Das lexoffice Ökosystem : starke Partner fürs Business

Das lexoffice Partner-Ökosystem

Die Unternehmenslösung lexoffice arbeitet mit Technologiepartnern zusammen, die ihre eigenen Anwendungen mit lexoffice verbinden, aber auch mit Integrationspartnern, die für die offene API von lexoffice entwickeln. Außerdem gehören Kooperationspartner zu den zahlreichen Teilnehmer:innen am Ökosystem rund um die lexoffice Partnerschaften.

Im ersten Teil unserer Serie sprechen wir mit lexoffice Product Owner Frank Steinberg über die inzwischen über 100 Technologiepartner und deren Entwicklung.

Ein offenes System, das Buchhaltung um fortgeschrittene Funktionen erweitert

Carola Heine:: Lieber Frank, “Partner Ökosystem“ ist ein sehr verheißungsvoller Name und sagt schon einiges über die vielen Möglichkeiten aus. Denn es ist nun mal etwas ganz anderes, ob man einen Partner hat oder gleich ein ganzes System. Aber lass uns da mal ans Eingemachte gehen: Was ist das lexoffice Ökosystem und wie kam es zustande?

Frank Steinberg:: Kernkompetenz von lexoffice ist die Automatisierung der Buchhaltung, Fakturierung von Rechnungen und Lohnabrechnung. Uns ist aber sehr bewusst, dass … viel mehr Geschäftsprozesse …. Viele dieser Prozesse werden von Softwarelösungen unterstützt, die Daten mit der Buchhaltung austauschen. Beispiel Shop: Kleinunternehmer verkauft Produkte über seinen Shop. Die Fakturierung der Rechnungen und Versand der Ware erfolgt im bzw. über den Shop. Über unsere Shop-Anbindungen werden die Rechnungen automatisch in die lxo-BuHa übergeben und verbucht.

Wir haben lexoffice bewusst nicht als geschlossenes System entwickeln wollen, sondern als ein offenes, das genau diese Geschäftsprozesse, die von kleinen Unternehmen genutzt werden, aktiv mitdenkt – also mit anbietet und mit anbindet. Da wir von vornherein gesehen haben, dass wir die Dinge nicht selbst anbieten können, als offenes System. Denn selbst wenn wir beispielsweise ein Shopsystem bauen würden, dann würden Spezialisten, die sich auf nichts anderes konzentrieren, trotzdem immer das bessere System bauen. Daher ergibt es keinen Sinn für uns, einen Shop mit anzubieten. Es ist aber sehr sinnvoll zu sagen: Wir interagieren mit allen professionellen Shop-Lösungen am Markt.

Das ist genau das, was sich hinter dem Thema Partner Ökosystem verbirgt:

Wir binden in lexoffice als offenes System Standardlösungen ein, die Klein- und mittelständische Unternehmen für ihre Geschäftsprozesse nutzen und die sinnvoll mit einer Buchhaltung oder einer Fakturierung oder Lohnabrechnung verbunden werden können. Nicht geschlossen heißt: Jede:r kann bei uns mitspielen, jede:r kann eine Anwendung entwickeln. Wir haben da keinerlei Berührungsängste, selbst wenn es Überlappungen in den Anwendungsbereichen gibt. Denn auch wenn zwei das gleiche Thema anbieten, so hat das Produkt eines Technologiepartners vielleicht zwar etwas Ähnliches im Angebot, aber nie genau das Gleiche.

Frank Steinberg:: Ein klassisches Beispiel ist unser Partner Billbee. Auch Billbee erzeugt Rechnungen, ist aber speziell im Bereich E-Commerce unterwegs und – ganz ehrlich – im E-Commerce auch deutlich besser als wir: Sie haben alle Schnittstellen und alle Zugänge zu Marktplätzen, denn sie machen nichts anderes und sind Spezialisten für diesen Bereich. Wir interagieren mit ihnen als Partner und haben eine Anbindung, die Billbee geschrieben hat.

Sie erzeugen die Rechnungen und wir bieten die Buchhaltung dazu an. Der Nutzen für den kleinen Unternehmer oder die kleine Unternehmerin: Der Shop ist komfortabel an easybill angebunden und automatisiert die vielen Rechnungen, die Buchhaltung läuft über lexoffice und das Ganze tauscht automatisch Daten aus und automatisiert die Prozesse.

Alles smart, automatisiert und einfach

Carola Heine: Das hat natürlich enorme Vorteile. Man spart so viel Zeit durch Partner-Lösungen, weil man nicht mehr Sachen manuell von einem System ins andere schaufeln muss. Die Fehlerquote sinkt, weil bei manuellen Übertragungen immer Fehler anfallen, egal wie sorgfältig man ist. Alles liegt in der Cloud: Das heißt, man muss sich nicht selber darum kümmern, dass Software auf dem aktuellen Stand gehalten wird, sondern kann sich darauf verlassen, dass andere das System bauen und warten und pflegen und absichern. Außerdem hat man auch noch rechtskonforme Daten – und man selber muss sich eigentlich nur darum kümmern, dass man die beiden Technologiegeschichten miteinander verknüpft, richtig?

Frank Steinberg: Richtig. Und auch das haben wir so gestaltet, dass es sehr, sehr einfach ist. Im Technologiepartner-Ökosystem haben wir es so eingerichtet, dass diese Anwendung automatisiert wird. Kund:innen rufen nur aus dem Partnersystem den lexoffice Account auf, loggen sich einmal ein, und stellen so die Verbindung her. Dann machen die beiden Systeme einen sogenannten Handshake miteinander. Alles passiert im Hintergrund, die Kundin oder der Kunde müssen gar nichts machen.

Dann teilt das System mit, dass die beiden Systeme – zum Beispiel eine Shoplösung oder eine Zeiterfassung und lexoffice – nun Daten miteinander austauschen möchten. Wir sagen sehr transparent, um welche Daten es sich handelt, Kundin oder Kunde stimmen zu und dann sind die beiden Systeme mit ein paar Klicks erfolgreich verbunden. Natürlich kann man die Systeme auch jederzeit wieder problemlos trennen.

Carola Heine: Man muss also keine aufwändige Schulung oder eine Fortbildung durchlaufen. Denn es sind in den meisten Fällen wenige Klicks, bei vielen Anwendungen sogar nur ein Klick, bis die Systeme miteinander verbunden sind. Du hattest den Bereich E-Commerce erwähnt, dazu fallen mir spontan die ganzen Apps ein, die Rechnungen einsammeln wie getmyinvoices und invoicefetcher. Oder die sehr guten Controlling-Tools, bei denen man bei Bedarf auch noch Dienstleistung zu den Daten buchen kann. Dann gibt es ausgeklügelte Zeiterfassungssysteme, Projektmanagement-und Planungssysteme. Habe ich was vergessen? Was gibt es denn noch für Partner?

Frank Steinberg: Wir haben CRM-Systeme, die man ganz einfach nutzen kann, eine HubSpot-Anwendung ist in der Pipeline, eine Pipedrive-Anwendung auch. CRM-Lösungen sind gut nutzbar und wir arbeiten auch sehr gerne mit Plattformen wiw samdock zusammen. Da sind wir also breit aufgestellt. Bei meiner letzten Zählung von mir waren es 95. Wir sollten aber inzwischen deutlich über der 100 sein: lexoffice hat inzwischen über 100 Technologiepartner.

Carola Heine: Es lohnt sich also, auch einfach mal stöbern zu gehen und zu gucken: Vielleicht nutzt man als Unternehmer:in sogar schon ein Tool und weiß gar nicht, dass man die beiden Systeme zeitsparend verbinden kann. Das habe ich letzte Woche in einer Forendiskussion gesehen und konnte den entscheidenden Tipp geben: Viele könnten schon Anwendungen verknüpfen und wissen es noch gar nicht.

Ich empfehle also, einfach mal durch die Liste „Technologiepartner“ zu stöbern und zu gucken: Was kann ich mit sehr geringem Aufwand und niedrigen Gebühren verknüpfen, um mein Leben wesentlich komfortabler zu gestalten?

Frank Steinberg: Vielleicht auch ohne Gebühren. Denn eine ganze Reihe unserer Anbindungen sind kostenfrei, wie die meisten, die vom Technologiepartner selbst bereitgestellt werden. Wenn die Anwendung durch einen zwischengeschalteten Partner geschaffen wird, kostet das ein bisschen Geld, denn es entstehen ja auch Kosten. Unter dem Strich überwiegt aber immer der Nutzen der Anbindung.

Carola Heine: Auch lexoffice ist ja sehr bezahlbar, wenn man sich mal anschaut, was das alles kann – mit den ganzen Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei bis hin zur Angebotsabwicklung bis hin zur Abrechnung und dem Kontaktmanagement. Man spart so viele Stunden, auch durch den Einsatz der Technologiepartner. Weißt du eigentlich noch, wer die ersten 5 Partner waren?

Frank Steinberg: Ich erinnere mich noch sehr gut an die ersten, die wir aufgeschaltet haben. Einerseits ein Zeiterfassungssystem, das war damals Clockodo, und dann ein Shopsystem und eine Reisekostenabrechnung war auch noch dabei. Damals sind wir noch klopfen gegangen und haben gefragt: „Wollt ihr nicht mal? Wir bauen das auf – das ist hochinteressant.“ Lexoffice hatte noch deutlich weniger Anwender:innen. Die ersten fünf waren:

1. Clockodo
2. WooCommerce von German Market
3. VersaCommerce
4. Einfach Reisekosten
5. Getmyinvoices

Carola Heine: Wie ist denn das Feedback der Anwender:innen? Landet das auch bei euch?
Frank Steinberg: Ja, das bekommen wir tatsächlich mit. Wir kriegen sehr viel Feedback und sehen natürlich auch die Zahlen, wie was genutzt wird. Momentan können wir klar sagen: fast jeder dritte Kunde von uns nutzt inzwischen eine Partneranbindung. Wir haben knapp 70.000 Anbindungen unserer Kund:innen zu einem Technologiepartner.
Wir sehen sehr, sehr deutlich, dass Kunden mit Partneranbindungen eine deutlich höhere Bindung an lexoffice haben, weil sie viel mehr Nutzen daraus ziehen. Das funktioniert hervorragend und wir erhalten sehr positives Feedback. Unsere Kunden haben insbesondere genau die Vorteile, die du schon genannt hast.
Wir verhindern, dass beim Übergang zwischen Systemen Fehler passieren. Die Fehlerrate geht gegen Null, denn es wird ja kein Papier mehr erfasst, ausgedruckt, der Inhalt übertragen – sondern die Daten werden direkt und ohne Medienbruch weitergegeben.

Carola Heine: Das führt zu maximaler Zeitersparnis, und ich habe alle Daten in Echtzeit an einem Ort, sehr praktisch. Wie sieht das in der Praxis aus? Logge ich mich in mein lexoffice ein oder logge ich mich bei den Partnern ein? Wie sieht dann meine Welt aus?

Frank Steinberg: Die Welt sieht so aus wie vorher auch. Ich habe die Systeme der Partner und ich habe das lexoffice System, es gibt kein integriertes System mit einem Dashboard oder Cockpit für alle meine Systeme. Sondern ich nutze meine Anwendungen genau wie vorher, optimal organisiert und automatisiert wird der Datenfluss zwischen den Systemen.

Ich logge mich beispielsweise in mein lexoffice ein und habe im Hintergrund einen Shop laufen – Shops sind immer ein so schön plakatives Beispiel. Dann bekomme ich einen Auftrag aus dem Shop heraus und der Shop übergibt die Daten automatisch an lexoffice und ich habe sie dann in der Buchhaltung. Sie sind damit schon in meinem lexoffice System zu sehen. Ähnlich funktioniert es aber auch mit Projektarbeitszeiten, die in einer Lösung unserer Zeiterfassungspartner wie Clockodo, Clockin, Timix, Tyme oder Zistemo erfasst und an lexoffice zur Fakturierung übergeben werden.

Sie werden dann übergeben zur Rechnungsschreibung an die lexoffice Systeme, zum Beispiel. Und ich kann dann die Daten automatisch übernehmen, habe sie in einem Rechnungsentwurf vorliegen und kann die Rechnung fertigstellen.“

Carola Heine: Gibt es irgendein Limit, wie viele Partnersachen ich einbinden kann?
Frank Steinberg: Nein, es gibt kein Limit, du kannst alle 100+ Partner anbinden, wenn du das willst. Von Anfang an haben wir auch bereits bei der Kundenbefragung gefragt: „Und welche Anwendung hättest du gerne noch? Was fehlt? Dann haben wir einfach Hitlisten erstellt und geguckt, dass wir möglichst schnell die Partner dann auch an Bord kriegen.

Carola Heine: Das Interesse an neuen Partnerbindungen ist auch groß, Ihr stellt monatlich durchschnittlich 5 neue Technologiepartner live. Was waren denn die letzten fünf, Stand März 2024?

Frank Steinberg: Das kann ich dir sofort sagen, das waren

1. Profairs
2. Pipedrive by maesn
3. UmsatzBlick by Apptonic
4. Finban
5. Paketanbindung by lifeguardmedia

Circa 50 Partner befinden sich aktuell im Onboarding. Wer sich jetzt für das Partner-Ökosystem interessiert und schauen möchte, welche unserer Partnter infrage kommen, schaut am besten mal direkt unter lexoffice.de/partner vorbei.

Carola Heine: Vielen herzlichen Dank für deine Zeit!