Zeitmanagement für die Steuerkanzlei

Zeitmanagement für die Steuerkanzlei

Zeit ist ein knappes Gut in einer Zeit, in der Beratung und individuelle Mandantenbindung immer wichtiger werden. Wir haben 3 Tipps für Steuerberatende, die ihre Planung optimieren wollen.

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Was unterscheidet Zeitmanagement für die Steuerkanzlei von dem in anderen Unternehmen? Gibt es Unterschiede, wie wirken sie sich aus und was hilft bei der Prozessoptierung?

Was Zeitmanagement für die Steuerkanzlei unterscheidet

Auf den ersten Blick haben alle Unternehmer:innen mit den gleichen Herausforderungen zu kämpfen: Fachkräftemangel, zu viel oder zu wenig Arbeit, digitaler Wandel, der Kampf um die Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit. Doch Steuerberater:innen haben eine etwas spezielle Planungssituation und gleich drei Faktoren unterscheiden Zeitmanagement für die Steuerkanzlei von dem in anderen Firmen:

1. Monatliche, vierteljährliche und jährliche Fristen und andere Termine

Jeder einzelne Mandant und jede Mandantin ist an nicht verhandelbare Fristen gebunden, die alle Abläufe beeinflussen. Je nach Branche und Fachgebiet der Mandantschaft richtet sich Urlaubsplanung nach solchen Stoßzeiten, sind Expert:innen unabkömmlich, können Zeitblöcke nicht nach Belieben nach hinten verschoben worden.

2. Neue Gesetze und Anpassungen von Regelungen betreffen gleich zwei Ebenen.

Gesetzesänderungen und neue Verordnungen betreffen nicht nur das eigene Unternehmen, sondern die Mandant:innen auch, und Steuerberatende gelten außerdem als Anlaufstelle für Informationen und Beratung, wieder oft in zeitkritischen Abläufen. Das macht ein »Ereignis« aus diesen Regelungen, auf das zwingend eingegangen werden muss.

3. Das Steuerberatungsgesetz (StBerG) bindet Aufgaben auf Steuerberater-Ebene

Während selbständige Unternehmer:innen in der restlichen freien Wirtschaft sich aussuchen können, was sie wann und wem delegieren und dabei völlig frei entscheiden und Aufgaben nach Belieben outsourcen können, sind Steuerberatende an das Steuerberatungsgesetz (StBerG) gebunden und haben daher diesbezüglich Vorgaben und Einschränkungen einzuhalten.

Problem oder Planungssicherheit?

Die drei Faktoren, die Zeitmanagement für die Steuerkanzlei unterscheiden von dem in anderen Unternehmen, sind nicht nur Stressfaktoren. Sie geben auch Planungssicherheit und ermöglichen es, Prozessroutinen aufzusetzen, die sich dann beliebig wiederholen lassen:

Nehmen wir zum Beispiel
eine Gesetzesänderung.

Als Steuerberater:in können Sie als festen Ablauf definieren:

  • Nutzen für und/oder Auswirkungen auf Mandanten identifizieren
  • Planungs-Konsequenzen/Fristen für Mandantschaft und Kanzlei herausarbeiten
  • Blogartikel für die Website schreiben, der FAQ gründlich abhandelt
  • dabei das Expertenwissen der eigenen Kanzlei voranstellen
  • Mandanten per Newsletter und Social Media auf den Blogpost schicken
  • je nach Branche und Digitalisierungsgrad einen Postbrief ergänzen
  • Ansprechpartner (Projekt Owner) festlegen und kommunizieren

*

Jeder Schritt lässt sich auf Templates/Vorlagen, Aufgaben und Zuständigkeiten herunterbrechen. Einmal dokumentiert und festgelegt, lässt sich die Aufgabe auch outsourcen, wenn Kapazitäten für solche organisatorische Dinge knapp sind.

Lassen Sie sich bei der Gelegenheit dann gleich zu jedem Blogpost fünf bis zehn Social Media Posts mit grafischer Aufbereitung mitliefern.

Machen Sie alle drei Schritte – Ablauf festlegen, Outsourcing, Social Media Mitverwertung – zu einem eigenen Prozess, in den Sie jederzeit die Info über eine neue gesetzliche Regelung einwerfen können, ohne diese selbst schrittweise einsteuern zu müssen.

Drei Powertipps für das Zeitmanagement in der Steuerkanzlei

Sämtliche Tipps für eine gute Morgenroutine, die Hinweise auf smartphone-freie Zeiten und strukturiertes Arbeiten mit verschiedenen Systemen sind Ihnen wahrscheinlich längst bekannt. Wir haben aber drei andere hilfreiche Vorgehensweisen, die wir Ihnen ans Herz legen wollen, damit es wieder Spaß macht, auch in stressigen und Ausnahmezeiten eine Kanzlei zu betreiben.

1. Loslassen lernen – und zwar auf Profi-Level

Steuerberaterinnen und Steuerberater sind berufsbedingt Macher:innen und haben das Gefühl, alles in der Kanzlei kontrollieren zu müssen – selbst bei den Projekten, die nicht unter das Steuerberatungsgesetz (StBerG) fallen. Das ist verständlich und in den meisten Fällen »organisch« so gewachsen, aber nicht nützlich. Sie sollten es ändern. Bitte gehen Sie einen Schritt zurück und betrachten Sie alle wiederkehrenden Aufgaben unter dem Aspekt, dass Sie outsourcen, abgeben und delegieren möchten, was anfällt.

Auch bei den unter das Steuerberatungsgesetz (StBerG) fallenden Aufgaben kann von qualifizierten Mitarbeitenden mit dem richtigen Prozess so viel Vorarbeit geleistet werden, dass Sie nur noch das Ergebnis kontrollieren müssen.

2. Zeiten blocken, Probleme aktiv angehen

Setzen Sie sich große Zeitblöcke für komplett ungestörtes Arbeiten in den Zeitplan und kommunizieren Sie diese Ihrem Team, aber auch jenen Mandantinnen und Mandanten, mit denen Sie gerade in größere Beratungen eingebunden sind. Sie kommen schneller voran, wenn Sie nicht unterbrochen werden und diese Zeitblöcke nicht verschieben oder verhandeln.

Sollte sich wider Erwarten ein solcher Zeitblock nicht mit Aufgaben füllen, nutzen Sie ihn trotzdem: Für Fortbildung, Networking, strategische Planung von Marketingmaßnahmen und Überlegungen, was Sie umverteilen und delegieren können.

3. Persönliche Betreuung strategisch einsteuern

Nichts ist so lohnend, spannend und zeitaufwändig wie individuelle Beratung. Aber ist Beratung innerhalb einer Branche oder für eine Fachrichtung in jedem Aspekt so individuell, dass Sie jedesmal von vorne beginnen müssen mit dem Ablauf, den Sie sich überlegt haben? Vielleicht hilft Ihnen ein zusätzlicher Mandant*innen Onboarding-Prozess dabei, einige Fragestellungen schon im Vorfeld zu klären, so dass Sie auf gut vorbereitete Informationen zurückgreifen können. So kürzen Sie die Anbahnungsphase ein und können direkt in die Betreuung gehen.

Oder Sie staffeln Beratungsprojekte nach Größenordnungen und Dringlichkeit durch Fristen. Sie priorisieren die Lohnendsten und entscheiden sich gegen kleinere Mandate, die viel Zeit fressen – ohne dass sich nennenswerte Ergebnisse zeigen.

Nicht immer muss Ihre Kanzlei die sein, die überdurchschnittlich lange am Ball bleibt, bis Mandate sich endlich vielleicht doch noch entwickeln. Vielleicht entdeckt ein Kollege schneller das Potenzial. Das ist dann für alle gut – auch für Sie.

Sie haben schließlich keine Zeit zu verschenken.

Viele Herausforderungen bestimmten die Steuerbranche

Große und kleine Stellschrauben müssen als solche erkannt werden, um sie zu bewegen.

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Über die Autorin
Carola Heine
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