Die E-Rechnung kommt: Entwickeln Sie für Ihre Kanzlei den Masterplan

Wir bei lexoffice begrüßen die Einführung der E-Rechnungspflicht und sehen darin eine große Chance für Steuerkanzleien und alle Prozessbeteiligten. Denn damit wird die Digitalisierung unausweichlich und auch der letzte Pendelordner wird zeitnah abgeschafft. Abgesehen davon, dass es sich um eine Pflicht handelt und niemand um diese gesetzliche Neuregelung herumkommen wird, haben E-Rechnungen auch viele Vorteile:

Vorteile der E-Rechnung

Die Vorteile des digitalen Prinzips „E-Rechnung“ liegen auf der Hand:

• Zeitgewinn: automatisierte Verarbeitung standardisierter Datenformate reduziert manuellen Aufwand.
• Kostenersparnis: elektronische Rechnungen per E-Mail sparen Kosten für Papier, Druck und Porto ein.
• Sicherheit durch nahtlose und automatisierte Verarbeitung der Daten in den Buchhaltungssystemen.
• Schonung Umwelt und Ressourcen durch weniger Papierverbrauch und Wegfallen von Transportaufwand.

Darüber hinaus bieten die standardisierten Daten der E-Rechnung die Chance, die Nutzer von Cloudlösungen noch viel weitergehender zu unterstützen. So können Datenpflegeaufwände durch Automatisierung weiter reduziert oder konkrete datengestützte Empfehlungen abgeleitet werden, um richtige Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt treffen zu können.

Keine Sorge um lexoffice Mandant:innen

Bei Mandant:innen, die mit lexoffice arbeiten, müssen Sie sich keine Gedanken wegen der Umstellung machen: Wir befinden uns bereits in der Pilotphase und werden dem nächst allen Kunden die notwendigen E-Rechnungs-Funktionalitäten zur Verfügung stellen. Ihre lexoffice Mandant:innen sind also „E-Rechnungs-ready“.

Unternehmen, die bisher keine strukturierte Finanzsoftware einsetzten und ihre Rechnungen mit Textverarbeitungsprogrammen erstellen – wir nennen diese Gruppe liebevoll „Werner Word“ – müssen jetzt jedoch aktiv werden.

Der Zeitplan zur E-Rechnungspflicht

Am 22.03.2024 stimmte der Bundesrat der Neuregelung zu. Ab dem 01.01.2025 gilt für B2B-Geschäfte innerhalb Deutschlands: Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Der Vorrang der Papierrechnung entfällt.

Wenn der Vorjahresumsatz einer Firma 800.000 € überschritten hat, gilt die E-Rechnungspflicht für das Versenden ab dem 01.07.2027. Für alle anderen tritt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich am 01.01.2028 vollständig ein.

Jetzt brauchen Sie einen Masterplan:

Die größten Veränderungen kommen auf jene Mandant:innen zu, die bislang nicht auf Software und digitale Prozesse setzen. Hier bedarf es Einarbeitung und Beratung. Deshalb empfehle ich Ihnen, sich ab sofort vollständig auf die Migration der „Pendelordner-Mandate“ zu konzentrieren.

Dabei habe ich frei Tipps für Sie:

1. Machen Sie keine halben Sachen: Empfehlen Sie Ihren Mandat:innen eine Lösung, die von Anfang an die kompletten Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllt. Setzen Sie nicht auf Stückwerk, sondern auf Software wie lexoffice, die die Erstellung, den Versand und die GoBD-konforme Archivierung in einem Produkt bietet. Wenn Sie sich an den Übergangsfristen orientieren und zunächst „nur“ den E-Rechnungsempfang sicherstellen, steht Ihnen eine schier endlose Migrationsberatung bis zum 01.01.2028 bevor.
2. Planen Sie die Migration Ihrer „Werner Word“ Mandat:innen aktiv und beginnen Sie umgehend mit der Beratung. Andernfalls steht Ihnen ein „heißer Herbst“ und unruhiger Jahreswechsel bevor: Sie sollten es dringend vermeiden, dass all Ihre „Werner Words“ zum Jahresende „auf der Matte stehen“ und nach einer Lösung für den E-Rechnungsempfang Beratung wünschen.
3. Entwickeln Sie Ihren individuellen Migrationsplan in verschiedenen Stufen. Beginnen Sie bei den Mandanten, die einfach zum Wechsel bewegt werden können und steigern Sie mit wachsender Erfahrung den Schwierigkeitsgrad.

Eine mögliche Clusterung der „Werner Words“ nach digitaler Affinität und Wechselbereitschaft könnte wie folgt aussehen:

Und das könnte eine abgeleitete Reihenfolge und Handlungsschwerpunkte sein

01. Mandate, die wollen und können

Der nötigen Veränderung gegenüber aufgeschlossene Mandant:innen sind ideal, um erste Erfahrungen zu sammeln. Das sind meist Unternehmen, die digital fit sind, bisher jedoch nur wenige Rechnungen gestellt haben und deshalb den gewohnten Prozess nicht verändern wollten.

02. Mandate, die wollen, aber nicht können

Wenn eine grundsätzliche Bereitschaft besteht, aber das Wissen und die Möglichkeiten noch fehlen, sollte Ihr Fokus als Kanzlei dann auf einer möglichst umfassenden Einarbeitung in die neuen Systeme liegen.

03.Mandate, die können, aber nicht wollen

Widerstrebende Mandant:innen, die über die Möglichkeiten verfügen, aber dem Wandel gegenüber nicht aufgeschlossen sind, überzeugen Sie am besten mit einer guten Demo für alle an den Prozessen beteiligten Kanzleimitarbeiter:innen.

04. Mandate, die weder können noch wollen

Wenn Mandant:innen durch Argumente und Vorführungen der komfortablen Effizienz nicht zu überzeugen sind, bleibt nur der Verweis auf die gesetzlichen Pflichten und die Frage, wie der Mandant oder die Mandantin diese zu erfüllen gedenkt.

Wir von lexoffice unterstützen Sie und Ihre Mandant:innen tatkräftig

lexoffice Kund:innen können ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen und versenden. Als lexoffice Kanzleibetreuer bieten wir Ihrer Kanzlei unterschiedliche Wege an, die Einführung der E-Rechnung bei Ihren Mandanten optimal zu gestalten:

• den gut durchdachten lexoffice Onboarding-Prozess in 5 Schritten
• das Starter-Paket für Steuerkanzleien mit individueller Betreuung
• Einleuchtend einfache Webinare für Mandantinnen und Mandanten
• Selbstlernkurse rund um alle wichtigen Aspekte in der lexoffice Academy
• Passgenaue Betreuung im Wunschtempo durch lexoffice Coaches

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