Die Not-To-Do-Liste für Steuerberater:innen

Einfach nie mehr machen? Das geht, es ist nur eine Entscheidung entfernt.

Vielleicht möchten Sie ja gerne auch in diesem noch knusprig frischen Jahr jede Woche schon mal zehn, zwanzig oder mehr Überstunden in der Kanzlei fest einplanen? Dann ist dieser Artikel nicht für Sie. Die Not-To-Do-Liste für Steuerberater und Steuerberaterinnen soll das nämlich verhindern helfen.

Was Sie bewusst weglassen, obwohl es bislang zum Arbeitsalltag gehörte, kann nicht nur Zeit sparen. Fokus verbessert Prozesse und die Qualität der Ergebnisse. Verzichten Sie nicht auf diese Chance der Effizienzsteigerung, achten Sie besser auf sich und Ihr Team und treffen Sie die „not to do“-Entscheidung für mehr Klarheit. Das ist der erste Schritt zu mehr entspanntem Erfolg.

1. Not to do: Manuelle Buchhaltung

All die banalen Zeitfresser wie die Erfassung von Belegen, die vergleichsweise wenig Fachwissen erfordern in allen Standardfällen, sollten outgesourced werden. An die Mandant:innen als digitale Selbstbucher, an auf Buchhaltung spezialisierte Freelancer. Statt solche Aufgaben in Ihrer Steuerkanzlei erledigen zu lassen, lagern Sie alles aus, damit Sie mehr Zeit für übergeordnete, strategische Angelegenheiten und die Geschäftsentwicklung haben.

Der erste Schritt: Einen Zeitplan machen und eine Frist setzen, mit Mitarbeiter:innen und Mandaten sprechen und parallel über die angestrebte Lösung informieren. Nicht diskutieren, nur informieren.

2. Not to do: Telefonische Spontanberatung

Für Mandant:innen ist es super komfortabel, jederzeit zum Hörer greifen zu können und mal schnell eine Buchhaltungsfrage zu stellen, aus der dann schnell ein informelles beratendes Gespräch wird. Für Sie ist es situationsbeding schwierig abzurechnen, frisst wertvolle Zeit und den Gesprächspartner:innen wird der Gegenwert fachlicher Beratung gar nicht erkennbar vermittelt, wenn Sie Pech haben.

Der erste Schritt: Alle Telefonate durch eine Terminvereinbarung filtern und dabei die begleitenden Texte so verfassen, dass die bezahlte Dienstleistung dahinter klar erkennbar ist.

3. Not to do: Unerfreuliche Mandate erhalten

Schwierige Mandant:innen haben beispielsweise oft unrealistische Erwartungen und werden wütend, wenn diese Erwartungen nicht erfüllt werden oder sogar, wenn sie auf eine Antwort warten müssen. Sie stellen immerzu „Last-Minute-Fragen“ und erzeugen künstliche Notfälle durch verschleppte Fristen – stressen dann aber das ganze Team. Diese und weitere Stressfaktoren sollten Sie nicht weiter mitschleppen.

Erster Schritt: Identifizieren Sie die Mandant:innen, die unterm Strich emotional oder finanziell mehr kosten, als sie einbringen und legen Sie Kriterien fest, wer noch aufgenommen (und behalten!) wird.

4. Not to do: Manuelle Reportings und Controlling

Eine Möglichkeit, monatlich viele Stunden zu versenken: Der manuelle Einblick in Daten, wenn auch eine App das zeitnah und ohne Übertragungsfehler erledigen kann. Faustregel: Wenn es aufwändig ist, gibt es höchstwahrscheinlich bereits das entlastende Tool. Was machen die Kolleg:innen? Was bieten die Marktführenden an? Gucken Sie sich Ihre Prozesse genauer an und finden Sie die Software-Lösungen, die Ihren Anforderungen oder denen der Mandant:innen am besten entsprichen.

Erster Schritt: Schauen Sie sich im lexoffice Ökosystem nach Integrationspartnern für Controlling und Zeitmanagement um.

5. Not to do: Multitasking

Mit einer Hand schon mal den Vorgang sortieren, während Sie telefonieren oder in die Termine schauen … kann man machen, sollten Sie aber nicht. Multitasking kann Leistung und Denkfähigkeit sogar beeinträchtigen. Es ist kein Zeichen für erhöhte Produktivität. Nur dafür, dass Sie unter Druck gelernt haben, schnell zwischen Abläufen umzuschalten. Das ist weniger effizient als Sie denken.

Erste Schritte: Sortieren Sie Ihre Prioritäten und arbeiten Sie grundsätzlich konzentriert ohne Ablenkung durch andere Aufgaben in festgesetzten Zeitblöcken.

Unsere Tipps sind nur der Anfang. Sobald Sie die befreiende Wirkung der Not-To-Do-Liste für Steuerberater erkannt haben, fallen Ihnen noch andere Dinge ein, die Sie für sich abschaffen werden. Durchgearbeitete Pausen zum Beispiel – oder das unfreiwillige Betreuen von Mitarbeiter:innen, die längst alleine fliegen sollten.

Alles nicht so einfach? Doch.

„Uns ist Service aber wichtig“, werden Sie vielleicht sagen auf unseren Vorschlag hin, spontanen Telefonaten auszuweichen. Oder „unsere Mandant:innen wollen ihren Schuhkarton voller Belege aber nicht aufgeben“ und „als Ansprechpartner:in für unser Team gehören Unterbrechungen nun mal zu meinem Morgen“.

Doch sind diese Einwände valide? Service ist sogar noch viel besser, wenn er immer in einem fachlichen Rahmen stattfindet und keine Missverständnisse über Beratungsgebühren im Raum stehen. Mit modernen Terminvereinbarungstools können Mandant:innen den Termin sogar selbst verwalten und bei Bedarf umbuchen.

Die Pendelordner und Schuhkartons sind einfach nicht mehr zeitgemäß. Das können Sie durch eine deutliche Preiserhöhung für nichtdigitale Mandant:innen verdeutlichen: „Hier geht’s lang. Wenn Sie auf Papierbelegen bestehen, müssen wir extra Aufwand erstattet bekommen“.

Ein reservierter Zeitblock in Ihrem Kalender hat die gleiche Priorität und Wichtigkeit wie eine Konferenz mit einem Top-Mandanten. Da stolpert auch keine:r ins Zimmer, weil eine banale Frage gerade mal nicht warten kann. Hoffentlich.

Am Ende geht es immer um Organisation, Automatisierung und Kommunikation. Wie schön, sich mit manchen Sachen nie mehr herumplagen zu müssen: Das ist eine Entscheidung, von selbst wird es nicht passieren.