Sie befinden sich auf einer lexoffice-Website für Lohn & Gehalt.

Hier kommen Sie zur lexoffice-Hauptseite →

Lohnfortzahlung

Das müssen Sie als Arbeitgeber wissen

Ein gebrochener Arm, eine schwere Lungenentzündung oder eine chronische Krankheit – es gibt viele Ursachen dafür, dass ein Mitarbeiter für eine längere Zeit ausfällt und nicht arbeiten kann. Aber auch, wenn er arbeitsunfähig ist, kann es sein, dass er Anspruch auf eine Lohnfortzahlung hat. Alles, was Sie als Arbeitgeber darüber wissen müssen, erfahren Sie hier.

Lohnfortzahlung: Was ist das?

Im Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) ist die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und an Feiertagen geregelt. Das Gesetz bestimmt zum einen, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitern auch an Feiertagen, die auf einen Werktag fallen, das volle Gehalt zahlen müssen. Während diese Ausprägung der Lohnfortzahlung normalerweise keine Probleme bereitet, sollten sich Arbeitgeber mit dem Fall der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall genau auseinandersetzen. Denn hier gilt es einiges zu beachten.

Wann hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Lohnfortzahlung?

Damit ein Mitarbeiter Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall hat, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

1) Das Beschäftigungsverhältnis muss mindestens 4 Wochen lang bestehen

Ein Mitarbeiter hat erst einen Anspruch auf Lohnfortzahlung, wenn er 4 Wochen lang ununterbrochen im Unternehmen angestellt ist. Hat der Mitarbeiter zuvor eine Ausbildung beim Unternehmen absolviert, wird auch diese Zeit auf die Wartezeit angerechnet.

Tritt der Krankheitsfall in den ersten 4 Wochen des Beschäftigungsverhältnisses ein, besteht ebenfalls ab der fünften Woche ein Anspruch auf Lohnfortzahlung. War der Arbeitnehmer zwischenzeitlich in einem anderen Unternehmen beschäftigt, führt dies dazu, dass er zu Beginn des neuen Arbeitsverhältnisses erneut 4 Wochen warten muss, bis der Anspruch auf Lohnfortzahlung besteht.

Lohnfortzahlung

2) Der Mitarbeiter muss aufgrund der Erkrankung arbeitsunfähig sein.

Damit ein Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall besteht, muss die Erkrankung des Arbeitnehmers ursächlich dazu führen, dass er für den Zeitraum der Erkrankung seiner Arbeit nicht nachkommen kann. Das ist beispielsweise bei einem Schreiner der Fall, der sich den Finger an der Arbeitshand gebrochen hat. Er erhält die Lohnfortzahlung so lange, bis die Verletzung vollständig ausgeheilt ist und er wieder arbeiten kann. Dagegen kann ein Fernfahrer mit der gleichen Verletzung bereits früher wieder weiterarbeiten – z.B. mit einer Schiene am Finger.

3) Es darf für den Ausfall des Mitarbeiters keinen anderen Grund geben als die Krankheit.

Wenn der Mitarbeiter nicht nur wegen seiner Krankheit, sondern aus einem anderen Grund ohnehin nicht arbeiten kann, hat er keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Das ist beispielweise im Rahmen von Elternzeit oder einer Suspendierung der Fall.

4) Die Arbeitsunfähigkeit darf nicht durch „eigenes Verschulden“ herbeigeführt worden sein.

Laut Entgeltfortzahlungsgesetz darf der Mitarbeiter seine Arbeitsunfähigkeit nicht durch eigenes Verschulden herbeigeführt haben. Es ist allerdings nicht genau geregelt, wann ein solches „Verschulden“ vorliegt. Deshalb wird immer der jeweilige Einzelfall geprüft werden müssen. Beispiele für ein selbstverschuldetes Verhalten sind allerdings, wenn der Mitarbeiter grob gegen Unfallverhütungsvorschriften verstoßen hat oder wenn er durch starken Drogen- bzw. Alkoholkonsum ausfällt.

5) Bei einem Arbeitsunfall: Dieser muss von der Berufsgenossenschaft anerkannt werden.

Bei einem Arbeitsunfall besteht nur dann ein Anspruch auf Lohnfortzahlung, wenn dieser von der Berufsgenossenschaft anerkannt wird. Der Arbeitgeber muss hierbei Meldung zum Unfallgeschehen erstatten.

Wichtig: Auch Minijobber und Aushilfen haben Anspruch auf Lohnfortzahlung! Erfüllen geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte die oben erläuterten Voraussetzungen, haben auch sie einen Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Kein Anspruch besteht für Arbeitnehmerinnen während des Zeitraums, in dem sie Anspruch auf Mutterschaftsgeld haben.

Wie lange wird der Lohn fortgezahlt?

Lohnfortzahlung

Wird ein Mitarbeiter krankheitsbedingt arbeitsunfähig, hat er 6 Wochen (= 42 Kalendertage) lang einen Anspruch auf Lohnfortzahlung. Wann genau dieser Zeitraum startet, hängt davon ab, wann die Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers eintritt. Falls er während eines Arbeitstages arbeitsunfähig wird, beginnt der Lohnfortzahlungszeitraum am darauffolgenden Tag. Wird der Mitarbeiter schon vor Arbeitsantritt arbeitsunfähig, zählt dieser Tag bereits mit.

Der Anspruchszeitraum endet entweder mit dem Ablauf der 42 Tage oder mit dem Kalendertag, der in der Krankschreibung des Arztes festgesetzt ist.

Unterschiedliche Regelungen in Hinblick auf die Lohnfortzahlung gelten, wenn der Arbeitnehmer mehrere Zeiträume lang arbeitsunfähig ist oder verschiedene Krankheiten hat:

Krankengeld durch die Krankenkasse

Ist ein Mitarbeiter länger als 42 Tage arbeitsunfähig, springt die Krankenkasse ein. Sie zahlt dem Arbeitnehmer dann das sogenannte Krankengeld. Die Höhe des Krankengeldes liegt bei 70 Prozent des Bruttoverdienstes, allerdings darf es nicht mehr als 90 Prozent des Nettoverdienstes betragen. Die erkrankten Mitarbeiter können innerhalb von 3 Jahren insgesamt bis zu 78 Wochen Krankengeld bekommen – allerdings nur, wenn sie durch dieselbe Krankheit ununterbrochen arbeitsunfähig sind.

Wie hoch ist der fortzuzahlende Lohn?

Das Entgeltausfallprinzip besagt, dass der arbeitsunfähige Mitarbeiter durch seine Erkrankung nicht schlechter gestellt sein soll als wenn er regulär gearbeitet hätte. Demnach muss der Arbeitgeber dem Mitarbeiter bis zu 6 Wochen denselben Lohn fortzahlen, den er auch bekommen hätte, wenn er ganz normal gearbeitet hätte.

Wären in dieser Zeit Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit angefallen, müssen auch diese gezahlt werden. Sonderzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld können für den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit gemindert werden. Überstunden werden bei der Bemessung der Lohnfortzahlung nicht berücksichtigt.

Das Arbeitsentgelt ist in der Regel als Bruttolohn zu zahlen.

Nachweispflicht durch den Arbeitnehmer

Fällt ein Mitarbeiter aufgrund einer Erkrankung aus, hat er dies seinem Arbeitgeber „unverzüglich“ mitzuteilen. In welcher Form er dies zu tun hat, ist gesetzlich nicht geregelt. Dies bleibt jedem Unternehmen selbst überlassen.

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als 3 Tage, muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber spätestens am 4. Tag ein ärztliches Attest vorlegen. Der Arbeitgeber kann dieses aber auch schon früher verlangen.

Rückerstattung an den Arbeitgeber (Ausgleichsverfahren)

Vor allem für kleinere Betriebe ist die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ein unkalkulierbares finanzielles Risiko. Aus diesem Grund regelt das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG), dass Arbeitgebern in so einem Fall ein Teil der Aufwendungen erstattet wird. Finanziert wird das über eine Umlage, die Unternehmen mit nicht mehr als 30 Arbeitnehmern monatlich an die Krankenkasse zahlen (Umlage U1).

Die Höhe der Umlagesätze wird jährlich von jeder Krankenklasse individuell festgelegt. Bei den großen Krankenkassen liegen die Umlagesätze 2019 zwischen 0,9 Prozent und 4,1 Prozent – je nachdem welchen Prozentsatz der Lohnfortzahlung das Unternehmen im Krankheitsfall von der Krankenkasse erstattet haben möchte. Der Arbeitgeber kann sich je nach Umlagesatz zwischen 40 Prozent und 80 Prozent des fortzuzahlenden Lohns erstatten lassen.

Lohnsteuer und Sozialversicherung

Ist die Lohnfortzahlung steuerpflichtig?

Der im Rahmen der Lohnfortzahlung gezahlte Bruttolohn ist grundsätzlich normal steuerpflichtig. Auch wenn der Arbeitsgeber freiwillig nach Ablauf des gesetzlichen Entgeltfortzahlungszeitraums Lohn oder einen Zuschuss zum Krankengeld zahlt, fällt Lohnsteuer auf diesen an.

Steuerfrei hingegen sind tarifliche Aufstockungsbeiträge, wenn sie anstelle von Krankengeldzuschüssen an Mitarbeiter in Altersteilzeit gezahlt werden.

Was ist in Hinblick auf die Sozialversicherung zu beachten?

Der Arbeitgeber hat das Recht, von der Krankenkasse zu erfahren, ob eine erneute Arbeitsunfähigkeit oder die Fortdauer einer Arbeitsunfähigkeit auf derselben Krankheit des Mitarbeiters beruht. Im Rahmen seiner Mitwirkungspflicht muss auch der Arbeitnehmer den Arbeitgeber auf eine mögliche Fortsetzungserkrankung hinweisen. Wichtig: Die Diagnose darf hierbei allerdings nicht mitgeteilt werden.

Auch während des Zeitraums der Lohnfortzahlung ist der Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig. Das fortgezahlte Entgelt ist bis zur Beitragsbemessungsgrenze beitragspflichtig.

Für alle Arbeitnehmer, die einen Anspruch auf 6 Wochen Lohnfortzahlung im Krankheitsfall haben, gilt der allgemeine Beitragssatz zur Krankenversicherung. Hierzu gehören die meisten Versicherten. Für Mitarbeiter, die keinen Anspruch auf 6 Wochen Lohnfortzahlung bzw. auf Krankengeld haben, gilt der ermäßigte Beitragssatz. Dies trifft vor allem auf Selbstständige ohne Anspruch auf Krankengeld, Hausfrauen bzw. -männer, Arbeitslose und Studenten zu.