Rechnung schreiben ohne Gewerbe:
Das sollten Sie beachten

Das Wichtigste in Kürze

Wenn Privatpersonen wiederkehrend Rechnungen ausstellen, kann das Finanzamt eine gewerbliche Tätigkeit vermuten.

In solchen Fällen wird empfohlen, ein Gewerbe anzumelden, um rechtlich abgesichert zu sein. Freiberufler, die zu bestimmten Berufsgruppen wie Autoren oder Ärzten gehören, müssen jedoch kein Gewerbe anmelden, dürfen aber Rechnungen ausstellen und zahlen keine Gewerbesteuer.

Privatpersonen können Rechnungen ausstellen, solange die Tätigkeit keinen gewerblichen Charakter hat und nicht wiederholt wird. Gewinne aus solchen Privatgeschäften bleiben steuerfrei, wenn sie weniger als 600 Euro im Jahr betragen.

Inhalt

• Wann müssen Sie ein Gewerbe anmelden?
• Was ist der Unterschied zwischen Rechnungen mit und ohne Gewerbe?
• Rechnung schreiben ohne Gewerbe für Freiberufler:innen
• Rechnung schreiben als Privatperson

Wann müssen Sie ein Gewerbe anmelden?

Ein kurzer Exkurs vorweg, um die Frage zu klären, wann Sie ein Gewerbe anmelden müssen. Folgendes gilt: Das Finanzamt vermutet eine gewerbliche Tätigkeit, wenn es bei Privatpersonen zu wiederkehrenden Rechnungen kommt. Das heißt, stellen Sie als Privatperson mehrmals im Kalenderjahr Rechnungen aus, kann der Verdacht entstehen, dass Sie ein unternehmerisches Interesse verfolgen. Um diese Annahme zu entkräften, haben Sie die Möglichkeit, nachzuweisen, dass es sich um ein einmaliges Ereignis handelt.

Ob eine Regelmäßigkeit vorliegt, ist Auslegungssache des Finanzamts. Wenn Sie eine Gewinnerzielungsabsicht verfolgen, ist das klar von unternehmerischem Interesse und verpflichtet Sie zur Anmeldung eines Gewerbes.

Das heißt, wenn Sie regelmäßig einer Tätigkeit nachgehen und damit ein unternehmerisches Ziel verfolgen, ist es empfehlenswert ein Gewerbe anzumelden. Damit sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite.

Aber: Freiberufler:innen müssen grundsätzlich kein Gewerbe anmelden. Üben Sie allerdings neben ihrer freiberuflichen Tätigkeit einen gewerblichen Beruf aus, müssen Sie dafür ein Gewerbe anmelden und Gewerbesteuer zahlen.

Was ist der Unterschied zwischen Rechnungen mit und ohne Gewerbe?

Rechnungen ohne Gewerbe und gewerbliche Rechnungen unterscheiden sich grundsätzlich nicht. Schreiben Sie eine Rechnung, ohne ein Gewerbe zu betreiben, ergeben sich die Unterschiede daraus, ob Sie die Rechnung als Privatperson oder Freiberufler:in schreiben.

Rechnung schreiben ohne Gewerbe für Freiberufler:innen

Auch Freiberufler:innen dürfen ohne angemeldetes Gewerbe Rechnungen schreiben. Im Gegensatz zu anderen Selbstständigen, die ein Gewerbe betreiben, gehören Freiberufler:innen speziellen Berufsgruppen an. Zu ihnen zählen kreativ Schaffende wie bspw. Autor:innen oder Journalist:innen, aber auch Therapeut:innen, Ärzt:innen sowie Expert:innen im Steuer- oder Rechtsbereich. Eine genaue Auflistung, welche Berufe als freiberuflich eingeordnet werden, finden Sie in unserem Lexikon oder im Einkommenssteuergesetz.

Wie Gewerbetreibende, sind auch Freiberufler:innen dazu verpflichtet Rechnungen zu schreiben. Allerdings müssen sie keine Gewerbesteuer zahlen.

Diese Angaben müssen in Ihrer Rechnung als Freiberufler:in stehen:

• (Unternehmens-)Name und Anschrift des:der Freiberufler:in
• Name und Anschrift des:der Kund:in
• Steuernummer oder USt-ID
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Leistung (Art/Menge/Umfang)
• Leistungsdatum
• Einzeln aufgelistete Nettobeträge mit dem angewendeten Steuersatz aufgeteilt nach Steuersätzen und Steuerbefreiung
• Evtl. vereinbarte Rabatte oder Skonti
• Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des:der Leistungsempfänger:in,
• Ggf. Hinweis auf Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren für Privatpersonen bei Leistungen die im Zusammenhang mit Grundstücken stehen.
• Wird die Rechnung durch den:die Kund:in oder durch einen von ihm beauftragten Dritten ausgestellt, muss die Rechnung die Angabe „Gutschrift“ enthalten.

Hinweis: Haben Sie als Freiberufler:in ein Kleingewerbe angemeldet, vergessen Sie nicht in der Rechnung auf die Kleinunternehmerregelung und auf die damit einhergehende Befreiung von der Umsatzsteuer hinzuweisen.

Info: Wenn der Bruttobetrag einer Rechnung weniger als 250 Euro beträgt, handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung, bei der weniger Angaben notwendig sind. Was Sie bei einer Kleinbetragsrechnung beachten müssen, erfahren Sie in unserem Artikel Kleinbetragsrechnung: Diese Regelungen gelten für geringe Rechnungsbeträge.

Rechnung schreiben als Privatperson

Wenn Sie etwas als Privatperson verkaufen, sind Sie nicht dazu verpflichtet eine Rechnung auszustellen. In §368 BGB ist jedoch festgehalten, dass Kund:innen bei einem Kauf eine Rechnung verlangen dürfen. Einmalig haben Sie dann die Möglichkeit eine Rechnung ohne Gewerbe auszustellen.

Als Privatperson sind dabei die Höhe und der Umfang einer Rechnung ohne Gewerbe zunächst nicht relevant. Wichtig ist, dass die ausgeübte Tätigkeit keinen gewerblichen oder unternehmerischen Charakter hat und es sich um eine nicht wiederholende Tätigkeit bzw. einen nicht wiederholenden Verkauf handelt. Das heißt, Sie können bspw. Ihr Rennrad für 1.500 Euro verkaufen und dafür eine Privatrechnung ausstellen. Dieser Betrag sollte dann auf jeden Fall in die Steuererklärung aufgenommen werden, sonst besteht der Verdacht der Steuerhinterziehung.

Nach dem Einkommenssteuergesetz bleiben Gewinne steuerfrei, wenn sie bei einem Privatgeschäft (Verkauf oder Dienstleistung) weniger als 600 Euro im Jahr betragen. Übersteigt Ihr Gewinn diesen Betrag, müssen Sie Einkommenssteuer zahlen.

Diese Angaben sollten in einer Privatrechnung stehen:

• Ihre vollständige Adresse
• Rechnungsanschrift
• Rechnungsdatum
• Menge und Art der genauen Dienstleistung oder der Ware sowie der Umfang
• Erklärender Abschnitt, dass es sich um eine Privatrechnung handelt und diese somit nicht umsatzsteuerpflichtig ist (Bsp.: „Bei der vorliegenden Lieferung/erbrachten Leistung handelt es sich um privat durchgeführte Arbeiten. Die Verrechnung erfolgt unter Berücksichtigung der Kleinunternehmerregelung § 19 UStG daher umsatzsteuerbefreit.“)

WICHTIG:
Bei Privatpersonen greift die Kleinunternehmerregelung, d. h. auf Privatrechnungen dürfen Sie keinen Steuersatz ausweisen. Geben Sie einen Steuersatz an, sind Sie dem Finanzamt die Umsatzsteuer schuldig.

Normalerweise haben Kund:innen ein 14-tägiges Widerrufsrecht, wenn Sie einen (Kauf-)Vertrag abschließen. Da sich die Regelung auf gewerbliche Anbieter:innen bezieht, greift diese Frist nicht bei Privatrechnungen. Achten Sie allerdings auf mögliche Mängel und halten Sie diese fest, denn der:die Kund:in kann auf die Gewährleistungsfrist bestehen. Ist die Ware mangelhaft, können sich Käufer:innen bis zu 2 Jahre nach Kauf auf die Gewährleistungspflicht berufen.

Exkurs: Abrechnung der Ehrenamtspauschale

Sind Sie ehrenamtlich tätig, erhalten Sie womöglich eine Aufwandsentschädigung. Eine solche Zahlung zählt als Vergütung und ist somit steuerpflichtig. Allerdings gibt es bei ehrenamtlichen Tätigkeiten einen jährlichen Freibetrag von 840 Euro und für Übungsleiter (z. B. Chorleiter) einen Freibetrag von maximal 3.000 Euro pro Jahr und Person. Die Einnahmen bei mehreren ehrenamtlichen Tätigkeiten werden zusammengerechnet. Der Freibetrag bezieht sich demnach auf die Summe aller ehrenamtlichen Tätigkeiten. Das heißt, Sie können im Rahmen von ehrenamtlichen Tätigkeiten bis zu dieser Grenze Aufwandsentschädigungen annehmen, ohne dass Sie Sozialabgaben oder Steuern zahlen müssen.

Die Aufwandsentschädigung können Sie direkt mit dem jeweiligen Verein abrechnen. Es ist von Vorteil, dafür ein Dokument mit den folgenden Angaben aufzusetzen:

• Name und Adresse
• Name und Adresse des Vereins
• Welche Tätigkeit wurde für welchen Verein ausgeübt
• Zeitraum
• Bankverbindung

Info: Auf der Internetseite des deutschen Ehrenamts finden Sie eine Vorlage für die Abrechnung der Aufwandsentschädigung.