Kleinbetragsrechnung

Bei einer Kleinbetragsrechnung handelt es sich um eine Rechnung über einen relativ geringfügigen Gesamtbetrag. Sie bietet dem Unternehmer erhebliche Erleichterungen, da die umsatzsteuerlichen Vorschriften vor allem im Hinblick auf die Form nicht in voller Strenge gelten. Lange Zeit lag die Höchstgrenze für eine Kleinbetragsrechnung bei 150,00 Euro. Dies hat sich aber inzwischen geändert. Durch das sogenannte Bürokratieentlastungsgesetz II hob der Gesetzgeber nämlich die Grenze für Kleinbetragsrechnungen gemäß § 33 UStDV auf 250,00 Euro an. Die Änderung trat rückwirkend zum 01. Januar 2017 in Kraft. Vor allem im Handel mit Waren des täglichen Bedarfs, bei Barumsätzen sowie bei Abrechnungen durch Automaten kommt dieser Vereinfachungseffekt zum Tragen.

Die Merkmale einer Kleinbetragsrechnung

Grundsätzlich setzt der Vorsteuerabzug laut § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 S. 2 UStG voraus, dass jeder Empfänger einer Leistung eine Rechnung erhalten muss, in der all jene Rechnungsangaben enthalten sind, die in § 14 Abs. 4 UStG aufgeführt sind. Gerade bei sehr kleinen Rechnungsbeträgen steht der Aufwand einer solchen Rechnungserstellung aber in keinem Verhältnis zur tatsächlichen Summe. Darum legt die Kleinbetragsregelung in § 33 UStDV für den Vorsteuerabzug deutlich geringere Anforderungen an die Rechnungsangaben fest. Doch diese Regelung gilt nicht in allen Fällen und nicht in jeder Branche. Kleinbetragsrechnungen finden im Versandhandel, bei einer Umkehr der Steuerschuld (§ 13b UStG) sowie bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG) keine Anwendung.
Doch welche Anforderungen gelten für eine Kleinbetragsrechnung? Generell muss die Rechnung fünf wichtige Punkte enthalten:

  • Den vollständigen Namen und auch die vollständige Adresse des Unternehmers, der die Leistung erbringt
  • Das exakte Ausstellungsdatum
  • Die handelsübliche Bezeichnung (Art) und Menge der gelieferten Waren beziehungsweise Art und Umfang der erbrachten sonstigen Leistung
  • Das exakte Entgelt für die Lieferung beziehungsweise für die Erbringung der sonstigen Leistung und den jeweiligen Steuerbetrag in einer Summe.
  • Gegebenenfalls der Hinweis auf eine eventuelle Steuerbefreiung beziehungsweise der anzuwendende Steuersatz

Zusätzlich ist folgende Regelung zu beachten: Wird in einer Kleinbetragsrechnung über mehrere unterschiedliche Leistungen abgerechnet, die auch jeweils verschiedenen Steuersätzen unterliegen, sind für die unterliegenden Leistungen prinzipiell die jeweiligen Summen anzugeben. Die übrigen formalen Voraussetzungen gemäß § 14 UStG sind dabei zu beachten.

Zusatzangaben können bei einer Kleinbetragsrechnung riskant sein

Generell ist es auch in einer Kleinbetragsrechnung natürlich möglich, über die geforderten Mindestangaben hinaus weitere unterschiedliche Angaben festzuhalten. Solche möglichen Zusatzangaben können beispielsweise der Name und die Adresse des Leistungsempfängers sein, eine laufende Rechnungsnummer oder auch die Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Dienstleisters. Doch das kann riskant sein. Sind die zusätzlichen Angaben nämlich nicht zu 100 Prozent vollständig und korrekt, ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Die Finanzverwaltung verweigert in solchen Fällen regelmäßig den Vorsteuerabzug und begründet dies damit, dass die entsprechende Kleinbetragsrechnung nicht den Richtlinien und Bestimmungen des § 33 UStDV entspricht. Paradoxerweise ist der Vorsteuerabzug also bei einem leeren Adressfeld nicht gefährdet, da in der Kleinbetragsregelung keine Anschrift des Leistungsempfängers vorgeschrieben wird, bei einem nur teilweise oder gar falsch ausgefüllten Adressfeld kann der Vorsteuerabzug jedoch verweigert werden. Unternehmer sollten daher unbedingt darauf achten, dass ihre Kleinbetragsrechnungen auch tatsächlich nur die erforderlichen Rechnungsangaben des § 33 UStDV enthalten.

Auch über Kleinbetragsrechnungen immer den Überblick behalten

So praktisch und einfach die Erstellung einer Kleinbetragsrechnung auch eigentlich ist, sie ist dennoch mit einigen Tücken verbunden. Schon kleinste formelle Fehler in möglichen Zusatzangaben können fatale Folgen haben. Darüber hinaus besteht auch für Kleinbetragsrechnungen natürlich eine Aufbewahrungspflicht. Wichtig ist also auch bei kleineren Rechnungsbeträgen bis zu 250,00 Euro, dass der Unternehmer den Überblick behält. Mit einer Online-Buchhaltungs-Software wie beispielsweise „lexoffice“ ist dies jedoch überhaupt kein Problem!