Praxistipps vom Kanzleibetreuer: So buchen Sie Kreditkarten

Carola Heine: Hallo Alex, was ist denn das Problem mit Kreditkartenbuchungen? Es hört sich so an, als wären sie eine besondere Herausforderung.

Alexander Mayer: Ja, das sind sie auch: Kreditkarten sind leider nach wie vor mühselig zu buchen.

Die meisten Kanzleimitarbeitenden kennen das, wenn eine Mandantin oder ein Mandant ankommt und eine ewig lange Kreditkartenabrechnung mitbringen.

Die sind dann nicht nur behelfsmäßig zusammengeheftet, oft sind die Thermobelege schon ausgeblichen, weil sie irgendwo vorübergehend verwahrt wurden. Zum Beispiel in der Sonnenblende von Auto. Aber auch wenn alle Belege in einem top Zustand sind: Bei Kreditkartenabrechnungen fehlen doch immer wieder mal welche. Das macht eine nervige Aufgabe draus.

Die Steuerkanzlei muss dann die Belege suchen und finden, manuell verbuchen, erst zuordnen und danach ausbuchen. Das ist eine mühselige Arbeit und es ist auch nicht wirklich spaßig, weil nichts daran automatisiert abläuft.

Carola Heine: Aber du kennst einen anderen und besseren Weg.

Alexander Mayer: Mit lexoffice kann man das komplett anders und viel eleganter lösen.

Denn ich kann sämtliche Kreditkarten, unter anderem von American Express inkl. aller Zusatzkarten oder Miles & More, direkt an lexoffice anbinden und dann komfortabel jeweils die Bewegungsdaten abrufen.

Einfaches Beispiel für Kreditkarten in lexoffice:

Ein Unternehmer benutzt seine American Express Kreditkarte zum Bezahlen bei einem Online-Lieferanten. Er muss dann nur noch wie gewohnt die Rechnung in lexoffice hochladen.

Die „automaghic“-Belegerkennung beziehungsweise die OCR von lexoffice läuft drüber, er bekommt einen Zuordnungsvorschlag und muss den nur noch akzeptieren und auf diesem Weg in der Buchhaltung direkt mit dem Kreditkartenumsatz verbinden.

Komplexeres Beispiel für Kreditkartenbuchung:

Für eine Firma mit 5 Kreditkarten für die Mitarbeiter:innen kann ich in lexoffice für jede:n Mitarbeiter:in einen individullen Benutzer anlegen. Die Kanzleimitarbeiter:innen können die Scan App nutzen und ihre Belege direkt in die Buchhaltungslösung hochladen.

Dann müssen sie jeweils nur noch den Buchungsdatenservice nutzen und mit einem Export-Klick landen alle Datensätze in DATEV.

Carola Heine: Das klingt sehr schick. Wenn jemand lexoffice nur für die Lösung des Kreditkartenproblems nutzen will, genügt ja auch bereits das S-Paket, wie du mir erklärt hast.

Alexander Mayer: Genau. Auf LinkedIn hat ein netter Kontakt mich nach der Technik dahinter gefragt, und seitdem weiß ich auch: Wir setzen bei lexoffice auf diverse Technologien, einschließlich XS2A und FinTS, um stabile Verbindungen und reibungslose Übertragungen sicherzustellen.

Damit ermöglichen wir den Zugriff auf eine Vielzahl von unterstützten Kontenarten wie Girokonten, Tagesgeldkonten, Sparkonten, Darlehenskonten und Kreditkartenkonten. So macht Automatisierung Spaß – und das funktioniert natürlich auch mit dem neuen lexoffice Geschäftskonto!

Carola Heine: Klasse. Danke dir für deine Zeit und bis zum nächsten Tipp!