Olaf in der digitalen Welt

Unser Kanzleibetreuer Olaf Clüver berichtet von seinen Erfahrungen mit der Digitalisierung

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Die Digitalisierung in Deutschland geht im internationalen Vergleich zwar sehr gemächlich voran – aber sie geht voran. Dadurch ergeben sich auch für die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant zahlreiche Chancen, repetitive und lästige Arbeiten loszuwerden und stattdessen gemeinsam die Umsätze zu steigern. Jedoch nicht automatisch. Die digitale Transformation ist ein Prozess, der angestoßen und konsequent umgesetzt werden muss. Unser Kanzleibetreuer Olaf Clüver unterstützt Steuerberater im Rahmen unseres Partnerprogramms individuell die Prozesse zwischen Kanzlei und Mandant noch effizienter zu gestalten.

„Ach Herr Clüver, ich weiß gar nicht, ob sich das mit dieser Digitalisierung überhaupt durchsetzt“. Dieser Satz, gesprochen von einem Steuerberater auf dem Steuerberatertag in Berlin im Oktober 2017, macht mir Mut. Der Satz lässt ja zumindest die Option offen, dass es gelingen kann. Also das mit der Digitalisierung.

Solche Begegnungen hat es in meinem Leben immer wieder gegeben. Ich bin kein technischer Pionier, geschweige denn ein Erfinder. Sicher nicht, aber ich habe immer die Möglichkeit wahrgenommen, technische Errungenschaften zu nutzen, um es im Leben etwas bequemer zu haben. Darum fahre ich auch Auto und nicht mit der Kutsche.

Schon während meiner Ausbildung zum Steuerfachangestellten Anfang der 90er bei Dr. Ebner Stolz und Partner in Düsseldorf habe ich auf den damaligen Windows 3.11 Rechnern eine lustige kleine Chatfunktion genutzt, um mir in dem weitläufigen Büro unnütze Wege zu sparen. Meinem Azubi Kollegen schrieb ich, er möge mir bitte was aus dem Drucker mitbringen, wenn er denn gleich käme. Prompt erschien er wenig später mit den gewünschten Dokumenten. Das war in meiner Welt der erste, semi-digitale Belegtransfer. „Ich weiß nicht was das soll,“ pflegte er dann zu sagen, „Chatten ist viel zu umständlich, das braucht kein Mensch, ruf doch lieber an.“

Olaf Clüver

Kanzleibetreuer
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Olaf Clüver ist ausgebildeter Steuerfachangestellter und Bilanzbuchhalter und seit vielen Jahren in der Steuerberaterbranche unterwegs. Seit 2018 arbeitet er als Kanzleibetreuer im lexoffice Steuerberater Team und unterstützt Kanzleien bei der Digitalisierung.

Im Rahmen von lexoffice Partnerschaften bietet er Mitarbeiterschulungen, Unterstützung bei der Digitalisierung erster Mandanten, Demoversionen, Informationsmaterial, Vertriebskooperationen und vieles mehr.

Nach dem erfolgreichen Abschluss der Ausbildung in Düsseldorf ging ich in das väterliche Steuerbüro nach Emden. Das Erste, was mir dort auffiel, war die MS DOS basierte DATEV Umgebung.

Es wurden wahrhaftig Disketten von einem Rechner zum nächsten getragen, um Daten auszutauschen und hässliche Computerviren zu verbreiten. Ein Zustand, der meinem Verständnis von einem angenehmen Arbeitsplatz in Gänze widersprach.

Es mutete daher wie ein Glücksfall an, dass Microsoft mit Windows 95 auf den Markt kam und mit Windows NT sogleich eine Serverlösung präsent war, die auch im Mittelstand einsetzbar war. Ich arbeitete einen Plan aus, der vorsah, das ganze Büro auf Win95, WinNT und Datev Kanzlei ReWe umzustellen. Dinge, die es längst in vielen Büros gab, aber ich wollte diesen Komfort auch nutzen.

Olaf Clüver erlebte die ersten Schritte der Digitalisierung als Mitarbeiter einer Kanzlei.

„Brauchen wir sowas denn überhaupt?“ war unisono die Frage der Chefs und der neuen Kolleginnen, die all sowas für technischen Firlefanz hielten. „Muss ich das in meinem Alter überhaupt noch lernen?“ begehrte eine Kollegin zu wissen, die damals gerade 40 Lenze zählte. Ich verwies auf die noch abzuleistende Arbeitszeit von 23 Jahren und bejahte Ihre Frage.

Ein fataler Irrtum wie sich herausstellte, denn sie hatte noch 27 Jahre zu arbeiten, aber das war damals nicht abzusehen.

Erste digitale Schritte

Retrospektiv betrachtet, nicht nur von mir, sondern auch von den damals Betroffenen, war die Umstellung folgerichtig. Das Geschrei am Anfang war groß, bis man es selber ausprobierte und die ersten kleinen Erfolge sich einstellten: „Guck mal, wenn ich dieses Ding auf dem Tisch hin und her schiebe, bewegt sich auf dem Monitor so ein Pfeil.“ Das Glück liegt eben oft in den kleinen Dingen.

Trotz der vielen Neuerungen, zog es mich wieder zurück ins Rheinland. Nach einem kleinen aber lehrreichen Umweg über eine Unternehmensberatung, bei der es weniger um Technologie, denn um ein Bootcamp für Meetings ging, landete ich bei einer internationalen Spedition als Leiter des Rechnungswesens. Alleinverantwortlich für den gesamten Papierkram, und bei meiner Treu, den gibt es in einer 25 MA starken Spedition, begann ich sukzessive die auf dem Markt existierenden Technologien einzurichten und zur Vereinfachung meines Arbeitsalltags zu nutzen.

Angefangen bei Onlinebanking mit HBCI über EDI Schnittstellen bis hin zur Speicherung der Ausgangsbelege in digitaler Form. Mit der Einführung von Diamant3 hatten wir 2007 eines der ersten browser-basierten Buchhaltungsprogramme und durch die Implementierung von Saperion kurze Zeit später gehörte endlich auch das lästige „Knicken, Lochen, Abheften“ der Eingangsrechnungen einer nebulösen Vergangenheit an.

„Wenn du so viel Arbeitserleichterung hast, muss ich dir dann nur noch einen Halbtagsjob bezahlen?“ Auf diese Frage von meinem Chef habe ich ja nur gewartet. Nachdem wir beide über sein Anliegen herzlich gelacht haben, zeigte ich Ihm die Auswertungen und Statistiken, für deren Erstellung ich nun Zeit hatte. Wir haben Kostenstellen eingeführt, einen Budgetplan erstellt und auch diesen ausgewertet und daraus Schlüsse und Konsequenzen gezogen. Meine Arbeit hatte plötzlich einen Mehrwert, den ich selber nie für möglich gehalten habe.

Kanzleibetreuer bei lexoffice

Um diesen Wert noch zu erhöhen, entschloss ich mich die Fortbildung zum Bilanzbuchhalter in Angriff zu nehmen. Gesagt, getan. Nach erfolgreichem Abschluss hatte meine Vita einen höheren Wert, nicht jedoch meine Arbeit. So zog ich aus, den Markt zu testen und landete, nach dem einen oder anderen Intermezzo, bei lexoffice, als Kanzleibetreuer.

Olaf Clüver unterstützt auch Ihre Kanzlei

Mit unserem Partnerprogramm möchten wir Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten genau dort abholen, wo sie sich befinden. Gemeinsam analysieren wir Ihren Bedarf und stellen ein individuelles Angebot für Sie zusammen.

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Kanzleibetreuer gefällt mir aus einem bestimmten Grund ganz besonders. Die zuvor erwähnten Intermezzi hatten stets auch eine vertriebliche Komponente, und wenn ich eins gelernt habe, dann dass sich objektive Betreuung und Vertrieb weitestgehend ausschließen.

„Ja, aber wat machen se denn den janzen Tach Herr Clüver, wenn Sie nix verkoofen?“ war die erstaunte Frage eines Beraters in der Hauptstadt.

Ich helfe Ihnen, den eigenen Arbeitsalltag ein kleines bisschen leichter zu machen. Und das setzt sich ganz bestimmt durch.

  • Foto: ©Ian Dyball - fotolia.com
Über den Autor
Vor Ort: Kanzleibetreuung immer und überall

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  1. Cordula Schneider | 21.02.2019 | 23:30

    Klasse Beitrag Herr Clüver, da kommen meine Erinnerungen an die Nächte lange Installation des Datev ESt-Programmes Anfang der 90er mit 23 3,5 Zoll Diketten auf 5 damals noch nicht vernetzten Rechnern wieder hoch – da bekommt die Cloud noch mal einen ganz anderen Wert😜
    Mit optimistischen Grüßen
    Cordula Schneider