Das digitale Erstgespräch - Update der Checklist für Steuerberater

Das digitale Erstgespräch – Checklist für Steuerberater

Die Spielregeln haben sich geändert und damit auch die Herausforderung, den wichtigen ersten Eindruck auf neue Mandanten zu machen.

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Einer der populärsten Artikel hier im Blog ist die Checklist für das Erstgespräch mit dem Steuerberater. Zwar richtet diese Info sich an Gründer*innen und andere Unternehmer, aber wenn es um das digitale Erstgespräch geht, sind zukünftig vor allem Sie als Steuerberater gefragt.

Das »nächste Normal« ist auf dem Weg in Ihre Kanzlei. Sind Sie auf das digitale Erstgespräch vorbereitet?

Die einen sprechen noch vom »neuen Normal«, das uns allen viel Transformationsbereitschaft und Flexibilität abgefordert hat. Wir beschäftigen uns schon lange mit der Zukunftskanzlei und wissen: Es ist das nächste Normal, das zählt:

Lösen Sie immer noch jede neue Anforderung, sobald diese sich ergibt – oder sind Sie schon einen Schritt weiter und besser auf eine anspruchsvolle digitalisierte Zukunft, das nächste Normal nämlich, vorbereitet?

Es ist angenehm und hat viele Vorteile, sich persönlich für ein Kennenlernen zusammensetzen zu können. Doch es hat auch Vorteile, wenn Sie auf Video-Calls und Mails ausweichen müssen: Sie können Prozesse etablieren und dann auch Aufgaben und Informationsbeschaffungen delegieren, denen sie sonst in der Kennenlernphase vielleicht hinterhertelefoniert hätten. Wenn das digitale Erstgespräch gut vorbereitet wurde, haben Sie alles Benötigte auf einmal.

Längst geht es nicht mehr um Zahlen allein. Unternehmerische Beratung wird einen Großteil der Zukunftskanzlei ausmachen – das sollte das digitale Erstgespräch spiegeln.

Fragen Sie effizient und kompakt ab, was Sie brauchen

Das Versenden eines Kundenfragebogens war schon immer eine gute Möglichkeit für Sie, alle Info-Lücken in Bezug auf neue Mandanten zu füllen. Als Vorbereitung auf das digitale Erstgespräch können Sie anhand der Angaben schon im Vorfeld einiges darüber herausfinden, wie Sie der Mandantin oder dem Mandanten helfen können, seine Ziele zu erreichen. Sorgen Sie also dafür, dass mit einem übersichtlichen und gut strukturierten Dokument alles Benötigte an Daten abgefragt wird.

Darüber hinaus gibt es mögliche Fragen, die das digitale Erstgespräch sinnvoll ergänzen:

  • Was sind Ihre unternehmerischen Ziele? Falls möglich, ordnen Sie diese bitte in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit.
  • Welche Produkte oder Dienstleistungen bieten Sie an? Bitte geben Sie so viele Details und unterstützende Unterlagen wie möglich an.
  • Wer ist Ihr Zielpublikum? B2C oder B2B? Bitte geben Sie so viele Details wie möglich an.
  • Was sind Ihre größten unternehmerischen Herausforderungen?
  • Welche Software und Instrumente setzen Sie derzeit ein?
  • Was gefällt und was missfällt Ihnen an Ihrer derzeitigen Strategie?
  • Können Sie uns einen Login-Zugang zu Ihren Finanzinformationen zur Verfügung stellen?
  • Wir verwenden die folgenden Tools zur Verwaltung von Daten und zur Kommunikation: (Werkzeuge auflisten). Sind Sie offen für die Nutzung dieser Instrumente?
  • Mit welchen Mitgliedern Ihres Teams werden wir zusammenarbeiten? Bitte geben Sie Namen, Rollen und Kontaktinformationen an.
  • Wer wird bei Ihnen der Hauptansprechpartner sein? Oder wer für welche Themen?
  • Was ist Ihre bevorzugte Kommunikationsmethode? Slack, E-Mail, Telefonanrufe, Videoanrufe usw.?

Sie merken es bereits, ein persönliches Gespräch ergänzt den Datenfragebogen perfekt, auch und wenn es per Video stattfindet.

Hinter den Kulissen

1. Mandanten ins CRM einpflegen, dafür alle relevanten Daten mit dem Datenfragebogen abfragen.

2. Entscheiden, von wem in Ihrer Kanzlei der neue Mandant in welchen Belangen betreut wird und eine persönliche Vorstellung einplanen

3. Begrüßungspaket zusammenstellen mit Details über Kanzlei und Team, Zusammenfassung der Dienstleistungen, die Sie erbringen werden, Zeitplänen und Terminen, Vollmachten und Vertrag

*

(Informieren Sie die Mandantin oder den Mandanten, welche Daten im CRM noch fehlen oder nützlich wären, welche Mitarbeiter*innen ihn oder sie betreuen.)

Einerseits haben potenzielle Mandanten eigene Wünsche in Bezug auf die Abwicklung, Kosten und Ergebnisse. Andererseits brauchen Sie für Ihre Kanzlei nun belastbare und effiziente Prozesse.

Dort ansetzen, wo das Ziel schon bekannt ist

Immerhin hat die Steuerbranche anderen Branchen gegenüber den Planungsvorteil, dass es einige feststehende immer zu erzielende Ergebnisse gibt, die sich auch so schnell nicht ändern werden. Routinen, die banal klingen als Aufgaben des Alltagsgeschäft und doch die besten Möglichkeiten bieten, sie zu transformieren und zukünftig digital zu gestalten:

  • Belege müssen immer rechtssicher erfasst und gebucht werden.
  • Umsatzsteuer muss zu festgelegten Fristen elektronisch gemeldet werden.
  • Vorauszahlungen und Steuerzahlungen müssen zu bestimmten Terminen erfolgen
  • Abschlüsse und Steuererklärungen müssen fristgerecht eingereicht werden
  • Gewerbesteuer, Körperschaftssteuer und Co fallen an
  • Für viele Anträge und Gespräche sind Steuerberater vorgeschrieben oder hilfreich
  • Businesspläne, Finanzierungsberatung, Liquiditätsplanung gehören zum Tagesgeschäft

Jeder Punkt auf dieser nicht verhandelbaren Liste bietet Ihnen die Chance, sich neuen und bestehenden Mandanten mit einem innovativeren Weg zum Ziel vorzustellen.

Zeitsparend, effizient, digital.

Zunehmend wünschen Mandanten sich die Möglichkeit, Belege selbst zu buchen – schnell und effizient. Begleitende professionelle Beratung wird dennoch immer dringlicher benötigt. Eine gute Lösung für diese Anforderung bietet der lexoffice Steuerberaterzugang.

Initiative Kanzlei der Zukunft und Anmeldung zur Zukunftswerkstatt 2020

Mit der Initiative „Kanzlei der Zukunft“ sind wir vor 2 Jahren damit gestartet, ein Zukunftsbild für die Branche zu entwickeln: kreativ – interaktiv – datengestützt. Auf Basis mehrerer Workshops und der Methode Workforce Evolution® veröffentlichten wir Anfang 2020 die ersten Ergebnisse in der Studie #Zukunftskanzlei 2025. Dann kam Corona und beschleunigte die Entwicklung: Vieles von dem, was wir für 2025 prognostiziert haben, ist bereits heute Realität. Wir haben viele neue Erfahrungen gesammelt und gleichzeitig neue Herausforderungen erkannt.

Mit der Zukunftswerkstatt 2020 gehen wir einen Schritt weiter. Melden Sie sich noch heute an.

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  • Foto: Adobe Stock deagreez
Über die Autorin
Carola Heine
Up to date: Trends, Insider-Wissen und Online Navigation

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