Steuerberater:innen unter unseren Kunden sparen mindestens eine Stunde Zeit am Tag dank Quixplain, eingie auch wesentlich mehr.

Carola Heine: Wie kommt es, dass Ihr euch neben Kundendiensten in erster Linie auf Steuerkanzleien konzentriert?

Tim Brendel: Wir konzentrieren uns auf Steuerberaterinnen und Steuerberater, weil die das signifikanteste Zeitproblem dank Fachkräftemangel haben aus unserer Sicht. Erklären kann ich mit der Software alles, aber für Steuerkanzleien mit den vielen ganz unterschiedlichen wiederkehrenden Fragen ist Quixplain besonders nützlich.

„Schon Höhlenmalerei nutzte Bilder zum Erklären von Sachverhalten“

Carola Heine: Wer ist auf die Idee gekommen, so bildlich zu erklären?

Tim Brendel: Die Idee ist wahrscheinlich mal irgendwann in einer Höhle bei Avignon geboren worden, als irgendeiner vor knapp 50.000 Jahren eine Antilope an die Wand gemalt hat. Also die Idee, Bilder zu verwenden, um Sachen zu erklären. Wer die sich das ausgedacht hat, weiß ich also nicht. Aber die Idee ist wirklich relativ alt.

Dann hat es mal irgendwann dazu die Schrift gegeben und irgendwann hat dann einer Schrift und Bilder miteinander kombiniert. Ich weiß nicht, wann die ersten Comics entstanden sind, aber im zweiten Weltkrieg gab es dazu bereits für die amerikanischen Soldaten Erklär-Comics.

Zum Beispiel, dass man seine Waffe sichern sollte und wie.

Damals waren ja auch Menschen mit unterschiedlichem Wissensstand unterwegs, einige konnten eventuell nicht gut lesen. Denen hat man die Notwendigkeit und das Wie dann mit Bildern vor Augen geführt.

Carola Heine: Von der Höhlenmalerei bis zum Quix, das ich selbst mal eben schnell erstellen kann. Welche Software muss ich denn dafür installieren als Steuerberater:in?

Tim Brendel: Keine. Wir wollten es ganz einfach halten für unsere Kundschaft und haben die Anwendung in die Cloud gelegt, wo wir uns um alles kümmern. Für Kundin oder Kunde ist es sehr unkompliziert: Bild hochladen, Text eintragen, fertig. Ich könnte dir jetzt, während wir sprechen, ein Quix machen und schicken, so einfach ist es.

„Ideal für alle, die keine Support-Abteilung haben“

Carola Heine: Was muss ich machen, um das auszuprobieren?

Tim Brendel: Uns ansprechen und eine Demo vereinbaren. Quixplain ist ideal für alle, die sich keine Support-Abteilung leisten können oder wollen oder eben für jene, die ihre hochgradig spezialisierten Mitarbeiter lieber für wichtige Sachen machen lassen wie z.B. in einer Steuerkanzlei. Hoch effiziente Steuerkanzleien entlasten damit ihr Team und helfen den Mandant:innen, die sich die Hilfe Quixe bei Bedarf immer wieder ansehen können,

Denn schließlich sind die komplexen Software-Oberflächen vieler Anwendungen für diese Menschen kein Tagesgeschäft und werfen immer wiederkehrende Rückfragen auf. Die Kanzlei spart Zeit und die Mandant:innen bekommen eine gute Lösung.

Unsere Kanzleikunden wissen es sehr zu schätzen, dass sie nicht mehr jeden Tag einige Male aus den eigenen Abläufen gerissen werden, um immer wieder die gleichen Fragen zu beantworten. Jede Störung kostet ja mindestens 20 Minuten, bis man wieder auf dem höchsten Level der Konzentration angekommen ist.

Carola Heine: Wie wird diese Möglichkeit denn angenommen?

Tim Brendel: Es gibt einen Steuerberater, der da fünfmal am Tag telefonieren musste wegen digitaler Signaturen, der ist jetzt unser größter Freund, denn er wird jetzt nicht mehr angerufen. Dann gibt es noch einen anderen Steuerberater mit 8 Berufsträgern und Mitarbeitern für die technischen Rückfragen, der sagte uns: Das Anrufvolumen ist um mindestens 50% zurückgegangen. Die haben auch eine Azubine, die man gefragt hat, wie sie die Quixe findet und sie hat gesagt „Oh, das ist so genial, ich kann mir das alles selbst raussuchen – ich brauche niemanden zu fragen. Ich muss nie offenbaren, dass ich das nicht weiß, ich kann die Sachen selbst finden.“ Unsere Software ist also eine Empowerment-Lösung.

Carola Heine: Es ist sehr schön zu erleben, wie du es genießt, ein Produkt voranzutreiben, das Menschen ihr Leben einfacher macht. Wir haben euch auf einer TaxArena getroffen, seid Ihr auch auf der nächsten?

Tim Brendel: Genau, uns kann man am Stand 20 besuchen direkt bei Euch gegenüber und sich zeigen lassen, wie einfach Zeitersparnis im Arbeitsalltag der Kanzlei aussehen kann.

Carola Heine: Vielen Dank für deine Zeit und weiter ganz viel Erfolg!