Kleinbetragsrechnung

Bei einer Kleinbetragsrechnung handelt es sich um eine Rechnung über einen relativ geringfügigen Gesamtbetrag. Sie bietet dem:der Unternehmer:in erhebliche Erleichterungen, da die umsatzsteuerlichen Vorschriften vor allem im Hinblick auf die Form nicht in voller Strenge gelten.

Wann ist eine Rechnung eine kleine Rechnung?

Grundsätzlich handelt es sich um eine kleine Rechnung, wenn der Rechnungsbetrag unter 250,00 Euro liegt.

Die Grenze des Rechnungsbetrages wurde seitens der Gesetzgebung durch das sogenannte Bürokratieentlastungsgesetz II mit Wirkung zum 01. Januar 2017 neu festgelegt. Seitdem sind Rechnungen, die einen Betrag von 250,00 € nicht überschreiten, sogenannte Kleinbetragsrechnungen. Vor allem im Handel mit Waren des täglichen Bedarfs, bei Barumsätzen sowie bei Abrechnungen durch Automaten kommt diese Vereinfachung zum Tragen.

Warum gibt es die Kleinbetragsrechnung?

Die grundsätzlichen gesetzlichen Regelungen sehen vor, dass Sie als Empfänger:in einer Leistung eine Rechnung erhalten müssen. Ebenso müssen Sie als Erbringer:in einer Leistung Rechnungen ausstellen. Um in der Buchhaltung eindeutige Zuordnungen zu bestimmten Transaktionen treffen zu können – die später vom Finanzamt beispielsweise im Rahmen von Betriebsprüfungen nachvollzogen werden müssen – sind Sie verpflichtet, auf der Rechnung bestimmte Angaben zu machen.

Dazu gehört zum Beispiel die Rechnungsnummer, an die wiederum bestimmte Vorgaben geknüpft sind, unter anderem, dass sie nicht doppelt vergeben werden darf. Gerade bei sehr kleinen Rechnungsbeträgen steht der Aufwand einer solchen Rechnungserstellung aber in keinem Verhältnis zur eingenommenen Summe.

Darum legt die Kleinbetragsregelung in § 33 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) für den Vorsteuerabzug deutlich geringere Anforderungen an die Rechnungsangaben fest. Diese Regelung dient dem Bürokratieabbau, gilt jedoch nicht in allen Fällen und auch nicht in jeder Branche. Kleinbetragsrechnungen finden beispielsweise im Versandhandel, bei einer Umkehr der Steuerschuld oder bei innergemeinschaftlichen Lieferungen keine Anwendung.

Was muss auf einer Kleinbetragsrechnung stehen?

Was muss auf einer kleinen Rechnung stehen? Generell muss die Kleinbetragsrechnung fünf wichtige Angaben aufweisen.

Hier sehen Sie die Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen:

  • Es muss der vollständige Namen und auch die vollständige Adresse des:der Leistungserbringer:in ersichtlich sein.
  • Das exakte Ausstellungsdatum muss vermerkt sein.
  • Die handelsübliche Bezeichnung (Art) und Menge der gelieferten Waren beziehungsweise Art und Umfang der erbrachten sonstigen Leistung müssen aufgeführt sein.
  • Das exakte Entgelt für die Lieferung beziehungsweise für die Erbringung der sonstigen Leistung muss in einer Summe ausgewiesen sein (Bruttobetrag), genauso wie der jeweilige Steuerbetrag.
  • Außerdem muss der anzuwendende Steuersatz (in Deutschland aktuell 7 % oder 19 %, Stand 2022) angegeben werden. Gegebenenfalls muss auf eine eventuelle Steuerbefreiung hingewiesen werden.

Da es auch bei Kleinbetragsrechnungen vorkommen kann, dass Waren oder Leistungen, für die unterschiedliche Steuersätze zur Anwendung kommen, in Rechnung gestellt werden, ist noch eine Zusatzregelung zu beachten. Für diesen Fall sind für die unterliegenden Leistungen prinzipiell die jeweiligen Summen einzeln anzugeben.

Die Vereinfachungen bei der Erstellung von Kleinbetragsrechnungen betreffen jedoch nicht nur die Ausstellenden der Rechnung. Wenn nämlich alle diese Pflichtangaben für eine Kleinbetragsrechnung erfüllt sind, dann dürfen Sie auch als Leistungsempfänger:in die Vorsteuer selbst berechnen und in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung zum Abzug zu bringen. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind.

Sind Sie Privatperson oder ein Kleinunternehmer:in, dann haben Sie keine Möglichkeit, die Vorsteuer geltend zu machen.

Worin bestehen die Vereinfachungen zu anderen Rechnungen?

Angaben, die Sie auf einer Kleinbetragsrechnung nicht gesondert aufführen müssen, sind beispielsweise der Name und die Adresse des:der Leistungsempfänger:in.

Auch die Rechnungsnummer oder die Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der:des Leistungserbringer:in gehören dazu.

Es ist leicht einsehbar, dass gerade im Barzahlungsverkehr oder bei Automatenabrechnungen einige dieser Daten nur mit erheblichen Umständen berücksichtigt werden können beziehungsweise fehleranfällig sind. Oder haben Sie an der Tankstelle schon einmal eine Rechnung mit Ihrer vollständigen und korrekten Adresse erhalten?

Müssen Kleinbetragsrechnungen zwingend auf normale Rechnungsangaben verzichten?

Generell ist es auch in einer Kleinbetragsrechnung möglich, über die geforderten Mindestangaben hinaus weitere unterschiedliche Angaben zu machen. Doch bevor Sie sich diesen Mehraufwand aufbürden, sollten Sie sich über die Risiken einer solchen Vorgehensweise im Klaren sein. Sind die zusätzlichen Angaben nämlich nicht zu 100 Prozent vollständig und korrekt, ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Bei Ihrer Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben Sie das Thema wahrscheinlich noch im Griff, weil sich diese Nummern im Lauf der Zeit nicht oder nur sehr selten ändern.

Aber bei fremden Adressangaben oder bei der Rechnungsnummer, an die etliche Zusatzbedingungen geknüpft sind, ist das Fehlerrisiko und damit das Risiko des gefährdeten Vorsteuerabzugs wahrscheinlich größer, als wenn Sie diese Angaben einfach weglassen.

Die Finanzverwaltung zieht sich in solchen Fällen auf eine rein formale Argumentation zurück. Laut den Durchführungsbestimmungen entspricht eine Kleinbetragsrechnung mit leerem Adressfeld und ohne Rechnungsnummer den gesetzlichen Vorgaben.

Eine Kleinbetragsrechnung mit einem fehlerhaft ausgefüllten Adressfeld entspricht hingegen nicht den Vorgaben und damit kann der Vorsteuerabzug verweigert werden. Unternehmer:innen sollten daher unbedingt darauf achten, dass ihre Kleinbetragsrechnungen auch tatsächlich nur die erforderlichen Rechnungsangaben des § 33 UStDV enthalten.

Behalten Sie auch über Kleinbetragsrechnungen immer den Überblick

So praktisch und einfach die Erstellung einer Kleinbetragsrechnung auch im Prinzip ist, sie ist dennoch mit einigen Tücken verbunden. Schon kleinste formale Fehler bei möglichen Zusatzangaben können fatale Folgen haben. Darüber hinaus besteht auch für Kleinbetragsrechnungen selbstverständlich eine Aufbewahrungspflicht.

Die Grenze der Kleinbetragsrechnung liegt bei 250,00 Euro

Wichtig ist also auch bei kleineren Rechnungsbeträgen bis zu 250,00 €, dass Sie als Unternehmer:in den Überblick behalten. Mit einer Online-Buchhaltungs-Software wie beispielsweise lexoffice ist das jedoch überhaupt kein Problem!