KI in der Steuerkanzlei der Gegenwart

Mit KI in der Steuerkanzlei effizienter arbeiten

Künstliche Intelligenz entlastet die Menschen Ihrer Kanzlei. Sie können nicht nur Aufgaben automatisieren oder an die Mandant:innen delegieren, gewaltige Datenmengen in Sekunden analysieren und wertvolle Einsichten in die Entwicklung der Unternehmen Ihrer Mandate gewinnen – vor allem können Sie mehr Umsatz und Ergebnisse erzielen, ohne dass dafür Zeit gegen Geld getauscht werden muss und Ihr Team zusätzliche Stunden leisten muss.

So lassen sich die 4-Tage-Woche, Sabbaticals und digitales Arbeiten von jedem Ort der Welt umsetzen. Diese Möglichkeiten wiederum erhöhen Ihre Attraktivität als Arbeitgeberfirma.

Damit Ihre Mitarbeiter:innen sich auf die lukrativeren Aufgaben konzentrieren können, muss KI in der Steuerkanzlei nicht nur irgendwie stattfinden, sondern strategisch in Ihre Workflows integriert werden.

So setzen Sie KI in der Steuerkanzlei ein – in fünf Schritten zum Erfolg

Probleme lassen sich nur lösen, wenn sie als solche erkannt werden. Identifizieren Sie also zunächst die Verbesserungspotenziale in ihren aktuellen Workflows: Der Schuhkarton voller Belege, der mehrere Stunden Sortier- und Tipparbeit durch eine Fachkraft erfordert, ist ein Paradebeispiel.

Wenn Mandant:innen mit einer automagic Zuordnung selbst buchen und die Daten anschließend zur Steuerkanzlei senden, lassen sich Hunderte von Stunden im Quartal sparen.

Aber auch andere Abläufe, die wir bisher als gegeben einfach hin- und annehmen, lassen sich wahrscheinlich optimieren, entlasten oder abschaffen. Damit Sie KI in der Steuerkanzlei zur Verbesserung der Arbeitsabläufe nutzen können, identifizieren Sie also zunächst die Probleme.

Welche Daten werden mühsam manuell zusammengetragen oder sogar manuell abgeglichen? Wo wartet ein Teammitglied auf die Zuarbeit eines anderen, wo entstehen Frust und Druck? Wo werden Fristen nicht oder nur knapp gehalten, welche Fragen halten alle auf? Dort sind die Hebel, die Sie suchen.

Welche Probleme können durch KI in der Steuerkanzlei gelöst werden?

Im zweiten Schritt sollten Sie herausfinden, welche dieser Herausforderungen durch KI gelöst oder im Ablauf verbessert werden können. Nicht immer wird es eine auf künstlicher Intelligenz basierende Lösung geben, manchmal gibt es einfach eine bessere Software, eine fehlende Schulung, eine smarte Aushilfe, die noch fehlen.

Damit Sie besser überblicken, wobei KI in der Steuerkanzlei helfen kann und wobei nicht, müssen Sie zunächst ihre Grenzen kennen und sich mit den zur Verfügung stehenden Tools vertrauter machen. Ein typisches Beispiel für ein durch KI zu lösendes Problem ist die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben:

Terminplanung und -koordination, Dateneingaben, Kundenservice-Standardfragen sind manuell aufwändig und teuer, lassen sich aber mühelos an Tools auslagern. Erforschen Sie also die Routineaufgaben im Team, das täglich Wiederkehrende und die Zeitfresser.

KI in der Steuerkanzlei kann außerdem große Datenmengen schnell und präzise analysieren und auf diesem Weg zeitnah wertvolle Erkenntnisse liefern. KI kann sogar eine Basis-Recherche übernehmen und Ressourcen für Sie vorsortieren, die dann nur noch geprüft werden müssen. Auch Marketingaufgaben lassen sich zu großen Teilen automatisieren.

Die richtigen Tools finden

Wenn Sie die Sollbruchstellen, Routineberge und Probleme identifiziert haben, lohnt es sich immer, nach dem passenden KI-Tool für diese Herausforderung zu forschen. Es gibt eine Vielzahl von KI-Tools, jedes mit seinen eigenen Stärken und Möglichkeiten. Die Herstellerfirmen arbeiten mit informativen Case Studies, um Ihnen Einblicke zu geben und in den wichtigsten Bereichen wie Buchhaltung und Datenimport aus Kundensystemen stehen Ihnen Experten und Berater hilfreich zur Seite.

Für welche Anwendungen Sie sich entscheiden, hängt am Ende vom Budget, vom Input, von Ihren Vorlieben, von den Vorlieben Ihres Teams und auch von den Aufgaben ab, bei denen Sie Hilfe benötigen.

Das aktuell sehr populäre ChatGPT kann für eine Vielzahl von Aufgaben wie Recherche, Inhaltserstellung, Kundenservice und Datenanalyse verwendet werden, aber auch als Suchmaschine. Mit deepl.com lässt sich eine alltagstaugliche Übersetzung hin und zurück aus vielen Sprachen abrufen. Marketo, Pardot oder Hubspot übernehmen sich wiederholende Marketing- und Automatisierungsaufgaben wie E-Mail-Marketing, Lead-Generierung und Social-Media.

Um zum Beispiel digitale Belegbuchung durch Mandant:innen zurückzukehren: Für Steuerberater:innen ist der Einsatz von lexoffice kostenfrei, da sie innerhalb der Accounts ihrer Mandant:innen arbeiten. Mandanten buchen Belege selbst und als Steuerberater:in können Sie den Steuerberaterzugang nutzen, um Daten zu ziehen und bei Problemen zu helfen. Damit entfallen Pendelordner, Übertragungsfehler, manuelle Erfassung in der Kanzlei und der Aufwand der Abstimmung bei Fragen.

Den Einsatz von KI in der Steuerkanzlei können Sie nicht delegieren

Eine App oder ein Tool für eine Problemstellung zu finden gelingt meist in Minuten. Doch
wie können Sie verlässlich wissen, ob ein KI-Tool die speziellen Probleme Ihrer Kanzlei löst oder sich gut in Ihren Arbeitsablauf integrieren lässt, wenn Sie es noch nie ausprobiert haben? Bewertungssternchen reichen für eine solche Einschätzung nicht aus.

Immer und grundsätzlich sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um das Tool selbst zu testen, mit Ihrem Team anzuschauen und deren Meinung einzuholen.

So können Sie ermitteln, wie das Tool funktioniert, wo seine Grenzen liegen und wie schwer seine Funktionen zu bedienen sind und erfahren auch gleich, ob Sie auf Beratung oder Betreuung zugreifen können. Führen Sie dann jeweils für diese App eine Kosten-Nutzen-Analyse durch, um festzustellen, ob Sie das Tool behalten oder darauf verzichten sollten.

Wenn Sie von einer Anwendung überzeugt sind, muss diese noch Ihr Team überzeugen.

Mitarbeiterschulungen für kompetente Umsetzung

Der fünfte und letzte Schritt besteht darin, dass die KI in der Steuerkanzlei überhaupt genutzt wird. Voraussetzung dafür ist, dass Ihre Mitarbeiter:innen mitziehen und dass sie überhaupt eine Chance haben, die Tools gut einsetzen zu können.

Schulen Sie Ihr Team für die Nutzung der KI-Tools. Gestresste und von Fristen geplagte Menschen werden sich nicht darum reißen, neue Werkzeuge auszuprobieren, deren Sinn sich nicht erschließt und von denen sie befürchten, dass sie ersetzt werden können.

Deshalb ist Transparenz so wichtig wie eine Schulung aller Mitarbeiter:innen, die mit einem Tool der KI in der Steuerkanzlei arbeiten sollen. Das nimmt auch bei intuitiv zu bedienenden Apps die Hemmschwelle und ist entscheidend dafür, dass Ihr Team die Vorteile der Tools in vollem Umfang nutzen kann und in der Lage ist, KI nahtlos in den Arbeitsablauf zu integrieren.

Sorgen Sie für eine:n zentrale:n Ansprechpartner:in, die wiederum für regelmäßige Checks, Fortbildungen und das Beantworten von Fragen sorgt und Bedenken oder Probleme kommunizieren kann. Machen Sie außerdem alle Tools für sämtliche Teammitglieder leicht zugänglich. Geben Sie Ihrem Team dann etwas Zeit, um den Umgang mit den neuen Tools zu erlernen, bevor Sie verlangen, dass sie diese in vollem Umfang nutzen.

Fazit: Alle profitieren von KI in der Steuerkanzlei

Die Integration von KI in den Workflow Ihrer Kanzlei wird Ihnen dabei helfen, zufriedenere entlastete Mitarbeiter:innen und bessere Prozesse zu haben, was zu zufriedeneren Mandant:innen und damit mehr Umsatz führt.

• Welche Probleme kann KI generell lösen?
• Wo kann KI konkret Ihrer Kanzlei helfen?
• Welche KI-Anwendungen gibt es?
• Welche Tools wünscht sich das Team?
• Welche Schulungen werden benötigt?

Wenn diese fünf Schritte auch Sie als Steuerberater:in aktuell beschäftigen, weil Sie innovativer arbeiten möchten, dann sollten Sie einen Besuch unserer Kanzleibetreuer:innen anfordern: Wir beraten Sie gerne.