Lohnfortzahlung
im Krankheitsfall

Lohnfortzahlung: Was ist das?

Im Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) ist die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und an Feiertagen geregelt. Das Gesetz bestimmt zum einen, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitern auch an Feiertagen, die auf einen Werktag fallen, das volle Gehalt zahlen müssen. Während diese Ausprägung der Lohnfortzahlung normalerweise keine Probleme bereitet, sollten sich Arbeitgeber mit dem Fall der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall genau auseinandersetzen. Denn hier gilt es einiges zu beachten.

2) Der Mitarbeiter muss aufgrund der Erkrankung arbeitsunfähig sein.

Damit ein Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall besteht, muss die Erkrankung des Arbeitnehmers ursächlich dazu führen, dass er für den Zeitraum der Erkrankung seiner Arbeit nicht nachkommen kann. Das ist beispielsweise bei einem Schreiner der Fall, der sich den Finger an der Arbeitshand gebrochen hat. Er erhält die Gehaltsfortzahlung so lange, bis die Verletzung vollständig ausgeheilt ist und er wieder arbeiten kann. Dagegen kann ein Fernfahrer mit der gleichen Verletzung bereits früher wieder weiterarbeiten – z.B. mit einer Schiene am Finger.

3) Es darf für den Ausfall des Mitarbeiters keinen anderen Grund geben als die Krankheit.

Wenn der Mitarbeiter nicht nur wegen seiner Krankheit, sondern aus einem anderen Grund ohnehin nicht arbeiten kann, hat er keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Das ist beispielsweise im Rahmen von Elternzeit oder einer Suspendierung der Fall.

4) Die Arbeitsunfähigkeit darf nicht durch „eigenes Verschulden“ herbeigeführt worden sein.

Laut Entgeltfortzahlungsgesetz darf der Mitarbeiter seine Arbeitsunfähigkeit nicht durch eigenes Verschulden herbeigeführt haben. Es ist allerdings nicht genau geregelt, wann ein solches „Verschulden“ vorliegt. Deshalb wird immer der jeweilige Einzelfall geprüft werden müssen. Beispiele für ein selbstverschuldetes Verhalten sind allerdings, wenn der Mitarbeiter grob gegen Unfallverhütungsvorschriften verstoßen hat oder wenn er durch starken Drogen- bzw. Alkoholkonsum ausfällt.

5) Lohnfortzahlung bei Arbeitsunfall: Dieser muss von der Berufsgenossenschaft anerkannt werden.

Bei einem Arbeitsunfall besteht nur dann ein Anspruch auf Lohnfortzahlung bei Krankheit, wenn dieser von der Berufsgenossenschaft anerkannt wird. Der Arbeitgeber muss hierbei Meldung zum Unfallgeschehen erstatten.

Wichtig: Auch Minijobber und Aushilfen haben Anspruch auf Lohnfortzahlung! Erfüllen geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte die oben erläuterten Voraussetzungen, haben auch sie einen Anspruch auf Lohnfortzahlung bei Krankheit. Kein Anspruch besteht für Arbeitnehmerinnen während des Zeitraums, in dem sie Anspruch auf Mutterschaftsgeld haben.

Was bedeutet „arbeitsunfähig“?

Eine Arbeitsunfähigkeit liegt dann vor, wenn ein:e Arbeitnehmer:in die Aufgaben und Anforderungen eines Jobs körperlich oder geistig nicht erfüllen kann oder sich der Krankheitszustand durch die Ausführung der Tätigkeiten verschlechtern würde.

Ob eine Krankheit direkt mit einer Arbeitsunfähigkeit gleichzusetzen ist, hängt von der Branche und den Tätigkeiten ab.

Eine Verletzung am Bein beispielsweise ist in einem Bürojob vermeintlich weniger problematisch als auf einer Baustelle.

Ein Stimmverlust durch Heiserkeit ist im Call-Center ungünstig, aber hindert nicht daran, LKW zu fahren.

Wann eine Arbeitsunfähigkeit vorliegt, ist also auf gewisse Weise Auslegungssache. Die Entscheidung trifft im Zweifelsfall immer der behandelnde Arzt beziehungsweise die behandelnde Ärztin und stellt entsprechend eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) aus.

Was bedeutet „unverschuldet“?

Eine unverschuldete Arbeitsunfähigkeit liegt dann vor, wenn die Krankheit oder Verletzung nicht fahrlässig verursacht wurde. Allerdings ist das ein eher weit gefasstes Thema, denn es ist in den meisten Fällen unmöglich, Fahrlässigkeit oder gar Absicht zu ermitteln.

Deshalb wird in der Regel erstmal davon ausgegangen, dass es sich um eine unverschuldete Arbeitsunfähigkeit handelt.

Fahrlässigkeit könnte theoretisch vorliegen, wenn sich beispielsweise ein:e Mitarbeiter:in beim Fahrradfahren im Wald durch einen Sturz ein Bein bricht. Schließlich hätte sie nicht durch den Wald fahren müssen. Aber wenn Fahrlässigkeit so ausgelegt werden würde, dürften Angestellte im Grunde gar nicht mehr vor die Tür gehen, da überall die Gefahr besteht, einen Unfall zu haben oder zu stürzen und sich dabei zu verletzen.

Deshalb sind verschuldete Fälle eine Seltenheit und liegen nur unter den folgenden Umständen vor:

• Selbstverursachte Unfälle durch Trunkenheit im Straßenverkehr
• Unfälle verursacht durch die bewusste Missachtung von Unfallverhütungsvorschriften
• Selbst provozierte Handgemenge
• Krankheiten oder Verletzungen verursacht durch besonders gefährliche (Neben-)Tätigkeiten
• Sportunfälle bei gefährlichen Sportarten

Dass ein Sportunfall als verschuldet eingestuft wird, ist sehr selten und im Grunde gibt es auch keine Sportarten, die als unverhältnismäßig gefährlich eingestuft werden. Ein Beispiel für eine verschuldete Verletzung beim Sport wäre es, wenn ein:e Mitarbeiter:in eine Verletzung erleidet, weil sie ohne Schutzausrüstung Football spielt. Oder auch ein Skiunfall außerhalb der markierten Pisten. Aber selbst dann kommt es auf den Einzelfall an.

Ein Anspruch auf eine Lohnfortzahlung besteht auch bei freiwilligen „verschuldeten“ Arbeitsausfällen, die einem größeren allgemeinen oder persönlichen Zweck dienen. Dazu gehören diese:

• Organspende oder Gewebespende oder Blutspende
• Sterilisation (legal)
• Schwangerschaftsabbruch (legal)
• Kur und Rehabilitationsmaßnahmen

Fristen

Angestellte müssen sich an die Fristen halten, die für Krankmeldungen und die Vorlage von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen gelten.

Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen haben ein Anrecht darauf, umgehend über eine Arbeitsunfähigkeit informiert zu werden, damit sie entsprechend reagieren und gegebenenfalls umplanen können.

Ab dem dritten Tag muss ein Attest vorhanden sein, ansonsten handelt es sich um eine unbegründete Abwesenheit von der Arbeit. Das ist ein Grund für eine Abmahnung oder im wiederholten Fall auch für eine Kündigung.

Bei einem unbegründeten Fernbleiben von der Arbeit besteht für Angestellte kein Anspruch auf eine Lohnfortzahlung.

Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen sollten die Fristen an ihre Beschäftigten vermitteln und auch klären, auf welche Weise und in welchem Zeitraum eine Arbeitsunfähigkeit gemeldet werden muss. Es ist möglich, die Fristen zu verkürzen. Manche Unternehmen verlangen beispielsweise vom ersten Tag an eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Krankengeld durch die Krankenkasse

Ist ein Mitarbeiter länger als 42 Tage arbeitsunfähig, springt die Krankenkasse ein. Sie zahlt dem Arbeitnehmer dann das sogenannte Krankengeld. Die Höhe des Krankengeldes liegt bei 70 Prozent des Bruttoverdienstes, allerdings darf es nicht mehr als 90 Prozent des Nettoverdienstes betragen. Die erkrankten Mitarbeiter können innerhalb von 3 Jahren insgesamt bis zu 78 Wochen Krankengeld bekommen – allerdings nur, wenn sie durch dieselbe Krankheit ununterbrochen arbeitsunfähig sind.

Krankengeld Rechner

Mit dem Krankengeldrechner kann die Höhe des Krankengelds einfach und unkompliziert berechnet werden.

Wie hoch ist der fortzuzahlende Lohn bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall?

Das Entgeltausfallprinzip besagt, dass der arbeitsunfähige Mitarbeiter durch seine Erkrankung nicht schlechter gestellt sein soll als wenn er regulär gearbeitet hätte. Demnach muss der Arbeitgeber dem Mitarbeiter bis zu 6 Wochen denselben Lohn fortzahlen, den er auch bekommen hätte, wenn er ganz normal gearbeitet hätte.

Wären in dieser Zeit Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit angefallen, müssen auch diese im Rahmen der Lohnfortzahlung gezahlt werden. Sonderzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld können für den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit gemindert werden. Überstunden werden bei der Bemessung der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall nicht berücksichtigt.

Das Arbeitsentgelt ist in der Regel als Bruttolohn zu zahlen.

Entgeltfortzahlung Rechner

Mit dem Entgeltfortzahlungsrechner berechnen Sie die Höhe und Dauer der Entgeltfortzahlung bzw. Lohnfortzahlung unter Berücksichtigung aller relevanten Faktoren wie Vorerkrankungen, Wartezeiten und Fristen.

Nachweispflicht durch den Arbeitnehmer

Fällt ein Mitarbeiter aufgrund einer Erkrankung aus, hat er dies seinem Arbeitgeber „unverzüglich“ mitzuteilen. In welcher Form er dies zu tun hat, ist gesetzlich nicht geregelt. Dies bleibt jedem Unternehmen selbst überlassen.

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als 3 Tage, muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber spätestens am 4. Tag ein ärztliches Attest vorlegen. Der Arbeitgeber kann dieses aber auch schon früher verlangen.

Der Arbeitgeber hat das Recht, von der Krankenkasse zu erfahren, ob eine erneute Arbeitsunfähigkeit oder die Fortdauer einer Arbeitsunfähigkeit auf derselben Krankheit des Mitarbeiters beruht. Im Rahmen seiner Mitwirkungspflicht muss auch der Arbeitnehmer den Arbeitgeber auf eine mögliche Fortsetzungserkrankung hinweisen. Wichtig: Die Diagnose darf hierbei allerdings nicht mitgeteilt werden.

Rückerstattung an den Arbeitgeber (Ausgleichsverfahren)

Vor allem für kleinere Betriebe ist die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ein unkalkulierbares finanzielles Risiko. Aus diesem Grund regelt das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG), dass Arbeitgebern in so einem Fall ein Teil der Aufwendungen erstattet wird. Finanziert wird das über eine Umlage, die Unternehmen mit nicht mehr als 30 Arbeitnehmern monatlich an die Krankenkasse zahlen (Umlage U1).

Die Höhe der Umlagesätze wird jährlich von jeder Krankenkasse individuell festgelegt. Bei den großen Krankenkassen liegen die Umlagesätze 2021 zwischen 0,9 Prozent und 4,42 Prozent – je nachdem welchen Prozentsatz der Lohnfortzahlung das Unternehmen im Krankheitsfall von der Krankenkasse erstattet haben möchte. Der Arbeitgeber kann sich je nach Umlagesatz zwischen 40 Prozent und 80 Prozent der Lohnfortzahlung erstatten lassen.

Lohnsteuer und Sozialversicherung

Ist die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall steuerpflichtig?

Der im Rahmen der Entgeltfortzahlung gezahlte Bruttolohn ist grundsätzlich normal steuerpflichtig. Auch wenn der Arbeitgeber freiwillig nach Ablauf des gesetzlichen Entgeltfortzahlungszeitraums Lohn oder einen Zuschuss zum Krankengeld zahlt, fällt Lohnsteuer auf diesen an.

Steuerfrei hingegen sind tarifliche Aufstockungsbeiträge, wenn sie anstelle von Krankengeldzuschüssen an Mitarbeiter in Altersteilzeit gezahlt werden.

Was ist in Hinblick auf die Sozialversicherung zu beachten?

Auch während des Zeitraums der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ist der Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig. Das fortgezahlte Entgelt ist bis zur Beitragsbemessungsgrenze beitragspflichtig.

Für alle Arbeitnehmer, die einen Anspruch auf 6 Wochen Lohnfortzahlung bei Krankheit haben, gilt der allgemeine Beitragssatz zur Krankenversicherung. Hierzu gehören die meisten Versicherten. Für Mitarbeiter, die keinen Anspruch auf 6 Wochen Lohnfortzahlung im Krankheitsfall bzw. auf Krankengeld haben, gilt der ermäßigte Beitragssatz. Dies trifft vor allem auf Selbstständige ohne Anspruch auf Krankengeld, Hausfrauen bzw. Hausmänner, Arbeitslose und Studenten zu.

Umlage U1

Umlage U1 ist auch als Lohnfortzahlungsversicherung für Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen bekannt.

Da es für kleine Unternehmen häufig schwierig ist, bei längeren Arbeitsausfällen die Lohnfortzahlung aufrechtzuerhalten, ohne in finanzielle Schwierigkeiten zu geraten, gibt es die Umlage U1.

Während die Lohnfortzahlung eine finanzielle Belastung ist, ist es auch gleichzeitig ein Ausfall von Tätigkeiten. Dadurch kommt also auch weniger Umsatz ins Unternehmen. Die Umlage U1 soll kleine Betriebe entlasten.

Unternehmen mit weniger als 30 Angestellten müssen an dem Umlageverfahren teilnehmen. Dadurch zahlen Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen nur einen prozentualen Anteil des Lohns als Beitrag an die Krankenkassen. Für die Gehaltsfortzahlung im Krankheitsfall kann dann ein Teil des Geldes wieder zurückgeholt werden, indem es dem oder der kranken Angestellten erstattet wird.

Die Erstattungsanträge werden verschlüsselt, elektronisch an die Krankenkasse übermittelt.

Der Umlagebetrag liegt in der Regel zwischen 1 und 4 Prozent des Bruttoentgelts. Die Erstattung liegt zwischen 40 und 80 Prozent des fortgezahlten Gehalts.

Je nach Krankenkasse und gewähltem Tarif unterscheiden sich die Konditionen, liegen aber in der Regel innerhalb der genannten Bereiche.

Kündigung wegen Krankheit

Eine krankheitsbedingte Kündigung ist nur unter bestimmten Bedingungen möglich. Das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) schützt in der Regel vor krankheitsbedingten Kündigungen.

Für eine krankheitsbedingte müssen folgende Faktoren eintreten:

• Für die Krankheit besteht keine Aussicht auf Besserung und wegen ihr wurde in den letzten drei Jahren mindestens sechs Wochen pro Jahr Arbeitsunfähigkeit verzeichnet und das wird sich auch in den folgenden Jahren nicht mehr ändern.
• Durch die Krankheit sind die betrieblichen oder wirtschaftlichen Interessen des Unternehmens stark beeinträchtigt, da es erheblich unter den Ausfällen leidet. Zum Beispiel durch hohe Kosten für Leiharbeitende, die die Tätigkeiten übernehmen.
• Die wirtschaftlichen Interessen des Unternehmens und die Interessen der kranken Person wurden abgewogen und die Kündigung ist der einzige Schritt, da im Unternehmen keine andere Stelle von der Person ausgefüllt werden kann.

Ein Beispiel wäre ein Bauarbeiter, der aufgrund von anhaltenden Rückenproblemen seinen Job am Bau nicht mehr ausführen kann, aber aufgrund mangelnder Erfahrung und Qualifikationen keinen Job in der Verwaltung übernehmen kann.

In dem Fall wäre eine krankheitsbedingte Kündigung möglich. Allerdings wird arbeitsrechtlich im Einzelfall entschieden, ob eine Kündigung gerechtfertigt war oder nicht.

Lange andauernde Erkrankung und Urlaubsanspruch

Der Urlaubsanspruch verfällt nicht automatisch mit langer Krankheit. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat entschieden, dass Angestellte einen Anspruch auf Urlaub für mindestens 15 Monate nach Ablauf des entsprechenden Jahres behalten.

Der Urlaubsanspruch verfällt also immer im März des übernächsten Jahres. Für das Jahr 2023 bedeutet das, dass der Urlaubsanspruch bis zum März 2025 bestehen bleibt.