Führung auf Distanz: Gelungene Kanzleikommunikation

Erfolgreiche Führung auf Distanz
mit unseren 7 bewährten Anregungen

Ist die größte Herausforderung für Kanzlei-Inhaber:innen oder Team Manager das Halten eines zufriedenstellenden Produktionsniveaus? Oder ist es Kontrolle, so wie es sich für so manchen gestandenen Steuerberatenden derzeit anzufühlen scheint?

Die Aufgabe besteht darin, eine gute Erfahrung aus dieser Art der Zusammenarbeit zu machen, und zwar für alle Beteiligten: Mandant:innen, Kanzlei-Team, Partner:innen und Beratende. Nur wenn die Abläufe aller Menschen profitieren, wird eine reibungslose Routine einsetzen.

1. Technischen Voraussetzungen ohne Wenn und Aber

Wenn Ihre Mitarbeiter:innen zuhause arbeiten sollen und wollen, dann brauchen sie aktuelle Hardware, einen leistungsfähigen Internetzugang und die Möglichkeit, sicher und komfortabel mit den benötigten Daten zu arbeiten.

Sie profitieren von einer einheitlichen Ausstattung in Sachen Hardware und davon, die Entscheidung für Kollaborationslösungen gemeinsam mit Ihrem Team zu treffen. Lassen Sie sich beispielsweise von unserem Steuerberater-Team eine Einweisung für sich und alle Mitarbeiter:innen geben, damit Ihre Mandantschaft digital arbeiten und alle gesichert auf die benötigten Exporte zugreifen können.

Vergessen Sie nicht: Home-Office ist für viele ein Traum. Aber nicht für alle. Bevor Sie jemandem mit drei Kindern daheim einen Schreibtisch im Schlafzimmer verordnen, fragen Sie lieber nach. Außerdem können Sie nicht davon ausgehen, dass jede:r einen ergonomischen Arbeitsplatz hat: Ein höhenverstellbarer Schreibtisch und ein rückenstützender Stuhl werden hoffentlich schon bald zum etablierten Standard für jeden Heimarbeitsplatz gehören.

2. Entwicklung steht nicht nur am Start der Führung auf Distanz im Mittelpunkt

Es ist ganz leicht, sich ein Bild von Stärken und Bereichen mit Potenzial zu machen, wenn man in denselben Räumlichkeiten arbeitet. Vor Ort sind die Wege kurz, wenn jemand Fragen hat – viel kürzer, weil persönlich und daher immer etwas näher als Mails oder Anrufe oder Video-Calls es sein können. Jetzt führen Sie auf Distanz und zum Start ist es noch verhältnismäßig einfach, sich ein Bild zu machen. Doch was kommt dann?

Ein Entwicklungsfahrplan für alle im Team mit individuellen Zielen hilft Ihnen dabei, den Kontakt und auch den Überblick zu halten.

Welche neuen Kompetenzen sollten alle erwerben, welche Kenntnisse braucht wer und wie wird der Weg dorthin gebahnt? Überlassen Sie diese wichtige Aufgabe nicht Selbstlernkursen oder Schulungen durch Anbieter, sondern legen Sie gemeinsam mit den Mitarbeiter:innen fest, welches Wissen erworben oder erweitert werden muss und setzen Sie sich gemeinsame Lernziele für das maßgeschneiderte Schulungsprogramm Ihrer Kanzlei.

Die schriftliche Fixierung Ihres Fortbildungsfahrplans ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, die Ziele und Meilensteine zu kennen, Leistungen zu bewerten und Defizite besser zu verstehen. So können alle ihre Fortschritte verfolgen und auf der Grundlage der erzielten Ergebnisse notwendige Änderungen vornehmen.

3. Ergebnisse, Ziele und Meilensteine der Zusammenarbeit über Entfernung klar umreißen

Sie haben als Entscheider:in im Normalfall sehr klare Erwartungshaltungen, was Sie sich von der Führung auf Distanz erwarten. Jetzt müssen Sie die Benefits für Ihre Mandant:innen identifizieren und dem Team vermitteln.

So werden nicht nur Missverständnisse und fehlgeleitete Vermutungen vermieden, sondern auch eine starke Motivation geweckt. Ein „Wir arbeiten ab jetzt remote“ ist eine völlig andere Ansage als „wir arbeiten ab heute auf Distanz, um orts- und zeitunabhängige Zusammenarbeit mit Mandanten und Mandantinnen zu ermöglichen und sich wiederholende Abläufe zu automatisieren und zufriedenere Menschen auf allen Seiten zu haben“.

Bitte glauben Sie nicht, dass Sie damit dann eine Selbstverständlichkeit wiederholen. Es ist ein tiefes menschliches Bedürfnis, einbezogen und informiert zu werden, Feedback abgeben zu dürfen. Ihre Mitarbeiter:innen ernst zu nehmen und Wert auf interaktiven Input zu legen, das ist eine starke Motivation.

Ein Ziel einmal vorzustellen ist außerdem nicht genug, dass es sich auch für die anderen als Ziel verankert – das ist immer schwierig, auf Entfernung aber sowieso. Erwähnen Sie die wichtigsten Ziele in allen remote Teamgesprächen, befragen Sie Ihre Mitarbeiter:innen regelmäßig nach bestimmten Ergebnissen und feiern Sie wichtige Meilensteine und Fristen, die rechtzeitig erreicht werden.

4. Einigung über Prioritäten trotz Entfernung

Ohne gemeinsame Prioritätensetzung besteht die Gefahr, dass Ihr Team an den Dingen arbeitet, die Ihnen nicht am wichtigsten sind – der Smalltalk in der Kaffeeküche entfällt schließlich ebenso wie die spontane Rückfrage, was gerade dringend anliegt (es sei denn, Sie starten jeden Morgen mit einem Team-Call, auch das gehört in einigen Kanzleien zur Company Culture).

Wie Sie Ihren externen Mitarbeitern helfen können, die richtigen Aufgaben zu priorisieren: Mit Projektmanagement-Tools, Kanban-Tafeln zur Visualisierung von Workflows und einer Übersicht für alle, wer an was arbeitet mit welchem Termin. Die Kanban-Methode hilft beim Setzen von Prioritäten, beim Verringern von Multitasking und dabei, die Geschwindigkeit und Qualität der Arbeit zu verbessern, die ein auf die Entfernung geführtes Team gemeinsam und dabei eigenverantwortlich abwickelt.

5. Erwartungshalten klären, Kommunikation optimieren

Es gibt zahlreiche Wege zur Verbesserung von Kommunikation und Zusammenarbeit, und eine wesentliche Grundlage ist das Verständnis darüber, wer wann wo erreichbar ist und wer wann für was zuständig ist – und wer was an wen kommunizieren soll.

Am einfachsten und für alle (ggf. sogar auch die Mandant:innen) zum Nachlesen ist es, wenn Sie in einem Kommunikationsplan festlegen, was an wen wie und wann kommuniziert werden soll: Erstellen Sie eine Liste der am Projekt beteiligten Personen und ihrer Kontaktinformationen inklusive mobiler Erreichbarkeit und Mail-Adresse.

Vergessen Sie nicht, die Frequenz für regelmäßigen Austausch festzulegen. Ob Sie nach dem Scrum Prinzip arbeiten und täglich eine Viertelstunde lang die anstehenden Aufgaben besprechen oder ob Sie montags mit einem Team Meeting in die Woche starten: Wichtig ist, dass Sie nicht immer wieder neu nach Terminen suchen, sondern eine Routine festlegen, an der sich alle das ganze Jahr über orientieren können.

Auch das gehört zu erfolgreicher Führung über Distanz: Feste Ankerpunkte in der gemeinsamen Planung, in der alles zur Sprache kommen kann, das die Mitarbeiter:innen beschäftigt.

6. Noch etwas, was in den Plan muss: Zeitmanagement

Vorbildliches Zeitmanagement kann auf Distanz eine Herausforderung sein, und zwar nicht, weil zu wenig gearbeitet wird, sondern ganz im Gegenteil: Es fällt vielen Mitarbeiter:innen schwer, den nötigen Abstand nach Feierabend zu gewinnen oder überhaupt ganz abzuschalten. Das Verhalten gepaart mit Pandemie und Krise führt direkt in den Burnout.

Deshalb ist die Ergänzung und Grundlage aller anderen Pläne eine tragfähige Zeitplanung. Multitasking passt übrigens nicht zu Führung auf Distanz, remote Zusammenarbeit und Mandantenbetreuung über das Internet. Auch das sollten alle Pläne berücksichtigen.

7. Den Möglichkeiten entgegengehen

Führung auf Distanz ist keine Notlösung, der Sie nicht ausweichen können. Von Outsourcing bis Home-Office, von virtueller Assistenz bis Team Meetups als Video-Call ist das Arbeiten „remote“ die Zukunft und bereichert alle Beteiligten. Auch im Wortsinne.

Statt sich dieser Aufgabe widerwillig zu nähern, sollten Sie neugierig die neuen Möglichkeiten erkunden, sich mit anderen über Best Practices austauschen und darauf vertrauen, dass Sie sich der Herausforderung erfolgreich stellen werden.

Führung auf Distanz heißt: Vorleben, was von den anderen erwartet wird

Organisieren Sie sich gut, kommunizieren Sie transparent und halten Sie sich selbst an alle Plöne, die Sie gemeinsam entwickelt haben. Ergänzt um die Möglichkeiten digitaler Innovationen ist Führung auf Distanz dann eine Bereicherung für Sie und Ihre Kanzlei und eröffnet immer noch neue Möglichkeiten.