Als Steuerberater ortsunabhängig arbeiten: Zum Wohl der Mandanten

Carola: Hi Christian, vor ein paar Wochen haben wir deine Kanzlei vorgestellt. Doch wie das so ist in einer Community und in der rund um lexoffice besonders: Damit hat unser Dialog ja nicht aufgehört, sondern wir tauschen uns weiter aus. So wie jetzt – du sagst, Steuerberatung kann heutzutage online und ortsunabhängig stattfinden – aber ich habe dazu noch ein paar Fragen, zum Beispiel aus Mandantensicht.

Christian Déak: Das ist richtig, die Ortsunabhängigkeit ist ein großer Pluspunkt. Die Idee ist einfach diese: Wenn ich als Mandant*in digital und ortsunabhängig mit einer Steuerkanzlei zusammenarbeiten kann, dann kann ich mir ja auch die beste Kanzlei heraussuchen. Lokale Nähe ist nicht mehr erforderlich.

Carola: Wie sieht die Zusammenarbeit dann aus? Was stellen sich potenzielle Mandanten vor, die vielleicht noch nicht so digital-affin sind?

Christian Déak: In unserer Kanzlei muss kein Kunde mehr anrufen oder einen Ortstermin für eine Beratung machen, der Termin kann ganz bequem online gebucht werden: Die von uns genutzten Tools durchsuchen meinen Kalender nach verfügbaren Zeiten und können dann „bebucht“ werden. Siehe beispielsweise das Neumandatsgespräch inklusive Quickcheck. Wir skypen, vielleicht telefonieren wir auch oder video-chatten. Das ist sehr komfortabel dank Online-Terminbuchung – und weil niemand irgendwo hinfahren muss. Meiner Meinung nach ist es so möglich, Beratungsleistungen öffentlich zugänglich zu machen – ergänzt durch Newsletter, Podcast, Blog – und so mehr „Kommunikation“ in meinen Berufsstand zu bringen.

Carola: Das klingt überzeugend, wenn ich an Steuerberatungskanzleien denke, die auf bestimmte Nischen spezialisiert sind. Dann ist es auf jeden Fall von Vorteil, online zusammenarbeiten zu können.

Christian Déak: Das auch. Meiner Meinung und Erfahrung nach ist die digitale Zusammenarbeit an sich aber eine eigene Nische. Man weiß heutzutage, dass aktuell unter 1% der Berater komplett papierlos und digital mit Kunden zusammenarbeiten können. Es muss daher gar nicht die exotische Nische sein – und die Zusammenarbeit über das Internet ist nicht auf Kommunikation beschränkt. Dank lexoffice kann jetzt jeder Mandant mit Digitalisierungsbedarf die passende Kanzlei finden und online zusammenarbeiten, völlig ortsunabhängig. Das hat nur Vorteile, wir haben rund 90% »digitale« Kunden inzwischen.

Carola: Moment. Als Steuer-Laie muss ich jetzt doch mal fragen: Was passiert denn mit so einer digitalen Zusammenarbeit im Fall einer Betriebsprüfung?

Christian Déak: Diese sieht nun noch leichter aus als früher, denn: Ich kann dem Prüfer nun eine CD brennen, auf der alle Buchungssätze mit den dahinter befindlichen Belegen enthalten sind. Somit hat der Prüfer alle Daten die er benötigt und muss nicht mehr lange suchen. Bei all unseren Prüfungen war dies bislang ein großer Pluspunkt!

Carola: Wie sieht es mit Datensicherheit aus: Wie hoch ist der Aufwand für den Mandanten, der komfortabel und sicher arbeiten will?

Christian Déak: Die Mandanten haben keinen Aufwand. Wir nutzen ausnahmslos deutsche bzw. inländische Server und alle von uns genutzten Tools werden regelmäßig überprüft.

Carola: Welche Software muss man sich als Kunde installieren, damit alles klappt?

Christian Déak: Keine. Es läuft alles im Browser. Wir haben alles so konzipiert, dass man auch einen völlig fremden PC nutzen und arbeiten kann. Mac oder Windows-PC: beides problemlos möglich. Ich persönlich nutze sogar mein iPad.

Carola: Bekomme ich dann als Mandantin immer irgendeinen Mitarbeiter, der gerade frei ist und in die digitale Akte gucken kann? Eigentlich war es analog doch toll, jemanden zu haben, der sich mit den eigenen Sachen besonders gut auskannte.

Christian Déak: Im besten Fall bleibt der Mitarbeiter konstant. Auch wir haben auf unserer Seite mehr davon, wenn wir Wiederholungseffekte bei Mitarbeitern erkennen, als dass sich ein Mitarbeiter immer komplett neu in alle Thematiken eindenken muss.

Man darf ja eine Sache nicht vergessen: Auf Steuerberaterseite ist es komplizierter geworden, einen Mandanten auf Anhieb zu verstehen. Früher hat man einfach den Pendelordner in die Hand genommen und konnte anfangen zu buchen. Heutzutage muss man sein „Setup“ erstmal verstehen, um ihn buchen zu können.

Die digitalen Kunden bringen zudem deutlich mehr fachliche Besonderheiten mit sich mit (Lieferschwellen, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferungen etc) als früher. Daher werden jedem Mandanten feste Mitarbeiter zugeteilt – einfach damit es sich für beide Seiten besser rechnet.

Carola: Offenheit und Vertrauen sind wichtige Faktoren, wenn es um Geld geht. Wie sind denn deine Erfahrungen, geht das online ohne Reibungsverluste? Wann wäre es besser, an einem Tisch zu sitzen?

Christian Déak: Wir haben mittlerweile mehr Mandate von außerhalb als die Art von Mandaten, die noch gemeinsam an einen Tisch wollen. Da dies wirklich extrem gut funktioniert und wir diese Problematiken nicht haben, baue ich den Bereich auch stetig weiter aus.

Am Ende des Tages, ob digital oder nicht, sind wir eine Steuerberatungskanzlei und unterliegen den gleichen Gesetzen und Anforderungen wie jede analoge Kanzlei. Wir haben nur zusätzlich noch die Herausforderung, dass alles digital und rechtssicher laufen muss.

Carola: Vielen Dank für dein Einblick in die digitale Praxis und weiter viel Erfolg!