Wenn Sie Mitarbeiter:innen einstellen, haben Sie im ersten Schritt Ihren Personalbedarf ermittelt. Daraus ergeben sich bereits unterschiedliche mögliche Beschäftigungsverhältnisse. Jedes Beschäftigungsverhältnis bringt eigene steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Bedingungen mit sich.
Beschäftigungsverhältnis
Lohnsteuer und Sozialversicherungspflicht
verschiedener Beschäftigungsverhältnisse im Vergleich
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Angestellte:r Mitarbeiter:in
Bei Angestellten handelt es sich um eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung für Mitarbeiter:innen, deren monatliches Entgelt 520 € übersteigt. Bis 30. September 2022 betrug die Grenze 450 €.
Bei einem Entgelt zwischen 520,01 € und 2.000 € spricht man vom Übergangsbereich (auch als Gleitzone bzw. Midijob bekannt). Bei Midijobs fallen für Arbeitnehmer:innen geringere Beiträge zur Sozialversicherung an.
Angestellte können sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit beschäftigt sein. Die Entgeltgrenze von 520 € trennt Sie von einer besonderen Form des Teilzeitjobs, dem Minijob.
Minijob
Quelle: Statista
Der Minijob ist eine geringfügige Beschäftigung. Der:die Arbeitgeber:in führt die pauschalen Pflichtbeiträge zur Sozialversicherung ab, der:die Arbeitnehmer:in führt ausschließlich Beiträge zur Rentenversicherung ab. Lässt sich der:die Arbeitnehmer:in von der Rentenversicherungspflicht befreien, kann er Brutto für Netto ausbezahlt bekommen.
Bei 520-Euro-Minijobs bestimmen Sie als Arbeitgeber:in die Art der Besteuerung: Sie wählen zwischen der einheitlichen Pauschsteuer von zwei Prozent oder einer individuellen Versteuerung nach der Lohnsteuerklasse des Minijobbers bzw. der Minijobberin. In der Regel zahlen Sie als Arbeitgeber:in die Pauschsteuer; Sie können diese aber auf Ihre:n Mitarbeiter:in abwälzen.
Bei der Entscheidung der Besteuerung beachten Sie als Arbeitgeber:in bitte auch die Situation des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin, so dass ihr bzw. ihm durch Ihre Entscheidung keine Nachteile entstehen. Ein Minijob ist ein vollwertiger Teilzeit-Job mit Urlaubsanspruch und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall – das wird gerne einmal vergessen. Wir haben das Thema im lesenswerten Blog-Artikel “Der Minijob: Ein Arbeitsverhältnis voller Missverständnisse.“ aufgearbeitet.
Die Besonderheiten des Minijobs und die Antwort auf die Frage „Dürfen es auch mal mehr als 520 € sein?“ finden Sie auch in unserem ausführlichen Fachartikel zum Thema Minijob >>
Kurzfristige Beschäftigung
Eine besondere Form der geringfügigen Beschäftigung ist eine kurzfristige Beschäftigung. Sie greift für Beschäftigungen, die auf höchstens drei Monate / 70 Arbeitstage befristet sind und die von dem:der Mitarbeiter:in nur gelegentlich ausgeübt werden. Der Monatswert gilt, wenn mindestens eine 5-Tage-Woche zugrunde liegt; sonst zählen die Arbeitstage.
Liegt das monatliche Entgelt über 520 € und wird die Beschäftigung „berufsmäßig“ ausgeübt, dann liegt keine kurzfristige Beschäftigung vor. Die Beschäftigung ist berufsmäßig, wenn sie von nicht untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung ist. Keine Berufsmäßigkeit liegt vor bei kurzfristiger Beschäftigung neben einer Hauptbeschäftigung oder kurzfristiger Beschäftigung zwischen Schulabschluss und Studium. In allen anderen Fällen ist Berufsmäßigkeit im Einzelfall zu prüfen.
Diese Beschäftigungsart ist sozialversicherungsfrei aber regulär lohnsteuerpflichtig. Es ist jedoch möglich, die Lohnsteuer mit 25 % zu pauschalieren, wenn die Beschäftigung nur gelegentlich ausgeübt wird, auf maximal 18 zusammenhängende Arbeitstage befristet ist und einen durchschnittlichen Arbeitslohn von 15 € (bzw. 19 € ab Januar 2023) je Stunde sowie die Tageslohngrenze nicht überschreitet. Bitte beachten: Die Pauschalierung ist mit 25 % (+ Kirchensteuer) ziemlich teuer.
Werkstudent:in
Quelle: Statista
„Werkstudent“ ist die Begrifflichkeit der Sozialversicherung. Sie sind für Arbeitgeber:innen ein attraktives Beschäftigungsverhältnis, da hier auf Seite der Arbeitgeber:innen bis auf die Beiträge zur Rentenversicherung keine weiteren Sozialversicherungsbeiträge abzuführen sind. Das entspricht i. d. R. einer Ersparnis bei den Lohnnebenkosten von mehr als 10 %.
Bei Werkstudent:innen handelt es ich um neben dem Studium beschäftigte Student:innen; es muss selbstredend eine Immatrikulationsbescheinigung vorliegen. Ein:e Werkstudent:in darf pro Woche maximal 20 Wochenstunden (in den Semesterferien bis zu 40 Stunden pro Woche) arbeiten.
Zu beachten ist, dass der Werkstudent mehr als 520 € pro Monat verdient. Bei einem geringeren Verdienst handelt es sich um einen Minijob, bei dem die Lohnnebenkosten deutlich höher wären.
Auszubildende:r / Azubis
Auszubildende sind sozialversicherungspflichtig, wenn sie eine Beschäftigung gegen Entgelt ausüben.
Die Versicherungspflicht zu allen Versicherungszweigen bleibt auch bei schulischen Ausbildungsphasen erhalten.
Die Regelungen für Minijobs gelten ausdrücklich nicht für Auszubildende. Auszubildende sind unabhängig von der Höhe des Entgelts nie versicherungsfrei wegen Geringfügigkeit. Auch die Gleitzonenregelung darf bei Azubis während der gesamten Dauer der Ausbildung nicht angewendet werden. Folglich werden die Beiträge immer aus dem tatsächlich erzielten Entgelt berechnet.
Seit 2020 gibt es in Deutschland eine gesetzliche Mindestausbildungsvergütung. Arbeitgeber:innen, die keinem Tarifvertrag unterliegen, müssen den Mindestlohn bezahlen. Für Azubis, die 2022 ihre Ausbildung beginnen, liegt der Mindestlohn bei 585 €. Im zweiten Lehrjahr steigt der Ausbildungslohn um 18 %, im dritten Lehrjahr sind es 35 % und im vierten 40 % mehr als im ersten Lehrjahr.
Hinweis: Der Mindestlohn für das erste Lehrjahr steigt jährlich. In §17 BBiG ist die Höhe des Betrags bis 2023 festgelegt. 2023 beträgt er 620 €. Ab 2024 soll der Mindestlohn für Azubis automatisch an die durchschnittliche Entwicklung aller Ausbildungsvergütungen angepasst werden.
Bei einer monatlichen Ausbildungsvergütung von weniger als 325 € brutto greift die Geringverdiener-Regelung. Der:die Arbeitgeber:in trägt dann alleinig die Beiträge zur Sozialversicherung. Es ist für Arbeitgeber:innen nur möglich, weniger als den gesetzlich festgelegten Mindestlohn für Azubis zu zahlen, wenn dies in einem Tarifvertrag festgelegt ist.
Praktikant:in
Mehr Infografiken finden Sie bei Statista
Folgende im Alltagsgebrauch als „Praktikum“ bezeichnete Tätigkeiten sind kein Praktikum im Sinne der Sozialversicherung:
- Schülerpraktikum, Hospitanz
- Schlecht oder gar nicht bezahlte Beschäftigung, bei der volle Arbeitsleistung erwartet wird (“Generation Praktikum”).
- Freiwilliges Praktikum, das nicht für eine Ausbildung oder einen Studiengang vorgeschrieben ist.
Die beiden letztgenannten sind normale Beschäftigungen, ggf. geringfügig (Minijob) oder als Werkstudent:in.
Praktikant:in im Sinne der Sozialversicherung ist, wer ein Praktikum ausübt, das in einer Ausbildungs-, Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschrieben ist. Ein in einer Ausbildungs-, Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschriebenes Praktikum ist nach dem Zeitpunkt des Praktikums zu unterscheiden:
- Vor Ausbildung/Studium (Vorpraktikum) oder nach Ausbildung/Studium (Nachpraktikum). Hier ist weiter zu unterscheiden, ob das Praktikum bezahlt ist oder nicht.
- Während Ausbildung/Studium (Zwischenpraktikum).
Vor-/Nachpraktikum mit Entgelt:
Es werden die normalen Beiträge zur Sozialversicherung fällig, ggf. als Geringverdiener:in (weniger als 325 € brutto pro Monat) allein von dem:der Arbeitgeber:in getragen. Die Beschäftigung ist unabhängig von der Höhe des Entgelts nicht geringfügig und auch die Gleitzone wird unabhängig von der Höhe des Entgelts nicht angewendet.
Vor-/Nachpraktikum ohne Entgelt:
Besteht keine Familienversicherung, ist der:die Arbeitnehmer:in voll KV/PV pflichtig (der:die Arbeitgeber:in zahlt keine Anteile). Beiträge zu RV und AV werden aus 1 % der Bezugsgröße berechnet und vom AG allein getragen, weil bei fehlendem Entgelt (unter 325 €) die Geringverdiener-Regelung greift.
Es werden keine Beiträge für die Umlagen U1/U2 und das Insolvenzgeld fällig. Die Gleitzone wird unabhängig von der Höhe des Entgelts nicht angewendet.
Zwischenpraktikum
Ein Zwischenpraktikum ist ausschließlich UV pflichtig und sonst sozialversicherungsfrei.
Beschäftigte Rentner:innen
Bei einem:einer beschäftigten Rentner:in handelt es sich um eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung für Rentner:innen, die eine Altersrente erhalten und weiterbeschäftigt werden.
Altersvollrentner:innen sind RV-frei (der Arbeitgeberanteil wird aber fällig). Der:die Rentner:in kann aber auf die RV-Freiheit verzichten und weiter eigene Beiträge einzahlen, die sich rentensteigernd auswirken („Flexi-Rente“). Hier ist es angeraten, die Auswirkungen auf die Rente vorher von der Rentenversicherung in einer Beratung ausrechnen zu lassen.
Gesellschafter-Geschäftsführer:in einer GmbH
Quelle: Statista
Vielleicht werden Sie keine:n Geschäftsführer:in einstellen, aber vielleicht betreffen diese Informationen ja Sie selbst?
Gesellschafter:innen einer GmbH, die aufgrund eines Anstellungsvertrags als Geschäftsführer:in tätig sind, sind lohnsteuerlich Arbeitnehmer:innen – also steuerpflichtig nach individueller Steuerklasse. In der SV fehlt dagegen die Arbeitnehmer:innen-Eigenschaft, da sie nicht weisungsgebunden sind. Sie sind daher sozialversicherungsfrei (und damit auch nicht versichert).
Achtung: Ist die Vergütung des Gesellschafter-Geschäftsführers bzw. der Geschäftsführerin unangemessen hoch – im Zweifel höher als sie einem Fremden mit gleicher Tätigkeit gezahlt würde, dann ist von einer verdeckten Gewinnausschüttung auszugehen.
Ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis ist von vornherein ausgeschlossen bei Gesellschafter:innen-Geschäftsführer:innen einer GmbH, die entweder über mindestens 50 % des Stammkapitals oder über umfassende Sperrminorität verfügen. In diesem Fall sind sie nicht sozialversicherungspflichtig.
Gesellschafter:innen-Geschäftsführer:innen einer GmbH, die obige Kriterien nicht erfüllen, können sozialversicherungspflichtig sein. Im Zweifelsfall ist das per Statusfeststellungsverfahren bei der Rentenversicherung zu klären. Das Ergebnis des Statusfeststellungsverfahrens der Rentenversicherung ist auch für Kranken, Pflege- und Arbeitslosenversicherung bindend.
Geschäftsführer:innen einer GmbH, die nicht Gesellschafter:innen sind (Fremdgeschäftsführer:innen), sind angestellte Geschäftsführer:innen und damit sozialversicherungspflichtig.
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