Steuertipps für Fachmessen: Für Messebesucher*innen und Ausstellende

Fachmessen-Steuertipps: Für Messebesucher*innen und Ausstellende

Von beruflicher Veranlassung für den Messebesuchenden bis zum Abzug der Betriebsausgaben für die Teilnahme mit einem Messestand

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Messen sind die Highlights des Branchenjahres: Networking und News, Austausch und neue Produkte, Fortbildungen und Warenproben, Vorträge und die Möglichkeit, neue Geschäftspartner zu finden – nur auf Fachmessen kannst du all das auf an einem Ort erleben. Wie du die Teilnahme an einem Event steuerlich geltend machen kannst, erklären wir in diesen Steuertipps für Fachmessen.

Das Finanzamt findet: Messebesuche sind nicht alle gleich. Wenn du auf eine Fachmesse gehst, weil sie auf dein Fachgebiet oder deine Branche ausgerichtet ist, musst du sicher stellen, dass der Besuch nicht als rein privat gewertet wird. Nur wenn du plausibel belegen kannst, dass du aus rein beruflichen Gründen teilnimmst, kannst du die gesamten Kosten im Zusammenhang mit dem Messebesuch steuersparend als Betriebsausgaben geltend gemacht werden (bei Arbeitnehmern, also beispielsweise deinen Mitarbeitenden, sind es Werbungskosten).

Wenn du teils beruflich, teils privat motiviert bist, auf ein Event zu gehen, kannst du auch nur einen Teil der anfallenden Kosten als Betriebsausgaben/Werbungskosten steuerlich geltend machen. Das muss dann ebenso plausibel aufgeschlüsselt werden. Denn die Beweislast dem Finanzamt gegenüber liegt immer bei dir.

Sauber schriftlich aufschlüsseln: Der berufliche Anteil am Messebesuch

Ist dein Fachmessenbesuch also nur zum Teil beruflich und auch privat veranlasst, dann sind die allgemeinen Ausgaben wie An- und Abreisekosten sowie Übernachtungskosten nach Zeitanteilen aufzuteilen und (nur) die Kosten für den beruflichen Teil können dem Finanzamt steuermindernd präsentiert werden (BFH Urteil v. 21.9.2009, Az. GrS 1/06 und BFH, Urteil v. 16.11.201, Az. VI R 19/11).

Arbeitnehmer oder deine Mitarbeiter*innen haben es da einfacher, denn du kannst ihnen bestätigen, dass sie für den Messebesuch freigestellt werden und außerdem die Kosten für Eintrittskarten und Fahrt etc. als Betriebsausgaben geltend machen. Als Unternehmer*in musst du dir selbst bestätigen, dass du an Fortbildungen teilgenommen, den Wettbewerb analysiert oder Kundschaft getroffen hast. Ein Ablaufprotokoll, ggf mit Visitenkarten der Gesprächspartner und Notizen kann sehr hilfreich sein, um zu belegen, dass du nicht zum privaten Spaß auf einer Fachmesse gewesen bist.

Steuertipps für Fachmessen-Besucher*innen

Beruflich auf der Messe? Dann kannst du absetzen:

  • Eintrittskarten
  • Fahrscheine/Fahrtkosten/Taxikosten
  • Parkgebühren
  • Kommunikationskosten Telefon/Fax/Internet
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungspauschale Inland/Ausland
  • Reisegepäckversicherung
  • Unfallreiseversicherung/Unfallkosten

Wenn du als Aussteller*in auf Fachmessen gehst, sind deine Kosten im Normalfall als Betriebsausgaben absetzbar.

Steuertipps für Fachmessen -Ausstellende

Ein Messestand ist ein teures Vergnügen. Waren oder Dienstleistungen zu präsentieren, ist mit erheblichen Kosten verbunden, zumindest wenn du es richtig machst und einen Stand akzeptabler Größe an einem logistisch sinnvollen Ort auf einem geeigneten Event anbieten möchtest. Alles andere können wir auch nicht empfehlen, nur wenn du konkrete Ziele hast für eine Fachmesse und dein Messestand brauchbare Aussichten bietet, lohnt die Investition.

Dann aber richtig, weil der Bekanntheitsgrad steigt und du wichtige Kontakte finden wirst. Weil die Kosten für die Teilnahme an einer Fachmesse als Betriebsausgaben abziehbar sind, solltest du sorgfältig alle Ausgaben dokumentieren:

  • Werbung vorab, zum Beispiel Social Ads
  • Werbematerialien wie Flyer und Visitenkarten
  • Personalkosten für Aufbau und Betreuung
  • Standmiete
  • Kosten für Messebau/dekorative Aufbauten
  • Kosten für „Mitgebsel“ und Streugeschenke
  • Büromaterial, Kommunikationskosten
  • Produktproben und Gewinnspielkosten
  • Kosten für Zusatztickets für Mitarbeiter/Kunden
  • Verpflegung und Verköstigung am Stand
  • Abbau- und Transportkosten

Streuartikel bis 10 Euro kannst du verschenken, ohne Aufzeichnungen über die Empfänger zu führen. Liegt der Aufwand höher, will das Finanzamt wissen, wer das Geschenk erhalten hat – und erhalten langjährige Kunden oder Geschäftspartner auf der Messe Geschenke im Nettowert von mehr als 35 Euro, sind diese Kosten ebenfalls nicht als Betriebsausgabe abziehbar.

Vorsicht aber bei Bewirtungskosten: Wird ein Kunde oder Geschäftspartner nicht an deinem Stand verköstigt, sondern in einem Restaurant innerhalb oder außerhalb der Messe, liegt eine geschäftlich veranlasste Bewirtung vor, nur 70% sind dann als Betriebsausgabe abziehbar.

Eine Umsatzsteuer-Besonderheit: Gewinnspiele

Wenn du bei einem Gewinnspiel Sachpreise auslobst, dürfen die Anschaffungskosten für die Preise grundsätzlich als Betriebsausgaben abgezogen werden, aber ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich. Wichtig ist für die steuerliche Geltendmachung der Gewinnspielkosten auch, dass es ein offenes Gewinnspiel für alle Besucher*innen der Messe ist und nicht eines zum Beispiel nur für Kundschaft.

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Wichtig ist auch bei einem Messestand die detaillierte Auflistung aller Details, um Betriebsausgaben begründen und korrekt zuordnen zu können. Achte zum Beispiel darauf, dass die Betreiber des Messegeländes ihre Abrechnung aufschlüsseln nach Flächenmiete für die Fläche, Budenmiete und Ausgaben für sonstige Serviceleistungen wie Reinigung oder Security.

Wenn du Werbegeschenke in Form von Streuartikeln kaufst, sollte die exakte Anzahl auf der Rechnung stehen und nicht eine vage Angabe wie „ein Gebinde“, denn du musst im Zweifelsfall belegen können, dass deine Werbeartikel den Wert von 10 Euro pro Person nicht überschritten haben.

Besonders wichtig ist dies immer dann, wenn du deinen Messestand mit jemandem aus deinem Netzwerk teilst, um eine bessere Lage oder einen größeren Stand anbieten zu können – dann kann das schriftliche Protokoll nicht akribisch genug sein.

  • Foto: © jotily – stock.adobe.com
Über den Autor
Carola Heine
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